Powrót

3 mity na temat pozyskiwania danych osobowych w procesie rekrutacji

Czy rekruter ma prawo wymagać od kandydata podania oczekiwań finansowych? W jakiej formie kandydat powinien wyrazić zgodę? Czy pracodawca powinien zrealizować wszystkie żądania kandydata, np. związane z usunięciem danych?

Sześć miesięcy stosowania Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych pokazuje, że rekruterzy nadal mają wiele wątpliwości odnośnie zastosowania przepisów w praktyce. W przyszłości pomocny będzie Kodeks Ochrony Danych Osobowych w Rekrutacji, który obecnie poddany jest konsultacjom. Już teraz jednak podajemy kilka cennych wskazówek.

 

Mit 1: Rekruter nie może pozyskiwać od kandydatów więcej danych niż te wskazane w Kodeksie pracy

 

Fakt: Podczas procesów rekrutacyjnych zdarzają się sytuacje, w których zgromadzone dane niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji i zatrudnienia są niewystarczające, by podjąć decyzję o zatrudnieniu. Dotyczy to na przykład oczekiwań finansowych. W takich sytuacjach rekruter może poprosić o przesłanie dodatkowych informacji.

 

Przed rozpoczęciem gromadzenia danych kandydatów pracodawca powinien określić, jakich danych potrzebuje w tym konkretnym procesie rekrutacyjnym oraz jaka jest podstawa prawna ich przetwarzania. W ramach projektu Kodeksu Ochrony Danych Osobowych powstała przykładowa tabela, która pomoże rekruterom w zdefiniowaniu odpowiednich podstaw.

 

Zakres danych Podstawa Czy można zażądać?

Wskazane w projekcie KP z dnia 23/11/2018:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. datę urodzenia;
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  4. wykształcenie;
  5. kwalifikacje zawodowe;
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia
Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z przepisami KP Tak, z tym zastrzeżeniem, że w zakresie danych wskazanych w pkt 4-6, tylko gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Wskazane w przepisach szczególnych, np. karalność Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. b) w zw. z przepisami kodeksu pracy Tak
Niewskazane w KP i przepisach szczególnych, ale podane przez kandydata (np. zdjęcie w CV, informacja o hobby) Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO nie
Niewskazane w KP i przepisach szczególnych, ale które pracodawca ma uzasadniony interes przetwarzać w celu prowadzenia Rekrutacji (np. w pewnych sytuacjach informacja o wynagrodzeniu / określone testy kompetencyjne) Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – jeżeli w danym przypadku Pracodawca ma uzasadniony interes przetwarzać te dane Tak (jeżeli Test uzasadnionego interesu, w tym Test równowagi wskazuje na taką możliwość)

Mit 2: Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych musi mieć formę odrębnego oświadczenia

 

Fakt: Kandydat może wyrazić zgodę na przetwarzanie danych zawartych w CV poprzez wyraźne działanie potwierdzające, np. kliknięcie przycisku „Aplikuj”, zamieszczonego w ofercie pracy lub formularzu aplikacyjnym (taki mechanizm nie dotyczy danych wrażliwych – w takim przypadku potrzebna jest zgoda wyraźna).

 

- Wysyłając swoją aplikację kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie danych w ramach procesu rekrutacyjnego, w którym bierze udział. To ważna kwestia, ponieważ rekruter nie może swobodnie dysponować otrzymanym CV w ramach innych procesów. Przetwarzanie danych osobowych w przyszłych rekrutacjach wymaga zawsze pozyskania odrębnej zgody kandydata. Pracodawca powinien wskazać także, jak długo będzie przetwarzał dane. W zarządzaniu bazą danych kandydatów może pomóc system rekrutacyjny, który przypomni o tym, że czas przetwarzania zakończył się lub zbliża się do końca. Może to w znacznym stopniu ułatwić spełnienie wymogu rozliczalności nałożonego przez RODO – podkreśla Julia Urbańska, ekspert eRecruiter, systemu do zarządzania rekrutacjami.

 

Mit 3: Wszystkie żądania kandydata w stosunku do jego danych muszą być spełnione

 

Fakt: Zdarzają się sytuacje, kiedy pracodawca nie może usunąć danych na żądanie kandydata. Mowa tutaj na przykład o toczącym się postępowaniu sądowym związanym z procesem rekrutacyjnym, kiedy dane kandydata stanowią dowód w sprawie. W tym przypadku pracodawca ma prawo odmowy lub ewentualnego odroczenia spełnienia żądania. Przy wsparciu technologii zdecydowanie łatwiej jest zadbać o zgodność z wymogami prawa, by na czas weryfikacji żądania kandydata stosownie oznaczyć w swojej bazie i w ten sposób ograniczyć przetwarzanie jego danych.

