Dokumentacja pracownicza a zlikwidowany zakład pracy
Artykuł zgodny ze stanem prawnym na dzień: 2024-06-07
Dokumenty potwierdzające zatrudnienie i okresy składkowe są bardzo ważne. Nie zawsze jednak o nich pamiętamy lub nawet zdarza nam się je zgubić. Co w sytuacji, gdy zakład pracy, w którym kiedyś pracowaliśmy został zlikwidowany, a my nie mamy świadectwa pracy lub zaświadczenia o okresach odprowadzanych składek. Gdzie szukać pomocy? Odpowiadamy.
O tym, gdzie powinniśmy szukać dokumentacji pracowniczej, jeżeli zakład pracy, w którym pracowaliśmy już nie istnieje, decyduje rodzaj przedsiębiorstwa. A więc to, czy pracowaliśmy w przedsiębiorstwie państwowym, spółdzielni, spółce prawa cywilnego lub handlowego, w trakcie przebywania w Zakładzie Karnym czy wojsku.
Przedsiębiorstwo państwowe
Jeżeli pracowaliśmy w przedsiębiorstwie państwowym, zostało one zlikwidowane, a my nie mamy dokumentów, które potwierdzają naszą pracę w tym miejscu, powinniśmy udać się do archiwum, które jest w każdym województwie i które gromadzi dokumentację ze zlikwidowanych państwowych zakładów pracy. Ich listę można znaleźć na stronie internetowej ZUS, a także w każdej placówce ZUS.
Warto dodać, że dokumentację osobową i płacową pracowników państwowych zakładów pracy mógł przejąć:
- następca prawny – np. przedsiębiorstwo, które powstało w wyniku zmian organizacyjnych lub przekształceń, albo spółka prawa cywilnego lub handlowego, która powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa,
- organ założycielski – najczęściej wojewoda,
- organ nadrzędny – np. ministerstwo.
Spółdzielnie i organizacje spółdzielcze
Jeżeli pracowaliśmy w spółdzielni lub organizacji spółdzielczej, która już nie istnieje, a chcemy uzyskać dokumentację pracowniczą, powinniśmy wejść na stronę internetową Związku Lustracyjnego Spółdzielni Pracy – zakładka Składnice Akt. Tam znajdują się adresy terenowych archiwów przechowujących dokumentację zlikwidowanych spółdzielni.
Dokumentację osobową i płacową ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mogły przejąć: związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, Krajowa Rada Spółdzielcza (00-013 Warszawa, ul. Jasna 1), jeżeli nie ma związku rewizyjnego albo jeśli został zlikwidowany.
Spółki prawa cywilnego i handlowego
W przypadku zlikwidowanych spółek prawa cywilnego lub handlowego, za zabezpieczenie dokumentów pracowniczych odpowiada likwidator albo syndyk masy upadłościowej, którzy wskazują przechowawcę dokumentacji.
Aby ustalić miejsce przechowywania dokumentów, powinniśmy zgłosić się do:
- właściwego marszałka województwa,
- placówki ZUS albo wejść na stronę internetowej i poszukać byłego pracodawcy,
Informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej możemy też szukać w archiwach państwowych albo w ogólnopolskiej bazie internetowej prowadzonej przez Archiwum Państwowe w Warszawie.
Warto wiedzieć
Informacje o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej byłych pracodawców gromadzą również:
- wydziały sądów rejestrowych właściwych terytorialnie dla siedziby firmy (zwłaszcza dokumentację zlikwidowanych przed 2002 r. spółek cywilnych i handlowych),
- sądy upadłościowe (sąd rejonowy – sąd gospodarczy) – dane o miejscach przechowywania dokumentów upadłych firm,
- organy prowadzące ewidencję działalności gospodarczej oraz urzędy skarbowe.
Dokumentację z upadających i likwidowanych zakładów pracy, od 1994 r., przejmują również archiwa Stowarzyszenia Archiwistów Polskich i przechowawcy komercyjni. Wydają oni zaświadczenia albo poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów.
Placówka ZUS, właściwa dla miejsca wykonywania pracy (siedziby firmy), ma dokumentację firm, które przed 1999 r. rozliczały składki na ubezpieczenie społeczne w deklaracjach imiennych.
W 2004 r. zostało utworzone Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej (05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1, skr. pocz. 164).
Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej obejmuje obszar całej Polski i przyjmuje dokumentację osobową i płacową od:
- pracodawców, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono,
- przedsiębiorców, którzy prowadzili działalność w zakresie przechowywania dokumentacji i zostali postawieni w stan likwidacji lub ogłoszono ich upadłość albo cofnięto im zezwolenie na prowadzenie takiej działalności lub zakazano jej wykonywania.
Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.
