Powrót

Podróż służbowa

Artykuł zgodny ze stanem prawnym na dzień: 2020-08-07

Zlecono Ci wyjazd służbowy? Jak liczyć delegacje i jakie zasady obowiązują w przypadku rozliczania krajowych i zagranicznych podróży służbowych? Sprawdź co powinieneś wiedzieć przed planowanym wyjazdem!

Koszty wyżywienia, przejazdów i noclegów to typowe wydatki, jakie musi ponieść pracodawca wysyłając pracownika w delegację. W zależności od rodzaju delegacji te koszty mogą być różne. Kiedy pracownik może oczekiwać zwrotu kosztów za wyjazd delegacyjny?

 

Definicja delegacji

Pojęcia podróż służbowa i delegacja stosuje się wymiennie. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Rozporządzenie o tzw. podróżach służbowych dotyczy tylko pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej, krajowej lub zagranicznej, na podstawie wewnętrznego regulaminu swojego zakładu pracy.

 

Delegacja a oddelegowanie

Delegacja ma charakter wyjątkowy i incydentalny. Miejsce pracy pozostaje takie samo i w tym przypadku nie jest wymaga zmiana zapisów w umowie o pracę. Delegowanie natomiast to sytuacja, w której pracodawca wysyła pracownika w inne miejsce na określony czas. W takiej sytuacji zmianie ulega miejsce wykonywania pracy zawarte w umowie o pracę. Podczas oddelegowania czy zmiany miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, co dla pracowników udających się w podróż służbową.

 

Rozliczenie podróży służbowej

Pracownik powinien rozliczyć koszty podróży służbowej w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zakończenia delegacji. Powinien przedstawić pracodawcy rachunki, faktury i bilety potwierdzające poniesione koszty.
Dieta delegacyjna, to tylko jeden z elementów rozliczania podróży, polegający na zwrocie kosztów wyżywienia podczas delegacji. Pracownik może również uzyskać zwrot kosztów noclegu, przejazdu środkami komunikacji miejskiej czy taxi, przejazdu na miejsce delegacji oraz innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków.

W przypadku korzystania podczas podróży służbowej z pojazdu będącego własnością pracodawcy, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka za jeden kilometr nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie odrębnych przepisów (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.)

 

Delegacja krajowa a zagraniczna

W przypadku delegacji krajowej krótszej niż 8 godzin pracownikowi nie przysługuje naliczenie diety. Przy wyjeździe trwającym od 8 do 12 godzin, dieta wynosi 50% kwoty, a w pełnej wysokości dopiero wtedy, kiedy wyjazd służbowy trwa minimum 12 godzin. W przypadku podróży trwającej dłużej niż jedną dobę, za każdą dobę rozlicza się 100% diety, a za niepełną dobę, która się rozpoczęła:

  • 50% diety, jeśli podróż trwała do 8 godzin,
  • 100% diety, jeśli podróż trwała ponad 8 godzin.

Dieta w delegacji zagranicznej liczona jest inaczej:

  • do 8 godzin przysługuje 1/3 diety,
  • między 8-12 godzin- 50% diety,
  • powyżej 12 godzin – 100% diety.

Podczas delegacji zagranicznej, pracownik mający zapewnione posiłki, może otrzymać tylko 25% przysługującej mu diety (zgodnej z czasem trwania podróży). Nie otrzyma też diety, jeśli w czasie podróży otrzymuje należność pieniężną na wyżywienie. Musi ona wynosić minimalnie tyle, co dieta.

 

Ubezpieczenie podczas delegacji zagranicznej

Przy wyjazdach służbowych do państw należących do UE pracownik objęty jest ubezpieczeniem zdrowotnym na podstawie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE. W przypadku delegacji do kraju spoza UE polskie ubezpieczenie zdrowotne nie obowiązuje. Pracodawca może wykupić pracownikowi dodatkowe ubezpieczenie kosztów leczenia, niezbędnego w razie nagłego wypadku.

Szczegółowych informacji na temat podróży służbowych udziela Państwowa Inspekcja Pracy.

 

Katarzyna Sędziak (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

 

Źródło:

https://www.pip.gov.pl/pl/f/v/146498/podroze%20sl.pdf

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz.167).

 

Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Co może się zmienić w umowie zlecenia w 2023 roku?
    Wprowadzenie pełnego oskładkowania umów zleceń było dyskutowane od wielu lat. W I kwartale 2023 roku planowane jest wprowadzenie rewolucyjnych zmian dotyczących umów cywilnoprawnych. Co może się zmienić i czy ktoś skorzysta na tych zmianach? Sprawdź.

