Rozmowa o rekrutacji i kształceniu w Krajowej Szkole Administracji Publicznej [WYWIAD] - Wywiady

Dlaczego warto ukończyć Krajową Szkołę Administracji Publicznej? Innymi słowy, co daje osobie, która chce pracować w administracji publicznej, nauka w KSAP?

Zacznę od tego, że Krajowa Szkoła Administracji Publicznej nie jest uczelnią w tradycyjnym znaczeniu tego słowa. Ma osobną ustawę (ustawa z dnia 14 czerwca 1991 r. o Krajowej Szkole Administracji Publicznej im. Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Lecha Kaczyńskiego), która reguluje jej działanie. Oznacza to, że działamy poza systemem szkół wyższych. Jesteśmy więc nietypową szkołą, bo nie przyznajemy tytułów magistra czy doktora. My rekrutujemy do KSAP magistrów i doktorów, jeżeli tacy chcą się u nas kształcić, i oferujemy bardzo praktyczny trening, który trwa, w zależności od typu kształcenia, zgodnie ze Statutem KSAP, od 18 do 24 miesięcy.

Kształcenie w KSAP kończy się uzyskaniem dyplomu, czyli statusu absolwenta KSAP, a absolwent naszej szkoły może złożyć wniosek o mianowanie na urzędnika służby cywilnej.

Przechodząc do pytania o to, dlaczego warto odbyć kształcenie w KSAP. Jeżeli ktoś wiąże swoją karierę zawodową z administracją publiczną, czy na stałe, czy na kilkanaście lat, nasza szkoła jest naturalną ścieżką do tego, by zacząć ją od stopnia urzędnika służby cywilnej (osoby zatrudnionej na podstawie mianowania).

Oczywiście w administracji publicznej nie trzeba pracować jako urzędnik służby cywilnej. Można się zatrudnić w drodze konkursu, na określone stanowisko. Takie nabory prowadzi każdy dyrektor generalny, we wszystkich urzędach. Wówczas jest się pracownikiem służby cywilnej. Pracownicy służby cywilnej również mogą skorzystać z kształcenia w naszej szkole lub podejść do egzaminu na urzędnika mianowanego, również w KSAP.

Prowadzicie Państwo kształcenie w dwóch podstawowych formach: stacjonarnej i dualnej. Proszę krótko je scharakteryzować.

Kształcenie stacjonarne jest postrzegane jako podstawowe, główne i historycznie pierwsze w KSAP. 35 lat temu, gdy szkoła powstawała, kształcenie stacjonarne było jedyną dostępną formą. Obecnie, podobnie jak na początku, nauka w tym trybie odbywa się na miejscu, w siedzibie KSAP, przez 18-24miesiące, z miesięczną przerwą na wakacje.

W KSAP nie mamy tradycyjnych sesji egzaminacyjnych. Egzaminy odbywają się nieregularnie, zawsze na zakończenie danego przedmiotu, który w naszej szkole może trwać różnie. Dlatego praktycznie cały okres kształceni są jakieś egzaminy, bo kończą się jedne przedmioty, a zaczynają kolejne. Warto dodać, że w trakcie kształcenia stacjonarnego w KSAP każdy słuchacz odbywa dwumiesięczną praktykę krajową, np. w którymś z ministerstw i miesięczną praktykę za granicą.

Od zeszłego roku wprowadziliśmy drugą ścieżkę kształcenia, dla pracowników zatrudnionych w administracji publicznej, którzy chcą się doszkolić, czyli kształcenie dualne. Polega ono na tym, że przez trzy tygodnie w miesiącu słuchacz normalnie pracuje w swojej instytucji, a do szkoły przyjeżdża (w trakcie urlopu bezpłatnego) na jednotygodniowe zjazdy (od poniedziałku do piątku, od 8 do 16 lub dłużej). W ich trakcie otrzymuje pokaźną dawkę wiedzy i praktyki. W dualnej formie jest również przewidziany czterotygodniowy staż za granicą.   

Jakie warunki należy spełnić, by wziąć udział w rekrutacji do KSAP? Czy inne są warunki dla trybu stacjonarnego, a inne dla dualnego?

W obu przypadkach należy mieć wyższe wykształcenie magisterskie lub równorzędne, być obywatelem polskim, korzystać z pełni praw publicznych, nie być skazanym wyrokiem za umyślne przestępstwa lub umyślne przestępstwa skarbowe. W obu przypadkach trzeba być żołnierzem rezerwy lub nie podlegać obowiązkowi obrony ojczyzny.

Jeśli chodzi o kształcenie dualne, dodatkowo należy mieć zgodę pracodawcy, czyli dyrektora generalnego, na odbycie takiego kształcenia oraz mieć co najmniej dwuletni staż pracy na umowie o pracę na czas nieokreślony.    

