Dokumentacja pracownicza – jak długo należy ją przechowywać?
Artykuł zgodny ze stanem prawnym na dzień: 2022-01-26
Przechowywanie dokumentacji dotyczącej stosunku pracy oraz akt osobowych pracowników jest jednym z obowiązków pracodawcy. Podpowiadamy, jakie dokumenty i przez jaki okres powinny być archiwizowane u pracodawcy.
Dokumentację pracowniczą można prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja ta powinna być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji pracowniczej lub robi to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy może zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł.
Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
W stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. stosuje się podział akt osobowych na cztery części, tj. A, B, C, D.
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
Na dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy składają się:
- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
- karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
- karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Obowiązek informacyjny pracodawcy
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie wskazanym w punkcie 2.
Pracodawca niszczy dokumentację w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Do czasu jej zniszczenia pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.
Okres przechowywania dokumentacji
50 lat:
- w stosunku do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.,
- w stosunku do pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej,
- w stosunku do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r.
10 lat:
- w stosunku do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., za których pracodawca złoży raporty informacyjne do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- w stosunku do pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r.
Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu 10-letniego, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W tym przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.
Szczegółowych informacji w tym zakresie udziela Państwowa Inspekcja Pracy.
Katarzyna Sędziak (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)
Źródło:
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Zobacz podobne artykuły:
Nie ze wszystkich uprawnień rodzicielskich skorzysta jednocześnie matka i ojciec Kodeks pracy przewiduje liczne uprawnienia związane z rodzicielstwem. Jednym z nich jest zakaz zatrudniania w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej oraz zakaz delegowania poza stałe miejsce pracy rodzica wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia. Czy oboje rodzice mają prawo skorzystać z tego uprawnienia? Co w przypadku, gdy tylko jeden z nich jest zatrudniony? Podpowiadamy.
Umowa o pracę tymczasową a uprawnienia pracownicze Czym jest umowa o pracę tymczasową i jakie są warunki zatrudnienia na jej podstawie? Odpowiedzi znajdziesz poniżej.
Zadaniowy czas pracy - zasady Zadaniowy czas pracy jest jednym z systemów czasu pracy. Na czym polega i kto może pracować w takim systemie? Podpowiadamy.
Równe traktowanie w zatrudnieniu Równe traktowanie pracowników jest podstawową zasadą prawa pracy. Kodeks pracy zakazuje wszelkiej dyskryminacji w zatrudnieniu. Podpowiadamy, jakie są przesłanki dyskryminacji oraz kiedy pracownik ma prawo ubiegać się o odszkodowanie.
Przerwy w pracy Od czego zależy długość i ilość przerw w pracy? Czy czas odpoczynku zawsze wlicza się do wymiaru czasu pracy? Kto może skorzystać z dodatkowej przerwy? Odpowiadamy.
Praca zdalna – czy pracodawca musi wyrazić na nią zgodę? O możliwość wykonywania pracy zdalnie musi zawnioskować pracownik oraz otrzymać zgodę pracodawcy. W jakich przypadkach pracodawca może nie wyrazić zgody i odrzucić wniosek pracownika? Sprawdź!
Urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia Urlop wypoczynkowy udzielany jest na wniosek pracownika, jednak nie zawsze pracodawca ma obowiązek taki wniosek uwzględnić. Wyjątkową sytuacją jest okres wypowiedzenia pracownika. Co stanowi Kodeks pracy? Podpowiadamy.
Rozwiązanie umowy o pracę – porozumienie stron Ustanie stosunku pracy następuje w drodze jego rozwiązania lub wygaśnięcia. Jednym z rodzajów rozwiązania umowy o pracę (ustania stosunku pracy) jest porozumienie stron. Co warto o nim wiedzieć? Czy można cofnąć zgodę na rozwiązanie umowy w taki sposób? Co z zasiłkiem dla bezrobotnych po rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron? Odpowiadamy.
Rynek pracy na co dzień
-
Rewolucja AI a rynek pracy
06.03.2024 -
O depresji w Dniu Walki z Depresją
23.02.2024