Finansowanie kształcenia pracodawców i pracowników ze środków KFS - Szkolenia i usługi rynku pracy dla pracodawców

Celem pomocy udzielanej ze środków KFS jest utrzymanie zatrudnienia i rozwój potencjału osób pracujących przez dostosowanie ich wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji do wymagań zmieniającej się gospodarki.

Pomoc jest udzielana według ustalanych corocznie równorzędnych priorytetów wydatkowania. Środki KFS mogą być wydatkowane poza priorytetami wydatkowania, o ile wnioski spełniające priorytety zostały rozpatrzone.

Kto może starać się o środki KFS?

Ze środków KFS możesz skorzystać, o ile jesteś podmiotem, który w okresie co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku opłacałeś składki na Fundusz Pracy lub jesteś zwolniony z ich opłacania z mocy prawa.

Komu nie można przyznać środków KFS?

Ze środków KFS nie mogą korzystać:

• publiczne służby zatrudnienia;
• podmioty, które posiadają zaległości podatkowe lub zaległości z tytułu innych należności publicznoprawnych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych lub pozostają pod zarządem komisarycznym lub znajdują się w toku likwidacji albo postępowania upadłościowego lub naruszyły w sposób rażący jakąkolwiek umowę o przyznanie środków KFS, zawartą ze starostą rozpatrującym wniosek o przyznanie środków w okresie 3 lat poprzedzających dzień złożenia tego wniosku;
• podmioty, które posiadają zaległości z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne;
• podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz korzystania z dotacji, subwencji lub innych form pomocy finansowanej ze środków publicznych, przez okres, na który sąd orzekł zakaz.

Na co można przeznaczyć środki z KFS?

Ze środków KFS możesz sfinansować koszty związane z kształceniem ustawicznym:

• pracowników;
• pracodawców;
• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą;
• osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych,

które obejmują należności:

• dla instytucji realizującej wskazane przez Ciebie szkolenia;
• dla instytucji potwierdzającej nabytą wiedzę i umiejętności lub wydającej dokumenty potwierdzające nabycie wiedzy i umiejętności;
• dla instytucji realizującej studia podyplomowe;
• dla instytucji realizującej badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia przez osoby pracujące kształcenia lub zadań zawodowych po ukończonym kształceniu;
• z tytułu ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z podjętym kształceniem, ponoszone przez Ciebie lub instytucję realizującą to kształcenie.

Jakie koszty nie mogą być pokryte ze środków KFS?

Środków KFS nie możesz przeznaczyć na opłacenie kosztów kształcenia ustawicznego, które:

• zostało sfinansowane z innych środków publicznych;
• jako pracodawca jesteś obowiązany zapewnić na podstawie odrębnych przepisów;
• obejmuje działania rozpoczęte przed dniem podpisania umowy o ich finansowanie.

Na co zwraca uwagę urząd pracy podczas rozpatrywania wniosku?

Przy rozpatrywaniu Twojego wniosku o finansowanie działań ze środków KFS, powiatowy urząd pracy uwzględni:

• zgodność dofinansowywanych działań z ustalonymi priorytetami wydatkowania środków KFS na dany rok;
• zgodność wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji nabywanych przez uczestników kształcenia ustawicznego z potrzebami lokalnego lub regionalnego rynku pracy;
• koszty usługi kształcenia ustawicznego wskazanej do sfinansowania ze środków KFS w porównaniu z kosztami podobnych usług dostępnych na rynku.

Priorytety wydatkowania środków z KFS w 2025 roku:

• wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w zawodach określonych jako deficytowe w danym terenie tj. powiecie lub w województwie (Barometr zawodów);
• wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w związku z zastosowaniem w firmach nowych procesów, technologii i narzędzi pracy;
• wsparcie kształcenia ustawicznego pracodawców i ich pracowników zgodnie z potrzebami szkoleniowymi, które pojawiły się na terenach dotkniętych przez powódź we wrześniu 2024 roku;
• poprawa zarządzania i komunikacji w firmie w oparciu o zasady przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi, rozwoju dialogu społecznego, partycypacji pracowniczej i wspierania integracji w miejscu pracy;
• promowanie i wspieranie zdrowia psychicznego oraz tworzenie przyjaznych środowisk pracy poprzez m.in. szkolenia z zakresu zarządzania wiekiem, radzenia sobie ze stresem, pozytywnej psychologii, dobrostanu psychicznego oraz budowania zdrowej i różnorodnej kultury organizacyjnej;
• wsparcie cudzoziemców, w szczególności w zakresie zdobywania wiedzy na temat polskiego prawa pracy i integracji tych osób na rynku pracy;
• wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji niezbędnych w sektorze usług zdrowotnych i opiekuńczych;
• rozwój umiejętności cyfrowych;
• wsparcie rozwoju umiejętności związanych z transformacją energetyczną;
• wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w związku z wprowadzaniem elastycznego czasu pracy z zachowaniem poziomu wynagrodzenia lub rozpowszechnianiem w firmach work-life balance – (priorytet dodany w kwietniu 2025 r.).

W przypadku rezerwy KFS, Rada Rynku Pracy określiła następujące cele wydatkowania:

• wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji osób po 50. roku życia;
• wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji osób z orzeczonym stopniem niepełnosprawności;
• wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji osób z niskim wykształceniem;
• wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w obszarach/branżach, które powiatowe urzędy pracy określają na podstawie wybranych przez siebie dokumentów strategicznych, analiz czy planów rozwoju jako istotne dla danego powiatu czy województwa.

W jakiej wysokości można sfinansować kształcenie ustawiczne ze środków KFS?