Niedługo, bo 28 marca 2025 r., zakończy się przyjmowanie zgłoszeń do rekrutacji w trybie dualnym. Jak będzie wyglądał dalszy proces rekrutacji?

Do 28 marca przyjmujemy zgłoszenia w naszym internetowym systemie zgłoszeń i przechodzimy do trzyetapowego postępowania rekrutacyjnego. Wszystkich, którzy spełnią wymogi formalne, czyli dostarczą wymagane dokumenty, autoprezentację wideo, zgodę pracodawcy i opłatę rekrutacyjną, zaprosimy 12 kwietnia (jeden termin dla wszystkich kandydatów) do siedziby KSAP w Warszawie na trzy sprawdziany. Sprawdzian umiejętności, czyli popularnie nazywane testy na inteligencję, który weryfikuje, czy kandydat potrafi wyciągać wnioski na podstawie kilku podanych informacji, jak potrafi rozumować, jak przetwarza informacje, jak szuka powiązań, analogii, zależności, jak szybko kojarzy pewne fakty.

Kolejny sprawdzian, to sprawdzian wiedzy, który nie jest tak trudny, jak w przypadku rekrutacji na kształcenie stacjonarne, bo w tym przypadku kandydaci otrzymują wcześniej materiały. Mogą to być studia przypadków, fragmenty książek, artykułów naukowych. W trakcie sprawdzianu kandydaci są odpytywani z wiedzy, którą nabyli zapoznając się z tymi materiałami. Jest to też trochę test na zdolność zapamiętywania i wyciągania wniosków, na zdolność badania relacji między informacjami w różnych źródłach.

Ostatni sprawdzian, to egzamin z języka obcego. Można go zdawać z angielskiego, niemieckiego lub francuskiego. W KSAP weryfikujemy znajomość języka obcego na poziomie B2. Jest on przez nas pożądany. Chcielibyśmy, żeby kandydat posługiwał się językiem obcym na takim poziomie. Jeżeli jednak na etapie języka obcego coś się nie udaje, nie robimy z tego wielkiego problemu. Chcemy ustalić, na jakim poziomie kandydat posługuje się tym językiem, po to, żeby dostosować do jego potrzeb kurs w trakcie kształcenia w KSAP. Naszym celem jest to, żeby każdy absolwent reprezentował co najmniej poziom B2. Liczymy też na to, że w toku kształcenia w KSAP ten poziom się podniesie. Na sprawdzianie językowym oceniamy struktury językowe, słownictwo, rozumienie ze słuchu, rozumienie tekstu pisanego i pisanie.

Jak będzie wyglądał kolejny etap?

Kolejny etap, czyli ocena zintegrowana, będzie dotyczyć wyłącznie tych, którzy przejdą pierwszy. Tym razem będzie możliwość wyboru dnia, po uzgodnieniu z nami, między 5 a 29 maja.

Ocena zintegrowana to trochę assessment center, czyli wielowymiarowy proces oceny kompetencji. Na tym etapie obserwujemy kandydata w akcji, sprawdzamy jak analizuje dokumenty, przeprowadzamy wywiady, testy, zlecamy zadania indywidualne i grupowe. Obserwujemy, jak kandydat daje sobie radę z różnymi sytuacjami, w których się znajduje.

Pozostaje jeszcze jeden etap rekrutacji, czyli?

Ostatni etap, który odbędzie się między 16 a 27 czerwca, to rozmowy kwalifikacyjne. W ich trakcie komisja ogląda krótkie filmy wideo, przesłane wcześniej przez kandydatów, i prowadzi rozmowę, sondując motywację przyszłego słuchacza do kształcenia dualnego. Ponadto jest jeszcze krótka rozmowa z członkami komisji w języku obcym.

Ilu kandydatów zamierzacie Państwo przyjąć w tym roku?

Chcielibyśmy przyjąć 35 osób na kształcenie dualne i tyle samo na kształcenie stacjonarne.

28 kwietnia 2025 r. rozpocznie się rekrutacja w trybie stacjonarnym. Proszę powiedzieć, czy ona bardzo różni się od tej w trybie dualnym?

Rekrutacja w trybie stacjonarnym niewiele różni się od tej w formie dualnej. W rekrutacji w trybie stacjonarnym nie jest wymagany krótki film, który dołączają do wniosku kandydaci w trybie dualnym. Test umiejętności będzie podobny. Jeżeli chodzi o test wiedzy, nie będzie on, w trybie stacjonarnym, bazował na przesłanych wcześniej materiałach, ale na wiedzy nabytej przez kandydatów.

