Powrót

E-mailowy savoir-vivre

Literówki, błędy ortograficzne, zbyt dużo wykrzykników, za duże załączniki… - lista grzechów wszystkich nas - piszących e-maile - jest długa. Jak ich unikać? Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy pisaniu, zwłaszcza służbowych e-maili? Podpowiadamy!

Jeśli przeanalizujemy nasz dzień pracy, zwykle okazuje się, że piszemy ich więcej, niż pierwotnie sądziliśmy. O ile jednak pisownię opowiadania, rozprawki, listu czy recenzji poznaliśmy w szkole – e-maile nauczyliśmy się pisać sami. Pytanie tylko: czy robimy to prawidłowo?

Konstrukcja e-maila

Wstęp, rozwinięcie, zakończenie obowiązuje również i w tym wypadku. Wiele problemów nastręcza już sam początek e-maila. Jak się przywitać? Należy pamiętać, że formuły powitalne powinny być dostosowane do statusu adresata, jego rangi pragmatycznej, wieku i relacji (oficjalna lub nieoficjalna), w jakiej nadawca z nim aktualnie pozostaje.

Bardzo często list elektroniczny jest rozpoczynany od słowa „Witam”. To dość niefortunny wybór, lepiej unikać tego słowa, gdyż podkreśla ono w  pewien sposób wyższość nadawcy w stosunku do odbiorcy. Z drugiej jednak strony ten rodzaj powitania w niektórych sytuacjach jest dopuszczalny, np. gdy przełożony będzie wysyłał informację do podwładnych lub też profesor do studentów. Generalnie jednak warto unikać takiego powitania. Co zamiast „Witam”?  Powitania w rodzaju „dzień dobry”  lub „dobry wieczór” w przypadku korespondencji elektronicznej też nie są wskazane, gdyż nie wiemy, o jakiej porze adresat naszej wiadomości ją odczyta. W tej sytuacji, za każdym razem, powinniśmy powitanie dopasować do odbiorcy. Jeśli jest to korespondencja oficjalna, można zastosować sformułowanie „Szanowny Panie/Pani…” lub, jeśli znamy adresata nieco lepiej, po prostu „Panie/Pani”. Problem ma mniejsze znaczenie, gdy piszemy do bliskich znajomych, wówczas możemy zacząć od zwykłego „Cześć Aniu”.

Po przywitaniu warto dodać neutralny wstęp wiadomości. Będzie to mile widziane przez odbiorcę, zwłaszcza gdy mamy do niego jakąś prośbę.  A treść wiadomości? Nie powinna być zbyt rozwlekła. Ważne, aby e-mail był zwięzły, konkretny i napisany poprawnie. W wiadomości e-mailowej trudniej wyrazić emocje, odczucia, znaki literowe w pewien sposób ograniczają nas, dlatego należy uważnie konstruować treść wiadomości, aby nie pozostawiała ona niedomówień czy ewentualnych niejasności.

Przy konstrukcji e-maila należy też zwrócić uwagę na jego zakończenie. Podobnie jak w przypadku formuł powitalnych, tak też przy finalnych należy dostosować je do statusu adresata, jego wieku, relacji, które nas z nim łączą. Najczęściej stosowanymi formułami są: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam”.

Błędy językowe

Niechlujność językowa bardzo często ujawnia się w e-mailach. O ile jednak błędów ortograficznych stosunkowo łatwo da się uniknąć, to już interpunkcja może sprawiać trudności wielu osobom. Wiele osób zadaje tez sobie pytanie: czy po przywitaniu powinien być wykrzyknik, czy też przecinek? Zwolennicy starej szkoły stawiają jeszcze wykrzyknik, ale współcześnie najlepiej jest postawić przecinek po formule przywitania, a w kolejnym wersie, kontynuować wypowiedź, rozpoczynając małą literą. Należy też zadbać o to, aby nie nagromadzić zbyt dużo znaków interpunkcyjnych. Niektórym zdarza się stawiać kilka znaków zapytania, wykrzykników lub wielokropek, który liczy sobie znacznie więcej niż trzy kropki. Pisząc e-maile należy też unikać stosowania wersalików. Sformułowanie: „PROSZĘ PAMIĘTAĆ” zapisane w ten sposób w korespondencji e-mailowej będzie oznaczało krzyk, rozkaz. Takie zachowanie nie będzie mile odebrane, wywrze negatywne wrażenie na odbiorcy. O czym jeszcze należy pamiętać? O dopasowaniu stylu języka do odbiorcy, unikaniu skrótów myślowych i… podpisywaniu e-maili.

Aspekty techniczne

Bardzo ważne jest to, jak szybko odpisujemy na e-mail. Jeśli mamy świadomość, że nie uda nam się tego zrobić w ciągu 24 godzin, warto napisać krótką wiadomość, że odpiszemy później. Co szczególnie ważne - nie zostawiajmy żadnego e-maila bez odpowiedzi. Wystarczy w jednym zdaniu podziękować za wiadomość, aby zyskać przychylność odbiorcy i pozostawić dobre wrażenie. Brak odpowiedzi wprost przeciwnie – nie zrobi miłego wrażenia na odbiorcy, który w dodatku nie będzie pewien, czy wiadomość dotarła.

