3 mity na temat pozyskiwania danych osobowych w procesie rekrutacji
Czy rekruter ma prawo wymagać od kandydata podania oczekiwań finansowych? W jakiej formie kandydat powinien wyrazić zgodę? Czy pracodawca powinien zrealizować wszystkie żądania kandydata, np. związane z usunięciem danych?
Sześć miesięcy stosowania Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych pokazuje, że rekruterzy nadal mają wiele wątpliwości odnośnie zastosowania przepisów w praktyce. W przyszłości pomocny będzie Kodeks Ochrony Danych Osobowych w Rekrutacji, który obecnie poddany jest konsultacjom. Już teraz jednak podajemy kilka cennych wskazówek.
Mit 1: Rekruter nie może pozyskiwać od kandydatów więcej danych niż te wskazane w Kodeksie pracy
Fakt: Podczas procesów rekrutacyjnych zdarzają się sytuacje, w których zgromadzone dane niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji i zatrudnienia są niewystarczające, by podjąć decyzję o zatrudnieniu. Dotyczy to na przykład oczekiwań finansowych. W takich sytuacjach rekruter może poprosić o przesłanie dodatkowych informacji.
Przed rozpoczęciem gromadzenia danych kandydatów pracodawca powinien określić, jakich danych potrzebuje w tym konkretnym procesie rekrutacyjnym oraz jaka jest podstawa prawna ich przetwarzania. W ramach projektu Kodeksu Ochrony Danych Osobowych powstała przykładowa tabela, która pomoże rekruterom w zdefiniowaniu odpowiednich podstaw.
| Zakres danych | Podstawa | Czy można zażądać? |
|
Wskazane w projekcie KP z dnia 23/11/2018:
|
Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z przepisami KP | Tak, z tym zastrzeżeniem, że w zakresie danych wskazanych w pkt 4-6, tylko gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. |
| Wskazane w przepisach szczególnych, np. karalność | Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. b) w zw. z przepisami kodeksu pracy | Tak |
| Niewskazane w KP i przepisach szczególnych, ale podane przez kandydata (np. zdjęcie w CV, informacja o hobby) | Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO | nie |
| Niewskazane w KP i przepisach szczególnych, ale które pracodawca ma uzasadniony interes przetwarzać w celu prowadzenia Rekrutacji (np. w pewnych sytuacjach informacja o wynagrodzeniu / określone testy kompetencyjne) | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – jeżeli w danym przypadku Pracodawca ma uzasadniony interes przetwarzać te dane | Tak (jeżeli Test uzasadnionego interesu, w tym Test równowagi wskazuje na taką możliwość) |
Mit 2: Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych musi mieć formę odrębnego oświadczenia
Fakt: Kandydat może wyrazić zgodę na przetwarzanie danych zawartych w CV poprzez wyraźne działanie potwierdzające, np. kliknięcie przycisku „Aplikuj”, zamieszczonego w ofercie pracy lub formularzu aplikacyjnym (taki mechanizm nie dotyczy danych wrażliwych – w takim przypadku potrzebna jest zgoda wyraźna).
- Wysyłając swoją aplikację kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie danych w ramach procesu rekrutacyjnego, w którym bierze udział. To ważna kwestia, ponieważ rekruter nie może swobodnie dysponować otrzymanym CV w ramach innych procesów. Przetwarzanie danych osobowych w przyszłych rekrutacjach wymaga zawsze pozyskania odrębnej zgody kandydata. Pracodawca powinien wskazać także, jak długo będzie przetwarzał dane. W zarządzaniu bazą danych kandydatów może pomóc system rekrutacyjny, który przypomni o tym, że czas przetwarzania zakończył się lub zbliża się do końca. Może to w znacznym stopniu ułatwić spełnienie wymogu rozliczalności nałożonego przez RODO – podkreśla Julia Urbańska, ekspert eRecruiter, systemu do zarządzania rekrutacjami.
Mit 3: Wszystkie żądania kandydata w stosunku do jego danych muszą być spełnione
Fakt: Zdarzają się sytuacje, kiedy pracodawca nie może usunąć danych na żądanie kandydata. Mowa tutaj na przykład o toczącym się postępowaniu sądowym związanym z procesem rekrutacyjnym, kiedy dane kandydata stanowią dowód w sprawie. W tym przypadku pracodawca ma prawo odmowy lub ewentualnego odroczenia spełnienia żądania. Przy wsparciu technologii zdecydowanie łatwiej jest zadbać o zgodność z wymogami prawa, by na czas weryfikacji żądania kandydata stosownie oznaczyć w swojej bazie i w ten sposób ograniczyć przetwarzanie jego danych.
