Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy - Dotacje z urzędu pracy na zatrudnienie

Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy to pomoc finansowa udzielana przez powiatowy urząd pracy w związku ze stworzeniem lub przystosowaniem stanowiska pracy i zatrudnieniem na tym stanowisku skierowanego bezrobotnego bądź poszukującego pracy niezatrudnionego i niewykonującego innej pracy zarobkowej opiekuna osoby niepełnosprawnej.

Kto może otrzymać refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy?

O refundację wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy możesz ubiegać się jako:

• przedsiębiorca;
• niepubliczne przedszkole lub niepubliczna inna forma wychowania przedszkolnego, niepubliczna szkoła, o których mowa w ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe;
• osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zamieszkująca lub mająca siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, będąca posiadaczem gospodarstwa rolnego w rozumieniu ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym lub prowadząca dział specjalny produkcji rolnej, o którym mowa w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych lub w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, zwana „producentem rolnym”.

Ważne: Jeżeli jesteś mikroprzedsiębiorcą, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, możesz ubiegać się o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy w celu zatrudnienia osoby pozostającej z Tobą w stosunku małżeństwa, pokrewieństwa lub powinowactwa lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Refundacja stanowisk pracy związanych z opieką nad dziećmi

Powiatowy urząd pracy może zrefundować z Funduszu Pracy koszty wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy:

• związanego bezpośrednio ze sprawowaniem opieki nad dziećmi niepełnosprawnymi lub prowadzeniem dla nich zajęć – żłobkom lub klubom dziecięcym tworzonym i prowadzonym przez osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, o których mowa w ustawie z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3;
• związanego bezpośrednio ze świadczeniem usług rehabilitacyjnych dla dzieci niepełnosprawnych, w tym usług mobilnych – przedsiębiorcy lub przedsiębiorstwu społecznemu, prowadzącym działalność polegającą na świadczeniu usług rehabilitacyjnych.

Powiatowy urząd pracy może także zrefundować z Funduszu Pracy przedsiębiorcy koszty wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dziennego opiekuna sprawującego opiekę nad co najmniej jednym dzieckiem niepełnosprawnym.

Dlaczego warto starać się o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy?

Powiatowy urząd pracy zwróci Ci koszty wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy w wysokości określonej w umowie, jednak nie większej niż 6-krotność przeciętnego wynagrodzenia.

Przeciętne wynagrodzenie jest przyjmowane w wysokości obowiązującej w dniu zawarcia umowy.

Jakie warunki należy spełniać, aby otrzymać refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy?

Jeżeli ubiegasz się o refundację jako przedsiębiorca (w tym żłobek, klub dziecięcy lub podmiot świadczący usługi rehabilitacyjne), przedszkole, inna forma wychowania przedszkolnego lub szkoła, możesz ją otrzymać, jeśli na dzień składania wniosku spełniasz łącznie następujące warunki:

• jako wnioskodawca, osoby Ciebie reprezentujące i osoby Tobą zarządzające, w okresie ostatnich 2 lat nie byliście prawomocnie skazani za przestępstwo składania fałszywych zeznań lub oświadczeń, przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym na podstawie ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, za przestępstwo skarbowe na podstawie ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy lub za odpowiedni czyn zabroniony określony w przepisach prawa obcego;
• przez ostatnie 6 miesięcy jako przedsiębiorca (w tym żłobek lub klub dziecięcy lub podmiot świadczący usługi rehabilitacyjne), wykonywałeś działalność gospodarczą, a w przypadku niepublicznego przedszkola lub niepublicznej innej formy wychowania przedszkolnego lub niepublicznej szkoły – działalność na podstawie ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe;
• w okresie ostatnich 6 miesięcy nie zmniejszyłeś wymiaru czasu pracy i stanu zatrudnienia pracowników z przyczyn dotyczących zakładu pracy, a w przypadku zmniejszenia wymiaru czasu pracy lub stanu zatrudnienia z innych przyczyn – uzupełniłeś wymiar czasu pracy lub stan zatrudnienia;
• nie zalegasz z:
  • wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom, z opłacaniem należnych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz z wpłatami na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
  • opłacaniem należnych składek na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne;
• nie zalegasz z opłacaniem innych danin publicznych;
• nie posiadasz nieuregulowanych w terminie zobowiązań cywilnoprawnych.