  • Stres w pracy – standardy pracodawców
    Warunki pracy oraz zasady, którymi powinni kierować się pracodawcy i pracownicy określa prawo pracy. Jednak oprócz przepisów, pracodawcy mogą stosować dodatkowe standardy, poprawiające komfort pracy i zmniejszające poziom stresu wśród zatrudnionych. Przedstawiamy 24 zasady, którymi warto się kierować, prowadząc firmę.

  • Jak Grzesiek został strażakiem [WYWIAD]
    O tym jak zostać strażakiem, o zaletach i wadach tego zawodu, o strażackiej edukacji oraz najczęstszych przyczynach pożarów rozmawialiśmy z Grzegorzem Lisowskim, strażakiem z wieloletnim doświadczeniem. Zapraszamy do lektury.

  • Doradca zawodowy pomaga podjąć dobre decyzje [WYWIAD]
    „Młode osoby zapominają o tym, że na początku ich kariery to nie doświadczenie zawodowe jest kluczowe, bo nie mają go za dużo i pracodawca nie tego będzie od nich oczekiwał, tylko kompetencje miękkie. Warto o nich mówić, popierając je przykładami z życia szkolnego lub uczestnictwa w wolontariacie” – mówi Jolanta Drobiszewska, doradca zawodowy CEiPM OHP w Elblągu. W naszej rozmowie poruszyliśmy m.in. tematy dokumentów aplikacyjnych, rozmowy kwalifikacyjnej, roli doradcy zawodowego oraz pracy za granicą. Zapraszamy do lektury.

  • Zdrowe żywienie to żywienie świadome (cz. 2) [WYWIAD]
    O zdrowym żywieniu, dobrych nawykach, komponowaniu posiłków, podjadaniu w pracy, piciu wody i innych elementach codziennej diety rozmawialiśmy z Emilią Ptak, dietetykiem klinicznym, ekspertem żywienia. Jak mówi specjalistka, codziennie powinniśmy pamiętać o zjedzeniu odpowiedniej porcji warzyw, owoców. Warto zaprosić do swojej diety pestki, orzechy, oraz pamiętać o kiszonkach jako dodatkach, a także pić odpowiednią ilość płynów. Zapraszamy do lektury drugiej części wywiadu z ekspertem.

  • Poszukiwanie właściwej ścieżki kariery [WYWIAD]
    „Na skończeniu studiów nie możemy się zatrzymać. Tu powinno być znane pojęcie kształcenia ustawicznego. Ciągle musimy się uczyć, dokształcać, aktualizować wiedzę, żeby nasza elastyczność na rynku pracy była większa. Pracodawcy oprócz wykształcenia stawiają na języki obce, gdzie angielski już przestaje wystarczać, a atutem jest, np. niemiecki, rosyjski czy hiszpański” – mówi Marcelina Wojno, kierownik Biura Karier Uniwersytetu w Białymstoku. W rozmowie o rynku pracy podjęliśmy, m.in. tematy szukania pracy, przygotowania do rozmowy kwalifikacyjnej, działalności biur karier oraz rozpoczęcia działalności gospodarczej. Zapraszamy do lektury.

  • Widzimy wartość w każdej podróży [WYWIAD]
    „Lubimy poznawać miejsca mniej znane, bo nie przepadamy za tłumami. Wierzymy też, że zwiększanie świadomości na temat alternatywnych miejsc ulży trochę, tak obleganym w lato, nadmorskim kurortom i Tatrom” – mówią Kasia i Tomek, prowadzący blog Polska Po Godzinach. W rozmowie z pasjonatami wycieczek poruszyliśmy, m.in. tematy aktywnego wypoczynku, podróży, planowania urlopu i odkrywania miejsc położonych w bliskiej okolicy.

  • Najlepiej, gdy praca jest związana z pasją [WYWIAD]
    „Wydaje mi się, że jestem osobą z najdłuższym CV w Polsce. Przetestowałem wiele zawodów, z wieloma specjalistami rozmawiałem i o wielu zawodach mógłbym opowiadać godzinami” – mówi Wojciech Kaczmarczyk, medialny freelancer, prowadzący kanał „DO ROBOTY” na YouTube. W naszej rozmowie poruszyliśmy, m.in. tematy prowadzenia działalności gospodarczej, mitów dotyczących różnych zawodów oraz szukania pracy dla siebie. Przeczytajcie co mówi człowiek, który co tydzień „zmienia pracę”.

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.

    Pokaż/ukryj panel komentarzy