Powrót

3 mity na temat pozyskiwania danych osobowych w procesie rekrutacji

Czy rekruter ma prawo wymagać od kandydata podania oczekiwań finansowych? W jakiej formie kandydat powinien wyrazić zgodę? Czy pracodawca powinien zrealizować wszystkie żądania kandydata, np. związane z usunięciem danych?

Sześć miesięcy stosowania Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych pokazuje, że rekruterzy nadal mają wiele wątpliwości odnośnie zastosowania przepisów w praktyce. W przyszłości pomocny będzie Kodeks Ochrony Danych Osobowych w Rekrutacji, który obecnie poddany jest konsultacjom. Już teraz jednak podajemy kilka cennych wskazówek.

 

Mit 1: Rekruter nie może pozyskiwać od kandydatów więcej danych niż te wskazane w Kodeksie pracy

 

Fakt: Podczas procesów rekrutacyjnych zdarzają się sytuacje, w których zgromadzone dane niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji i zatrudnienia są niewystarczające, by podjąć decyzję o zatrudnieniu. Dotyczy to na przykład oczekiwań finansowych. W takich sytuacjach rekruter może poprosić o przesłanie dodatkowych informacji.

 

Przed rozpoczęciem gromadzenia danych kandydatów pracodawca powinien określić, jakich danych potrzebuje w tym konkretnym procesie rekrutacyjnym oraz jaka jest podstawa prawna ich przetwarzania. W ramach projektu Kodeksu Ochrony Danych Osobowych powstała przykładowa tabela, która pomoże rekruterom w zdefiniowaniu odpowiednich podstaw.

 

Zakres danych Podstawa Czy można zażądać?

Wskazane w projekcie KP z dnia 23/11/2018:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. datę urodzenia;
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  4. wykształcenie;
  5. kwalifikacje zawodowe;
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia
Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z przepisami KP Tak, z tym zastrzeżeniem, że w zakresie danych wskazanych w pkt 4-6, tylko gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Wskazane w przepisach szczególnych, np. karalność Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. b) w zw. z przepisami kodeksu pracy Tak
Niewskazane w KP i przepisach szczególnych, ale podane przez kandydata (np. zdjęcie w CV, informacja o hobby) Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO nie
Niewskazane w KP i przepisach szczególnych, ale które pracodawca ma uzasadniony interes przetwarzać w celu prowadzenia Rekrutacji (np. w pewnych sytuacjach informacja o wynagrodzeniu / określone testy kompetencyjne) Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – jeżeli w danym przypadku Pracodawca ma uzasadniony interes przetwarzać te dane Tak (jeżeli Test uzasadnionego interesu, w tym Test równowagi wskazuje na taką możliwość)

Mit 2: Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych musi mieć formę odrębnego oświadczenia

 

Fakt: Kandydat może wyrazić zgodę na przetwarzanie danych zawartych w CV poprzez wyraźne działanie potwierdzające, np. kliknięcie przycisku „Aplikuj”, zamieszczonego w ofercie pracy lub formularzu aplikacyjnym (taki mechanizm nie dotyczy danych wrażliwych – w takim przypadku potrzebna jest zgoda wyraźna).

 

- Wysyłając swoją aplikację kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie danych w ramach procesu rekrutacyjnego, w którym bierze udział. To ważna kwestia, ponieważ rekruter nie może swobodnie dysponować otrzymanym CV w ramach innych procesów. Przetwarzanie danych osobowych w przyszłych rekrutacjach wymaga zawsze pozyskania odrębnej zgody kandydata. Pracodawca powinien wskazać także, jak długo będzie przetwarzał dane. W zarządzaniu bazą danych kandydatów może pomóc system rekrutacyjny, który przypomni o tym, że czas przetwarzania zakończył się lub zbliża się do końca. Może to w znacznym stopniu ułatwić spełnienie wymogu rozliczalności nałożonego przez RODO – podkreśla Julia Urbańska, ekspert eRecruiter, systemu do zarządzania rekrutacjami.

 

Mit 3: Wszystkie żądania kandydata w stosunku do jego danych muszą być spełnione

 

Fakt: Zdarzają się sytuacje, kiedy pracodawca nie może usunąć danych na żądanie kandydata. Mowa tutaj na przykład o toczącym się postępowaniu sądowym związanym z procesem rekrutacyjnym, kiedy dane kandydata stanowią dowód w sprawie. W tym przypadku pracodawca ma prawo odmowy lub ewentualnego odroczenia spełnienia żądania. Przy wsparciu technologii zdecydowanie łatwiej jest zadbać o zgodność z wymogami prawa, by na czas weryfikacji żądania kandydata stosownie oznaczyć w swojej bazie i w ten sposób ograniczyć przetwarzanie jego danych.