Powiatowy urząd pracy może, na podstawie umowy, przyznać Ci środki na sfinansowanie kosztów kształcenia w wysokości:

• do 70 % poniesionych kosztów, nie więcej jednak niż 200 % przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym dla wskazanego we wniosku uczestnika,

a jeżeli jesteś podmiotem niezatrudniającym pracowników albo w dniu złożenia wniosku zatrudniasz w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy nie więcej niż 9 osób:

• do 90 % poniesionych kosztów, nie więcej jednak niż 200 % przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym na wskazanego we wniosku uczestnika.

Wysokość środków KFS przyznanych Tobie w roku kalendarzowym nie może przekroczyć kwoty:

• 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia – gdy jesteś podmiotem niezatrudniającym pracowników albo w dniu złożenia wniosku o środki KFS zatrudniasz w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy nie więcej niż 9 osób (sprawdź aktualne kwoty);
• 8-krotności przeciętnego wynagrodzenia – gdy jesteś podmiotem, który w dniu złożenia wniosku o środki KFS zatrudnia w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy więcej niż 9 osób, jednak nie więcej niż 49 osób;
• 12-krotności przeciętnego wynagrodzenia – gdy jesteś podmiotem, który w dniu złożenia wniosku o środki KFS zatrudnia w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy więcej niż 49 osób, jednak nie więcej niż 249 osób;
• 14-krotności przeciętnego wynagrodzenia – gdy jesteś podmiotem, który w dniu złożenia wniosku o środki KFS zatrudnia w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy więcej niż 249 osób.

Jak wnioskować o środki z KFS?

Wniosek o sfinansowanie działań w ramach kształcenia ustawicznego składasz w postaci elektronicznej za pośrednictwem indywidualnego konta, do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na swoją siedzibę albo adres prowadzenia działalności.

Jakie są obowiązki podmiotu po zawarciu umowy o środki KFS?

Po zawarciu umowy o sfinansowanie kształcenia ustawicznego w ramach środków KFS powinieneś:

• utrzymać zatrudnienie osoby, na której kształcenie ustawiczne przyznano finansowanie, przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia ukończenia przez nią kształcenia, z wyjątkiem:
• rozwiązania przez tę osobę umowy o pracę,
• rozwiązania z tą osobą umowy o pracę na podstawie art. 52 albo art. 53 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
• wygaśnięcia stosunku pracy,
• otrzymania na tę osobę finansowania w przypadku, o którym mowa w art. 217 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia (świadczenie szkoleniowe przyznawane przy zwolnieniach monitorowanych);
• nie zawieszać albo nie zaprzestać prowadzenia dotychczasowej działalności gospodarczej przez okres 3 miesięcy od dnia ukończenia kształcenia, w przypadku gdy z finansowania kształcenia ustawicznego skorzystałeś jako pracodawca lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, chyba że powodem będzie ogłoszenie przez Ciebie upadłości;
• zatrudniać, zawierać umowę lub umowy cywilnoprawne dotyczące świadczenia usług przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia ukończenia kształcenia z osobą, która skorzystała z finansowanego kształcenia ustawicznego.

W przypadku niedotrzymania powyższych warunków nie otrzymasz finansowania z KFS w ciągu roku od dnia ukończenia finansowanego kształcenia.

Kto może realizować działania w zakresie kształcenia ustawicznego finansowanego z KFS?

Od 1 stycznia 2026 r. instytucją realizującą szkolenie finansowane ze środków KFS może być realizator wpisany do rejestru, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości w zakresie świadczenia usług szkoleniowych - Bazy Usług Rozwojowych „BUR”.

Dokonując wyboru realizatora działań finansowanych z udziałem środków KFS z Bazy Usług Rozwojowych, powinieneś mieć na uwadze zasady konkurencyjności, równego traktowania i przejrzystości.

Powiązanie kapitałowe lub osobowe z instytucją szkoleniową

Po zawarciu umowy o przyznanie środków KFS, nie możesz dokonać zakupu usług szkoleniowych objętych tą umową od podmiotów powiązanych z Tobą osobowo lub kapitałowo.

Przez powiązanie to rozumie się wzajemne powiązania między Tobą a realizatorem działań finansowanych z udziałem środków KFS, polegające na:

• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
• posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji;
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
• pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze realizatora.

W jakim terminie urząd pracy przelewa środki?

Płatność ze środków KFS jest dokonywana przelewem na Twój rachunek płatniczy w terminie określonym w umowie.

Kiedy urząd pracy wzywa do zwrotu środków?

Powiatowy urząd pracy wezwie Cię do zwrotu środków KFS w przypadku gdy:

• osoba, na której kształcenie ustawiczne przyznano finansowanie bez uzasadnionej przyczyny:
  • nie podejmie lub nie ukończy tego kształcenia,
  • nie przystąpi do procesu potwierdzenia nabytej wiedzy i umiejętności lub uzyskania dokumentu potwierdzającego nabycie wiedzy i umiejętności,
  • nie przystąpi do badań lekarskich i psychologicznych wymaganych do podjęcia przez osoby pracujące kształcenia lub zadań zawodowych po ukończonym kształceniu;
• środki KFS zostaną wydatkowane niezgodnie z umową;
• naruszone zostaną zobowiązania dotyczące utrzymania w zatrudnieniu lub zawierania umów cywilnoprawnych z osobą objętą dofinansowaniem oraz zobowiązania o niezawieszaniu lub niezaprzestaniu prowadzenia działalności gospodarczej przez wymagany okres.

W konsekwencji będziesz zmuszony zwrócić środki w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania urzędu pracy, w wysokości odpowiadającej kwocie środków:

• wydatkowanych na kształcenie ustawiczne osoby, wobec której nie dotrzymano warunków umowy,
• wydatkowanych niezgodnie z umową,

– wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi od tych kwot od dnia ich wypłaty.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (art. 125 - 133)

Opracowanie: Zespół redakcyjny Zielonej Linii