E-mailowy savoir-vivre
Literówki, błędy ortograficzne, zbyt dużo wykrzykników, za duże załączniki… - lista grzechów wszystkich nas - piszących e-maile - jest długa. Jak ich unikać? Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy pisaniu, zwłaszcza służbowych e-maili? Podpowiadamy!
Jeśli przeanalizujemy nasz dzień pracy, zwykle okazuje się, że piszemy ich więcej, niż pierwotnie sądziliśmy. O ile jednak pisownię opowiadania, rozprawki, listu czy recenzji poznaliśmy w szkole – e-maile nauczyliśmy się pisać sami. Pytanie tylko: czy robimy to prawidłowo?
Konstrukcja e-maila
Wstęp, rozwinięcie, zakończenie obowiązuje również i w tym wypadku. Wiele problemów nastręcza już sam początek e-maila. Jak się przywitać? Należy pamiętać, że formuły powitalne powinny być dostosowane do statusu adresata, jego rangi pragmatycznej, wieku i relacji (oficjalna lub nieoficjalna), w jakiej nadawca z nim aktualnie pozostaje.
Bardzo często list elektroniczny jest rozpoczynany od słowa „Witam”. To dość niefortunny wybór, lepiej unikać tego słowa, gdyż podkreśla ono w pewien sposób wyższość nadawcy w stosunku do odbiorcy. Z drugiej jednak strony ten rodzaj powitania w niektórych sytuacjach jest dopuszczalny, np. gdy przełożony będzie wysyłał informację do podwładnych lub też profesor do studentów. Generalnie jednak warto unikać takiego powitania. Co zamiast „Witam”? Powitania w rodzaju „dzień dobry” lub „dobry wieczór” w przypadku korespondencji elektronicznej też nie są wskazane, gdyż nie wiemy, o jakiej porze adresat naszej wiadomości ją odczyta. W tej sytuacji, za każdym razem, powinniśmy powitanie dopasować do odbiorcy. Jeśli jest to korespondencja oficjalna, można zastosować sformułowanie „Szanowny Panie/Pani…” lub, jeśli znamy adresata nieco lepiej, po prostu „Panie/Pani”. Problem ma mniejsze znaczenie, gdy piszemy do bliskich znajomych, wówczas możemy zacząć od zwykłego „Cześć Aniu”.
Po przywitaniu warto dodać neutralny wstęp wiadomości. Będzie to mile widziane przez odbiorcę, zwłaszcza gdy mamy do niego jakąś prośbę. A treść wiadomości? Nie powinna być zbyt rozwlekła. Ważne, aby e-mail był zwięzły, konkretny i napisany poprawnie. W wiadomości e-mailowej trudniej wyrazić emocje, odczucia, znaki literowe w pewien sposób ograniczają nas, dlatego należy uważnie konstruować treść wiadomości, aby nie pozostawiała ona niedomówień czy ewentualnych niejasności.
Przy konstrukcji e-maila należy też zwrócić uwagę na jego zakończenie. Podobnie jak w przypadku formuł powitalnych, tak też przy finalnych należy dostosować je do statusu adresata, jego wieku, relacji, które nas z nim łączą. Najczęściej stosowanymi formułami są: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam”.
Błędy językowe
Niechlujność językowa bardzo często ujawnia się w e-mailach. O ile jednak błędów ortograficznych stosunkowo łatwo da się uniknąć, to już interpunkcja może sprawiać trudności wielu osobom. Wiele osób zadaje tez sobie pytanie: czy po przywitaniu powinien być wykrzyknik, czy też przecinek? Zwolennicy starej szkoły stawiają jeszcze wykrzyknik, ale współcześnie najlepiej jest postawić przecinek po formule przywitania, a w kolejnym wersie, kontynuować wypowiedź, rozpoczynając małą literą. Należy też zadbać o to, aby nie nagromadzić zbyt dużo znaków interpunkcyjnych. Niektórym zdarza się stawiać kilka znaków zapytania, wykrzykników lub wielokropek, który liczy sobie znacznie więcej niż trzy kropki. Pisząc e-maile należy też unikać stosowania wersalików. Sformułowanie: „PROSZĘ PAMIĘTAĆ” zapisane w ten sposób w korespondencji e-mailowej będzie oznaczało krzyk, rozkaz. Takie zachowanie nie będzie mile odebrane, wywrze negatywne wrażenie na odbiorcy. O czym jeszcze należy pamiętać? O dopasowaniu stylu języka do odbiorcy, unikaniu skrótów myślowych i… podpisywaniu e-maili.
Aspekty techniczne
Bardzo ważne jest to, jak szybko odpisujemy na e-mail. Jeśli mamy świadomość, że nie uda nam się tego zrobić w ciągu 24 godzin, warto napisać krótką wiadomość, że odpiszemy później. Co szczególnie ważne - nie zostawiajmy żadnego e-maila bez odpowiedzi. Wystarczy w jednym zdaniu podziękować za wiadomość, aby zyskać przychylność odbiorcy i pozostawić dobre wrażenie. Brak odpowiedzi wprost przeciwnie – nie zrobi miłego wrażenia na odbiorcy, który w dodatku nie będzie pewien, czy wiadomość dotarła.