W sytuacji, gdy wiadomość wysyłamy do kilku adresatów, warto jest ukryć ich adresy, aby były niewidoczne dla siebie nawzajem. Choć jest to dobry zwyczaj, nadal wielu autorów e-maili nie korzysta z okna „UDW” – czyli ukryte do wiadomości. Niejednokrotnie w wiadomości elektronicznej przesyłamy sobie różnego rodzaju pliki w  formie załączników do e-maila. Warto pamiętać o tym, aby duże załączniki dzielić na kilka mniejszych i wysyłać w kolejnych e-mailach. Tym sposobem możemy uniknąć chociażby zablokowania poczty odbiorcy na czas pobierania olbrzymiego załącznika. Należy też zwrócić uwagę na format załącznika – warto korzystać z takich plików, w przypadku których adresat wiadomości nie będzie miał problemu z ich otwarciem. Niemal każdego irytuje załącznik, którego nie da się otworzyć – pamiętajmy o tym!

Pisanie e-maili jest swoistą sztuką konwersacji. Warto więc konstruować swoją wypowiedź na zasadzie dialogu. Dostosowujmy treść wiadomości do osoby, do której piszemy, zwracajmy uwagę zarówno na stronę merytoryczną, jak też graficzną i techniczną naszej wypowiedzi. Umiejętność pisania e-maili jest nie do przecenienia w dzisiejszych czasach. Często bowiem zdarza się, że to one są pierwszym krokiem do nawiązania współpracy i tylko od naszych umiejętności zależy, czy zaplanowana współpraca będzie miała w ogóle miejsce.

Joanna Niemyjska (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

 


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Praca między jednym a drugim zezwoleniem jednolitym
    Cudzoziemcy, którzy posiadają zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. zezwolenie jednolite) i ich pracodawcy w okresie oczekiwania na wydanie kolejnego takiego zezwolenia mogą skorzystać z przepisów „pomostowych”. Dzięki nim, w tym czasie, nie trzeba legalizować pobytu, jak i pracy obcokrajowca, który nie ma przecież ważnego dokumentu (zezwolenia jednolitego). Należy jednak spełnić określone warunki. Jakie? Odpowiadamy.

  • Krajowy Fundusz Szkoleniowy w 2025 r. Priorytety wydatkowania środków z limitu podstawowego oraz rezerwy
    Pracodawcy, którzy w 2025 roku planują podnieść kompetencje swoich pracowników, od końca listopada br. mogą zapoznać się z priorytetami wydatkowania środków KFS. Łączna kwota, jaką Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej planuje przekazać do dyspozycji urzędom pracy w przyszłym roku, to ok. 415 409 tys. zł.

  • Najlepsze Miejsca Pracy w 2024 r.
    91% pracowników 25 Najlepszych Miejsc Pracy na świecie potwierdza, że kierownictwo ich firm przestrzega zasad etyki i uczciwości, 90% jest dumnych z tego, co robi i nie mniej, bo 91%, ma powody do dumy z miejsca, w którym pracuje. Te dane pokazują, jak pozytywne i silne mogą być relacje w dobrze funkcjonującej, stabilnej firmie. Great Place To Work promuje organizacje, które są w tych staraniach konsekwentne. W efekcie najlepsi, aby zachować miejsce na liście, muszą starać się być… jeszcze lepsi. Przedstawiamy wyniki konkursu Great Place To Work 2024.

  • Zasiłek dla bezrobotnych – jak długo należy pracować, aby go otrzymać?
    Jakie warunki należy spełnić, aby otrzymać zasiłek dla bezrobotnych? Czy urząd pracy może skrócić okres jego pobierania? Wyjaśniamy.

  • Konto organizacji (firmy) na praca.gov.pl. Od czego zacząć?
    Praca.gov.pl to moduł umożliwiający osobom bezrobotnym elektroniczny kontakt z urzędami pracy. Ale nie tylko. Służy też organizacjom (firmom), które wysyłają oferty pracy, wnioskują o dokumenty legalizujące pracę dla cudzoziemców, wpisują się do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ) lub Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS). Jeśli komunikację z urzędem ma prowadzić organizacja, należy zadbać o założenie dla niej konta. Jak to zrobić? Wyjaśniamy.

  • Pokolenie Z a rynek pracy
    Pokolenie Z (zet) to pokolenie urodzonych po 1995 roku. Są to pierwsi ludzie dorastający w scyfryzowanym społeczeństwie. Osoby z pokolenia Z od kilku lat wkraczają na rynek pracy. Na ich temat krąży wiele negatywnych opinii. Na szczęście są to najczęściej łatki i mity, które mają niewiele wspólnego z rzeczywistością. Jakimi pracownikami są osoby z pokolenia Z? Jakie wartości wnoszą na rynek pracy? Zapraszamy do lektury.

  • Tymczasowy polski dokument podróży dla cudzoziemca
    Tymczasowy polski dokument podróży dla cudzoziemca jest jednym z polskich dokumentów wydawanych cudzoziemcom. Ma on umożliwić obcokrajowcom wyjazd z lub przyjazd do Polski. Komu może być wydany tymczasowy polski dokument podróży? Do czego uprawnia? Ile jest ważny? Co jeszcze warto o nim wiedzieć? Odpowiadamy.

  • Polski dokument tożsamości cudzoziemca. Co warto o nim wiedzieć?
    Polski dokument tożsamości cudzoziemca jest jednym z dokumentów wydawanych cudzoziemcom przez wojewodów. Komu może być przyznany i do czego upoważnia? Odpowiadamy.

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.

    Pokaż/ukryj panel komentarzy