Czy może Pani podpowiedzieć, jak przygotować się do takiego testu wiedzy, skoro nie wiadomo, jakiego zakresu będzie on dotyczył?

Moim zdaniem, najlepszym sposobem na przygotowanie się do takiego testu jest śledzenie prasy codziennej. Czytanie jej z zaciekawieniem, by wiedzieć co się aktualnie dzieje w Polsce i na świecie. Czasem sięganie trochę głębiej do stanu prawnego, czyli ustawy na dany temat. Oprócz tego, dobrze jest mieć podstawową wiedzę o administracji publicznej i trochę wiedzy o prawie administracyjnym. Nie chcemy jednak, tak jak to było w latach ubiegłych, aby na tym egzaminie kluczowa była wiedza wyuczona, czyli znajomość ustaw na pamięć, ponieważ ustawy się zmieniają i nie warto się ich uczyć. Test wiedzy będzie się więc bardziej opierał na rozumieniu pewnych systemów, mechanizmów wypracowywania decyzji. Czyli bardziej filozofia i rozumienie, niż wykuwanie ustaw na pamięć.

Wracając do rekrutacji, to cała reszta będzie podobna, jak w przypadku rekrutacji w formie dualnej, czyli również sprawdzian umiejętności, egzamin z języka obcego i rozmowa kwalifikacyjna przed komisją.

28 kwietnia rozpocznie się rekrutacja w trybie stacjonarnym. Kiedy się skończy?  

Zgłoszenia będziemy przyjmować do 18 sierpnia i jeszcze nie mamy ustalonego precyzyjnego harmonogramu rekrutacji kandydatów. Chcemy rozpocząć kształcenie w tym trybie pod koniec października, tak więc myślę, że wszystkie etapy rekrutacji odbędą się we wrześniu.

Czy jest jakieś ograniczenie wiekowe, jeżeli chodzi o aplikowanie do KSAP w trybie stacjonarnym?

Nie. Warunek, że do KSAP może zdawać jedynie osoba młodsza niż 32 lata został zniesiony. Obecnie każdy może zdawać. Musi się jednak liczyć z tym, że w trakcie kształcenia nie może podejmować żadnej pracy zarobkowej. Jeżeli więc pracuje, konieczne będzie albo wzięcie urlopu bezpłatnego, albo wypowiedzenie umowy. Słuchacz KSAP otrzymuje stypendium rządowe, które pozwala na utrzymanie się w warszawskich warunkach. Osoby spoza Warszawy mogą otrzymać miejsce w naszym hotelu. Tak więc, osoba, która decyduje się na edukację w KSAP w trybie stacjonarnym musi zdawać sobie sprawę, że poświęca się wyłącznie nauce.

Czego uczą się słuchacze Krajowej Szkoły Administracji Publicznej?

Jeżeli chodzi o program nauczania w KSAP, nieco inny jest w przypadku trybu stacjonarnego, a inny w trybie dualnym. Zakładamy, że osoby, które rozpoczynają naukę w trybie stacjonarnym, mogą być świeżo po studiach, czyli nie mają doświadczenia w pracy w administracji publicznej, a nawet pracy w ogóle. Oni dostają inną dawkę wiedzy. Bloki tematyczne są te same, w obu formach kształcenia, bo wszyscy słuchacze KSAP uczą się prawa, administracji, nowych technologii w administracji, cyfryzacji, polityki polskiej i zagranicznej, finansów publicznych, zarządzania w administracji, budowania, prowadzenia i wdrażania polityk publicznych. Ponadto program zawiera wiele zajęć, które mają na celu wzmocnienie kompetencji interpersonalnych i przywódczych. I chociaż bloki te są podobne, to studenci stacjonarni otrzymują najpierw wiedzę podstawową i później rozwinięcie. Słuchacze dualni dostają od razu rozwinięcie. Zakładamy, że osoby, które już pracują w administracji, trochę wiedzą o administracji, finansach publicznych i technikach informatycznych stosowanych w urzędach, więc im nie trzeba tego przedstawiać od podstaw. Im można zacząć podawać wiedzę już na wyższym poziomie.

To co jest ważne i unikalne w KSAP, to formy kształcenia. Staramy się wiedzę teoretyczną podawać wyłącznie w takim zakresie, żeby pozwoliła na wypracowanie konkretnej umiejętności w trakcie warsztatów. By pomogła w opracowaniu projektu, studium przypadku lub zasymulowaniu swojego stanowiska w grze decyzyjnej. Jeżeli jednak ktoś czuje, że wiedzy teoretycznej ma za mało, że nie może iść dalej, powinien ją uzupełnić. Staramy się zapewnić zajęcia jak najbardziej praktyczne, aktywne, czynne, bo wtedy się najlepiej zapamiętuje. Ameryki nie odkryję mówiąc, że najgorzej zapamiętuje się siedząc biernie na wykładzie, a dużo lepiej, jeżeli bierze się aktywny udział w zajęciach.

