Powrót

Podróż służbowa

Artykuł zgodny ze stanem prawnym na dzień: 2020-08-07

Zlecono Ci wyjazd służbowy? Jak liczyć delegacje i jakie zasady obowiązują w przypadku rozliczania krajowych i zagranicznych podróży służbowych? Sprawdź co powinieneś wiedzieć przed planowanym wyjazdem!

Koszty wyżywienia, przejazdów i noclegów to typowe wydatki, jakie musi ponieść pracodawca wysyłając pracownika w delegację. W zależności od rodzaju delegacji te koszty mogą być różne. Kiedy pracownik może oczekiwać zwrotu kosztów za wyjazd delegacyjny?

 

Definicja delegacji

Pojęcia podróż służbowa i delegacja stosuje się wymiennie. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Rozporządzenie o tzw. podróżach służbowych dotyczy tylko pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej, krajowej lub zagranicznej, na podstawie wewnętrznego regulaminu swojego zakładu pracy.

 

Delegacja a oddelegowanie

Delegacja ma charakter wyjątkowy i incydentalny. Miejsce pracy pozostaje takie samo i w tym przypadku nie jest wymaga zmiana zapisów w umowie o pracę. Delegowanie natomiast to sytuacja, w której pracodawca wysyła pracownika w inne miejsce na określony czas. W takiej sytuacji zmianie ulega miejsce wykonywania pracy zawarte w umowie o pracę. Podczas oddelegowania czy zmiany miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, co dla pracowników udających się w podróż służbową.

 

Rozliczenie podróży służbowej

Pracownik powinien rozliczyć koszty podróży służbowej w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zakończenia delegacji. Powinien przedstawić pracodawcy rachunki, faktury i bilety potwierdzające poniesione koszty.
Dieta delegacyjna, to tylko jeden z elementów rozliczania podróży, polegający na zwrocie kosztów wyżywienia podczas delegacji. Pracownik może również uzyskać zwrot kosztów noclegu, przejazdu środkami komunikacji miejskiej czy taxi, przejazdu na miejsce delegacji oraz innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków.

W przypadku korzystania podczas podróży służbowej z pojazdu będącego własnością pracodawcy, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka za jeden kilometr nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie odrębnych przepisów (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.)

 

Delegacja krajowa a zagraniczna

W przypadku delegacji krajowej krótszej niż 8 godzin pracownikowi nie przysługuje naliczenie diety. Przy wyjeździe trwającym od 8 do 12 godzin, dieta wynosi 50% kwoty, a w pełnej wysokości dopiero wtedy, kiedy wyjazd służbowy trwa minimum 12 godzin. W przypadku podróży trwającej dłużej niż jedną dobę, za każdą dobę rozlicza się 100% diety, a za niepełną dobę, która się rozpoczęła:

  • 50% diety, jeśli podróż trwała do 8 godzin,
  • 100% diety, jeśli podróż trwała ponad 8 godzin.

Dieta w delegacji zagranicznej liczona jest inaczej:

  • do 8 godzin przysługuje 1/3 diety,
  • między 8-12 godzin- 50% diety,
  • powyżej 12 godzin – 100% diety.

Podczas delegacji zagranicznej, pracownik mający zapewnione posiłki, może otrzymać tylko 25% przysługującej mu diety (zgodnej z czasem trwania podróży). Nie otrzyma też diety, jeśli w czasie podróży otrzymuje należność pieniężną na wyżywienie. Musi ona wynosić minimalnie tyle, co dieta.

 

Ubezpieczenie podczas delegacji zagranicznej

Przy wyjazdach służbowych do państw należących do UE pracownik objęty jest ubezpieczeniem zdrowotnym na podstawie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE. W przypadku delegacji do kraju spoza UE polskie ubezpieczenie zdrowotne nie obowiązuje. Pracodawca może wykupić pracownikowi dodatkowe ubezpieczenie kosztów leczenia, niezbędnego w razie nagłego wypadku.

