Powrót

Kontrola UODO? Proszę bardzo

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ma prawo przeprowadzić kontrolę administratora danych osobowych, aby zweryfikować, czy dochodzi do naruszenia przepisów z tego zakresu.

Doświadczenie wskazuje, że każdego administratora najbardziej interesuje przebieg kontroli, prawa, jakie przysługują kontrolującemu oraz to, czy do niej w ogóle można się przygotować.

 

Czy można się przygotować?

 

Kontroli podlega każdy podmiot, jeśli przetwarza dane osobowe – niezależnie od tego, czy jest przedsiębiorcą. Ustawa o ochronie danych osobowych reguluje zagadnienia jej dotyczące, lecz nie podejmuje tematu zawiadamiania o niej. Należy więc wnosić, że jeśli kontrolowany jest przedsiębiorcą, zastosowanie znajdą do niego przepisy ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2018 r. poz. 646 ze zm.). Zgodnie z nimi kontrola musi zostać zapowiedziana w ten sposób, że wszczęcie jej następuje nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. To oznacza, że w najgorszym razie przedsiębiorca będzie miał nie mniej niż 7 dni na podjęcie działań przygotowawczych.

 

W szczególnych przypadkach kontrola przedsiębiorców może odbyć się także bez zapowiadania. Trudno jednak nie dostrzec, że zgodnie z dotychczasową praktyką organ nadzorczy zawiadamia o kontrolach. Podmiot kontrolowany ma więc szansę podjąć działania weryfikacyjne. W terminie pomiędzy kontrolą a otrzymaniem zawiadomienia o niej możliwe jest choćby sprawdzanie zasad funkcjonowania posiadanych baz danych, a także ustalenie, czy wdrożono dokumentację, spełniono obowiązki związane z monitorowaniem pracowników i obowiązek informacyjny, przeprowadzono analizę ryzyka itp. Przy założeniu, że coś może być niewykonane – choć jasne jest, że powinno to zostać wykonane wcześniej – możemy podjąć działania naprawcze.

 

Powitajmy naszych gości

 

Gdy nadejdzie wyznaczony dzień kontroli, warto, aby administrator lub osoba przez niego upoważniona oczekiwali na osoby wyznaczone do jej przeprowadzenia. W razie nieobecności jednego z nich konieczne będzie bowiem dobranie do kontroli osoby czynnej w lokalu przedsiębiorstwa lub przywołanego świadka będącego funkcjonariuszem publicznym, co z pewnością nie wpłynie pozytywnie na odbiór kontrolowanego. W tym miejscu warto odpowiedzieć na wielokrotnie powtarzające się pytanie, czy można nie wpuścić osób upoważnionych do kontroli i tym sposobem zapobiec jej przeprowadzeniu. Takie rozwiązanie jest nie do przyjęcia, mając na uwadze, że w dalszej perspektywie nie przyniesie żadnych korzyści kontrolowanemu, a jedynie – nieprzyjemności.

 

Co ważne, przed umożliwieniem podjęcia czynności kontrolnych należy upewnić się, że osoby, które podają się za uprawnione do kontroli, rzeczywiście mają pełne prawo do jej przeprowadzenia. Obowiązkowo należy zweryfikować imienne upoważnienie do kontroli oraz legitymację służbową, a w szczególności to, czy dokumenty te zawierają wszelkie wymagane informacje oraz czy osoba posiadająca i okazująca legitymację jest rzeczywiście tą, za którą się podaje. Dokładne zapoznanie się z treścią imiennego upoważnienia jest zalecane jeszcze z innego, niebywale ważnego powodu. Powinien w nim zostać wskazany zakres kontroli, a więc granice, w jakich mają prawo poruszać się osoby kontrolujące. Nie wolno im bowiem wykraczać poza wyznaczony zakres.

adw. Aleksandra Piotrowska, ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

 

Kontrolowany zobowiązany jest zapewnić zarówno kontrolującym, jak i osobom upoważnionym do udziału w kontroli (np. ekspertom) środki i warunki niezbędne do sprawnego jej przeprowadzenia. Absolutnym minimum wydaje się osobna sala z podstawowym biurowym wyposażeniem.