- Jeżeli aplikujący domaga się realizacji swoich praw, administrator danych musi go poinformować o działaniach podjętych w związku z jego żądaniem bądź o powodach ich niepodjęcia, a także o możliwości wniesienia skargi do PUODO oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem. To pierwszy krok, który powinien zostać zrealizowany niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. Ponadto, przed realizacją żądań kandydata, pracodawca musi zweryfikować jego tożsamość, stosując określoną wcześniej procedurę (np. przez wybranie unikalnego identyfikatora kandydata, którym może być podany przez aplikującego na adres e-mail, identyczny z tym, z którego napłynęło żądanie) – informuje dr Mirosław Gumularz, radca prawny z GKK Gumularz Kozik Radcowie Prawni, członek Grupy Roboczej ds. ochrony danych osobowych przy Ministerstwie Cyfryzacji.
Fakty nie mity
Nie istnieje obecnie jeden dokument, który odpowiadałby na wszystkie wątpliwości i pytania rekruterów. Z tego względu powstała inicjatywa stworzenia Kodeksu Ochrony Danych Osobowych w Rekrutacji, którego inicjatorami są eRecruiter, Pracuj.pl i kancelaria GKK Gumularz Kozik Radcowie Prawni. Obecnie trwają konsultacje, podczas których wszystkie osoby prowadzące rekrutacje, prawnicy i przedsiębiorcy mogą pobrać dokument i zgłaszać swoje uwagi, pytania i sugestie, wysyłając wiadomość e-mail na adres: kodeks@erecruiter.pl.
Zobacz podobne artykuły:
Zwolnienie od pracy na czas rozprawy w sądzie Otrzymałeś wezwanie do sądu? Sprawdź, czy pracodawca powinien udzielić Ci zwolnienia na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie sądu.
Język korporacji – skróty i pojęcia, które mogą Ci się przydać Planujesz pracę w korporacji? Nie daj się zaskoczyć i sprawdź, co oznaczają najpopularniejsze zwroty „korpomowy”.
Blisko połowa pracowników gotowa zmienić firmę z powodu szefa Atrakcyjne wynagrodzenie nie jest w stanie zatrzymać w firmie pracownika, któremu przeszkadza postawa przełożonego i niełatwe z nim relacje. Mimo że w trudnych ekonomicznie czasach to finanse są głównym motywatorem, ogromny wpływ na zaangażowanie zatrudnionych mają także liderzy. Tymczasem firmy, zatrudniając niewłaściwych, tracą miliony i przegrywają z konkurencją w walce o talenty.
7 pomysłów na pracę dla uzdolnionych kulinarnie [Infografika] Szukasz pomysłu na siebie? Masz zamiłowanie do gotowania i lubisz eksperymentować w kuchni? Skorzystaj z naszych podpowiedzi.
Dokąd zmierzasz rynku pracy Model pracy w ostatnich 20 latach kształtowany był przede wszystkim przez postępującą globalizację i wymóg konkurencyjności. Prowadziło to do stale rosnącego tempa pracy i presji na jej dalszą intensyfikację. Wyznacznikiem wartości pracownika stała się jego efektywność, a model wynagradzania za efekty napędzał pracujących do coraz większego wysiłku. Potem przyszła pandemia, kryzys, ale także zderzenie z mentalnością młodego pokolenia pracowników, dla których praca zawodowa przestała być bezdyskusyjnym priorytetem. Na naszych oczach rynek pracy podlega głębokiej transformacji.
Czy wizyta w WCR w czasie godzin pracy to powód do usprawiedliwionej nieobecności w miejscu zatrudnienia? Czy pracownik, który został wezwany do stawienia się w Wojskowym Centrum Rekrutacji w czasie pracy ma usprawiedliwioną nieobecność? Czy pracodawca ma obowiązek wypłacić mu za ten czas wynagrodzenie? Odpowiadamy.
10 kroków w prewencji stresu, czyli co może zrobić pracodawca [INFOGRAFIKA] Pracodawco! Sprawdź, jakie działania możesz wdrożyć, aby Twoi pracownicy nie byli zestresowani.
5 zmian w Kodeksie pracy w 2023 roku [Infografika] Sprawdź, co się zmieni w Kodeksie pracy w 2023 roku.