Szczegółowych informacji na temat podróży służbowych udziela Państwowa Inspekcja Pracy.

 

Katarzyna Sędziak (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

 

Źródło:

https://www.pip.gov.pl/pl/f/v/146498/podroze%20sl.pdf

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz.167).

 

Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Zleceniobiorca czy pracownik
    Zlecenie od stosunku pracy odróżnia przede wszystkim podstawa prawna. Przepisy regulujące stosunek pracy zawarte są w Kodeksie pracy oraz dodatkowych aktach prawnych z zakresu prawa pracy. Jaka zatem ustawa reguluje umowę zlecenia?

  • Wady i zalety pracy tymczasowej
    Praca tymczasowa nazywana jest leasingiem pracowniczym z uwagi na swój specyficzny charakter. Umowa zawierana jest bowiem pomiędzy trzema podmiotami – pracownikiem, agencją pracy tymczasowej oraz pracodawcą użytkownikiem. To właśnie agencja pracy tymczasowej jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.

  • Działalność nierejestrowa – co warto wiedzieć?
    Jednym z najważniejszych celów „Konstytucji Biznesu”, wprowadzonej w 2018 roku, jest rozwój przedsiębiorczości, m.in. przez ułatwienie pierwszych kroków w biznesie i zmniejszenie obowiązków związanych z drobną działalnością. Służy temu działalność nierejestrowa, którą umożliwia Prawo przedsiębiorców. Jakie są korzyści z tej formy działalności i jakie warunki należy spełnić, by móc ją prowadzić?

  • Znaleźć pracę, znaleźć pomysł na siebie [WYWIAD]
    Na rozmowie kwalifikacyjnej, odpowiadając na pytania, opowiadasz o sobie, o swoich kompetencjach, doświadczeniach, tym, co możesz wnieść do organizacji. Jeśli pracodawca uzna, że to wszystko, cały Twój potencjał będzie przydatny do rozwoju jego firmy, że pomożesz w rozwiązaniu bolączek przedsiębiorstwa, dogadacie się co do stawki i jednocześnie jest między Wami nić porozumienia, to sukces rekrutacyjny gwarantowany - mówi Klaudia Jarych, która razem z Łukaszem Jarychem, tworzy portal dookolapracy.pl. Oboje pomagają kandydatom na każdym etapie szukania pracy.

  • Jak znaleźć pracę marzeń? [WYWIAD]
    O pracy marzeń, pracy jako przykrym obowiązku, błędach podczas rozmów kwalifikacyjnych, nowym rynku pracy, otwarciu własnej firmy. O tym i wielu innych zagadnieniach związanych z rynkiem pracy rozmawialiśmy z Izabellą Wojtaszek, trenerką biznesu z wieloletnim doświadczeniem zawodowym w branży zdobywania dopasowanej pracy.

  • Chałupnictwo, czyli praca w systemie nakładczym
    Praca nakładcza jest jedną z form zatrudnienia. Jako że nie opisuje jej ani Kodeks pracy ani Kodeks cywilny może budzić pewne wątpliwości i rodzić pytania. Czym zatem jest praca w systemie nakładczym?

  • Zawody ze świetlaną przyszłością
    Kim chcesz zostać, gdy dorośniesz? To pytanie znane od niepamiętnych czasów. Zadawano je naszym rodzicom, nam, a teraz naszym dzieciom. Pytanie pozostaje takie same, zmieniają się natomiast odpowiedzi. Jakie zawody są przyszłościowe? Kim będą kiedyś najmłodsi dziś Polacy?

  • Ergonomia to priorytet [NOWY WYWIAD]
    Ergonomia, ergonomia i jeszcze raz ergonomia – mówi Ida Mikołajska. Zdaniem architektki to właśnie tą cechą powinniśmy się, przede wszystkim, kierować wybierając meble biurowe. Na co jeszcze zwrócić uwagę aranżując biuro?

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.