Powrót

Dokumentacja pracownicza – jak długo należy ją przechowywać?

Artykuł zgodny ze stanem prawnym na dzień: 2022-01-26

Przechowywanie dokumentacji dotyczącej stosunku pracy oraz akt osobowych pracowników jest jednym z obowiązków pracodawcy. Podpowiadamy, jakie dokumenty i przez jaki okres powinny być archiwizowane u pracodawcy.

Dokumentację pracowniczą można prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja ta powinna być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji pracowniczej lub robi to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy może zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł.

 

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

W stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. stosuje się podział akt osobowych na cztery części, tj. A, B, C, D.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Na dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy składają się:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  • karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

 

Obowiązek informacyjny pracodawcy

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie wskazanym w punkcie 2.

Pracodawca niszczy dokumentację w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Do czasu jej zniszczenia pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.

 

Okres przechowywania dokumentacji

50 lat:

  • w stosunku do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.,
  • w stosunku do pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej,
  • w stosunku do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r.

 

10 lat:

  • w stosunku do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., za których pracodawca złoży raporty informacyjne do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
  • w stosunku do pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r.

 

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu 10-letniego, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W tym przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

 

Szczegółowych informacji w tym zakresie udziela Państwowa Inspekcja Pracy.

 

Katarzyna Sędziak (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

Źródło:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

www.pip.gov.pl


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Nie ze wszystkich uprawnień rodzicielskich skorzysta jednocześnie matka i ojciec
    Kodeks pracy przewiduje liczne uprawnienia związane z rodzicielstwem. Jednym z nich jest zakaz zatrudniania w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej oraz zakaz delegowania poza stałe miejsce pracy rodzica wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia. Czy oboje rodzice mają prawo skorzystać z tego uprawnienia? Co w przypadku, gdy tylko jeden z nich jest zatrudniony? Podpowiadamy.

  • Umowa o pracę tymczasową a uprawnienia pracownicze
    Czym jest umowa o pracę tymczasową i jakie są warunki zatrudnienia na jej podstawie? Odpowiedzi znajdziesz poniżej.

  • Zadaniowy czas pracy - zasady
    Zadaniowy czas pracy jest jednym z systemów czasu pracy. Na czym polega i kto może pracować w takim systemie? Podpowiadamy.

  • Równe traktowanie w zatrudnieniu
    Równe traktowanie pracowników jest podstawową zasadą prawa pracy. Kodeks pracy zakazuje wszelkiej dyskryminacji w zatrudnieniu. Podpowiadamy, jakie są przesłanki dyskryminacji oraz kiedy pracownik ma prawo ubiegać się o odszkodowanie.

  • Przerwy w pracy
    Od czego zależy długość i ilość przerw w pracy? Czy czas odpoczynku zawsze wlicza się do wymiaru czasu pracy? Kto może skorzystać z dodatkowej przerwy? Odpowiadamy.

  • Praca zdalna – czy pracodawca musi wyrazić na nią zgodę?
    O możliwość wykonywania pracy zdalnie musi zawnioskować pracownik oraz otrzymać zgodę pracodawcy. W jakich przypadkach pracodawca może nie wyrazić zgody i odrzucić wniosek pracownika? Sprawdź!

  • Urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia
    Urlop wypoczynkowy udzielany jest na wniosek pracownika, jednak nie zawsze pracodawca ma obowiązek taki wniosek uwzględnić. Wyjątkową sytuacją jest okres wypowiedzenia pracownika. Co stanowi Kodeks pracy? Podpowiadamy.

  • Rozwiązanie umowy o pracę – porozumienie stron
    Ustanie stosunku pracy następuje w drodze jego rozwiązania lub wygaśnięcia. Jednym z rodzajów rozwiązania umowy o pracę (ustania stosunku pracy) jest porozumienie stron. Co warto o nim wiedzieć? Czy można cofnąć zgodę na rozwiązanie umowy w taki sposób? Co z zasiłkiem dla bezrobotnych po rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron? Odpowiadamy.

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.

    Pokaż/ukryj panel komentarzy