 

Zakończenie kontroli

 

Kontrola kończy się w dniu podpisania protokołu przez kontrolowanego lub – w przypadku gdy nie podpisał on protokołu i nie złożył zastrzeżeń do jego treści – w dniu uczynienia wzmianki o odmowie podpisania protokołu z kontroli. Po zakończeniu czynności kontrolnych oraz całego procesu organ nadzorczy dokonuje analizy zgromadzonego materiału dowodowego. Jeśli uzna, że mogło dojść do naruszenia przepisów o ochronie danych, niezwłocznie wszczyna postępowanie administracyjne. W takim wypadku postępowanie administracyjne stanowi kolejny, odrębny od kontroli etap działań podejmowanych przez organ nadzorczy. Jeśli nie dostrzega on naruszeń, wykonywane przez niego czynności kończą się z chwilą zakończenia kontroli.

 

Zanim jednak dojdzie do kontroli przedsiębiorstwa powinny w pierwszej kolejności podjąć działania wdrożeniowe. Nie warto odkładać czynności związanych z dostosowaniem do RODO, aż do dnia otrzymania zawiadomienia o zaplanowanej wizycie UODO. Przy założeniu, że kontrola w ogóle zostanie zapowiedziana, i tak niezwykle trudne, żeby nie powiedzieć – niemożliwe, będzie rychłe podjęcie czynności wdrożeniowych w taki sposób, aby zdążyć wykonać wszystkie niezbędne obowiązki do dnia jej rozpoczęcia. Warto stale dbać o system ochrony danych osobowych, aby po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli wykonać tylko te czynności, które pozwolą nam przekonać się o tym, że wszystkie konieczne działania zostały podjęte skutecznie i nie ma powodów do obaw.

adw. Aleksandra Piotrowska, ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

 

odo24.pl


Zobacz podobne artykuły:

  • „Twardy brexit” z punktu widzenia danych osobowych
    W sytuacji, gdy Wielka Brytania postawi na tzw. twardy brexit, czyli formę bezumowną stanie się „państwem trzecim” w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Czy taki scenariusz zagraża przedsiębiorcom, którzy w ramach współpracy przekazują dane na Wyspy?

  • RODO w rekrutacji
    Sprawdź, o jakie dane może poprosić Cię pracodawca na etapie rekrutacji! Dowiedz się, czy ma prawo odezwać się do Ciebie w przypadku kolejnej rekrutacji!

  • 3 mity na temat pozyskiwania danych osobowych w procesie rekrutacji
    Czy rekruter ma prawo wymagać od kandydata podania oczekiwań finansowych? W jakiej formie kandydat powinien wyrazić zgodę? Czy pracodawca powinien zrealizować wszystkie żądania kandydata, np. związane z usunięciem danych?

  • RODO – wdrożyłeś czy przypudrowałeś?
    Jakie błędy najczęściej popełniają przedsiębiorcy i które niedociągnięcia mogą narazić ich na odpowiedzialność przed organem nadzorczym?

  • Retencja danych pracowników
    Prowadzenie biznesu wiąże się z przechowywaniem wielu dokumentów, w tym tych zawierających dane osobowe. W I kwartale 2018 roku liczba pracujących wynosiła 16 344 tys. – wynika z danych Głównego Urzędu Statystycznego. RODO wskazuje, że wszelkie przetwarzane przez organizacje informacje na ich temat powinny być przechowywane nie dłużej niż wynika to z celu ich pozyskiwania (Art. 5 ust. 1e). Jak te zapisy mają się jednak do procesu retencji danych, określanego jako obowiązek „zatrzymywania” danych, a następnie – w wielu przypadkach – bezterminowego przechowywania ich w bazach?

  • Rekrutacja a RODO
    Czy rekruter może sprawdzić nasze kompetencje u byłego pracodawcy, śledzić profil na Facebooku lub potwierdzić nasz dyplom na uczelni?

  • RODO: Kandydaci z nowymi prawami
    Osoby biorące udział w rekrutacjach mogą liczyć na lepszą niż dotychczas ochronę danych osobowych. 25 maja aplikujący zyskali realny wpływ na to, jak długo pracodawcy będą przetwarzać ich dane osobowe oraz w jakim zakresie.

  • Ochrona danych osobowych po 25 maja
    25 maja weszło w życie Rozporządzenie UE dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych. Nasze dane będą chronione lepiej. Co to oznacza w praktyce?

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.
    Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.