Jeżeli jako przedsiębiorca (w tym żłobek, klub dziecięcy lub podmiot świadczący usługi rehabilitacyjne) lub przedsiębiorstwo społeczne, ubiegasz się o refundację wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy związanego z opieką nad dziećmi, możesz ją otrzymać, gdy spełniasz łącznie następujące warunki:

• jako wnioskodawca, osoby Ciebie reprezentujące i osoby Tobą zarządzające, w okresie ostatnich 2 lat nie byliście prawomocnie skazani za przestępstwo składania fałszywych zeznań lub oświadczeń, przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym na podstawie ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, za przestępstwo skarbowe na podstawie ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy lub za odpowiedni czyn zabroniony określony w przepisach prawa obcego;
• nie zalegasz z:
  • wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom, z opłacaniem należnych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz z wpłatami na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
  • opłacaniem należnych składek na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne;
• nie zalegasz z opłacaniem innych danin publicznych;
• nie posiadasz nieuregulowanych w terminie zobowiązań cywilnoprawnych;
• nie zmniejszyłeś wymiaru czasu pracy i stanu zatrudnienia pracowników z przyczyn dotyczących zakładu pracy, a w przypadku zmniejszenia wymiaru czasu pracy lub stanu zatrudnienia z innych przyczyn –
• uzupełniłeś wymiar czasu pracy lub stan zatrudnienia w okresie ostatnich 6 miesięcy lub w okresie swego funkcjonowania (lub posiadania statusu przedsiębiorstwa społecznego), w przypadku, gdy wykonujesz działalność gospodarczą (lub posiadasz status przedsiębiorstwa społecznego) krócej niż 6 miesięcy.

Jeżeli ubiegasz się o refundację jako producent rolny, możesz ją otrzymać, gdy spełniasz łącznie następujące warunki:

• jako wnioskodawca, osoby Ciebie reprezentujące i osoby Tobą zarządzające, w okresie ostatnich 2 lat nie byliście prawomocnie skazani za przestępstwo składania fałszywych zeznań lub oświadczeń, przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym na podstawie ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, za przestępstwo skarbowe na podstawie ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy lub za odpowiedni czyn zabroniony określony w przepisach prawa obcego;
• w okresie ostatnich 6 miesięcy nie zmniejszyłeś wymiaru czasu pracy i stanu zatrudnienia pracowników z przyczyn dotyczących zakładu pracy, a w przypadku zmniejszenia wymiaru czasu pracy lub stanu zatrudnienia z innych przyczyn – uzupełniłeś wymiar czasu pracy lub stan zatrudnienia;
• nie zalegasz z:
  • wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom, z opłacaniem należnych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz z wpłatami na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
  • opłacaniem należnych składek na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne;
• nie zalegasz z opłacaniem innych danin publicznych;
• nie posiadasz nieuregulowanych w terminie zobowiązań cywilnoprawnych;
• przez ostatnie 6 miesięcy posiadałeś gospodarstwo rolne lub prowadziłeś dział specjalny produkcji rolnej;
• w okresie ostatnich 6 miesięcy zatrudniałeś w każdym miesiącu co najmniej jednego pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy.

Co stanowi podstawę udzielenia refundacji?

Podstawą do udzielenia refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy jest umowa, jaką podpisujesz z powiatowym urzędem pracy.

Jakie są obowiązki podmiotu, któremu udzielono refundacji?

Po zawarciu umowy z powiatowym urzędem pracy dotyczącej udzielenia refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, do Twoich obowiązków należy:

• rozliczenie wydatków niezbędnych do wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy;
• utrzymanie stanowiska pracy utworzonego w związku z przyznaną refundacją przez okres co najmniej 18 miesięcy, a w przypadku przyznania refundacji w kwocie nie większej niż 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia – co najmniej przez 12 miesięcy;
• zatrudnienie na wyposażonym lub doposażonym stanowisku pracy łącznie przez wymagany okres (co najmniej 12 lub 18 miesięcy) w wymiarze czasu pracy określonym w umowie, nie mniejszym niż:
  • pełny wymiar czasu pracy – w przypadku skierowanego bezrobotnego,
  • połowa wymiaru czasu pracy - w przypadku skierowanego:
    • poszukującego pracy niezatrudnionego i niewykonującego innej pracy zarobkowej opiekuna osoby niepełnosprawnej,
    • bezrobotnego, którego stanowisko pracy związane jest z opieką nad dziećmi w żłobku, klubie dziecięcym, a także u przedsiębiorcy lub w przedsiębiorstwie społecznym, gdzie prowadzone są usługi rehabilitacyjne.