W sytuacji, gdy wiadomość wysyłamy do kilku adresatów, warto jest ukryć ich adresy, aby były niewidoczne dla siebie nawzajem. Choć jest to dobry zwyczaj, nadal wielu autorów e-maili nie korzysta z okna „UDW” – czyli ukryte do wiadomości. Niejednokrotnie w wiadomości elektronicznej przesyłamy sobie różnego rodzaju pliki w formie załączników do e-maila. Warto pamiętać o tym, aby duże załączniki dzielić na kilka mniejszych i wysyłać w kolejnych e-mailach. Tym sposobem możemy uniknąć chociażby zablokowania poczty odbiorcy na czas pobierania olbrzymiego załącznika. Należy też zwrócić uwagę na format załącznika – warto korzystać z takich plików, w przypadku których adresat wiadomości nie będzie miał problemu z ich otwarciem. Niemal każdego irytuje załącznik, którego nie da się otworzyć – pamiętajmy o tym!
Pisanie e-maili jest swoistą sztuką konwersacji. Warto więc konstruować swoją wypowiedź na zasadzie dialogu. Dostosowujmy treść wiadomości do osoby, do której piszemy, zwracajmy uwagę zarówno na stronę merytoryczną, jak też graficzną i techniczną naszej wypowiedzi. Umiejętność pisania e-maili jest nie do przecenienia w dzisiejszych czasach. Często bowiem zdarza się, że to one są pierwszym krokiem do nawiązania współpracy i tylko od naszych umiejętności zależy, czy zaplanowana współpraca będzie miała w ogóle miejsce.
Joanna Niemyjska (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)
Zobacz podobne artykuły:
Co wpływa na wysokość zasiłku dla bezrobotnych? Suma okresów uprawniających do zasiłku dla bezrobotnych wpływa na wysokość tego zasiłku. Sprawdź, jakie to okresy.
Czy za studenta płaci się ZUS? Wakacje to dobry czas na szukanie pracy przez studentów. Studenci do ukończenia 26. roku życia są chętnie zatrudniani na podstawie umowy zlecenia. Wiąże się to ze sporymi oszczędnościami dla zleceniodawcy. Jakimi? Odpowiadamy.
Prognoza zapotrzebowania na kompetencje i kwalifikacje Rozwój technologiczny ma duży wpływ na zmiany, które zachodzą na rynku pracy. Widać to m.in. po zapotrzebowaniu na nowe kompetencje i kwalifikacje, które pojawiło się wśród pracodawców. Dotyczy ono zarówno obecnych, jak i przyszłych pracowników. Jakich umiejętności wymagają i będą wymagać przedsiębiorcy? Na to pytanie odpowiadają autorzy raportu „Prognoza zapotrzebowania na kompetencje i kwalifikacje w wybranych branżach w związku ze zmianami w gospodarce”, przygotowanego przez Konfederację Lewiatan.
Pomagamy młodzieży [WYWIAD] „OHP pomaga m.in. nieco zagubionym młodym ludziom w uzupełnieniu wykształcenia i zdobyciu zawodu. Dzięki nauce w szkole branżowej I stopnia mogą oni nadrobić braki w wiedzy ogólnej oraz nauczyć się praktycznego zawodu, takiego jak kucharz, stolarz, kosmetyczka, mechanik itd. Dodatkowo każdy uczestnik OHP ma zdiagnozowane potrzeby, aby dobrać najlepsze oddziaływania edukacyjne i zajęcia wychowawcze” – mówi Maciej Kraskiewicz, kierownik Elektronicznego Centrum Aktywizacji Młodzieży. W naszej rozmowie poruszyliśmy m.in. tematy związane z ECAM, OHP, zatrudnianiem młodocianych - w tym zatrudnianiem młodocianych cudzoziemców. Zachęcamy do lektury.
Ponowna rejestracja a prawo do zasiłku Jak wygląda sytuacja osoby zarejestrowanej w urzędzie pracy jako bezrobotna z prawem do zasiłku, gdy wyrejestruje się z urzędu pracy na krócej niż 365 dni i potem ponownie zarejestruje? Co z zasiłkiem? Odpowiadamy.
Student (cudzoziemiec) a obowiązek posiadania zezwolenia na pracę Cudzoziemiec z kraju trzeciego, by legalnie pracować w Polsce powinien mieć tytuł pobytowy oraz zezwolenie na pracę. Od tej zasady są jednak wyjątki. Jest bowiem grupa cudzoziemców, którzy nie potrzebują zezwolenia na pracę. Zaliczają się do niej m.in. studenci. Jakie warunki powinien spełnić student (cudzoziemiec), by świadczyć pracę w Polsce bez zezwolenia na pracę? Odpowiadamy.
Dodatek aktywizacyjny a podjęcie zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej Dodatek aktywizacyjny jest świadczeniem przysługującym bezrobotnym posiadającym prawo do zasiłku, którzy podjęli samodzielnie lub w wyniku skierowania przez powiatowy urząd pracy zatrudnienie lub inną pracę zarobkową. Co według przepisów oznacza zatrudnienie i inna praca zarobkowa? Odpowiadamy.
Praca zdalna – przydatne informacje dla pracowników i pracodawców Przepisy dotyczące pracy zdalnej, zawarte w Kodeksie pracy, weszły w życie na początku kwietnia 2023 r. Ze względu na ich nowy charakter, wymagają wyjaśnienia. Odpowiadamy na niektóre wątpliwości dotyczące pracy zdalnej. Powinny one zainteresować zarówno pracodawców, jak i pracowników.
