Powrót

Podróż służbowa

Artykuł zgodny ze stanem prawnym na dzień: 2020-08-07

Zlecono Ci wyjazd służbowy? Jak liczyć delegacje i jakie zasady obowiązują w przypadku rozliczania krajowych i zagranicznych podróży służbowych? Sprawdź co powinieneś wiedzieć przed planowanym wyjazdem!

Koszty wyżywienia, przejazdów i noclegów to typowe wydatki, jakie musi ponieść pracodawca wysyłając pracownika w delegację. W zależności od rodzaju delegacji te koszty mogą być różne. Kiedy pracownik może oczekiwać zwrotu kosztów za wyjazd delegacyjny?

 

Definicja delegacji

Pojęcia podróż służbowa i delegacja stosuje się wymiennie. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Rozporządzenie o tzw. podróżach służbowych dotyczy tylko pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej, krajowej lub zagranicznej, na podstawie wewnętrznego regulaminu swojego zakładu pracy.

 

Delegacja a oddelegowanie

Delegacja ma charakter wyjątkowy i incydentalny. Miejsce pracy pozostaje takie samo i w tym przypadku nie jest wymaga zmiana zapisów w umowie o pracę. Delegowanie natomiast to sytuacja, w której pracodawca wysyła pracownika w inne miejsce na określony czas. W takiej sytuacji zmianie ulega miejsce wykonywania pracy zawarte w umowie o pracę. Podczas oddelegowania czy zmiany miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, co dla pracowników udających się w podróż służbową.

 

Rozliczenie podróży służbowej

Pracownik powinien rozliczyć koszty podróży służbowej w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zakończenia delegacji. Powinien przedstawić pracodawcy rachunki, faktury i bilety potwierdzające poniesione koszty.
Dieta delegacyjna, to tylko jeden z elementów rozliczania podróży, polegający na zwrocie kosztów wyżywienia podczas delegacji. Pracownik może również uzyskać zwrot kosztów noclegu, przejazdu środkami komunikacji miejskiej czy taxi, przejazdu na miejsce delegacji oraz innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków.

W przypadku korzystania podczas podróży służbowej z pojazdu będącego własnością pracodawcy, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka za jeden kilometr nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie odrębnych przepisów (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.)

 

Delegacja krajowa a zagraniczna

W przypadku delegacji krajowej krótszej niż 8 godzin pracownikowi nie przysługuje naliczenie diety. Przy wyjeździe trwającym od 8 do 12 godzin, dieta wynosi 50% kwoty, a w pełnej wysokości dopiero wtedy, kiedy wyjazd służbowy trwa minimum 12 godzin. W przypadku podróży trwającej dłużej niż jedną dobę, za każdą dobę rozlicza się 100% diety, a za niepełną dobę, która się rozpoczęła:

  • 50% diety, jeśli podróż trwała do 8 godzin,
  • 100% diety, jeśli podróż trwała ponad 8 godzin.

Dieta w delegacji zagranicznej liczona jest inaczej:

  • do 8 godzin przysługuje 1/3 diety,
  • między 8-12 godzin- 50% diety,
  • powyżej 12 godzin – 100% diety.

Podczas delegacji zagranicznej, pracownik mający zapewnione posiłki, może otrzymać tylko 25% przysługującej mu diety (zgodnej z czasem trwania podróży). Nie otrzyma też diety, jeśli w czasie podróży otrzymuje należność pieniężną na wyżywienie. Musi ona wynosić minimalnie tyle, co dieta.

 

Ubezpieczenie podczas delegacji zagranicznej

Przy wyjazdach służbowych do państw należących do UE pracownik objęty jest ubezpieczeniem zdrowotnym na podstawie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE. W przypadku delegacji do kraju spoza UE polskie ubezpieczenie zdrowotne nie obowiązuje. Pracodawca może wykupić pracownikowi dodatkowe ubezpieczenie kosztów leczenia, niezbędnego w razie nagłego wypadku.

Szczegółowych informacji na temat podróży służbowych udziela Państwowa Inspekcja Pracy.

 

Katarzyna Sędziak (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

 

Źródło:

https://www.pip.gov.pl/pl/f/v/146498/podroze%20sl.pdf

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz.167).

