Powrót

E-mailowy savoir-vivre

Literówki, błędy ortograficzne, zbyt dużo wykrzykników, za duże załączniki… - lista grzechów wszystkich nas - piszących e-maile - jest długa. Jak ich unikać? Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy pisaniu, zwłaszcza służbowych e-maili? Podpowiadamy!

Jeśli przeanalizujemy nasz dzień pracy, zwykle okazuje się, że piszemy ich więcej, niż pierwotnie sądziliśmy. O ile jednak pisownię opowiadania, rozprawki, listu czy recenzji poznaliśmy w szkole – e-maile nauczyliśmy się pisać sami. Pytanie tylko: czy robimy to prawidłowo?

Konstrukcja e-maila

Wstęp, rozwinięcie, zakończenie obowiązuje również i w tym wypadku. Wiele problemów nastręcza już sam początek e-maila. Jak się przywitać? Należy pamiętać, że formuły powitalne powinny być dostosowane do statusu adresata, jego rangi pragmatycznej, wieku i relacji (oficjalna lub nieoficjalna), w jakiej nadawca z nim aktualnie pozostaje.

Bardzo często list elektroniczny jest rozpoczynany od słowa „Witam”. To dość niefortunny wybór, lepiej unikać tego słowa, gdyż podkreśla ono w  pewien sposób wyższość nadawcy w stosunku do odbiorcy. Z drugiej jednak strony ten rodzaj powitania w niektórych sytuacjach jest dopuszczalny, np. gdy przełożony będzie wysyłał informację do podwładnych lub też profesor do studentów. Generalnie jednak warto unikać takiego powitania. Co zamiast „Witam”?  Powitania w rodzaju „dzień dobry”  lub „dobry wieczór” w przypadku korespondencji elektronicznej też nie są wskazane, gdyż nie wiemy, o jakiej porze adresat naszej wiadomości ją odczyta. W tej sytuacji, za każdym razem, powinniśmy powitanie dopasować do odbiorcy. Jeśli jest to korespondencja oficjalna, można zastosować sformułowanie „Szanowny Panie/Pani…” lub, jeśli znamy adresata nieco lepiej, po prostu „Panie/Pani”. Problem ma mniejsze znaczenie, gdy piszemy do bliskich znajomych, wówczas możemy zacząć od zwykłego „Cześć Aniu”.

Po przywitaniu warto dodać neutralny wstęp wiadomości. Będzie to mile widziane przez odbiorcę, zwłaszcza gdy mamy do niego jakąś prośbę.  A treść wiadomości? Nie powinna być zbyt rozwlekła. Ważne, aby e-mail był zwięzły, konkretny i napisany poprawnie. W wiadomości e-mailowej trudniej wyrazić emocje, odczucia, znaki literowe w pewien sposób ograniczają nas, dlatego należy uważnie konstruować treść wiadomości, aby nie pozostawiała ona niedomówień czy ewentualnych niejasności.

Przy konstrukcji e-maila należy też zwrócić uwagę na jego zakończenie. Podobnie jak w przypadku formuł powitalnych, tak też przy finalnych należy dostosować je do statusu adresata, jego wieku, relacji, które nas z nim łączą. Najczęściej stosowanymi formułami są: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam”.

Błędy językowe

Niechlujność językowa bardzo często ujawnia się w e-mailach. O ile jednak błędów ortograficznych stosunkowo łatwo da się uniknąć, to już interpunkcja może sprawiać trudności wielu osobom. Wiele osób zadaje tez sobie pytanie: czy po przywitaniu powinien być wykrzyknik, czy też przecinek? Zwolennicy starej szkoły stawiają jeszcze wykrzyknik, ale współcześnie najlepiej jest postawić przecinek po formule przywitania, a w kolejnym wersie, kontynuować wypowiedź, rozpoczynając małą literą. Należy też zadbać o to, aby nie nagromadzić zbyt dużo znaków interpunkcyjnych. Niektórym zdarza się stawiać kilka znaków zapytania, wykrzykników lub wielokropek, który liczy sobie znacznie więcej niż trzy kropki. Pisząc e-maile należy też unikać stosowania wersalików. Sformułowanie: „PROSZĘ PAMIĘTAĆ” zapisane w ten sposób w korespondencji e-mailowej będzie oznaczało krzyk, rozkaz. Takie zachowanie nie będzie mile odebrane, wywrze negatywne wrażenie na odbiorcy. O czym jeszcze należy pamiętać? O dopasowaniu stylu języka do odbiorcy, unikaniu skrótów myślowych i… podpisywaniu e-maili.

Aspekty techniczne

Bardzo ważne jest to, jak szybko odpisujemy na e-mail. Jeśli mamy świadomość, że nie uda nam się tego zrobić w ciągu 24 godzin, warto napisać krótką wiadomość, że odpiszemy później. Co szczególnie ważne - nie zostawiajmy żadnego e-maila bez odpowiedzi. Wystarczy w jednym zdaniu podziękować za wiadomość, aby zyskać przychylność odbiorcy i pozostawić dobre wrażenie. Brak odpowiedzi wprost przeciwnie – nie zrobi miłego wrażenia na odbiorcy, który w dodatku nie będzie pewien, czy wiadomość dotarła.

