Nauczmy się pracy zdalnej [WYWIAD] - Wywiady

Jakie zalety ma praca zdalna?

Praca zdalna była do niedawna dostępna dla nielicznych. Teraz stała się, dla wielu z nas, koniecznością. O zaletach warto mówić z dwóch perspektyw, czyli pracodawców i pracowników. Pracodawcy zauważyli, że model zdalny może być dla nich korzystny finansowo. Już słyszy się głosy o potrzebie zmniejszenia przestrzeni biurowej. Jednak warto wskazać na znacznie ważniejszą korzyść, która związana jest z większym dostępem do najlepszych pracowników dla firm, które do tej pory nie mogły sobie na to pozwolić. Nie od dziś wiadomo, że duże miasta przyciągały zdolnych pracowników. Właśnie tam rozwijało się wiele firm. Jednak koszty prowadzenia firmy w dużym mieście są wysokie. Niektóre firmy (z różnych przyczyn) wolą się rozwijać z dala od dużego miasta. Do tej pory trudno było im zwerbować wielu wybitnych pracowników. Jednak w modelu zdalnym można współpracować z nimi bez względu na miejsce zamieszkania. Tu można połączyć potrzeby pracowników i pracodawców.

Firmy mogą się rozwijać poza dużymi miastami, ale również pracownicy mieszkający w mniejszych miastach mają możliwość zrobienia kariery w modelu zdalnym. Wiele osób mieszka w dużym mieście tylko dlatego, że chcą się realizować zawodowo. Znam wiele osób, które tak naprawdę nie lubią życia w mieście i przejście na model zdalny jest dla nich ogromną szansą na zmianę w życiu. Jestem pewny, że dzięki modelowi zdalnemu zaczną się rozwijać bardzo niepozorne miejsca w Polsce.

Przykładowo, w Polsce Wschodniej prowadzone są projekty związane z rozwojem Internetu (światłowody i szybkie łącza). Możemy być pewni, że na przestrzeni kilku lat wiele osób wybierze takie rejony do stałego zamieszkania, a będą pracować w większych firmach w miastach, tylko że będzie to praca w modelu zdalnym. Dobrze wdrożony model takiej pracy może być korzystny finansowo dla pracowników i pracodawców. Może być także korzystny z psychologicznego punktu widzenia, bo praca zdalna może być elastyczna i dopasowana do naszych potrzeb (np. praca zgodna z naturalnym zegarem biologicznym, który jest inny od standardowych godzin pracy biurowej). Zalet jest wiele, ale możemy o nich mówić tylko wtedy, gdy praca zdalna jest wdrażana w przemyślany sposób, a nie, gdy wprowadza się ją nagle i bez przygotowania. W takich sytuacjach działamy na zasadach prowizorki, co odbija się na naszych pracownikach.

Jakie zagrożenia niesie ze sobą praca zdalna? Chodzi mi o aspekty zdrowia psychicznego i życia społecznego.

Z badań przeprowadzonych przez pracownię ARC Rynek i Opinia na zlecenie Gumtree.pl, przy współpracy z Randstad Polska wynika, że ponad 2/3 osób pracujących zdalnie przyznaje, że przekracza standardowe godziny pracy.

Jestem psychologiem, więc jest to dla mnie bardzo alarmujący wskaźnik.

Jeżeli źle organizujemy swoją pracę w modelu zdalnym, zaczynają zacierać się granice między pracą i odpoczynkiem. Życie zawodowe łączy się z osobistym i zazwyczaj nic dobrego z tego nie wynika. Dlaczego pracownicy zdalni pracują tak często po godzinach? Czy tak bardzo kochają swoją pracę, że poświęcają jej większość swojego życia? Zdecydowanie nie o to chodzi. Pracownicy zdalni mają ogromny problem ze sprawnym organizowaniem swojego dnia pracy. Jak wynika z tego samego badania, prawie co drugi pracownik zdalny wykonuje podczas swojego dnia pracy jakieś czynności, które nie są związane z pracą. Dodatkowo 30% pracowników zdalnych robi sobie zbyt długie przerwy. Wniosek nasuwa się sam. Pracownicy zdalni nie potrafią zarządzać swoim czasem i nie potrafią efektywnie planować pracy, dlatego muszą nadrabiać zaległości po godzinach. W krótkiej perspektywie może nie mieć to wielkich skutków ubocznych. Jednak po dłuższym czasie zaczniemy odczuwać zmęczenie psychiczne, związane z ciągłym poczuciem bycia w pracy. Ucierpią na tym bliscy, bo nie będziemy mieli dla nich czasu. Ucierpi nasze życie osobiste i pojawi się frustracja. A wszystko zaczyna się tak niewinnie, od złego planowania. Nie można jednak tego ignorować. Brak umiejętności planowania jest w pracy zdalnej największym zagrożeniem dla naszego dobrostanu psychicznego.

