Powrót

E-mailowy savoir-vivre

Literówki, błędy ortograficzne, zbyt dużo wykrzykników, za duże załączniki… - lista grzechów wszystkich nas - piszących e-maile - jest długa. Jak ich unikać? Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy pisaniu, zwłaszcza służbowych e-maili? Podpowiadamy!

Jeśli przeanalizujemy nasz dzień pracy, zwykle okazuje się, że piszemy ich więcej, niż pierwotnie sądziliśmy. O ile jednak pisownię opowiadania, rozprawki, listu czy recenzji poznaliśmy w szkole – e-maile nauczyliśmy się pisać sami. Pytanie tylko: czy robimy to prawidłowo?

Konstrukcja e-maila

Wstęp, rozwinięcie, zakończenie obowiązuje również i w tym wypadku. Wiele problemów nastręcza już sam początek e-maila. Jak się przywitać? Należy pamiętać, że formuły powitalne powinny być dostosowane do statusu adresata, jego rangi pragmatycznej, wieku i relacji (oficjalna lub nieoficjalna), w jakiej nadawca z nim aktualnie pozostaje.

Bardzo często list elektroniczny jest rozpoczynany od słowa „Witam”. To dość niefortunny wybór, lepiej unikać tego słowa, gdyż podkreśla ono w  pewien sposób wyższość nadawcy w stosunku do odbiorcy. Z drugiej jednak strony ten rodzaj powitania w niektórych sytuacjach jest dopuszczalny, np. gdy przełożony będzie wysyłał informację do podwładnych lub też profesor do studentów. Generalnie jednak warto unikać takiego powitania. Co zamiast „Witam”?  Powitania w rodzaju „dzień dobry”  lub „dobry wieczór” w przypadku korespondencji elektronicznej też nie są wskazane, gdyż nie wiemy, o jakiej porze adresat naszej wiadomości ją odczyta. W tej sytuacji, za każdym razem, powinniśmy powitanie dopasować do odbiorcy. Jeśli jest to korespondencja oficjalna, można zastosować sformułowanie „Szanowny Panie/Pani…” lub, jeśli znamy adresata nieco lepiej, po prostu „Panie/Pani”. Problem ma mniejsze znaczenie, gdy piszemy do bliskich znajomych, wówczas możemy zacząć od zwykłego „Cześć Aniu”.

Po przywitaniu warto dodać neutralny wstęp wiadomości. Będzie to mile widziane przez odbiorcę, zwłaszcza gdy mamy do niego jakąś prośbę.  A treść wiadomości? Nie powinna być zbyt rozwlekła. Ważne, aby e-mail był zwięzły, konkretny i napisany poprawnie. W wiadomości e-mailowej trudniej wyrazić emocje, odczucia, znaki literowe w pewien sposób ograniczają nas, dlatego należy uważnie konstruować treść wiadomości, aby nie pozostawiała ona niedomówień czy ewentualnych niejasności.

Przy konstrukcji e-maila należy też zwrócić uwagę na jego zakończenie. Podobnie jak w przypadku formuł powitalnych, tak też przy finalnych należy dostosować je do statusu adresata, jego wieku, relacji, które nas z nim łączą. Najczęściej stosowanymi formułami są: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam”.

Błędy językowe

Niechlujność językowa bardzo często ujawnia się w e-mailach. O ile jednak błędów ortograficznych stosunkowo łatwo da się uniknąć, to już interpunkcja może sprawiać trudności wielu osobom. Wiele osób zadaje tez sobie pytanie: czy po przywitaniu powinien być wykrzyknik, czy też przecinek? Zwolennicy starej szkoły stawiają jeszcze wykrzyknik, ale współcześnie najlepiej jest postawić przecinek po formule przywitania, a w kolejnym wersie, kontynuować wypowiedź, rozpoczynając małą literą. Należy też zadbać o to, aby nie nagromadzić zbyt dużo znaków interpunkcyjnych. Niektórym zdarza się stawiać kilka znaków zapytania, wykrzykników lub wielokropek, który liczy sobie znacznie więcej niż trzy kropki. Pisząc e-maile należy też unikać stosowania wersalików. Sformułowanie: „PROSZĘ PAMIĘTAĆ” zapisane w ten sposób w korespondencji e-mailowej będzie oznaczało krzyk, rozkaz. Takie zachowanie nie będzie mile odebrane, wywrze negatywne wrażenie na odbiorcy. O czym jeszcze należy pamiętać? O dopasowaniu stylu języka do odbiorcy, unikaniu skrótów myślowych i… podpisywaniu e-maili.

Aspekty techniczne

Bardzo ważne jest to, jak szybko odpisujemy na e-mail. Jeśli mamy świadomość, że nie uda nam się tego zrobić w ciągu 24 godzin, warto napisać krótką wiadomość, że odpiszemy później. Co szczególnie ważne - nie zostawiajmy żadnego e-maila bez odpowiedzi. Wystarczy w jednym zdaniu podziękować za wiadomość, aby zyskać przychylność odbiorcy i pozostawić dobre wrażenie. Brak odpowiedzi wprost przeciwnie – nie zrobi miłego wrażenia na odbiorcy, który w dodatku nie będzie pewien, czy wiadomość dotarła.