W sytuacji, gdy wiadomość wysyłamy do kilku adresatów, warto jest ukryć ich adresy, aby były niewidoczne dla siebie nawzajem. Choć jest to dobry zwyczaj, nadal wielu autorów e-maili nie korzysta z okna „UDW” – czyli ukryte do wiadomości. Niejednokrotnie w wiadomości elektronicznej przesyłamy sobie różnego rodzaju pliki w  formie załączników do e-maila. Warto pamiętać o tym, aby duże załączniki dzielić na kilka mniejszych i wysyłać w kolejnych e-mailach. Tym sposobem możemy uniknąć chociażby zablokowania poczty odbiorcy na czas pobierania olbrzymiego załącznika. Należy też zwrócić uwagę na format załącznika – warto korzystać z takich plików, w przypadku których adresat wiadomości nie będzie miał problemu z ich otwarciem. Niemal każdego irytuje załącznik, którego nie da się otworzyć – pamiętajmy o tym!

Pisanie e-maili jest swoistą sztuką konwersacji. Warto więc konstruować swoją wypowiedź na zasadzie dialogu. Dostosowujmy treść wiadomości do osoby, do której piszemy, zwracajmy uwagę zarówno na stronę merytoryczną, jak też graficzną i techniczną naszej wypowiedzi. Umiejętność pisania e-maili jest nie do przecenienia w dzisiejszych czasach. Często bowiem zdarza się, że to one są pierwszym krokiem do nawiązania współpracy i tylko od naszych umiejętności zależy, czy zaplanowana współpraca będzie miała w ogóle miejsce.

Joanna Niemyjska (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

 


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Okresy uprawniające do nabycia prawa do zasiłku
    Prawo do zasiłku dla bezrobotnych jest przyznawane osobom, które rejestrują się w urzędzie pracy jako bezrobotne (zasiłek nie przysługuje osobom rejestrującym się ze statusem poszukujący pracy) i spełniają szereg warunków. Jednym z nich jest odpowiednio długi czas zatrudnienia lub prowadzenia działalności gospodarczej. Opisujemy, jakie m.in. okresy wliczają się do przyznania prawa do zasiłku dla bezrobotnych.

  • Najbardziej kreatywne kampanie rekrutacyjne na rynku – rusza kolejna edycja „Liderów Rekrutacji”
    Poszukiwanie i pozyskiwanie talentów na rynku pracy w wielu branżach nie należy do najłatwiejszych. Aby wyróżnić się na tle konkurencji, część firm stawia na nieszablonowe i kreatywne kampanie rekrutacyjne, często wykorzystując do tego szerokie możliwości, jakie dają media społecznościowe oraz marketing internetowy. Wyróżniające się, nieszablonowe rekrutacje mogą zostać nagrodzone, bo właśnie wystartowała kolejna edycja „Liderów Rekrutacji” OLX!

  • Uprawnienia pracownicze a status osoby bezrobotnej
    Pracodawcy, jak i osoby bezrobotne często zastanawiają się, czy obecność w rejestrze urzędu pracy wpływa na uprawnienia pracownicze? W takiej sytuacji kluczowe jest, czy bezrobotny ma prawo do zasiłku, czy pobiera inne świadczenie pieniężne w związku z realizacją wsparcia, czy też jest to osoba, której zasiłek nie został przyznany.

  • Umowa zlecenia a staż pracy
    Umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną, którą regulują przepisy Kodeksu cywilnego, a nie Kodeksu pracy, jak w przypadku umowy o pracę. Tego rodzaju umowa często jest zawierana ze względu na mniejsze koszty związane z zatrudnieniem pracownika. Podjęcie umowy zlecenia spotyka się z wątpliwościami dotyczącymi stażu pracy. Podpowiadamy, kiedy i w jakich okolicznościach umowa zlecenia zaliczana jest do stażu pracy.

  • 14 firm z Polski wśród Europe’s Best Workplaces™ 2021
    21 września Great Place to Work® ogłosił doroczną listę Najlepszych Miejsc Pracy w Europie. W 2021 r. lista liczy łącznie 150 firm, a wśród laureatów znalazło się aż 14 firm z Polski. To jak dotychczas najlepszy wynik polskich firm w europejskim konkursie. Tegoroczny ranking powstał w oparciu o analizę badań ankietowych, w których wzięło udział blisko 600 tysięcy pracowników z 1545 organizacji z całej Europy. Kilka miesięcy wcześniej organizacje te zostały wyróżnione tytułem Najlepszego Miejsca Pracy w swoich krajach.

  • Dodatkowe obowiązki pracownika
    Pracownik zobowiązany jest do wykonywania zadań mieszczących się w zakresie jego obowiązków, z którymi pracodawca powinien go zapoznać. Istnieją jednak sytuacje, w których pracodawca może powierzyć pracownikowi inne zadania, niż te, wynikające z zawartej umowy o pracę.

  • Wiza – ważne informacje na dokumencie
    Wiza jest jednym z dokumentów pobytowych, uprawniających cudzoziemca (który takiego dokumentu potrzebuje) do przekroczenia granicy i pobytu. Na wizie znajdują się istotne informacje, które mają wpływ na zatrudnienie obcokrajowca. Opisujemy najważniejsze z nich.

  • Bezrobocie w Polsce. Raport z ostatniej dekady
    Bezrobocie, zwłaszcza gdy osiąga wysoki poziom, jest negatywnym zjawiskiem społecznym. Niektórzy psychologowie stawiają je na równi z destrukcyjnym wpływem narkomanii. Nie ulega wątpliwości, że brak pracy, dla osoby która chce pracować, negatywnie wpływa na jej samopoczucie i bywa frustrujący. Na szczęście, patrząc na ostatnią dekadę i wskaźnik bezrobocia w Polsce możemy mówić o pozytywnych trendach i stabilizacji, zaburzonej nieco przez pandemię.

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.