Czy ten rodzaj pracy zostanie z nami na zawsze? Czy to tylko „chwilowy trend”, który wystrzelił w dobie koronawirusa?

Obecna sytuacja zmieniła biznesowe zasady gry. Wielu pracowników nie wyobraża sobie powrotu do biur. Wielu pracodawców też nie chce zrezygnować z pozytywów pracy zdalnej. Można powiedzieć, że trudno będzie powrócić do dawnego sposobu działania, bo dokonała się duża zmiana na poziomie organizacyjnym i mentalnym. Oczywiście nie wszyscy będą pracować zdalnie. Zmierzamy raczej do tego, że więcej osób będzie pracować w trybie mieszanym (model hybrydowy). Będzie to połączenie tradycyjnej pracy biurowej z pracą zdalną. Jestem pewien, że na przestrzeni najbliższych lat wiele firm postawi na ten model. Ci którzy zrobią to naprawdę dobrze, mogą wyprzedzić swoich konkurentów, ponieważ model hybrydowy może być atrakcyjny dla pracowników. Jednak wdrożenie go do firmy wcale nie będzie takie proste. Chodzi o to, że trzeba wypracować nowe sposoby zarządzania i komunikacji. Wielu menadżerom się to nie podoba, bo mają swoje przyzwyczajenia i nawyki w tym obszarze. Właśnie dlatego często podkreślam, że firmy które zrobią to dobrze, zaczną wybijać się na tle konkurencji.

Do życia można podchodzić na dwa sposoby. W pierwszym narzekamy na swój los i nie możemy się z nim pogodzić. Tak będzie zachowywało się wiele skostniałych organizacji, które nie będą potrafiły zaakceptować, że zasady biznesowe zmieniły się diametralnie w ostatnim czasie. Te firmy będą miały największe problemy. Można też zachowywać się inaczej, czyli do zmian podejść elastycznie. W końcu elastyczność i kreatywność to dwie umiejętności, które nazywane są kluczowymi kompetencjami XXI wieku.

Firmy, które wykażą się elastycznością i kreatywnością, a dodatkowo będą otwarte na sugestie swoich pracowników, mogą w tym nowym otoczeniu biznesowym wiele wygrać. Wybór jednej z tych dwóch dróg często należy do lidera. Martwi mnie, że wielu z nich, w polskich firmach, woli zaprzeczać rzeczywistości i chować głowę w piasek, udając, że nic się nie stało i wszystko wróci do normy. Warto jednak dokładnie przyjrzeć się swojej firmie i zaakceptować to, że trzeba się dostosować do nowej normy, gdzie praca zdalna lub model mieszany jest codziennością.

Jak powinniśmy zorganizować sobie pracę zdalną? Czyli, jak pracować zdalnie i nie zwariować?

Jeżeli miałbym odpowiedzieć na to pytanie jednym zdaniem, to powiedziałbym, że pracę zdalną trzeba zorganizować w świadomy sposób. Co dokładnie mam na myśli? Chodzi mi o to, że nie można przenosić starych nawyków z biura do domu. To się nie sprawdza. Trzeba raczej zacząć wypracowywać nowe nawyki. Trzeba nauczyć się planować i działać z listą zadań. Z doświadczenia wiem, że pracownicy zdalni często są bierni. Zajmują się pracą, która im się przydarza, ale zupełnie nie planują wykonywania zadań, które są kluczowe. Tacy pracownicy skupiają się wyłącznie na sprawach bieżących i gaszeniu pożarów. Cały dzień reagują tylko na to, co zrzuci na nich jakaś inna osoba. Działając w ten sposób łatwo wpaść w poczucie, że stale gonimy własny ogon.