PGR, firmy o profilu ogrodniczym, sadowniczym, nasiennym
Osoby, które chcą odzyskać dokumentację pracowniczą lub potwierdzenie okresów składkowych i były zatrudnione w zlikwidowanych Państwowych Gospodarstwach Rolnych (PGR) lub innych firmach o profilu ogrodniczym, sadowniczym lub nasienniczym, które w okresie PRL uprawiały państwową ziemię, powinny zgłosić się do Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa, które przechowuje dokumentację.
Praca w Zakładzie Karnym
Aby uzyskać dokumenty potwierdzające zatrudnienie w trakcie przebywania w Zakładzie Karnym, należy zwrócić się bezpośrednio do Zakładu Karnego, w którym odbywało się karę pozbawienia wolności.
Służba wojskowa
Książeczka wojskowa jest dokumentem, który potwierdza (wpisem w książeczce) okres pełnienia czynnej służby wojskowej lub zastępczej służby wojskowej. Gdy jednak brakuje takiego wpisu należy wystąpić o potwierdzenie okresu służby wojskowej do właściwej terytorialnie placówki Wojskowego Centrum Rekrutacji (dawniej Wojskowej Komendy Uzupełnień).
Można również skorzystać ze strony „Uzyskaj zaświadczenie o przebiegu służby wojskowej”.
Warto również wspomnieć o Centralnym Archiwum Wojskowym Wojskowego Biura Historycznego (00-910 Warszawa, ul. Pontonierów 2A), które wydaje zaświadczenia potwierdzające okres zatrudnienia i uzyskiwane dochody dla osób pełniących służbę bądź pracujących w jednostkach wojskowych i instytucjach podległych Ministerstwu Obrony Narodowej.
Wojciech Napora (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)
Źródło:
Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu zielonalinia.gov.pl,opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.
Zobacz podobne artykuły:
Okres wypowiedzenia. Czy wlicza się do stażu pracy? Czy można go skrócić? Wypowiadając umowę o pracę na czas określony lub nieokreślony należy pamiętać, że po złożeniu wypowiedzenia obowiązuje jeszcze okres wypowiedzenia, który jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Czy wlicza się on do stażu pracy? Czy przepisy przewidują możliwość skrócenia okresu wypowiedzenia? Odpowiadamy.
Trzy inne niż wynagrodzenie świadczenia ze stosunku pracy Przepisy prawa pracy (w szczególnych sytuacjach) przyznają pracownikom prawo do innych niż wynagrodzenie świadczeń z tytułu nawiązania stosunku pracy. Mowa tu o odprawie emerytalnej lub rentowej, odprawie pośmiertnej oraz odprawie ekonomicznej z tytułu zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracowników. Co warto wiedzieć o tych świadczeniach? Odpowiadamy.
Pracownik na zwolnieniu lekarskim a informowanie pracodawcy Od wielu lat zwolnienia lekarskie wystawiane są elektronicznie i automatycznie trafiają do pracodawcy. Czy w takiej sytuacji pracownik powinien dodatkowo poinformować przełożonego o chorobie i nieobecności w pracy? Odpowiadamy.
Czym jest plan urlopów? Urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika, a więc osoby świadczącej pracę na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę. Aby czas wolny wszystkich zatrudnionych nadmiernie nie zaburzał funkcjonowania zakładu pracy, potrzebny jest plan. Już pod koniec jednego lub na początku kolejnego roku określa się w nim kto i kiedy skorzysta z przysługującego mu urlopu. Co warto wiedzieć o planie urlopowym?
Uzupełniający urlop macierzyński, czyli uprawnienia pracowników, którzy są rodzicami wcześniaków W Kodeksie pracy pojawił się nowy przepis, który zacznie obowiązywać od 19 marca 2025 r. Dzięki niemu rodzice hospitalizowanych dzieci urodzonych przedwcześnie oraz hospitalizowanych noworodków będą mogli skorzystać z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. W jakim wymiarze? Jakie warunki należy spełnić? Odpowiadamy.
Okresy wpływające na wymiar urlopu Urlop wypoczynkowy jest jednym z uprawnień pracownika, czyli osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Wymiar urlopu zależy od stażu pracy i wykształcenia pracownika. Jakie okresy wpływają na ilość (20 czy 26) wolnych dni? Odpowiadamy.
Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. Czy można cofnąć zgodę? Porozumienie stron jest jedną z form rozwiązania umowy o pracę. Jak wskazuje nazwa, to najmniej konfliktowy sposób zakończenia stosunku pracy. Wymaga jednak aprobaty obu stron umowy, a więc pracodawcy i pracownika. Czy wyrażoną zgodę na rozwiązanie umowy za porozumieniem stron można cofnąć? Odpowiadamy.
Urlop szkoleniowy, czyli sposób na pogodzenie pracy z nauką Raz uzyskane kwalifikacje zawodowe oraz zdobyte dzięki nim zatrudnienie nie zapewnią nam pracy do emerytury. W obecnych czasach musimy na bieżąco poszerzać swój zakres wiedzy, aby nie wypaść z rynku. Tylko jak pogodzić pracę z nauką? Rozwiązanie wskazuje Kodeks pracy.
