Powrót

3 mity na temat pozyskiwania danych osobowych w procesie rekrutacji

Czy rekruter ma prawo wymagać od kandydata podania oczekiwań finansowych? W jakiej formie kandydat powinien wyrazić zgodę? Czy pracodawca powinien zrealizować wszystkie żądania kandydata, np. związane z usunięciem danych?

Sześć miesięcy stosowania Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych pokazuje, że rekruterzy nadal mają wiele wątpliwości odnośnie zastosowania przepisów w praktyce. W przyszłości pomocny będzie Kodeks Ochrony Danych Osobowych w Rekrutacji, który obecnie poddany jest konsultacjom. Już teraz jednak podajemy kilka cennych wskazówek.

 

Mit 1: Rekruter nie może pozyskiwać od kandydatów więcej danych niż te wskazane w Kodeksie pracy

 

Fakt: Podczas procesów rekrutacyjnych zdarzają się sytuacje, w których zgromadzone dane niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji i zatrudnienia są niewystarczające, by podjąć decyzję o zatrudnieniu. Dotyczy to na przykład oczekiwań finansowych. W takich sytuacjach rekruter może poprosić o przesłanie dodatkowych informacji.

 

Przed rozpoczęciem gromadzenia danych kandydatów pracodawca powinien określić, jakich danych potrzebuje w tym konkretnym procesie rekrutacyjnym oraz jaka jest podstawa prawna ich przetwarzania. W ramach projektu Kodeksu Ochrony Danych Osobowych powstała przykładowa tabela, która pomoże rekruterom w zdefiniowaniu odpowiednich podstaw.

 

Zakres danych Podstawa Czy można zażądać?

Wskazane w projekcie KP z dnia 23/11/2018:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. datę urodzenia;
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  4. wykształcenie;
  5. kwalifikacje zawodowe;
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia
Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z przepisami KP Tak, z tym zastrzeżeniem, że w zakresie danych wskazanych w pkt 4-6, tylko gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Wskazane w przepisach szczególnych, np. karalność Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. b) w zw. z przepisami kodeksu pracy Tak
Niewskazane w KP i przepisach szczególnych, ale podane przez kandydata (np. zdjęcie w CV, informacja o hobby) Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO nie
Niewskazane w KP i przepisach szczególnych, ale które pracodawca ma uzasadniony interes przetwarzać w celu prowadzenia Rekrutacji (np. w pewnych sytuacjach informacja o wynagrodzeniu / określone testy kompetencyjne) Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – jeżeli w danym przypadku Pracodawca ma uzasadniony interes przetwarzać te dane Tak (jeżeli Test uzasadnionego interesu, w tym Test równowagi wskazuje na taką możliwość)

Mit 2: Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych musi mieć formę odrębnego oświadczenia

 

Fakt: Kandydat może wyrazić zgodę na przetwarzanie danych zawartych w CV poprzez wyraźne działanie potwierdzające, np. kliknięcie przycisku „Aplikuj”, zamieszczonego w ofercie pracy lub formularzu aplikacyjnym (taki mechanizm nie dotyczy danych wrażliwych – w takim przypadku potrzebna jest zgoda wyraźna).

 

- Wysyłając swoją aplikację kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie danych w ramach procesu rekrutacyjnego, w którym bierze udział. To ważna kwestia, ponieważ rekruter nie może swobodnie dysponować otrzymanym CV w ramach innych procesów. Przetwarzanie danych osobowych w przyszłych rekrutacjach wymaga zawsze pozyskania odrębnej zgody kandydata. Pracodawca powinien wskazać także, jak długo będzie przetwarzał dane. W zarządzaniu bazą danych kandydatów może pomóc system rekrutacyjny, który przypomni o tym, że czas przetwarzania zakończył się lub zbliża się do końca. Może to w znacznym stopniu ułatwić spełnienie wymogu rozliczalności nałożonego przez RODO – podkreśla Julia Urbańska, ekspert eRecruiter, systemu do zarządzania rekrutacjami.

 

Mit 3: Wszystkie żądania kandydata w stosunku do jego danych muszą być spełnione

 

Fakt: Zdarzają się sytuacje, kiedy pracodawca nie może usunąć danych na żądanie kandydata. Mowa tutaj na przykład o toczącym się postępowaniu sądowym związanym z procesem rekrutacyjnym, kiedy dane kandydata stanowią dowód w sprawie. W tym przypadku pracodawca ma prawo odmowy lub ewentualnego odroczenia spełnienia żądania. Przy wsparciu technologii zdecydowanie łatwiej jest zadbać o zgodność z wymogami prawa, by na czas weryfikacji żądania kandydata stosownie oznaczyć w swojej bazie i w ten sposób ograniczyć przetwarzanie jego danych.

 

- Jeżeli aplikujący domaga się realizacji swoich praw, administrator danych musi go poinformować o działaniach podjętych w związku z jego żądaniem bądź o powodach ich niepodjęcia, a także o możliwości wniesienia skargi do PUODO oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem. To pierwszy krok, który powinien zostać zrealizowany niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. Ponadto, przed realizacją żądań kandydata, pracodawca musi zweryfikować jego tożsamość, stosując określoną wcześniej procedurę (np. przez wybranie unikalnego identyfikatora kandydata, którym może być podany przez aplikującego na adres e-mail, identyczny z tym, z którego napłynęło żądanie) – informuje dr Mirosław Gumularz, radca prawny z GKK Gumularz Kozik Radcowie Prawni, członek Grupy Roboczej ds. ochrony danych osobowych przy Ministerstwie Cyfryzacji.

