PIT dla pracownika – tradycyjnie czy elektronicznie?
Artykuł zgodny ze stanem prawnym na dzień: 2020-02-21
Płatnik PIT ma obowiązek przekazać pracownikowi do końca lutego 2020 roku informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy – PIT-11. Choć najbardziej popularną formą dopełnienia obowiązku jest ta tradycyjna, czyli przekazanie wydrukowanych i podpisanych odręcznie dokumentów podatkowych, możliwe jest również dostarczenie ich elektronicznie. Czy jest to jednak bezpieczne i zgodne z prawem ochrony danych osobowych?
Przekazując PIT warto mieć z tylu głowy, że przy tej z pozoru prostej czynności może dojść do wycieku danych lub naruszenia prawa. Jak się przed tym uchronić?
Decydując się na formę tradycyjną pracodawca powinien sprawdzić wprowadzone dane kilkukrotnie – upewnić się, że deklaracja została zaadresowana i wysłana do odpowiedniego pracownika oraz pod właściwy adres.
Korzystajmy jedynie z zaufanych podmiotów pocztowych/kurierskich. Nie przekazujmy listu z rąk do rąk żadnemu innemu pracownikowi – bezpiecznie jest nadać list przesyłką poleconą, najlepiej za potwierdzeniem odbioru. Warto także zweryfikować potwierdzenia odbioru – jeśli któreś nie wróci do nas, sprawdźmy to i ustalmy, czy deklaracja dotarła do adresata. Oczywiście najbezpieczniej jest przekazać PIT osobiście, np. poprzez dział płac. Jednak wówczas wydanie deklaracji również należy potwierdzić pokwitowaniem przez pracownika – mówi Joanna Ożóg, specjalista ds. ochrony danych, ODO 24.
Firma, decydując się na wysyłkę do pracowników informacji o ich dochodach uzyskanych w ciągu roku za pomocą środków komunikacji elektronicznej, powinna przestrzegać pewnych zasad, aby żadne dane nie dostały się w niepowołane ręce. Korzystając z tej drogi pracodawca powinien pamiętać, aby przesłanie pliku z PIT z wykorzystaniem załącznika poczty elektronicznej nastąpiło jedynie po uprzednim jego zaszyfrowaniu i opatrzeniu hasłem, np. przy użyciu oprogramowania 7-zip. Należy przesłać je do osoby zainteresowanej osobną formą kontaktu, chociażby SMS-em. Warto również na czas przekazywania tych dokumentów dokonać konfiguracji reguły serwera pocztowego polegającej na opóźnianiu wysyłaniu maila, np. o 1 minutę, dzięki czemu użytkownik wysyłający dokument będzie mógł zareagować w razie stwierdzenia nieprawidłowości.
Wysyłając PIT-11 należy upewnić się co do adresu, na który wysyłamy maila – aby nie trafił do osoby postronnej. Dobrym sposobem może być udostępnienie miejsca na dysku wewnętrznym w ten sposób, że poszczególni pracownicy będą mieli dostęp wyłącznie do folderów z plikiem obejmującym swoją deklarację. Warto pamiętać, że jeżeli udostępniamy możliwość pobrania pliku PIT z udostępnionych zasobów sieciowych (np. serwera plików), powinno to nastąpić wyłącznie po wcześniejszym dwustopniowym uwierzytelnieniu, tj. z wykorzystaniem firmowego adresu mailowego oraz indywidualnego hasła otrzymanego odrębną formą komunikacji – wskazuje Joanna Ożóg, specjalista ds. ochrony danych, ODO 24.
ODO 24 sp. z o. o. oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Dzięki doświadczonemu zespołowi ekspertów z zakresu m.in. prawa, informatyki, zarządzania kryzysowego oraz ciągłości działania dostarcza organizacjom praktyczne rozwiązania, pozwalające skutecznie zabezpieczyć posiadane zasoby informacyjne.
Kontakt dla mediów:
Triple PR
Aneta Gałka
tel. 570 533 678
aneta.galka@triplepr.pl
Martyna Danielewicz
tel. 22 216 54 20; 722 100 505
martyna.danielewicz@triplepr.pl
Zobacz podobne artykuły:
Wsparcie z urzędu pracy a rozliczenie PIT Korzystałeś ze wsparcia finansowanego z urzędu pracy w 2022 roku? Sprawdź, czy musisz rozliczyć się z urzędem skarbowym.
Wsparcie z urzędu pracy a rozliczenie PIT Korzystałeś ze wsparcia finansowanego z urzędu pracy w 2022 roku? Sprawdź, czy musisz rozliczyć się z urzędem skarbowym.
Ulgi pracownika do 26. roku życia Osoby do 26. roku życia mogą korzystać z kilku przywilejów podczas rozliczania swoich wynagrodzeń. W zależności od rodzaju umowy mogą być zwolnieni z podatku oraz składek ZUS. Podpowiadamy, jaki jest limit ulgi podatkowej oraz jaki ma to wpływ na wysokość wynagrodzenia.
PIT dla zatrudnionego obcokrajowca Pracodawca zatrudniający pracownika na podstawie umowy o pracę czy też umowy cywilnoprawnej, po zakończeniu roku kalendarzowego wręcza mu PIT-11. Ma na to czas do końca lutego. Deklarację podatkową natomiast, pracodawca, powinien przesłać do urzędu skarbowego nie później, niż do 31 stycznia.
Usługa internetowego rozliczenia zeznania podatkowego Już od 15 lutego na stronie www.podatki.gov.pl dostępne są zeznania podatkowe przygotowane przez Krajową Administrację Skarbową. Aby skorzystać elektronicznej usługi rozliczenia się z fiskusem, należy wybrać opcję Twój e-PIT, a następnie dokonać uwierzytelnienia swojego konta.
Kolejne zmiany dla przedsiębiorców W Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii trwają prace nad kolejnymi zmianami w małym ZUS-ie. Jakie zmiany czekają przedsiębiorców?
Status bezrobotnego a zeznanie roczne Zeznanie podatkowe za ubiegły rok zobowiązani są złożyć wszyscy podatnicy, którzy w ciągu poprzedniego roku uzyskali przychody. Obowiązek ten dotyczy także osób bezrobotnych, ale nie wszystkich. Sprawdź, czy Ciebie również!
Zeznanie roczne – nowe zasady Od tego roku roczne zeznanie podatkowe sporządzi za Ciebie skarbówka, a automatycznie wypełnionego PIT-a otrzymasz już 15 lutego. Sprawdź, co się zmieniło!