 

Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Praca marzeń z aplikacją "Moja Praca"
    „Moja Praca” to nowoczesne narzędzie, które ułatwia osobom szukającym pracy znalezienie odpowiedniego zatrudnienia. Sercem aplikacji są symulatory rozmów kwalifikacyjnych, które dają możliwość odpowiedzi na najpopularniejsze pytania rekruterów i sprawdzenie wyników. „Moja Praca” umożliwia także rozwiązywanie testów osobowości i predyspozycji, dzięki którym osoba zainteresowana dowie się, jaka praca najlepiej do niej pasuje. W aplikacji dostępne są również, codziennie aktualizowane, oferty pracy. Dodatkowo, „Moja Praca” umożliwia zapisanie w telefonie w schowku CV, które szybko można dołączyć do odpowiedzi na interesujące ogłoszenie. W aplikacji znajduje się także porcja przydatnych i inspirujących informacji i tekstów. Dlaczego warto ją zainstalować? Odpowiadamy.

  • Kontrakt menadżerski
    Kontrakt menadżerski, zwany inaczej umową menadżerską, zaliczany jest do tzw. umów nienazwanych. Nie jest regulowany ani przepisami Kodeksu pracy, ani Kodeksu cywilnego. Jak zatem powinna wyglądać taka umowa i kiedy można ją stosować?

  • ePraca - aplikacja dla szukających pracy
    Dostęp do ofert pracy publikowanych przez urzędy pracy i OHP, powiadomienia o nowych ofertach, informacje o zbliżających się szkoleniach, targach czy giełdach pracy. To niektóre z możliwości jakie daje nowa, bezpłatna aplikacja ePraca, przygotowana przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. Od 15 lutego 2022 r. ePraca jest dostępna również dla użytkowników urządzeń mobilnych z systemem operacyjnym iOS.

  • Zdrowe żywienie to żywienie świadome (cz. 2) [WYWIAD]
    O zdrowym żywieniu, dobrych nawykach, komponowaniu posiłków, podjadaniu w pracy, piciu wody i innych elementach codziennej diety rozmawialiśmy z Emilią Ptak, dietetykiem klinicznym, ekspertem żywienia. Jak mówi specjalistka, codziennie powinniśmy pamiętać o zjedzeniu odpowiedniej porcji warzyw, owoców. Warto zaprosić do swojej diety pestki, orzechy, oraz pamiętać o kiszonkach jako dodatkach, a także pić odpowiednią ilość płynów. Zapraszamy do lektury drugiej części wywiadu z ekspertem.

  • Stres w pracy – jak sobie z nim radzić?
    Pewnie każdy z nas miał okazję się przekonać, że stres w pracy odbija się na naszym życiu prywatnym. Podpowiemy, jak nie przenosić stresu zawodowego na domowy grunt oraz jak sobie z nim radzić.

  • 27 stycznia - Dzień Pracownika Publicznych Służb Zatrudnienia
    27 stycznia pracownicy urzędów pracy w całym kraju obchodzą Dzień Pracownika Publicznych Służb Zatrudnienia. Święto swoimi korzeniami sięga roku 1919, kiedy to Józef Piłsudski podpisał Dekret o organizacji państwowych urzędów pośrednictwa pracy i opieki nad wychodźcami. Dokument ten jest uznawany jako początek funkcjonowania publicznych służb zatrudnienia w Polsce.

  • Praca w gospodarstwie rolnym a staż pracy
    Osoby, które brały lub biorą czynny udział w pracach związanych z prowadzeniem gospodarstwa rolnego, własnego, współmałżonka czy rodziców mają możliwość zaliczenia tych okresów do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Wyjaśniamy, kto i w jakich okolicznościach może żądać, aby praca w gospodarstwie rolnym została zaliczona do stażu pracy.

  • Trendy na rynku pracy
    Główny Urząd Statystyczny opublikował dokument „Raport 2021: Polska na drodze zrównoważonego rozwoju. Inkluzywny wzrost gospodarczy”, w którym przedstawione są m.in. trendy na rynku pracy. Czytamy w nim o aktywności zawodowej Polaków w latach 2015 – 2020, kobietach i osobach niepełnosprawnych na rynku pracy, wieku pracownika, jako czynniku wpływającym na zatrudnienie i innych kwestiach związanych ze zrównoważonym rozwojem. Przedstawiamy najważniejsze kwestie poruszone w Raporcie, dotyczące rynku pracy i zachęcamy do zapoznania się z pełną treścią dokumentu.

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.

    Pokaż/ukryj panel komentarzy