E-mailowy savoir-vivre
Literówki, błędy ortograficzne, zbyt dużo wykrzykników, za duże załączniki… - lista grzechów wszystkich nas - piszących e-maile - jest długa. Jak ich unikać? Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy pisaniu, zwłaszcza służbowych e-maili? Podpowiadamy!
Jeśli przeanalizujemy nasz dzień pracy, zwykle okazuje się, że piszemy ich więcej, niż pierwotnie sądziliśmy. O ile jednak pisownię opowiadania, rozprawki, listu czy recenzji poznaliśmy w szkole – e-maile nauczyliśmy się pisać sami. Pytanie tylko: czy robimy to prawidłowo?
Konstrukcja e-maila
Wstęp, rozwinięcie, zakończenie obowiązuje również i w tym wypadku. Wiele problemów nastręcza już sam początek e-maila. Jak się przywitać? Należy pamiętać, że formuły powitalne powinny być dostosowane do statusu adresata, jego rangi pragmatycznej, wieku i relacji (oficjalna lub nieoficjalna), w jakiej nadawca z nim aktualnie pozostaje.
Bardzo często list elektroniczny jest rozpoczynany od słowa „Witam”. To dość niefortunny wybór, lepiej unikać tego słowa, gdyż podkreśla ono w pewien sposób wyższość nadawcy w stosunku do odbiorcy. Z drugiej jednak strony ten rodzaj powitania w niektórych sytuacjach jest dopuszczalny, np. gdy przełożony będzie wysyłał informację do podwładnych lub też profesor do studentów. Generalnie jednak warto unikać takiego powitania. Co zamiast „Witam”? Powitania w rodzaju „dzień dobry” lub „dobry wieczór” w przypadku korespondencji elektronicznej też nie są wskazane, gdyż nie wiemy, o jakiej porze adresat naszej wiadomości ją odczyta. W tej sytuacji, za każdym razem, powinniśmy powitanie dopasować do odbiorcy. Jeśli jest to korespondencja oficjalna, można zastosować sformułowanie „Szanowny Panie/Pani…” lub, jeśli znamy adresata nieco lepiej, po prostu „Panie/Pani”. Problem ma mniejsze znaczenie, gdy piszemy do bliskich znajomych, wówczas możemy zacząć od zwykłego „Cześć Aniu”.
Po przywitaniu warto dodać neutralny wstęp wiadomości. Będzie to mile widziane przez odbiorcę, zwłaszcza gdy mamy do niego jakąś prośbę. A treść wiadomości? Nie powinna być zbyt rozwlekła. Ważne, aby e-mail był zwięzły, konkretny i napisany poprawnie. W wiadomości e-mailowej trudniej wyrazić emocje, odczucia, znaki literowe w pewien sposób ograniczają nas, dlatego należy uważnie konstruować treść wiadomości, aby nie pozostawiała ona niedomówień czy ewentualnych niejasności.
Przy konstrukcji e-maila należy też zwrócić uwagę na jego zakończenie. Podobnie jak w przypadku formuł powitalnych, tak też przy finalnych należy dostosować je do statusu adresata, jego wieku, relacji, które nas z nim łączą. Najczęściej stosowanymi formułami są: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam”.
Błędy językowe
Niechlujność językowa bardzo często ujawnia się w e-mailach. O ile jednak błędów ortograficznych stosunkowo łatwo da się uniknąć, to już interpunkcja może sprawiać trudności wielu osobom. Wiele osób zadaje tez sobie pytanie: czy po przywitaniu powinien być wykrzyknik, czy też przecinek? Zwolennicy starej szkoły stawiają jeszcze wykrzyknik, ale współcześnie najlepiej jest postawić przecinek po formule przywitania, a w kolejnym wersie, kontynuować wypowiedź, rozpoczynając małą literą. Należy też zadbać o to, aby nie nagromadzić zbyt dużo znaków interpunkcyjnych. Niektórym zdarza się stawiać kilka znaków zapytania, wykrzykników lub wielokropek, który liczy sobie znacznie więcej niż trzy kropki. Pisząc e-maile należy też unikać stosowania wersalików. Sformułowanie: „PROSZĘ PAMIĘTAĆ” zapisane w ten sposób w korespondencji e-mailowej będzie oznaczało krzyk, rozkaz. Takie zachowanie nie będzie mile odebrane, wywrze negatywne wrażenie na odbiorcy. O czym jeszcze należy pamiętać? O dopasowaniu stylu języka do odbiorcy, unikaniu skrótów myślowych i… podpisywaniu e-maili.
