E-mailowy savoir-vivre
Literówki, błędy ortograficzne, zbyt dużo wykrzykników, za duże załączniki… - lista grzechów wszystkich nas - piszących e-maile - jest długa. Jak ich unikać? Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy pisaniu, zwłaszcza służbowych e-maili? Podpowiadamy!
Jeśli przeanalizujemy nasz dzień pracy, zwykle okazuje się, że piszemy ich więcej, niż pierwotnie sądziliśmy. O ile jednak pisownię opowiadania, rozprawki, listu czy recenzji poznaliśmy w szkole – e-maile nauczyliśmy się pisać sami. Pytanie tylko: czy robimy to prawidłowo?
Konstrukcja e-maila
Wstęp, rozwinięcie, zakończenie obowiązuje również i w tym wypadku. Wiele problemów nastręcza już sam początek e-maila. Jak się przywitać? Należy pamiętać, że formuły powitalne powinny być dostosowane do statusu adresata, jego rangi pragmatycznej, wieku i relacji (oficjalna lub nieoficjalna), w jakiej nadawca z nim aktualnie pozostaje.
Bardzo często list elektroniczny jest rozpoczynany od słowa „Witam”. To dość niefortunny wybór, lepiej unikać tego słowa, gdyż podkreśla ono w pewien sposób wyższość nadawcy w stosunku do odbiorcy. Z drugiej jednak strony ten rodzaj powitania w niektórych sytuacjach jest dopuszczalny, np. gdy przełożony będzie wysyłał informację do podwładnych lub też profesor do studentów. Generalnie jednak warto unikać takiego powitania. Co zamiast „Witam”? Powitania w rodzaju „dzień dobry” lub „dobry wieczór” w przypadku korespondencji elektronicznej też nie są wskazane, gdyż nie wiemy, o jakiej porze adresat naszej wiadomości ją odczyta. W tej sytuacji, za każdym razem, powinniśmy powitanie dopasować do odbiorcy. Jeśli jest to korespondencja oficjalna, można zastosować sformułowanie „Szanowny Panie/Pani…” lub, jeśli znamy adresata nieco lepiej, po prostu „Panie/Pani”. Problem ma mniejsze znaczenie, gdy piszemy do bliskich znajomych, wówczas możemy zacząć od zwykłego „Cześć Aniu”.
Po przywitaniu warto dodać neutralny wstęp wiadomości. Będzie to mile widziane przez odbiorcę, zwłaszcza gdy mamy do niego jakąś prośbę. A treść wiadomości? Nie powinna być zbyt rozwlekła. Ważne, aby e-mail był zwięzły, konkretny i napisany poprawnie. W wiadomości e-mailowej trudniej wyrazić emocje, odczucia, znaki literowe w pewien sposób ograniczają nas, dlatego należy uważnie konstruować treść wiadomości, aby nie pozostawiała ona niedomówień czy ewentualnych niejasności.
Przy konstrukcji e-maila należy też zwrócić uwagę na jego zakończenie. Podobnie jak w przypadku formuł powitalnych, tak też przy finalnych należy dostosować je do statusu adresata, jego wieku, relacji, które nas z nim łączą. Najczęściej stosowanymi formułami są: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam”.
Błędy językowe
Niechlujność językowa bardzo często ujawnia się w e-mailach. O ile jednak błędów ortograficznych stosunkowo łatwo da się uniknąć, to już interpunkcja może sprawiać trudności wielu osobom. Wiele osób zadaje tez sobie pytanie: czy po przywitaniu powinien być wykrzyknik, czy też przecinek? Zwolennicy starej szkoły stawiają jeszcze wykrzyknik, ale współcześnie najlepiej jest postawić przecinek po formule przywitania, a w kolejnym wersie, kontynuować wypowiedź, rozpoczynając małą literą. Należy też zadbać o to, aby nie nagromadzić zbyt dużo znaków interpunkcyjnych. Niektórym zdarza się stawiać kilka znaków zapytania, wykrzykników lub wielokropek, który liczy sobie znacznie więcej niż trzy kropki. Pisząc e-maile należy też unikać stosowania wersalików. Sformułowanie: „PROSZĘ PAMIĘTAĆ” zapisane w ten sposób w korespondencji e-mailowej będzie oznaczało krzyk, rozkaz. Takie zachowanie nie będzie mile odebrane, wywrze negatywne wrażenie na odbiorcy. O czym jeszcze należy pamiętać? O dopasowaniu stylu języka do odbiorcy, unikaniu skrótów myślowych i… podpisywaniu e-maili.
Aspekty techniczne
Bardzo ważne jest to, jak szybko odpisujemy na e-mail. Jeśli mamy świadomość, że nie uda nam się tego zrobić w ciągu 24 godzin, warto napisać krótką wiadomość, że odpiszemy później. Co szczególnie ważne - nie zostawiajmy żadnego e-maila bez odpowiedzi. Wystarczy w jednym zdaniu podziękować za wiadomość, aby zyskać przychylność odbiorcy i pozostawić dobre wrażenie. Brak odpowiedzi wprost przeciwnie – nie zrobi miłego wrażenia na odbiorcy, który w dodatku nie będzie pewien, czy wiadomość dotarła.