Kiedy jesteśmy bierni, spada nasza satysfakcja z pracy, bo nie widzimy konkretnego celu naszych działań. Sukces w pracy zdalnej osiągną osoby proaktywne, czyli te, które potrafią zarządzać sobą i swoimi zadaniami. Takie osoby nie pozwalają sobie wejść na głowę i skupiają się na priorytetowych zadaniach. Wiedzą, że spraw bieżących zawsze jest pełno, ale kluczowa jest dla nich realizacja zadań najbardziej wartościowych. Dużą rolę odgrywają tu również liderzy. Jeżeli potrafią zarządzać zdalnym zespołem, to potrafią zachęcić zespół do proaktywności. Wiele osób organizuje swoje domowe biuro w bardzo przypadkowy sposób, a później te same osoby dziwią się, że nie potrafią się skupić i są dużo bardziej zmęczone po pracy w domu, niż po pracy w biurze.

Świadome projektowanie swojego miejsca do pracy jest ważne, dlatego poświęciliśmy temu zagadnieniu cały rozdział w książce „Jak pracować zdalnie i nie zwariować”. Nie ma znaczenia, czy pracujesz w małym mieszkanku, czy w domu, w którym masz przeznaczone miejsce do pracy. W każdej sytuacji można źle zaprojektować swoje domowe biuro, co będzie się odbijało na naszej efektywności.

Wiele osób nie może skupić się na pracy w domu. Zbyt wiele ich rozprasza. Jak sobie z tym poradzić?

Zauważyliśmy wiele problemów z koncentracją i spadającymi wynikami pracy. To pociągało za sobą również spadek satysfakcji z pracy, ponieważ wiele osób miało poczucie, że sobie nie radzi w tej nowej rzeczywistości biznesowej. Co robi większość firm w takiej sytuacji? Zazwyczaj popełnia błąd i skupia się na wdrożeniu nowych narzędzi technologicznych. Wiele firm uważa, że to właśnie narzędzia informatyczne będą receptą na całe zło. Jednak to błąd.

Proszę sobie wyobrazić zestresowanego pracownika, który nie może się skupić i jest coraz bardziej niezadowolony ze swojej pracy. Co się stanie, jeżeli takiej osobie dołożymy nowe narzędzie, którego prawdopodobnie nie będzie potrafił obsługiwać (musi się tego najpierw nauczyć). Wtedy pojawi się opór, albo takie wdrożenie nowych narzędzi będzie przyczyną do jeszcze większego stresu. Narzędzia nie rozwiążą wszystkich problemów, jeżeli nie skupimy się na tym co najważniejsze, czyli na potrzebach psychicznych naszych pracowników. Właśnie dlatego w naszej książce „Jak pracować zdalnie i nie zwariować” skupiamy się głównie na aspektach psychologicznych, bo wiedzy na ten temat jest jak na lekarstwo. Liderzy muszą uświadomić sobie, z jakimi nowymi wyzwaniami mierzą się pracownicy, którzy przeszli na model zdalnej pracy. Musza zrozumieć przyczyny problemów z koncentracją i spadkiem efektywności. Tylko w ten sposób będą mogli zarządzać lepiej zespołem i pomóc swoim pracownikom w powrocie do właściwego rytmu pracy.

Kto lepiej znosi pracę zdalną, kobiety czy mężczyźni? Zauważa się różnice ze względu na płeć?

Nie lubię takiego rozróżnienia. Uważam, że jest wiele dodatkowych zmiennych, które zdecydowanie bardziej wpływają na efektywność pracy zdalnej niż płeć. Przykładowo, w cytowanych wcześniej badaniach widzimy, że dla mężczyzn (74 proc.) planowanie w pracy zdalnej, wydaje się łatwiejsze niż dla kobiet (65 proc.). Jednak moim zdaniem nie są to wyniki, którymi powinniśmy się kierować. Z wielu innych badań na temat planowania wynika, że to kobiety są lepiej zorganizowane. Zanim będziemy mówili o jakichś znaczących różnicach między kobietami a mężczyznami, musimy zrobić gruntowne badania, aby nie powielać niebezpiecznych mitów.

Jakie osoby szybko przystosowują się do pracy zdalnej, a jakie mają z tym największy problem?

