E-mailowy savoir-vivre
Literówki, błędy ortograficzne, zbyt dużo wykrzykników, za duże załączniki… - lista grzechów wszystkich nas - piszących e-maile - jest długa. Jak ich unikać? Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy pisaniu, zwłaszcza służbowych e-maili? Podpowiadamy!
Jeśli przeanalizujemy nasz dzień pracy, zwykle okazuje się, że piszemy ich więcej, niż pierwotnie sądziliśmy. O ile jednak pisownię opowiadania, rozprawki, listu czy recenzji poznaliśmy w szkole – e-maile nauczyliśmy się pisać sami. Pytanie tylko: czy robimy to prawidłowo?
Konstrukcja e-maila
Wstęp, rozwinięcie, zakończenie obowiązuje również i w tym wypadku. Wiele problemów nastręcza już sam początek e-maila. Jak się przywitać? Należy pamiętać, że formuły powitalne powinny być dostosowane do statusu adresata, jego rangi pragmatycznej, wieku i relacji (oficjalna lub nieoficjalna), w jakiej nadawca z nim aktualnie pozostaje.
Bardzo często list elektroniczny jest rozpoczynany od słowa „Witam”. To dość niefortunny wybór, lepiej unikać tego słowa, gdyż podkreśla ono w pewien sposób wyższość nadawcy w stosunku do odbiorcy. Z drugiej jednak strony ten rodzaj powitania w niektórych sytuacjach jest dopuszczalny, np. gdy przełożony będzie wysyłał informację do podwładnych lub też profesor do studentów. Generalnie jednak warto unikać takiego powitania. Co zamiast „Witam”? Powitania w rodzaju „dzień dobry” lub „dobry wieczór” w przypadku korespondencji elektronicznej też nie są wskazane, gdyż nie wiemy, o jakiej porze adresat naszej wiadomości ją odczyta. W tej sytuacji, za każdym razem, powinniśmy powitanie dopasować do odbiorcy. Jeśli jest to korespondencja oficjalna, można zastosować sformułowanie „Szanowny Panie/Pani…” lub, jeśli znamy adresata nieco lepiej, po prostu „Panie/Pani”. Problem ma mniejsze znaczenie, gdy piszemy do bliskich znajomych, wówczas możemy zacząć od zwykłego „Cześć Aniu”.
Po przywitaniu warto dodać neutralny wstęp wiadomości. Będzie to mile widziane przez odbiorcę, zwłaszcza gdy mamy do niego jakąś prośbę. A treść wiadomości? Nie powinna być zbyt rozwlekła. Ważne, aby e-mail był zwięzły, konkretny i napisany poprawnie. W wiadomości e-mailowej trudniej wyrazić emocje, odczucia, znaki literowe w pewien sposób ograniczają nas, dlatego należy uważnie konstruować treść wiadomości, aby nie pozostawiała ona niedomówień czy ewentualnych niejasności.
Przy konstrukcji e-maila należy też zwrócić uwagę na jego zakończenie. Podobnie jak w przypadku formuł powitalnych, tak też przy finalnych należy dostosować je do statusu adresata, jego wieku, relacji, które nas z nim łączą. Najczęściej stosowanymi formułami są: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam”.
Błędy językowe
Niechlujność językowa bardzo często ujawnia się w e-mailach. O ile jednak błędów ortograficznych stosunkowo łatwo da się uniknąć, to już interpunkcja może sprawiać trudności wielu osobom. Wiele osób zadaje tez sobie pytanie: czy po przywitaniu powinien być wykrzyknik, czy też przecinek? Zwolennicy starej szkoły stawiają jeszcze wykrzyknik, ale współcześnie najlepiej jest postawić przecinek po formule przywitania, a w kolejnym wersie, kontynuować wypowiedź, rozpoczynając małą literą. Należy też zadbać o to, aby nie nagromadzić zbyt dużo znaków interpunkcyjnych. Niektórym zdarza się stawiać kilka znaków zapytania, wykrzykników lub wielokropek, który liczy sobie znacznie więcej niż trzy kropki. Pisząc e-maile należy też unikać stosowania wersalików. Sformułowanie: „PROSZĘ PAMIĘTAĆ” zapisane w ten sposób w korespondencji e-mailowej będzie oznaczało krzyk, rozkaz. Takie zachowanie nie będzie mile odebrane, wywrze negatywne wrażenie na odbiorcy. O czym jeszcze należy pamiętać? O dopasowaniu stylu języka do odbiorcy, unikaniu skrótów myślowych i… podpisywaniu e-maili.