Inną unikalną cechą naszej szkoły jest to, że absolwenci KSAP powinni być samoświadomi. W trakcie nauki dostają duże wsparcie, pod względem mentoringu i coachingu. Mentoring jest bardziej skierowany do słuchaczy stacjonarnych. Słuchacze dualni mogą wybrać mentoring lub coaching. Wszyscy mogą porozmawiać na temat ścieżki swojej kariery z kimś, kto ma już duże doświadczenie w pracy w administracji lub z coachem. Z reguły nasi coachowie to też osoby pracujące w administracji, więc znają te realia. Każdy słuchacz otrzymuje również jasną ocenę, w toku assessment center, swoich słabych i mocnych stron, na początku edukacji w KSAP i na końcu. Dzięki temu może zobaczyć, czy gdzieś zrobił postępy. Staramy się też wzmacniać mocne strony słuchaczy.

Kształcącym się w trybie dualnym staramy się również dać spore wsparcie w umiejętnościach w zakresie zarządzania. Wychodzimy z założenia, że absolwent KSAP powinien być liderem. I nie koniecznie musi się to wiązać od razu z zajęciem wyższego stanowiska w hierarchii służbowej. Chodzi o to, by był liderem w grupie. By potrafił wykorzystać swoją samoświadomość, swoje mocne strony do tego, by zainspirować zespół. Nawet jeśli zajmuje szeregowe stanowisko, ale pracuje w grupie.  

Osoby podejmujące po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej odbywają służbę przygotowawczą. Czy absolwenci Krajowej Szkoły Administracji Publicznej są zwolnieni z obowiązku jej odbywania?

Tak. Po uzyskaniu dyplomu KSAP, absolwenci mogą od razu zwrócić się z wnioskiem do Premiera o mianowanie i otrzymują je automatycznie.

Na Państwa stronie internetowej przeczytałem, że absolwenci Szkoły zobowiązują się do pracy w administracji publicznej przez 5 lat po ukończeniu kształcenia (tryb stacjonarny) i 3 lata (tryb dualny). Proszę powiedzieć, jak to wygląda w praktyce. Czy Szkoła przedstawia absolwentom oferty pracy? Czy oni sami muszą ją znaleźć? Może wygląda to jeszcze inaczej?

Jako że słuchacze KSAP otrzymują stypendium rządowe, a dodatkowo koszt kształcenia w naszej szkole jest wysoki, absolwent trybu stacjonarnego jest zobowiązany do pracy w administracji publicznej przez 5 lat po zakończeniu szkoły. Później może odejść z administracji, ale praktyka pokazuje, że dzieje się tak bardzo rzadko.

Absolwenci trybu dualnego są zobowiązani do pracy w administracji publicznej przez 3 lata po zakończeniu edukacji w KSAP. Z reguły odbywa się to naturalnie, bo trafiają do nas osoby, które i tak już pracują w administracji publicznej i po zakończeniu nauki w KSAP kontynuują swoją karierę zawodową.

Stacjonarni absolwenci KSAP mają wskazywane miejsca pracy. Odbywa się to w porozumieniu z Prezesem Rady Ministrów. To nie jest oczywiście obowiązek, bo absolwenci mogą sami znaleźć sobie pracę w administracji publicznej.

W toku nauczania prowadzimy ranking osiągnięć słuchaczy KSAP na podstawie wyników egzaminów. Do KSAP trafia lista ofert pracy w liczbie dużo wyższej niż liczba absolwentów. Osoba, która zajęła pierwsze miejsce w rankingu może wybierać spośród wszystkich ofert. Kolejna osoba ma już jedną ofertę mniej itd. Gwarantujemy, że każdy absolwent KSAP będzie miał dla siebie ofertę i znajdzie pracę w administracji publicznej.

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiał: Wojciech Napora

Małgorzata Bywanis-Jodlińska została powołana przez Prezesa Rady Ministrów Donalda Tuska na stanowisko dyrektora KSAP 13 czerwca 2024 r. Jest absolwentką Wydziału Filologicznego Uniwersytetu Jagiellońskiego (romanistyka) oraz Krajowej Szkoły Administracji Publicznej. Pracę w administracji publicznej rozpoczęła w 1998 r. w Urzędzie Zamówień Publicznych. W latach 2008-2015 zajmowała stanowisko dyrektora generalnego Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego, wcześniej była zastępcą dyrektora Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego w tym urzędzie. Od 2000 r. jest urzędnikiem służby cywilnej.

Więcej informacji o KSAP znajduje się na stronie: https://ksap.gov.pl/ksap/