Aspekty techniczne
Bardzo ważne jest to, jak szybko odpisujemy na e-mail. Jeśli mamy świadomość, że nie uda nam się tego zrobić w ciągu 24 godzin, warto napisać krótką wiadomość, że odpiszemy później. Co szczególnie ważne - nie zostawiajmy żadnego e-maila bez odpowiedzi. Wystarczy w jednym zdaniu podziękować za wiadomość, aby zyskać przychylność odbiorcy i pozostawić dobre wrażenie. Brak odpowiedzi wprost przeciwnie – nie zrobi miłego wrażenia na odbiorcy, który w dodatku nie będzie pewien, czy wiadomość dotarła.
W sytuacji, gdy wiadomość wysyłamy do kilku adresatów, warto jest ukryć ich adresy, aby były niewidoczne dla siebie nawzajem. Choć jest to dobry zwyczaj, nadal wielu autorów e-maili nie korzysta z okna „UDW” – czyli ukryte do wiadomości. Niejednokrotnie w wiadomości elektronicznej przesyłamy sobie różnego rodzaju pliki w formie załączników do e-maila. Warto pamiętać o tym, aby duże załączniki dzielić na kilka mniejszych i wysyłać w kolejnych e-mailach. Tym sposobem możemy uniknąć chociażby zablokowania poczty odbiorcy na czas pobierania olbrzymiego załącznika. Należy też zwrócić uwagę na format załącznika – warto korzystać z takich plików, w przypadku których adresat wiadomości nie będzie miał problemu z ich otwarciem. Niemal każdego irytuje załącznik, którego nie da się otworzyć – pamiętajmy o tym!
Pisanie e-maili jest swoistą sztuką konwersacji. Warto więc konstruować swoją wypowiedź na zasadzie dialogu. Dostosowujmy treść wiadomości do osoby, do której piszemy, zwracajmy uwagę zarówno na stronę merytoryczną, jak też graficzną i techniczną naszej wypowiedzi. Umiejętność pisania e-maili jest nie do przecenienia w dzisiejszych czasach. Często bowiem zdarza się, że to one są pierwszym krokiem do nawiązania współpracy i tylko od naszych umiejętności zależy, czy zaplanowana współpraca będzie miała w ogóle miejsce.
Joanna Niemyjska (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)
Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu zielonalinia.gov.pl,opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.
Zobacz podobne artykuły:
Jakie umiejętności najczęściej wpisujemy w CV? CV jest najpopularniejszym dokumentem rekrutacyjnym. To na jego podstawie pracodawcy zapraszają kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną. Warto zatem, by dokument ten pozytywnie wyróżniał się na tle innych. Część CV jest poświęcona umiejętnościom. O jakich kompetencjach najczęściej wspominają Polacy? Jakimi umiejętnościami najchętniej chwalą się mieszkańcy innych krajów?