Aspekty techniczne
Bardzo ważne jest to, jak szybko odpisujemy na e-mail. Jeśli mamy świadomość, że nie uda nam się tego zrobić w ciągu 24 godzin, warto napisać krótką wiadomość, że odpiszemy później. Co szczególnie ważne - nie zostawiajmy żadnego e-maila bez odpowiedzi. Wystarczy w jednym zdaniu podziękować za wiadomość, aby zyskać przychylność odbiorcy i pozostawić dobre wrażenie. Brak odpowiedzi wprost przeciwnie – nie zrobi miłego wrażenia na odbiorcy, który w dodatku nie będzie pewien, czy wiadomość dotarła.
W sytuacji, gdy wiadomość wysyłamy do kilku adresatów, warto jest ukryć ich adresy, aby były niewidoczne dla siebie nawzajem. Choć jest to dobry zwyczaj, nadal wielu autorów e-maili nie korzysta z okna „UDW” – czyli ukryte do wiadomości. Niejednokrotnie w wiadomości elektronicznej przesyłamy sobie różnego rodzaju pliki w formie załączników do e-maila. Warto pamiętać o tym, aby duże załączniki dzielić na kilka mniejszych i wysyłać w kolejnych e-mailach. Tym sposobem możemy uniknąć chociażby zablokowania poczty odbiorcy na czas pobierania olbrzymiego załącznika. Należy też zwrócić uwagę na format załącznika – warto korzystać z takich plików, w przypadku których adresat wiadomości nie będzie miał problemu z ich otwarciem. Niemal każdego irytuje załącznik, którego nie da się otworzyć – pamiętajmy o tym!
Pisanie e-maili jest swoistą sztuką konwersacji. Warto więc konstruować swoją wypowiedź na zasadzie dialogu. Dostosowujmy treść wiadomości do osoby, do której piszemy, zwracajmy uwagę zarówno na stronę merytoryczną, jak też graficzną i techniczną naszej wypowiedzi. Umiejętność pisania e-maili jest nie do przecenienia w dzisiejszych czasach. Często bowiem zdarza się, że to one są pierwszym krokiem do nawiązania współpracy i tylko od naszych umiejętności zależy, czy zaplanowana współpraca będzie miała w ogóle miejsce.
Joanna Niemyjska (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)
Zobacz podobne artykuły:
![](/documents/20197/820941/Cudzoziemcy_rezydent_dlugoterminowy_pobyt_nieprzerwany_miniatura.jpg/47bfad04-9796-4da4-90d8-c907d81731eb?t=1724138714187)
Zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE a nieprzerwany pobyt Jednym z warunków ubiegania się o zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE jest pięcioletni legalny pobyt w RP, bezpośrednio przed złożeniem wniosku. Dodatkowo pobyt ten musi być nieprzerwany. Co to oznacza? Odpowiadamy.
![](/documents/20197/820941/Praca_CV_szukanie_porady_zielona_linia_miniatura.jpg/668acf90-15e0-40bd-b06f-f47bbb28be88?t=1724664596918)
10 kroków, które przybliżą Cię do zdobycia pracy [INFOGRAFIKA] Nadszedł czas na zawodową zmianę? A może dopiero stawiasz pierwsze kroki w swojej karierze? Oto 10 wskazówek, które pomogą Ci znaleźć lub zmienić pracę.
