Powrót

Dokumentacja pracownicza a zlikwidowany zakład pracy

Artykuł zgodny ze stanem prawnym na dzień: 2024-06-07

Dokumenty potwierdzające zatrudnienie i okresy składkowe są bardzo ważne. Nie zawsze jednak o nich pamiętamy lub nawet zdarza nam się je zgubić. Co w sytuacji, gdy zakład pracy, w którym kiedyś pracowaliśmy został zlikwidowany, a my nie mamy świadectwa pracy lub zaświadczenia o okresach odprowadzanych składek. Gdzie szukać pomocy? Odpowiadamy.

O tym, gdzie powinniśmy szukać dokumentacji pracowniczej, jeżeli zakład pracy, w którym pracowaliśmy już nie istnieje, decyduje rodzaj przedsiębiorstwa. A więc to, czy pracowaliśmy w przedsiębiorstwie państwowym, spółdzielni, spółce prawa cywilnego lub handlowego, w trakcie przebywania w Zakładzie Karnym czy wojsku.

 

Przedsiębiorstwo państwowe

Jeżeli pracowaliśmy w przedsiębiorstwie państwowym, zostało one zlikwidowane, a my nie mamy dokumentów, które potwierdzają naszą pracę w tym miejscu, powinniśmy udać się do archiwum, które jest w każdym województwie i które gromadzi dokumentację ze zlikwidowanych państwowych zakładów pracy. Ich listę można znaleźć na stronie internetowej ZUS, a także w każdej placówce ZUS.

Warto dodać, że dokumentację osobową i płacową pracowników państwowych zakładów pracy mógł przejąć:

  • następca prawny – np. przedsiębiorstwo, które powstało w wyniku zmian organizacyjnych lub przekształceń, albo spółka prawa cywilnego lub handlowego, która powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa,
  • organ założycielski – najczęściej wojewoda,
  • organ nadrzędny – np. ministerstwo.

 

Spółdzielnie i organizacje spółdzielcze

Jeżeli pracowaliśmy w spółdzielni lub organizacji spółdzielczej, która już nie istnieje, a chcemy uzyskać dokumentację pracowniczą, powinniśmy wejść na stronę internetową Związku Lustracyjnego Spółdzielni Pracy – zakładka Składnice Akt. Tam znajdują się adresy terenowych archiwów przechowujących dokumentację zlikwidowanych spółdzielni.

Dokumentację osobową i płacową ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mogły przejąć: związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, Krajowa Rada Spółdzielcza (00-013 Warszawa, ul. Jasna 1), jeżeli nie ma związku rewizyjnego albo jeśli został zlikwidowany.

 

Spółki prawa cywilnego i handlowego

W przypadku zlikwidowanych spółek prawa cywilnego lub handlowego, za zabezpieczenie dokumentów pracowniczych odpowiada likwidator albo syndyk masy upadłościowej, którzy wskazują przechowawcę dokumentacji.  

Aby ustalić miejsce przechowywania dokumentów, powinniśmy zgłosić się do:

  • właściwego marszałka województwa,
  • placówki ZUS albo wejść na stronę internetowej i poszukać byłego pracodawcy,

Informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej możemy też szukać w archiwach państwowych albo w ogólnopolskiej bazie internetowej prowadzonej przez Archiwum Państwowe w Warszawie.

 

Warto wiedzieć

Informacje o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej byłych pracodawców  gromadzą również:

  • wydziały sądów rejestrowych właściwych terytorialnie dla siedziby firmy (zwłaszcza dokumentację zlikwidowanych przed 2002 r. spółek cywilnych i handlowych),
  • sądy upadłościowe (sąd rejonowy – sąd gospodarczy) – dane o miejscach przechowywania dokumentów upadłych firm,
  • organy prowadzące ewidencję działalności gospodarczej oraz urzędy skarbowe.

Dokumentację z upadających i likwidowanych zakładów pracy, od 1994 r., przejmują również archiwa Stowarzyszenia Archiwistów Polskich i przechowawcy komercyjni. Wydają oni zaświadczenia albo poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów.

Placówka ZUS, właściwa dla miejsca wykonywania pracy (siedziby firmy), ma dokumentację firm, które przed 1999 r. rozliczały składki na ubezpieczenie społeczne w deklaracjach imiennych.

W 2004 r. zostało utworzone Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej (05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1, skr. pocz. 164).

Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej obejmuje obszar całej Polski i przyjmuje dokumentację osobową i płacową od:

  • pracodawców, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono,
  • przedsiębiorców, którzy prowadzili działalność w zakresie przechowywania dokumentacji i zostali postawieni w stan likwidacji lub ogłoszono ich upadłość albo cofnięto im zezwolenie na prowadzenie takiej działalności lub zakazano jej wykonywania.

Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.

 

PGR, firmy o profilu ogrodniczym, sadowniczym, nasiennym

Osoby, które chcą odzyskać dokumentację pracowniczą lub potwierdzenie okresów składkowych i były zatrudnione w zlikwidowanych Państwowych Gospodarstwach Rolnych (PGR) lub innych firmach o profilu ogrodniczym, sadowniczym lub nasienniczym, które w okresie PRL uprawiały państwową ziemię, powinny zgłosić się do Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa, które przechowuje dokumentację.

 

Praca w Zakładzie Karnym

Aby uzyskać dokumenty potwierdzające zatrudnienie w trakcie przebywania w Zakładzie Karnym, należy zwrócić się bezpośrednio do Zakładu Karnego, w którym odbywało się karę pozbawienia wolności.

 

Służba wojskowa

Książeczka wojskowa jest dokumentem, który potwierdza (wpisem w książeczce) okres pełnienia czynnej służby wojskowej lub zastępczej służby wojskowej. Gdy jednak brakuje takiego wpisu należy wystąpić o potwierdzenie okresu służby wojskowej do właściwej terytorialnie placówki Wojskowego Centrum Rekrutacji (dawniej Wojskowej Komendy Uzupełnień).

Można również skorzystać ze strony „Uzyskaj zaświadczenie o przebiegu służby wojskowej”.

Warto również wspomnieć o Centralnym Archiwum Wojskowym Wojskowego Biura Historycznego (00-910 Warszawa, ul. Pontonierów 2A), które wydaje zaświadczenia potwierdzające okres zatrudnienia i uzyskiwane dochody dla osób pełniących służbę bądź pracujących w jednostkach wojskowych i instytucjach podległych Ministerstwu Obrony Narodowej.

 

 

Wojciech Napora (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

 

Źródło:

Zakład Ubezpieczeń Społecznych.


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Czy można podpisać umowę o pracę w trakcie zwolnienia lekarskiego?
    Zwolnienie lekarskie pracownika to szczególny czas, w którym np. pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę. Stanowi o tym art. 41 Kodeksu pracy. Co w sytuacji, gdy pracownik chce podpisać umowę o pracę w trakcie choroby? Czy ma do tego prawo? Odpowiadamy.

  • Komu przysługuje dodatek stażowy?
    Dodatek stażowy, nazywany również dodatkiem za wysługę lat, wypłacany jest pracownikom sfery budżetowej, po przepracowaniu określonego czasu. Jaki staż pracy uprawnia do nabycia prawa do dodatku stażowego? Podpowiadamy.

  • Nie ze wszystkich uprawnień rodzicielskich skorzysta jednocześnie matka i ojciec
    Kodeks pracy przewiduje liczne uprawnienia związane z rodzicielstwem. Jednym z nich jest zakaz zatrudniania w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej oraz zakaz delegowania poza stałe miejsce pracy rodzica wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia. Czy oboje rodzice mają prawo skorzystać z tego uprawnienia? Co w przypadku, gdy tylko jeden z nich jest zatrudniony? Podpowiadamy.

  • Umowa o pracę tymczasową a uprawnienia pracownicze
    Czym jest umowa o pracę tymczasową i jakie są warunki zatrudnienia na jej podstawie? Odpowiedzi znajdziesz poniżej.

  • Zadaniowy czas pracy - zasady
    Zadaniowy czas pracy jest jednym z systemów czasu pracy. Na czym polega i kto może pracować w takim systemie? Podpowiadamy.

  • Równe traktowanie w zatrudnieniu
    Równe traktowanie pracowników jest podstawową zasadą prawa pracy. Kodeks pracy zakazuje wszelkiej dyskryminacji w zatrudnieniu. Podpowiadamy, jakie są przesłanki dyskryminacji oraz kiedy pracownik ma prawo ubiegać się o odszkodowanie.

  • Przerwy w pracy
    Od czego zależy długość i ilość przerw w pracy? Czy czas odpoczynku zawsze wlicza się do wymiaru czasu pracy? Kto może skorzystać z dodatkowej przerwy? Odpowiadamy.

  • Praca zdalna – czy pracodawca musi wyrazić na nią zgodę?
    O możliwość wykonywania pracy zdalnie musi zawnioskować pracownik oraz otrzymać zgodę pracodawcy. W jakich przypadkach pracodawca może nie wyrazić zgody i odrzucić wniosek pracownika? Sprawdź!

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.

    Pokaż/ukryj panel komentarzy