Zakończenie umowy o pracę ze skierowaną osobą w okresie objętym refundacją

Jeśli rozwiązanie umowy o pracę ze skierowaną przez urząd pracy osobą nastąpi z powodu:

• rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia ze strony pracodawcy,
• rozwiązania stosunku pracy przez skierowaną osobę,
• wygaśnięcia umowy o pracę,

urząd pracy skieruje na zwolnione stanowisko pracy odpowiedniego bezrobotnego lub poszukującego.

Obniżenie podatku od towarów i usług należnego o kwotę podatku naliczonego

Jeśli przysługuje Ci prawo do obniżenia podatku od towarów i usług należnego o kwotę podatku naliczonego, refundacja obejmuje wydatki na wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy bez podatku od towarów i usług.

Jeżeli natomiast nabędziesz prawo do obniżenia kwoty podatku od towarów i usług należnego o kwotę podatku naliczonego, będziesz obowiązany do zwrotu równowartości podatku od towarów i usług zakupionych w ramach umowy.

Zwrotu równowartości podatku od towarów i usług zakupionych w ramach umowy powinieneś dokonać w terminie nie dłuższym niż 90 dni od dnia złożenia pierwszej deklaracji podatkowej dotyczącej podatku od towarów i usług, w której kwota tego podatku mogła być wykazana do odliczenia. Po tym terminie zostaną dodatkowo naliczone odsetki ustawowe za opóźnienie.

Kiedy urząd pracy wzywa do zwrotu udzielonego dofinansowania?

Jeżeli nie utrzymasz dofinansowanego stanowiska pracy:

• przez wymagany okres (co najmniej 12 lub 18 miesięcy) oraz
• w wymaganym wymiarze czasu pracy (w pełnym wymiarze lub w połowie wymiaru),

będziesz zmuszony zwrócić otrzymane środki wraz z odsetkami ustawowymi, naliczonymi od dnia ich otrzymania do dnia dokonania zwrotu, proporcjonalnie do okresu:

• nieutrzymania tego stanowiska przez wymagany okres lub
• niezatrudniania na tym stanowisku pracy w odpowiednim wymiarze czasu pracy określonym w umowie.

Jeżeli wykorzystasz środki niezgodnie z przeznaczeniem, pobierzesz środki nienależnie lub w nadmiernej wysokości, będziesz zmuszony zwrócić tę część środków, która została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości, wraz z odsetkami ustawowymi, naliczonymi od dnia otrzymania środków do dnia dokonania zwrotu.

Zwrotu środków dokonujesz na wyodrębniony rachunek bankowy PUP albo samorządu powiatu w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania urzędu pracy.

Przydatne informacje

Wniosek o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy należy złożyć zanim zatrudnisz skierowaną osobę. Dopiero po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku przez urząd, podpisaniu umowy z urzędem pracy określającej warunki refundacji oraz dokonaniu wszystkich zakupów, możliwe jest zatrudnienie osoby skierowanej.

Zanim złożysz wniosek o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy zapoznaj się z regulaminem ubiegania się o tę formę wsparcia obowiązującym w wybranym urzędzie pracy. Wewnętrzne regulaminy mogą zawierać dodatkowe warunki, które należy spełniać ubiegając się o wybraną formę wsparcia, często określają one również maksymalną kwotę refundacji.

Jesteś osobą bezrobotną? Informacje dotyczące skierowania na stanowisko objęte refundacją kosztów jego wyposażenia lub doposażenia znajdziesz TUTAJ.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (art. 79 ust. 3, art. 154 - 160)

Opracowanie: Zespół redakcyjny Zielonej Linii