![](/documents/20197/820941/Cudzoziemcy_zezwolenie_jednolite_praca_utrata_miniatura.jpg/3b673f59-66f3-41da-8262-281c2f266232?t=1723464990965)
Oczekiwanie na zezwolenie jednolite a utrata pracy Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. zezwolenie jednolite) umożliwia legalizację pobytu i pracy cudzoziemca w ramach jednej procedury. Co powinien zrobić cudzoziemiec, który w trakcie oczekiwania na wydanie decyzji w sprawie tego zezwolenia stracił pracę? Odpowiadamy.
![](/documents/20197/820941/Umowa_dzielo_ZUS_zgloszenie_praca_miniatura.jpg/0a612321-a033-425d-9861-9da2de7e8ba2?t=1724138632275)
Umowy o dzieło cieszą się coraz mniejszą popularnością Z danych przekazanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych wynika, że w pierwszym półroczu 2024 r. zgłoszono najmniej umów o dzieło od początku funkcjonowania rejestru umów o dzieło. Kto zgłaszał umowy o dzieło? Z kim były one zawierane? Odpowiadamy.
![](/documents/20197/820941/Ubezpieczenie_zdrowotne_podleganie_obowiazek_miniatura.jpg/bc5229d8-d1c3-4610-ac89-da1835d38b88?t=1723464722376)
Czy podlegam obowiązkowi ubezpieczenia społecznego? Osoba niezatrudniona i niewykonująca innej pracy zarobkowej ma możliwość rejestracji w urzędzie pracy. Ale nie jest to jedyny warunek, aby urząd nadał jej status osoby bezrobotnej. Jednym z dodatkowych warunków jest niepodleganie ubezpieczeniom społecznym. Co to dokładnie oznacza? Kto obowiązkowo podlega takim ubezpieczeniom? Odpowiadamy.
![](/documents/20197/820941/Cudzoziemcy_rezydent_dlugoterminowy_UE_pobyt_miniatura.jpg/8ef30df5-74d1-45a6-b87f-31f877bf0d22?t=1723130249334)
Zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE a pięcioletni pobyt Zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE jest wydawane cudzoziemcom, którzy są w Polsce ze względów ekonomicznych, np. pracują. Aby uzyskać takie zezwolenie, cudzoziemiec musi spełnić szereg warunków. Jednym z nich jest legalny i nieprzerwany pobyt w RP przez co najmniej przez 5 lat bezpośrednio przed złożeniem wniosku. Co zalicza się, a co nie do tego wymaganego okresu? Odpowiadamy.
![](/documents/20197/820941/Granica_przekraczanie_dokumenty_paszport_lotnisko_miniatura.jpg/df90c98e-e6c2-42a7-bcc0-380ef6b712f1?t=1722948922400)
Dokumenty umożliwiające przekroczenie granicy Dokumenty uprawniające cudzoziemców z krajów trzecich do przekraczania granicy i pobytu w Polsce są niezwykle ważne z punktu widzenia legalnego zatrudnienia. Warto więc wyjaśnić kilka kwestii z nimi związanych.
![](/documents/20197/820941/Cudzoziemcy_karta_pobytu_zgubiona_duplikat_miniatura.jpg/d4f27887-16d7-45f8-abdd-047e2bb9ce4a?t=1722948626513)
Zgubiona karta pobytu. Co powinien zrobić cudzoziemiec? Karta pobytu jest bardzo ważnym dokumentem cudzoziemca. Wraz z aktualnym paszportem umożliwia przekraczanie granicy (np. powrót do Polski). Karta pobytu potwierdza również tożsamość cudzoziemca. Zdarza się, że cudzoziemiec ją gubi lub ktoś kradnie mu ten dokument. Co wtedy? Co powinien zrobić cudzoziemiec? Odpowiadamy.