W sytuacji, gdy wiadomość wysyłamy do kilku adresatów, warto jest ukryć ich adresy, aby były niewidoczne dla siebie nawzajem. Choć jest to dobry zwyczaj, nadal wielu autorów e-maili nie korzysta z okna „UDW” – czyli ukryte do wiadomości. Niejednokrotnie w wiadomości elektronicznej przesyłamy sobie różnego rodzaju pliki w  formie załączników do e-maila. Warto pamiętać o tym, aby duże załączniki dzielić na kilka mniejszych i wysyłać w kolejnych e-mailach. Tym sposobem możemy uniknąć chociażby zablokowania poczty odbiorcy na czas pobierania olbrzymiego załącznika. Należy też zwrócić uwagę na format załącznika – warto korzystać z takich plików, w przypadku których adresat wiadomości nie będzie miał problemu z ich otwarciem. Niemal każdego irytuje załącznik, którego nie da się otworzyć – pamiętajmy o tym!

Pisanie e-maili jest swoistą sztuką konwersacji. Warto więc konstruować swoją wypowiedź na zasadzie dialogu. Dostosowujmy treść wiadomości do osoby, do której piszemy, zwracajmy uwagę zarówno na stronę merytoryczną, jak też graficzną i techniczną naszej wypowiedzi. Umiejętność pisania e-maili jest nie do przecenienia w dzisiejszych czasach. Często bowiem zdarza się, że to one są pierwszym krokiem do nawiązania współpracy i tylko od naszych umiejętności zależy, czy zaplanowana współpraca będzie miała w ogóle miejsce.

Joanna Niemyjska (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

 


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu zielonalinia.gov.pl,opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Pokolenie Z a pierwsze dni w pracy
    Onboarding, czyli proces wdrażania do firmy nowego pracownika, to coś więcej niż tylko zapoznanie się z firmą i obowiązkami. Jak na pierwsze dni w nowej pracy patrzą młodzi ludzie (pokolenie Z)? Odpowiadamy.

  • Naukowcy w potrzebie – nowa propozycja NAWA
    Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA) została powołana m.in. w celu umiędzynarodowienia polskiej nauki i wzmocnienia w jej ramach współpracy międzynarodowej. Niedawno agencja ogłosiła nowy program – Naukowcy w potrzebie. Na czym polega i do kogo jest skierowany?

  • Jak zatrudnić obywatela Ukrainy?
    Podstawowym dokumentem legalizującym pracę cudzoziemca jest zezwolenie na pracę typu A. Obywatel Ukrainy może być też zatrudniony na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy lub powiadomienia.

  • Pracodawco, doceniaj pracowników
    Rywalizacja na rynku pracy o najlepszych pracowników nie słabnie. Dlatego troska o ich pozytywne nastawienie nabiera wymiaru strategicznego. Gdy brakuje uznania, rodzi się frustracja i niechęć do podejmowania wyzwań. Rosną psychologiczne koszty wykonywania pracy, a stąd już bliska droga do wypalenia zawodowego. Dlatego tak ważne jest to, aby doceniać pracowników i zauważać ich sukcesy.

  • Rozwijanie kompetencji w zmieniającym się rynku pracy w Polsce
    W świecie, który nieustannie ewoluuje pod wpływem cyfryzacji i globalnych trendów, rozwój kompetencji – zarówno zawodowych, jak i osobistych – staje się nieodzownym warunkiem odniesienia sukcesu na współczesnym rynku pracy. Polska, będąc aktywnym uczestnikiem globalnej gospodarki, stoi przed wyzwaniem dostosowania się do tych zmian, co wymaga elastyczności, gotowości do nauki i ciągłego rozwoju ze strony zarówno pracowników, jak i pracodawców.

  • Zgłaszanie oferty pracy do urzędu pracy
    Pracodawca, który poszukuje kandydatów do pracy może skorzystać z jednej z usług powiatowych urzędów pracy, jaką jest pośrednictwo pracy. Jak zgłosić ofertę pracy do urzędu? Pobierz nasz poradnik i dowiedz się więcej.

  • Negocjacje, czyli dojście do porozumienia
    Według słownika języka polskiego negocjacje można rozumieć jako rozmowy prowadzone przez upoważnionych przedstawicieli stron konfliktu bądź jako targowanie się ze sprzedającym o niższą cenę lub korzystniejsze warunki zakupu. Takie definicje są jednak mało szczegółowe i pozostawiają pole do interpretacji. To z kolei sprawia, że duża część z nas nie do końca rozumie na czym dokładnie polegają negocjacje i uważa, że ich sednem jest przekonanie drugiej strony do określonego punktu widzenia.

  • Czterodniowy tydzień pracy – czy to realne?
    Wraz z nastaniem nowego roku wielu z nas sięga po kalendarz i wertuje karty w poszukiwaniu potencjalnych długich weekendów. A co jeśli już niedługo będzie nam przysługiwać prawo do trzech dni wolnych w tygodniu?

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.

    Pokaż/ukryj panel komentarzy