 

- Jeżeli aplikujący domaga się realizacji swoich praw, administrator danych musi go poinformować o działaniach podjętych w związku z jego żądaniem bądź o powodach ich niepodjęcia, a także o możliwości wniesienia skargi do PUODO oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem. To pierwszy krok, który powinien zostać zrealizowany niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. Ponadto, przed realizacją żądań kandydata, pracodawca musi zweryfikować jego tożsamość, stosując określoną wcześniej procedurę (np. przez wybranie unikalnego identyfikatora kandydata, którym może być podany przez aplikującego na adres e-mail, identyczny z tym, z którego napłynęło żądanie) – informuje dr Mirosław Gumularz, radca prawny z GKK Gumularz Kozik Radcowie Prawni, członek Grupy Roboczej ds. ochrony danych osobowych przy Ministerstwie Cyfryzacji.

 

Fakty nie mity

 

Nie istnieje obecnie jeden dokument, który odpowiadałby na wszystkie wątpliwości i pytania rekruterów. Z tego względu powstała inicjatywa stworzenia Kodeksu Ochrony Danych Osobowych w Rekrutacji, którego inicjatorami są eRecruiter, Pracuj.pl i kancelaria GKK Gumularz Kozik Radcowie Prawni. Obecnie trwają konsultacje, podczas których wszystkie osoby prowadzące rekrutacje, prawnicy i przedsiębiorcy mogą pobrać dokument i zgłaszać swoje uwagi, pytania i sugestie, wysyłając wiadomość e-mail na adres: kodeks@erecruiter.pl.

 

www.RODOwrekrutacji.pl


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Po innowacyjność trzeba sięgnąć
    Innowacyjność nie jest dzisiaj dla firmy wyborem, ale koniecznością, aby utrzymać się na konkurencyjnym rynku. Innowacyjna firma to niekoniecznie ta, która inwestuje najwięcej w działy badań i rozwoju czy wykorzystuje najbardziej zaawansowane technologie. Innowacyjność to sposób myślenia i działania, których podstawą jest otwartość na różnorodność, elastyczność i zwinność.

  • Work-life balance – w poszukiwaniu „złotego środka”
    Czy spotkaliście się już z pojęciem work-life balance (WLB)? Niektórzy stwierdzą, że jest to kolejne modne określenie, którym nie należy się przejmować. Jednak coraz więcej firm wprowadza zmiany, które pozwalają pracownikom na realizację swoich marzeń i korzystanie z życia w pełni.

  • Uprawnienia po urlopie macierzyńskim
    Wracasz do pracy po urlopie macierzyńskim? Sprawdź swoje prawa!

  • Podróże służbowe w wakacje a ochrona danych – o co warto zadbać, aby były bezpieczne
    Coraz częściej nasza praca związana jest z częstymi wyjazdami. Co ciekawe, wartość rynku podróży służbowych z roku na rok rośnie (wzrost o 4,1%) - wynika z raportu „Podróże służbowe. Raport 2019”.

  • Benefity, które mogą skusić kandydatów do pracy
    Nie wszystkie firmy radzą sobie, aż tak dobrze na rynku, żeby zapewnić pracownikom wysokie wynagrodzenie. Kreatywny pracodawca powinien szukać alternatywy, która skłoni kandydatów do wyboru właśnie jego firmy, a nie zwiększy wydatków.

  • Kopiowanie dowodów osobistych w firmach – co naprawdę zmienia nowe prawo?
    Prawie każdy z nas spotkał się z kserowaniem i skanowaniem dowodów tożsamości oraz innych dokumentów, na których widniały dane osobowe. Praktykowali je zarówno pracodawcy, jak i wypożyczalnie sprzętu sportowego oraz hotele.

  • Polscy inżynierowie liderami zmian w swoich przedsiębiorstwach
    Zdecydowana większość inżynierów jest zdania, że kadra techniczna powinna przyjąć na siebie odpowiedzialność związaną z rolą lidera zmian w przedsiębiorstwach produkcyjnych – wynika z badania Smart Industry Polska 2019 (SIP).

  • Rozmowa kwalifikacyjna przez Skype
    Do tej rekrutacji również należy się przygotować. Podpowiadamy, na co zwrócić szczególną uwagę!

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.