Konto organizacji (firmy) na praca.gov.pl. Od czego zacząć? - Zielona Linia

Aby w pełni korzystać z usług i zasobów oferowanych przez moduł praca.gov.pl, należy zarejestrować wcześniej swoje konto imienne (konto osoby fizycznej). W tym celu w prawym górnym rogu należy kliknąć przycisk "Zaloguj się", a następnie wybrać jedną z dwóch dostępnych metod logowania.

Czytaj także: Zezwolenie na pracę sezonową. Co warto wiedzieć?

Pierwsze logowanie jako rejestracja konta

Logowanie na praca.gov.pl odbywa się na dwa sposoby. Użytkownik ma do wyboru:

• „Logowanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym" - po podpisaniu oświadczenia następuje przejście na formularz zakładania konta, na którym należy wypełnić wszystkie wymagane pola.
• „Logowanie przez login.gov.pl” (czyli przy użyciu profilu zaufanego ePUAP) - po uwierzytelnieniu się następuje przekierowanie do formularza zakładania konta, gdzie należy wypełnić wszystkie wymagane pola.

Formularz zakładania konta zostaje automatycznie wypełniony danymi odpowiednio z certyfikatu lub login.gov.pl (imię, nazwisko oraz PESEL). Tych danych nie można już później samodzielnie edytować.

W sekcji dotyczącej danych kontaktowych użytkownik podaje adres e-mail oraz telefon (opcjonalnie), a w sekcji „Inne informacje” wskazuje rolę, w jakiej konto będzie przez niego używane:

• bezrobotny,
• poszukujący pracy,
• reprezentuje organizację/ pracodawcę,
• reprezentuje instytucję szkoleniową.

Można zaznaczyć więcej niż jedną rolę. Ten wybór nie będzie wpływał na możliwość późniejszego wysyłania pism do urzędów. W trakcie posiadania konta można te role edytować i zmieniać.

Przed naciśnięciem przycisku "Zatwierdź" należy przeczytać „Regulamin korzystania z www.praca.gov.pl” i go zaakceptować. Po założeniu konta imiennego można wypełniać i wysyłać pisma urzędowe z kontekstu osoby fizycznej.

Uwaga! Założenie konta na praca.gov.pl nie jest tożsame z rejestracją w urzędzie pracy. Do tego procesu służy elektroniczny formularz „Zgłoszenie do rejestracji jako osoba bezrobotna lub poszukująca pracy (KRB)”, jaki wypełnia się już po założeniu konta.

Zakładanie konta organizacji

Konto organizacji (firmy) tworzy się jako dodatkowy kontekst (dodatkowe konto) na koncie osoby fizycznej. Dlatego do założenia konta organizacji potrzebne jest wcześniejsze posiadanie konta imiennego.

Aby założyć konto organizacji, należy zalogować się na swoje konto imienne. Po naciśnięciu przycisku z imieniem i nazwiskiem (znajdującego się w górnej części ekranu) rozwija się lista ustawień użytkownika, gdzie należy wybrać opcję "Zakładanie konta organizacji". Otworzy się okno, w którym należy uzupełnić dane organizacji. Pola oznaczone gwiazdką są wymagane (nazwa, REGON/ Identyfikator organizacji zagranicznej).

Można wtedy zauważyć, że w obszarze „Reprezentanci organizacji” automatycznie uzupełnia się osoba zalogowana, rejestrująca konto organizacji.

Kliknięcie przycisku "Zapisz" wywołuje sprawdzenie danych organizacji. W przypadku kiedy dane nie są unikalne zostanie wyświetlony komunikat: „Niepowodzenie. Wprowadzony numer REGON jest zajęty. Proszę wprowadzić poprawny numer REGON”. Może to oznaczać, że konto organizacji już zostało kiedyś założone, ale wszyscy reprezentanci się usunęli. Wtedy dopisaniem reprezentanta do konta organizacji zajmuje się już urząd pracy. A jeśli REGON przez przypadek zajęła inna firma, zmiany w systemie również wprowadza pracownik urzędu pracy.

Jeśli jednak dane organizacji okażą się unikalne, zostanie zarejestrowane niezweryfikowane konto organizacji z przypisanym jednym reprezentantem. Pojawi się komunikat: „Powodzenie. Konto organizacji zostało założone i ma status "niezweryfikowane"".

Czytaj także:  Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi - wpis i decyzja

Przypisanie do istniejącego konta organizacji

Konto organizacji może być przypisane do więcej, niż jednego konta imiennego. Czyli w imieniu jednej firmy korespondencję z urzędem może prowadzić nawet kilka osób (pracowników lub pełnomocników). Jeśli dołącza nowy reprezentant, wtedy ze swojego konta osoby fizycznej wysyła on „Prośbę o przypisanie”.

Aby wysłać prośbę o przypisanie do organizacji, należy podać numer REGON, numer NIP lub identyfikator organizacji zagranicznej, a następnie wybrać przycisk "Wyślij". Pojawi się komunikat: „Zostanie wysłana prośba o przypisanie do organizacji 'REGON' Czy kontynuować?”.

Jeśli organizacja nie ma przypisanego reprezentanta, to klient będzie o tym poinformowany odpowiednim komunikatem. Zostanie dodane pouczenie o tym, że w takim przypadku należy w urzędzie pracy wykonać weryfikację konta organizacji. Prośba o przypisanie do organizacji będzie zawierała imię, nazwisko i PESEL.

Po zaakceptowaniu prośby przez aktywnego reprezentanta, osobie, która wysłała prośbę o przypisanie na jej koncie imiennym pojawi się dodatkowo kontekst tej organizacji.

Uwaga! Dla zweryfikowanej organizacji prośbę o przypisanie reprezentanta może zatwierdzić wyłącznie zweryfikowany reprezentant. Weryfikacją kont zajmuje się urząd pracy.

Szczegółowych informacji na temat korzystania z modułu praca.gov.pl udzielają konsultanci Zielonej Linii pod numerem telefonu 19 524.

Justyna Bilicz (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

Źródło:

praca.gov.pl