Back

Dokumentacja pracownicza a zlikwidowany zakład pracy

Artykuł zgodny ze stanem prawnym na dzień: 2024-06-07

Dokumenty potwierdzające zatrudnienie i okresy składkowe są bardzo ważne. Nie zawsze jednak o nich pamiętamy lub nawet zdarza nam się je zgubić. Co w sytuacji, gdy zakład pracy, w którym kiedyś pracowaliśmy został zlikwidowany, a my nie mamy świadectwa pracy lub zaświadczenia o okresach odprowadzanych składek. Gdzie szukać pomocy? Odpowiadamy.

O tym, gdzie powinniśmy szukać dokumentacji pracowniczej, jeżeli zakład pracy, w którym pracowaliśmy już nie istnieje, decyduje rodzaj przedsiębiorstwa. A więc to, czy pracowaliśmy w przedsiębiorstwie państwowym, spółdzielni, spółce prawa cywilnego lub handlowego, w trakcie przebywania w Zakładzie Karnym czy wojsku.

 

Przedsiębiorstwo państwowe

Jeżeli pracowaliśmy w przedsiębiorstwie państwowym, zostało one zlikwidowane, a my nie mamy dokumentów, które potwierdzają naszą pracę w tym miejscu, powinniśmy udać się do archiwum, które jest w każdym województwie i które gromadzi dokumentację ze zlikwidowanych państwowych zakładów pracy. Ich listę można znaleźć na stronie internetowej ZUS, a także w każdej placówce ZUS.

Warto dodać, że dokumentację osobową i płacową pracowników państwowych zakładów pracy mógł przejąć:

  • następca prawny – np. przedsiębiorstwo, które powstało w wyniku zmian organizacyjnych lub przekształceń, albo spółka prawa cywilnego lub handlowego, która powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa,
  • organ założycielski – najczęściej wojewoda,
  • organ nadrzędny – np. ministerstwo.

 

Spółdzielnie i organizacje spółdzielcze

Jeżeli pracowaliśmy w spółdzielni lub organizacji spółdzielczej, która już nie istnieje, a chcemy uzyskać dokumentację pracowniczą, powinniśmy wejść na stronę internetową Związku Lustracyjnego Spółdzielni Pracy – zakładka Składnice Akt. Tam znajdują się adresy terenowych archiwów przechowujących dokumentację zlikwidowanych spółdzielni.

Dokumentację osobową i płacową ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mogły przejąć: związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, Krajowa Rada Spółdzielcza (00-013 Warszawa, ul. Jasna 1), jeżeli nie ma związku rewizyjnego albo jeśli został zlikwidowany.

 

Spółki prawa cywilnego i handlowego

W przypadku zlikwidowanych spółek prawa cywilnego lub handlowego, za zabezpieczenie dokumentów pracowniczych odpowiada likwidator albo syndyk masy upadłościowej, którzy wskazują przechowawcę dokumentacji.  

Aby ustalić miejsce przechowywania dokumentów, powinniśmy zgłosić się do:

  • właściwego marszałka województwa,
  • placówki ZUS albo wejść na stronę internetowej i poszukać byłego pracodawcy,

Informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej możemy też szukać w archiwach państwowych albo w ogólnopolskiej bazie internetowej prowadzonej przez Archiwum Państwowe w Warszawie.

 

Warto wiedzieć

Informacje o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej byłych pracodawców  gromadzą również:

  • wydziały sądów rejestrowych właściwych terytorialnie dla siedziby firmy (zwłaszcza dokumentację zlikwidowanych przed 2002 r. spółek cywilnych i handlowych),
  • sądy upadłościowe (sąd rejonowy – sąd gospodarczy) – dane o miejscach przechowywania dokumentów upadłych firm,
  • organy prowadzące ewidencję działalności gospodarczej oraz urzędy skarbowe.

Dokumentację z upadających i likwidowanych zakładów pracy, od 1994 r., przejmują również archiwa Stowarzyszenia Archiwistów Polskich i przechowawcy komercyjni. Wydają oni zaświadczenia albo poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów.

Placówka ZUS, właściwa dla miejsca wykonywania pracy (siedziby firmy), ma dokumentację firm, które przed 1999 r. rozliczały składki na ubezpieczenie społeczne w deklaracjach imiennych.

W 2004 r. zostało utworzone Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej (05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1, skr. pocz. 164).

Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej obejmuje obszar całej Polski i przyjmuje dokumentację osobową i płacową od:

  • pracodawców, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono,
  • przedsiębiorców, którzy prowadzili działalność w zakresie przechowywania dokumentacji i zostali postawieni w stan likwidacji lub ogłoszono ich upadłość albo cofnięto im zezwolenie na prowadzenie takiej działalności lub zakazano jej wykonywania.

Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.

 

PGR, firmy o profilu ogrodniczym, sadowniczym, nasiennym

Osoby, które chcą odzyskać dokumentację pracowniczą lub potwierdzenie okresów składkowych i były zatrudnione w zlikwidowanych Państwowych Gospodarstwach Rolnych (PGR) lub innych firmach o profilu ogrodniczym, sadowniczym lub nasienniczym, które w okresie PRL uprawiały państwową ziemię, powinny zgłosić się do Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa, które przechowuje dokumentację.