W sytuacji, gdy wiadomość wysyłamy do kilku adresatów, warto jest ukryć ich adresy, aby były niewidoczne dla siebie nawzajem. Choć jest to dobry zwyczaj, nadal wielu autorów e-maili nie korzysta z okna „UDW” – czyli ukryte do wiadomości. Niejednokrotnie w wiadomości elektronicznej przesyłamy sobie różnego rodzaju pliki w formie załączników do e-maila. Warto pamiętać o tym, aby duże załączniki dzielić na kilka mniejszych i wysyłać w kolejnych e-mailach. Tym sposobem możemy uniknąć chociażby zablokowania poczty odbiorcy na czas pobierania olbrzymiego załącznika. Należy też zwrócić uwagę na format załącznika – warto korzystać z takich plików, w przypadku których adresat wiadomości nie będzie miał problemu z ich otwarciem. Niemal każdego irytuje załącznik, którego nie da się otworzyć – pamiętajmy o tym!
Pisanie e-maili jest swoistą sztuką konwersacji. Warto więc konstruować swoją wypowiedź na zasadzie dialogu. Dostosowujmy treść wiadomości do osoby, do której piszemy, zwracajmy uwagę zarówno na stronę merytoryczną, jak też graficzną i techniczną naszej wypowiedzi. Umiejętność pisania e-maili jest nie do przecenienia w dzisiejszych czasach. Często bowiem zdarza się, że to one są pierwszym krokiem do nawiązania współpracy i tylko od naszych umiejętności zależy, czy zaplanowana współpraca będzie miała w ogóle miejsce.
Joanna Niemyjska (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)
Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu zielonalinia.gov.pl,opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.
Zobacz podobne artykuły:
Transparentność wynagrodzeń w Polsce. Kto jest za? Czy Polacy popierają jawność wynagrodzeń? Która grupa wiekowa jest najbardziej chętna wprowadzeniu transparentności pensji? Komu najmniej na tym zależy? Zachęcamy do zapoznania się z wynikami raportu „Nastroje polskiego rynku pracy – perspektywa kandydatów 2025”.
Cudzoziemcy a działalność nierejestrowana Czerwiec 2025 r. stał pod znakiem zmian na polskim rynku pracy. Dotyczą one również działalności nierejestrowej prowadzonej przez cudzoziemców. Co się zmieniło? Którzy cudzoziemcy mogą w Polsce prowadzić taką działalność? Odpowiadamy.
Wsparcie mikroprzedsiębiorcy przy zatrudnieniu osób bliskich Zgodnie z ustawą o rynku pracy i służbach zatrudnienia, od 1 czerwca 2025 r. mikroprzedsiębiorcy mają możliwość uzyskania dofinansowania z urzędu pracy do zatrudnienia małżonka, osoby spokrewnionej, spowinowaconej, przysposobionej, a także osoby objętej opieką lub kuratelą. Z jakich form pomocy mogą korzystać pracodawcy? Podpowiadamy.
Ilu cudzoziemców prowadzi działalność gospodarczą w Polsce? Jak pokazują statystyki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Polsce przybywa cudzoziemców, którzy zakładają i prowadzą działalność gospodarczą. Który kraj jest najliczniej reprezentowany w tym gronie? Jak ilość cudzoziemców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce zmieniała się na przestrzeni ostatnich lat? Odpowiadamy.
Warunki, które należy spełnić, aby zarejestrować oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi może zarejestrować pracodawca, który chce powierzyć pracę cudzoziemcom z pięciu krajów. O jakie państwa chodzi? Jakie podstawowe warunki należy spełnić, żeby dokonać rejestracji? Odpowiadamy.
Jak weryfikować oferty pracy, aby nie paść ofiarą oszustwa? Internet zrewolucjonizował rynek pracy, wystarczy kilka kliknięć, by przeszukać setki ofert pracy, wysłać aplikację i wziąć udział w rozmowie rekrutacyjnej. Niestety, ta wygoda niesie ze sobą również rosnące ryzyko oszustw. Fałszywe ogłoszenia o pracy stają się coraz bardziej powszechne, a ich autorzy są coraz lepiej przygotowani. Posługują się językiem, grafiką i strukturą, które do złudzenia przypominają prawdziwe oferty. Zdarza się, że podszywają się pod realnie istniejące firmy, wykorzystując ich logotypy, dane kontaktowe, a nawet prawdziwe nazwiska pracowników.
Zezwolenie na pracę - uchylenie i wygaśnięcie z mocy prawa Zezwolenie na pracę jest dokumentem wydawanym przez wojewodę, które legalizuje pracę w Polsce cudzoziemców z krajów trzecich. Okres jego ważności wynosi maksymalnie 3 lata. Przepisy określają sytuacje, w których wojewoda może uchylić zezwolenie na pracę oraz okoliczności powodujące jego wygaśnięcie z mocy prawa. Wymieniamy je.
Gdzie szukać szkoleń? Zmieniający się rynek pracy sprawia, że jego uczestnicy coraz częściej muszą liczyć się z koniecznością adaptacji do nowych realiów. Znalezieniu dobrej pracy służyć może np. udział w kursach czy szkoleniach, dzięki którym nabywa się nowe umiejętności lub poszerza te już posiadane. Gdzie można szukać takich możliwości?