Tak jak mówiłem wcześniej, najlepiej do pracy zdalnej przystosowują się osoby, które są elastyczne i dobrze zorganizowane. Dodatkowo zauważam również, że lepiej z pracą zdalną radzą sobie osoby, które rozwijają się również w innych obszarach swojego życia, a nie tylko dbają o rozwój kariery zawodowej. Widać wyraźnie, że są osoby, które zaspokajały swoją potrzebę kontaktu z innymi ludźmi wyłącznie w pracy. Takie osoby po przejściu na model zdalny czują się osamotnione, bo nie dbały do tej pory o to, aby nawiązywać relacje poza pracą. Dlatego właśnie uważam, że osoby, które dbają o równowagę życiową, najlepiej radzą sobie w pracy zdalnej. Mają one kontakty z innymi poza pracą, dlatego nie czują się tak samotne w momencie, kiedy ze współpracownikami mogą się kontaktować wyłącznie online. Tak więc elastyczność, umiejętność planowania i dbanie o życiowy balans, to główne czynniki osobowościowe, które sprzyjają przystosowaniu się do pracy w modelu zdalnym.

Jakie wyzwania stoją przed przełożonymi, którzy chcą skutecznie i mądrze zarządzać pracownikami?

Jak wynika z wcześniej cytowanych przeze mnie badań, aż 7 na 10 pracowników zdalnych deklaruje, że ich szefowie kontaktują się z nimi po godzinach pracy. To jest moim zdaniem dramat w kontekście zarządzania.

Warto pamiętać, że przykład idzie z góry, dlatego liderzy działający w ten sposób, pomagają w kształtowaniu negatywnych nawyków u pracowników.

Przełożony w zespole zdalnym musi nie tylko nauczyć się w inny sposób zarządzać i komunikować z zespołem, ale musi on również pomóc pracownikom w odnalezieniu się w tej nowej sytuacji. Jest to trudne dla przełożonych, którzy sami mają problemy z planowaniem i zachowywaniem życiowego balansu. Czeka nas dużo pracy na poziomie zmiany przyzwyczajeń, przekonań i nawyków. Pracowników zdalnych dzieli z przełożonymi dystans fizyczny. Jednak w wielu przypadkach dzieli ich również dystans komunikacyjny i relacyjny. W takich zespołach pracownicy nie mają poczucia, że mogą liczyć na przełożonego w sytuacji trudnej.

Co jest przyczyną takiej sytuacji?

Przyczyną tego jest fakt, że przełożeni nie znają wyzwań, które stoją przed pracownikami zdalnymi. Nie da się zarządzać zdalnym zespołem w ten sam sposób, co w dotychczasowej pracy biurowej. Potrzebujemy zmiany modelu zarządzania. Jednak zdecydują się na to tylko liderzy, którzy sami podejmą pracę nad sobą. Zmiana wymaga wiedzy, dlatego jestem pewien, że najlepsi liderzy zainwestują dużo czasu i energii w edukację. Będzie to bardzo dobra inwestycja, która zwróci im się z czasem.

Jak zachować balans między pracą a życiem prywatnym przy pracy zdalnej?

Wychodząc do biura i wracając z biura do domu, mieliśmy wyraźny moment przejścia między trybem pracy i odpoczynku. Teraz nam takiego wyraźnego momentu brakuje. Jemy śniadanie przy tym samym stole, przy którym za chwile rozkładamy laptopa i firmowe dokumenty. Wszystko nam się miesza i może być to w dłuższej perspektywie męczące. Właśnie dlatego warto świadomie zadbać o wyrobienie sobie nawyku, który pomoże nam przejść z trybu pracy na odpoczynek.

Moim zdaniem, kluczowym aspektem skuteczności i efektywności w pracy zdalnej, będzie zachowanie odpowiedniej higieny psychicznej. Musimy nauczyć się odpoczywać i pracować w tej samej przestrzeni, co jest bardzo trudne. Jeżeli nie zadbamy o tę równowagę, to będziemy mieli poczucie, że ciągle jesteśmy w pracy. Skutki takiego zachowania już odczuwają osoby, które pracują po godzinach. Warto im uświadomić, że nie jest to zachowanie, które się nagradza. Warto wprowadzić w swojej firmie jasne i czytelne zasady, które zachęcają pracowników do uczenia się lepszych sposobów odpoczywania. Jeżeli pracownicy są cały czas zmęczeni, to jakość ich pracy spada, a dodatkowo są mniej kreatywni. Właśnie dlatego firmy powinny zadbać o edukację pracowników w zakresie higieny psychicznej i właściwego łapania życiowego balansu.

Patryk Wójcik – psycholog pracujący w biznesie, autor książek „Jak pracować zdalnie i nie zwariować” oraz „To się nie uda. 10 błędów, które zniszczą każdy związek”.

Rozmawiał Wojciech Napora (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)