3 mity na temat pozyskiwania danych osobowych w procesie rekrutacji
Czy rekruter ma prawo wymagać od kandydata podania oczekiwań finansowych? W jakiej formie kandydat powinien wyrazić zgodę? Czy pracodawca powinien zrealizować wszystkie żądania kandydata, np. związane z usunięciem danych?
Sześć miesięcy stosowania Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych pokazuje, że rekruterzy nadal mają wiele wątpliwości odnośnie zastosowania przepisów w praktyce. W przyszłości pomocny będzie Kodeks Ochrony Danych Osobowych w Rekrutacji, który obecnie poddany jest konsultacjom. Już teraz jednak podajemy kilka cennych wskazówek.
Mit 1: Rekruter nie może pozyskiwać od kandydatów więcej danych niż te wskazane w Kodeksie pracy
Fakt: Podczas procesów rekrutacyjnych zdarzają się sytuacje, w których zgromadzone dane niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji i zatrudnienia są niewystarczające, by podjąć decyzję o zatrudnieniu. Dotyczy to na przykład oczekiwań finansowych. W takich sytuacjach rekruter może poprosić o przesłanie dodatkowych informacji.
Przed rozpoczęciem gromadzenia danych kandydatów pracodawca powinien określić, jakich danych potrzebuje w tym konkretnym procesie rekrutacyjnym oraz jaka jest podstawa prawna ich przetwarzania. W ramach projektu Kodeksu Ochrony Danych Osobowych powstała przykładowa tabela, która pomoże rekruterom w zdefiniowaniu odpowiednich podstaw.
| Zakres danych | Podstawa | Czy można zażądać? |
|
Wskazane w projekcie KP z dnia 23/11/2018:
|
Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z przepisami KP | Tak, z tym zastrzeżeniem, że w zakresie danych wskazanych w pkt 4-6, tylko gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. |
| Wskazane w przepisach szczególnych, np. karalność | Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. b) w zw. z przepisami kodeksu pracy | Tak |
| Niewskazane w KP i przepisach szczególnych, ale podane przez kandydata (np. zdjęcie w CV, informacja o hobby) | Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO | nie |
| Niewskazane w KP i przepisach szczególnych, ale które pracodawca ma uzasadniony interes przetwarzać w celu prowadzenia Rekrutacji (np. w pewnych sytuacjach informacja o wynagrodzeniu / określone testy kompetencyjne) | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – jeżeli w danym przypadku Pracodawca ma uzasadniony interes przetwarzać te dane | Tak (jeżeli Test uzasadnionego interesu, w tym Test równowagi wskazuje na taką możliwość) |
Mit 2: Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych musi mieć formę odrębnego oświadczenia
Fakt: Kandydat może wyrazić zgodę na przetwarzanie danych zawartych w CV poprzez wyraźne działanie potwierdzające, np. kliknięcie przycisku „Aplikuj”, zamieszczonego w ofercie pracy lub formularzu aplikacyjnym (taki mechanizm nie dotyczy danych wrażliwych – w takim przypadku potrzebna jest zgoda wyraźna).
- Wysyłając swoją aplikację kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie danych w ramach procesu rekrutacyjnego, w którym bierze udział. To ważna kwestia, ponieważ rekruter nie może swobodnie dysponować otrzymanym CV w ramach innych procesów. Przetwarzanie danych osobowych w przyszłych rekrutacjach wymaga zawsze pozyskania odrębnej zgody kandydata. Pracodawca powinien wskazać także, jak długo będzie przetwarzał dane. W zarządzaniu bazą danych kandydatów może pomóc system rekrutacyjny, który przypomni o tym, że czas przetwarzania zakończył się lub zbliża się do końca. Może to w znacznym stopniu ułatwić spełnienie wymogu rozliczalności nałożonego przez RODO – podkreśla Julia Urbańska, ekspert eRecruiter, systemu do zarządzania rekrutacjami.
Mit 3: Wszystkie żądania kandydata w stosunku do jego danych muszą być spełnione
Fakt: Zdarzają się sytuacje, kiedy pracodawca nie może usunąć danych na żądanie kandydata. Mowa tutaj na przykład o toczącym się postępowaniu sądowym związanym z procesem rekrutacyjnym, kiedy dane kandydata stanowią dowód w sprawie. W tym przypadku pracodawca ma prawo odmowy lub ewentualnego odroczenia spełnienia żądania. Przy wsparciu technologii zdecydowanie łatwiej jest zadbać o zgodność z wymogami prawa, by na czas weryfikacji żądania kandydata stosownie oznaczyć w swojej bazie i w ten sposób ograniczyć przetwarzanie jego danych.