Zatrudnianie cudzoziemców. Załatwianie spraw i obowiązki informacyjne - przepis przejściowy Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (obowiązująca od 1 czerwca 2025 r.) zakłada przejście na elektroniczne załatwianie spraw związanych z zatrudnianiem cudzoziemców. Przede wszystkim chodzi o uzyskiwanie zezwoleń na pracę, oświadczeń o powierzeniu pracy i dopełnianie obowiązków informacyjnych związanych z tymi dokumentami. Zanim jednak dojdzie do pełnego przystosowania systemu teleinformatycznego praca.gov.pl, obowiązują przepisy przejściowe. Umożliwią one, w określonych przypadkach, załatwianie spraw na zasadach obowiązujących przed wejściem w życie nowych przepisów.
Perfekcjonizm w pracy: Pomaga czy przeszkadza? Perfekcjonizm to cecha, która w pracy może zarówno motywować do lepszych wyników, jak i prowadzić do nadmiernego stresu. Postawione sobie wysokie standardy i chęć osiągnięcia doskonałości mogą sprawić, że będziemy dążyć do perfekcji, starając się jednocześnie uniknąć jakichkolwiek błędów. Jednak w nadmiarze perfekcjonizm może prowadzić do trudności w podejmowaniu decyzji, niezdrowej atmosfery w zespole, a w najgorszym scenariuszu do wypalenia zawodowego. Warto więc zastanowić się, jakie są jego zalety i wady oraz jak można znaleźć zdrową równowagę w pracy.
Team Poland dla Ukrainy Sytuacja za naszą wschodnią granicą sprawiła, że zwłaszcza po 2022 roku do Polski przybyły miliony obywateli Ukrainy. Zarówno to, jak i perspektywa olbrzymich środków na odbudowę tego kraju po ewentualnym zakończeniu wojny sprawia, że coraz więcej podmiotów interesuje się możliwością ekspansji na ten rynek. Na jaką pomoc w tym zakresie mogą liczyć polskie firmy?
Zezwolenie na pobyt czasowy. Kiedy się cofa, a kiedy wygasa z mocy prawa? Zezwolenia na pobyt czasowy udziela się cudzoziemcowi jeżeli deklarowany przez niego cel uzasadnia jego pobyt w Polsce przez dłużej niż 3 miesiące. Dodatkowo konieczne jest spełnienie warunków określonych dla poszczególnych okoliczności udzielenia takiego zezwolenia (np. praca, studia, połączenie z rodziną). Kiedy cofa się zezwolenie na pobyt czasowy, a kiedy wygasa ono z mocy prawa? Odpowiadamy.
Praca zdalna – czy naprawdę jest tak produktywna? Praca zdalna stała się normą dla wielu osób, zwłaszcza w dobie cyfryzacji i pandemii COVID-19. Sporo firm zdecydowało się na wprowadzenie elastycznych form pracy, a dla niektórych to rozwiązanie stało się na tyle wygodne, że wprowadzono tę formę zatrudnienia na stałe. Jednak jednym z najczęstszych pytań, które pojawiają się w kontekście pracy zdalnej jest kwestia, czy naprawdę jest ona tak samo produktywna, jak tradycyjna praca w biurze? Czy brak bezpośredniego nadzoru, mniej formalne spotkania oraz wygodne środowisko domowe sprzyjają lepszym wynikom, czy wręcz przeciwnie – stwarzają warunki do rozproszenia i mniejszej efektywności?
Każdy jest narażony na wypalenie zawodowe Wypalenie zawodowe to problem, który dotyka pracowników w każdym wieku, pracujących na różnych stanowiskach. To także kłopot dla pracodawców, ponieważ wpływa na wydajność pracy, co negatywnie przekłada się na efekty całej firmy. Jakie są przyczyny wypalenia zawodowego w podziale na pokolenia na rynku pracy? Jak zaradzić temu niepokojącemu zjawisku?
Prawo jazdy na rynku pracy – wymóg czy przeżytek? 22 września, jak co roku, obchodzony jest dzień bez samochodu. To dobry moment, aby zastanowić się, czy na współczesnym rynku pracy posiadanie prawa jazdy można utożsamiać z warunkiem znalezienia dobrej pracy. A może jest to już przeżytek?