 

Fakty nie mity

 

Nie istnieje obecnie jeden dokument, który odpowiadałby na wszystkie wątpliwości i pytania rekruterów. Z tego względu powstała inicjatywa stworzenia Kodeksu Ochrony Danych Osobowych w Rekrutacji, którego inicjatorami są eRecruiter, Pracuj.pl i kancelaria GKK Gumularz Kozik Radcowie Prawni. Obecnie trwają konsultacje, podczas których wszystkie osoby prowadzące rekrutacje, prawnicy i przedsiębiorcy mogą pobrać dokument i zgłaszać swoje uwagi, pytania i sugestie, wysyłając wiadomość e-mail na adres: kodeks@erecruiter.pl.

 

www.RODOwrekrutacji.pl


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Deklaracje vs rzeczywistość
    Czy polski rynek pracy jest gotowy na wykorzystanie potencjału silversów? Jaka jest obecnie sytuacja zawodowa pokolenia 50+? Czy mamy do czynienia z dyskryminacją ze względu na wiek? Na te i więcej pytań odpowiada raport „Pokolenie 50+ w pracy – prawda i stereotypy” opracowany przez Essilor Polonia i BIGRAM.

  • Wypalenie zawodowe w Międzynarodowej Klasyfikacji Chorób WHO
    W maju tego roku wypalenie zawodowe znalazło się w Międzynarodowej Klasyfikacji Chorób WHO, jednak nie jako choroba, a syndrom zawodowy znacząco wpływający na stan zdrowia. Od 2022 roku stanie się jednostką chorobową i będzie można otrzymać od lekarza zwolnienie lekarskie z powodu wypalenia zawodowego.

  • Zarządzenie satysfakcją i radością w firmie staje się realne. Kim jest Dyrektor ds. Szczęścia?
    Podstawą każdej firmy jest pracownik, którego zadowolenie przekłada się na większą efektywność i lojalność. Niektórzy pracodawcy dostrzegli fakt, że o zaangażowanie swojego zespołu nie można zabiegać jedynie wynagrodzeniem i wszelkiego rodzaju benefitami. Powstało nowe stanowisko tzw. Specjalisty ds. Szczęścia, który będzie czuwał nad zwiększeniem satysfakcji i zadowolenia pracowników w firmie.

  • Uzależnienie od pracy
    Czerpanie przyjemności z pracy, spędzanie w firmie o wiele więcej godzin niż wymaga czas pracy, niechęć do urlopu – czy to już pracoholizm?

  • Dzień Nauczyciela
    14 października jest od 1982 roku oficjalnie Dniem Edukacji Narodowej, potocznie nazywanym Dniem Nauczyciela. Święto nie tylko nauczycieli, ale wszystkich pracowników oświaty, uważane jest przez wielu za dzień wolny od pracy. Czy na pewno tak jest?

  • Great Place to Work® ogłosił listę 25 Najlepszych Miejsc Pracy na świecie
    Tegoroczną listę 25 World’s Best Workplaces, ogłoszoną przez Great Place to Work® 2 października 2019 r., otwiera technologiczna firma Cisco. To wielka satysfakcja także dla Polski, bo w globalnym sukcesie firmy ma swój udział polski oddział Cisco. Cisco Poland jest też liderem listy Najlepszych Miejsc Pracy Polska 2019, ogłoszonej w kwietniu b.r. (w kategorii firm dużych, zatrudniających powyżej 500 pracowników). Na światowej liście mamy jeszcze 4 inne firmy o zasięgu światowym, które również w Polsce z powodzeniem tworzą wyjątkowe miejsca pracy i są doceniane przez swoich pracowników. Są to: EY, SAS, The Adecco Group oraz American Express.

  • Obecność zwierząt w pracy - z korzyścią dla wszystkich
    Zwierzęta w pracy to zagadnienie, które w ostatnim czasie zyskuje na swojej popularności. Wielu pracowników spędza w pracy oraz w drodze do niej kilka, a nawet kilkanaście godzin dziennie. Dla właścicieli zwierzaków, które zostają wtedy w domach, to nie lada problem. Istnieją jednak pracodawcy, którzy wychodzą z inicjatywą i proponują swoim pracownikom możliwość przychodzenia do pracy ze swoim czworonogiem. Bez wątpienia, jest to jeden z ciekawszych benefitów pracowniczych, który pomaga wyróżnić firmę na tle konkurencji.

  • Stygnie zapał rekrutacyjny polskich firm
    Choć nadal sporo, bo 13% polskich przedsiębiorstw chce powiększać swoje zespoły, to optymizm pracodawców jest słabszy niż przed rokiem – potwierdza opublikowany dziś raport Barometr ManpowerGroup Perspektyw Zatrudnienia, przedstawiający plany rekrutacyjne firm na ostatni kwartał 2019 roku.

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.