 

Praca w Zakładzie Karnym

Aby uzyskać dokumenty potwierdzające zatrudnienie w trakcie przebywania w Zakładzie Karnym, należy zwrócić się bezpośrednio do Zakładu Karnego, w którym odbywało się karę pozbawienia wolności.

 

Służba wojskowa

Książeczka wojskowa jest dokumentem, który potwierdza (wpisem w książeczce) okres pełnienia czynnej służby wojskowej lub zastępczej służby wojskowej. Gdy jednak brakuje takiego wpisu należy wystąpić o potwierdzenie okresu służby wojskowej do właściwej terytorialnie placówki Wojskowego Centrum Rekrutacji (dawniej Wojskowej Komendy Uzupełnień).

Można również skorzystać ze strony „Uzyskaj zaświadczenie o przebiegu służby wojskowej”.

Warto również wspomnieć o Centralnym Archiwum Wojskowym Wojskowego Biura Historycznego (00-910 Warszawa, ul. Pontonierów 2A), które wydaje zaświadczenia potwierdzające okres zatrudnienia i uzyskiwane dochody dla osób pełniących służbę bądź pracujących w jednostkach wojskowych i instytucjach podległych Ministerstwu Obrony Narodowej.

 

 

Wojciech Napora (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

 

Źródło:

Zakład Ubezpieczeń Społecznych.


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Dni wolne od pracy i niedziele handlowe w 2025 r.
    Pracownicy mają prawo do urlopu w wymiarze 20 lub 26 dni. Aby dobrze i efektywnie zaplanować odpoczynek, warto skorzystać z kalendarza dni wolnych od pracy na 2025 r. Dzięki niemu można tak rozdysponować urlop, by częściej, niż tylko raz w roku, cieszyć się dłuższym wypoczynkiem. Warto też wiedzieć, w które niedziele 2025 r. będzie możliwość zrobienia zakupów. Przedstawiamy przydatne informacje i daty.

  • Oczekiwanie na zezwolenie jednolite a utrata pracy
    Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. zezwolenie jednolite) umożliwia legalizację pobytu i pracy cudzoziemca w ramach jednej procedury. Co powinien zrobić cudzoziemiec, który w trakcie oczekiwania na wydanie decyzji w sprawie tego zezwolenia stracił pracę? Odpowiadamy.

  • Urlop na żądanie – wątpliwości
    Urlop na żądanie od samego początku sprawiał problemy z interpretacją przepisów zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Najczęściej kłopoty dotyczą rozumienia wymiaru urlopu na żądanie. Niektórzy myślą, że to dodatkowe dni wolne, liczone poza limitem 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego. Inne nieporozumienie dotyczy sposobu udzielania urlopu na żądanie. Istnieje przekonanie, że wystarczy samo zgłoszenie chęci wzięcia takiego dnia wolnego do pracodawcy. Postaramy się rozwiać te wątpliwości.

  • Urlop wypoczynkowy a przedawnienie
    Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy mają wiele wątpliwości dotyczących przepisów o urlopie wypoczynkowym, zawartych w Kodeksie pracy. Kilka z nich, dotyczących przedawnienia urlopu rozwiewa Marta Piernikowska, specjalista z Okręgowego Inspektoratu Pracy w Bydgoszczy. Zachęcamy do lektury części artykułu ekspertki.

  • Dokumenty umożliwiające przekroczenie granicy
    Dokumenty uprawniające cudzoziemców z krajów trzecich do przekraczania granicy i pobytu w Polsce są niezwykle ważne z punktu widzenia legalnego zatrudnienia. Warto więc wyjaśnić kilka kwestii z nimi związanych.

  • Zgubiona karta pobytu. Co powinien zrobić cudzoziemiec?
    Karta pobytu jest bardzo ważnym dokumentem cudzoziemca. Wraz z aktualnym paszportem umożliwia przekraczanie granicy (np. powrót do Polski). Karta pobytu potwierdza również tożsamość cudzoziemca. Zdarza się, że cudzoziemiec ją gubi lub ktoś kradnie mu ten dokument. Co wtedy? Co powinien zrobić cudzoziemiec? Odpowiadamy.

  • Wypowiedzenie umowy pracownicy w ciąży
    Czy pracodawca może wypowiedzieć umowę o pracę pracownicy w ciąży? Zgodnie z przepisami, nie. Pracownica taka jest chroniona od pierwszego dnia ciąży. Są jednak sytuacje, w których może dojść do zakończenia pracy takiej pracownicy. Jakie to przypadki? Odpowiadamy.

  • Praca w godzinach nadliczbowych. Kto nie może jej wykonywać, a kto może jej odmówić?
    Praca w godzinach nadliczbowych jest możliwa w określonych przypadkach. Są jednak grupy pracowników, którym nie można jej powierzyć w ogóle. Kto się do nich zalicza? Są też grupy pracowników, którzy mogą odmówić pracy w godzinach nadliczbowych. Kto może nie wyrazić zgody na taką pracę? Odpowiadamy.

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.

    Pokaż/ukryj panel komentarzy