Dokumentacja pracownicza – jak długo należy ją przechowywać?
Artykuł zgodny ze stanem prawnym na dzień: 2022-01-26
Przechowywanie dokumentacji dotyczącej stosunku pracy oraz akt osobowych pracowników jest jednym z obowiązków pracodawcy. Podpowiadamy, jakie dokumenty i przez jaki okres powinny być archiwizowane u pracodawcy.
Dokumentację pracowniczą można prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja ta powinna być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji pracowniczej lub robi to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy może zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł.
Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
W stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. stosuje się podział akt osobowych na cztery części, tj. A, B, C, D.
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
Na dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy składają się:
- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
- karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
- karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Obowiązek informacyjny pracodawcy
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie wskazanym w punkcie 2.
Pracodawca niszczy dokumentację w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Do czasu jej zniszczenia pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.
Okres przechowywania dokumentacji
50 lat:
- w stosunku do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.,
- w stosunku do pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej,
- w stosunku do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r.
10 lat:
- w stosunku do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., za których pracodawca złoży raporty informacyjne do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- w stosunku do pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r.
Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu 10-letniego, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W tym przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.
Szczegółowych informacji w tym zakresie udziela Państwowa Inspekcja Pracy.
Katarzyna Sędziak (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)
Źródło:
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu zielonalinia.gov.pl,opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.
Zobacz podobne artykuły:
Upał a praca. Co czytamy w przepisach? „Uff - jak gorąco!”. Wysokie temperatury w okresie letnim mogą być bardzo uciążliwe dla pracowników, zwłaszcza tych pracujących na zewnątrz. Dlatego przepisy prawa pracy (BHP) nakładają na pracodawców pewne obowiązki, które mają poprawić komfort pracy w czasie upałów. Jakie? O co powinni zadbać pracodawcy, gdy słupek rtęci przekracza dopuszczalne normy bezpieczeństwa i higieny pracy?
Termin wypłaty wynagrodzenia za pracę – w trakcie zatrudnienia i po zakończonej umowie Wynagrodzenie za pracę (w ramach stosunku pracy) jest świadczeniem podlegającym szczególnej ochronie. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracownik nie może się go zrzec, a pracodawca jest zobowiązany do zatrudnienia za wynagrodzeniem. Kiedy powinna być wypłacana pensja? Co z terminem wypłaty, gdy kończy się umowa? Odpowiadamy.
Brak wynagrodzenia a rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia Czy niewypłacanie pracownikowi wynagrodzenia na czas może być powodem rozwiązania umowy przez pracownika bez wypowiedzenia? Na co zwrócić uwagę i jakie przepisy Kodeksu pracy mają w tym przypadku zastosowanie? Odpowiadamy.
Okres wypowiedzenia. Czy wlicza się do stażu pracy? Czy można go skrócić? Wypowiadając umowę o pracę na czas określony lub nieokreślony należy pamiętać, że po złożeniu wypowiedzenia obowiązuje jeszcze okres wypowiedzenia, który jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Czy wlicza się on do stażu pracy? Czy przepisy przewidują możliwość skrócenia okresu wypowiedzenia? Odpowiadamy.
Trzy inne niż wynagrodzenie świadczenia ze stosunku pracy Przepisy prawa pracy (w szczególnych sytuacjach) przyznają pracownikom prawo do innych niż wynagrodzenie świadczeń z tytułu nawiązania stosunku pracy. Mowa tu o odprawie emerytalnej lub rentowej, odprawie pośmiertnej oraz odprawie ekonomicznej z tytułu zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracowników. Co warto wiedzieć o tych świadczeniach? Odpowiadamy.
Pracownik na zwolnieniu lekarskim a informowanie pracodawcy Od wielu lat zwolnienia lekarskie wystawiane są elektronicznie i automatycznie trafiają do pracodawcy. Czy w takiej sytuacji pracownik powinien dodatkowo poinformować przełożonego o chorobie i nieobecności w pracy? Odpowiadamy.
Czym jest plan urlopów? Urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika, a więc osoby świadczącej pracę na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę. Aby czas wolny wszystkich zatrudnionych nadmiernie nie zaburzał funkcjonowania zakładu pracy, potrzebny jest plan. Już pod koniec jednego lub na początku kolejnego roku określa się w nim kto i kiedy skorzysta z przysługującego mu urlopu. Co warto wiedzieć o planie urlopowym?
Uzupełniający urlop macierzyński, czyli uprawnienia pracowników, którzy są rodzicami wcześniaków W Kodeksie pracy pojawił się nowy przepis, który zacznie obowiązywać od 19 marca 2025 r. Dzięki niemu rodzice hospitalizowanych dzieci urodzonych przedwcześnie oraz hospitalizowanych noworodków będą mogli skorzystać z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. W jakim wymiarze? Jakie warunki należy spełnić? Odpowiadamy.