- Jeżeli aplikujący domaga się realizacji swoich praw, administrator danych musi go poinformować o działaniach podjętych w związku z jego żądaniem bądź o powodach ich niepodjęcia, a także o możliwości wniesienia skargi do PUODO oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem. To pierwszy krok, który powinien zostać zrealizowany niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. Ponadto, przed realizacją żądań kandydata, pracodawca musi zweryfikować jego tożsamość, stosując określoną wcześniej procedurę (np. przez wybranie unikalnego identyfikatora kandydata, którym może być podany przez aplikującego na adres e-mail, identyczny z tym, z którego napłynęło żądanie) – informuje dr Mirosław Gumularz, radca prawny z GKK Gumularz Kozik Radcowie Prawni, członek Grupy Roboczej ds. ochrony danych osobowych przy Ministerstwie Cyfryzacji.
Fakty nie mity
Nie istnieje obecnie jeden dokument, który odpowiadałby na wszystkie wątpliwości i pytania rekruterów. Z tego względu powstała inicjatywa stworzenia Kodeksu Ochrony Danych Osobowych w Rekrutacji, którego inicjatorami są eRecruiter, Pracuj.pl i kancelaria GKK Gumularz Kozik Radcowie Prawni. Obecnie trwają konsultacje, podczas których wszystkie osoby prowadzące rekrutacje, prawnicy i przedsiębiorcy mogą pobrać dokument i zgłaszać swoje uwagi, pytania i sugestie, wysyłając wiadomość e-mail na adres: kodeks@erecruiter.pl.
Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu zielonalinia.gov.pl,opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.
Zobacz podobne artykuły:
Work-life balance, czyli jak pogodzić pracę z życiem prywatnym? Rosnące tempo życia, natężenie obowiązków zawodowych i rosnąca frustracja wśród pracowników sprawiły, że w ostatnich latach w dyskusji na temat rynku pracy coraz częściej słyszymy o zasadzie work-life balance. Jakie są jej założenia i jak można ją wdrożyć?
Czym jest plan urlopów? Urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika, a więc osoby świadczącej pracę na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę. Aby czas wolny wszystkich zatrudnionych nadmiernie nie zaburzał funkcjonowania zakładu pracy, potrzebny jest plan. Już pod koniec jednego lub na początku kolejnego roku określa się w nim kto i kiedy skorzysta z przysługującego mu urlopu. Co warto wiedzieć o planie urlopowym?
Rozmowa kwalifikacyjna - co robić, a czego unikać [INFOGRAFIKA] Rozmowa kwalifikacyjna to kluczowy etap w procesie rekrutacji, który może zadecydować o Twojej przyszłości zawodowej. Aby zwiększyć swoje szanse na sukces, warto znać zasady, których należy przestrzegać, oraz te, których należy unikać.
Jak pracować w czasie świątecznych przygotowań i nie zwariować? Do Świąt jeszcze kilka dni, a ty już masz dość? Irytuje cię świąteczna lista utworów w radiu? Na myśl o pracowniczej wigilii, najchętniej udałbyś się na L4? Oto kilka porad, jak poradzić sobie z frustracją w szczycie świątecznych przygotowań.
Jak hobby pomaga w karierze zawodowej? Na pierwszy rzut oka, wydawać się może, że hobby przeszkadza w pracy, bo odciąga uwagę od codziennych obowiązków. Tymczasem jest zupełnie odwrotnie. Ludzie bez pasji słabiej pracują.
Jak zapobiegać wypaleniu zawodowemu? [RAPORT] „W przeciwieństwie do zwykłego zmęczenia, w którym wypoczynek przynosi ulgę, wypalenie zawodowe to stan chroniczny – bez względu na to, czy jesteśmy po weekendzie, czy po długim urlopie, wracamy do pracy i dopada nas zespół trzech objawów – wyczerpanie psychoruchowe, negatywne ocenianie swoich kompetencji i przyszłości oraz depersonalizacja innych, czyli postrzeganie ich jako szarej, irytującej masy, wobec której brak nam już empatii i cierpliwości” – mówi dr Beata Rajba, psycholog z WSKZ. Manpower zapytał pracowników, w jaki sposób pracodawcy mogliby zapobiegać zjawisku wypalenia zawodowego. Oto, co odpowiedzieli.
Jaki wpływ mają nowoczesne technologie na zatrudnianie młodych? „Dostosowanie współczesnego środowiska pracy do oczekiwań przedstawicieli różnych pokoleń jest wręcz kluczowe dla funkcjonowania firm. Aktualnie na rynku mamy przedstawicieli kilku grup pokoleniowych mających różne oczekiwania i czasami zupełnie odmienne podejście do życia czy pracy” – mówi Justyna Mazur, ekspertka rynku pracy IT, liderka w Experis. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami zatrudniającymi pracowników w różnym wieku? Jaką rolę odgrywa w tym nowoczesna technologia?
Rodzice w pracy - wyzwania dla pracodawcy Rodzice stanowią liczną grupę pracowników w Polsce. Szacuje się, że w przedziale wiekowym między 24. a 54. rokiem życia, to 1/3 wszystkich zatrudnionych. Urlopy rodzicielskie są nie lada wyzwaniem dla pracodawców, którzy muszą mierzyć się z długą nieobecnością pracowników oraz ponownym wdrożeniem ich do pracy.