 

- Jeżeli aplikujący domaga się realizacji swoich praw, administrator danych musi go poinformować o działaniach podjętych w związku z jego żądaniem bądź o powodach ich niepodjęcia, a także o możliwości wniesienia skargi do PUODO oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem. To pierwszy krok, który powinien zostać zrealizowany niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. Ponadto, przed realizacją żądań kandydata, pracodawca musi zweryfikować jego tożsamość, stosując określoną wcześniej procedurę (np. przez wybranie unikalnego identyfikatora kandydata, którym może być podany przez aplikującego na adres e-mail, identyczny z tym, z którego napłynęło żądanie) – informuje dr Mirosław Gumularz, radca prawny z GKK Gumularz Kozik Radcowie Prawni, członek Grupy Roboczej ds. ochrony danych osobowych przy Ministerstwie Cyfryzacji.

 

Fakty nie mity

 

Nie istnieje obecnie jeden dokument, który odpowiadałby na wszystkie wątpliwości i pytania rekruterów. Z tego względu powstała inicjatywa stworzenia Kodeksu Ochrony Danych Osobowych w Rekrutacji, którego inicjatorami są eRecruiter, Pracuj.pl i kancelaria GKK Gumularz Kozik Radcowie Prawni. Obecnie trwają konsultacje, podczas których wszystkie osoby prowadzące rekrutacje, prawnicy i przedsiębiorcy mogą pobrać dokument i zgłaszać swoje uwagi, pytania i sugestie, wysyłając wiadomość e-mail na adres: kodeks@erecruiter.pl.

 

www.RODOwrekrutacji.pl


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Kompetencje twarde i miękkie
    W procesie rekrutacji danego kandydata w pierwszej kolejności sprawdzane są jego umiejętności, wykształcenie i doświadczenie zawodowe. Jednak czy te są najważniejsze przy wyborze kandydata? Okazuje się, że nie tylko wiedza i doświadczenie świadczą o atrakcyjności pracownika. Coraz większą wagę przywiązuje się do tzw. kompetencji miękkich. Czym są i jakie mają znaczenie?

  • Siła feedbacku w procesie rekrutacyjnym
    Wydawałoby się, że udzielanie informacji zwrotnej wszystkim kandydatom zaangażowanym w proces rekrutacji to standard w pracy rekrutera czy specjalisty ds. HR. O ile jednak chętnie dajemy pozytywny feedback, o tyle nie śpieszy nam się do kontaktu z odrzuconymi kandydatami. Jak mówią eksperci, to poważny błąd w rekrutacji.

  • PPK a ochrona danych osobowych. Co mogą pracodawcy?
    Pracownicze Plany Kapitałowe są nowością dla polskich przedsiębiorców, a ich wdrożenie wymaga udostępniania danych pracowników podmiotom zewnętrznym. Przepisy te rodzą wiele wątpliwości wśród firm, co do legalności przetwarzania i przekazywania informacji, podstaw prawnych czy okresów przechowywania dokumentacji.

  • 10 zupełnie nowych zawodów, które szturmem przejmują rynek pracy
    W ciągu ostatniej dekady rynek pracy zmienił się diametralnie. Pojawiły się nowe kierunki rozwoju, a co za tym idzie, zwiększyło się zapotrzebowanie na stanowiska, których przed kilkoma laty jeszcze nie było. Przedstawiamy Wam zestawienie 10 zupełnie nowych profesji, na które jest obecnie popyt na rynku pracy.

  • Jak znaleźć kilkuset odpowiednich pracowników w kilka miesięcy? Pomogą media społecznościowe. Oto, jak się za to zabrać
    Skuteczna rekrutacja to wyzwanie, przed którym staje każdy przedsiębiorca. Jak zatem efektywnie szukać kandydatów do pracy i jak powinna wyglądać rekrutacja? Z pomocą przychodzą media społecznościowe.

  • Agroturystyka jako forma biznesu
    A może by tak rzucić wszystko i wyjechać w Bieszczady – kto z nas choć raz o tym nie pomyślał? Planując tę formę biznesu, warto zwrócić uwagę na trendy i reklamę!

  • Najlepsze sposoby rekrutacji w polskich firmach w 2019 r. [Raport]
    Pracodawcy podejmują różne kroki, aby znaleźć odpowiedniego kandydata na wolne stanowisko. Oprócz podstawowych metod rekrutacji, jak rozmowa kwalifikacyjna, testy kompetencji, umiejętności oraz predyspozycji zawodowych, rekruterzy coraz chętniej sięgają po nietypowe techniki, czyli dyskusje, symulacje czy grywalizacje.

  • Pierwszy pełny rok z przepisami RODO - podsumowanie 2019 roku
    Ciągła edukacja oraz samodoskonalenie – to stwierdzenie, które najlepiej obrazuje rok 2019 z perspektywy ochrony danych osobowych.

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.