Zatrudnianie cudzoziemców – wnioski tylko elektronicznie - Rynek pracy w prawie

Przed wejściem w życie nowej ustawy (ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej), na mocy wcześniej obowiązujących przepisów (przede wszystkim ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy), pracodawcy mogli wnioskować o dokumenty legalizujące pracę cudzoziemców (zezwolenia na pracę, oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy) zarówno elektronicznie, jak i papierowo. Wyjątek stanowiło powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy, które od początku można było uzyskać jedynie elektronicznie.

Czytaj także: Wizy a praca cudzoziemców po zmianie przepisów

Od 1 czerwca 2025 r. wszystkie wnioski o zezwolenia na pracę czy oświadczenie o powierzeniu pracy wysyła się przez praca.gov.pl (system udostępniany przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej). Stanowi o tym art. 72 ust. 7 nowej ustawy, w którym czytamy, że wnioski, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia oraz dokumenty i pisma ich dotyczące wnosi się za pośrednictwem indywidualnego konta. Przepis art. 63 § 1 zdanie drugie (Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej.) Kodeksu postępowania administracyjnego stosuje się odpowiednio.

Indywidualne konto

W powołanym wyżej przepisie jest mowa o indywidualnym koncie. W ustawie czytamy, że indywidualne konto w systemie teleinformatycznym (praca.gov.pl) może założyć:

1) osoba fizyczna:

a) upoważniona do reprezentowania podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi,

b) będąca podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi nieprowadzącym działalności gospodarczej,

c) będąca cudzoziemcem, którego dotyczy zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi;

2) podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi będący:

a) jednostką organizacyjną,

b) osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą.

Oznacza to, że konto na praca.gov.pl może założyć zarówno osoba fizyczna, jak i jednostka organizacyjna (firma). Warto dodać, że konto organizacji („konto firmowe”) jest zawsze przypisane do osoby/osób fizycznych. Przejście z osobistego konta (osoby fizycznej) na konto organizacji następuje po zmianie kontekstu (z kontekstu osoby fizycznej na kontekst organizacji) na koncie osoby fizycznej. Jest to o tyle ważne, że logowanie do systemu zawsze jest na konto osoby fizycznej. Aby wysłać wniosek o dokument legalizujący pracę cudzoziemca w imieniu firmy (organizacji), należy zmienić kontekst na kontekst organizacji.

Warto również wspomnieć, że założenie indywidualnego konta wymaga uwierzytelnienia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub za pomocą login.gov.pl (profilem zaufanym / ePUAP).

Podpisywanie dokumentów

Od 1 czerwca 2025 r. również wszystkie dokumenty załączane do wniosków o wydanie zezwoleń na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy muszą być podpisane elektronicznie. Stanowi o tym art. 72 ust. 8 nowej ustawy, w którym czytamy, że wnioski, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, dokumenty i pisma oraz cyfrowe odwzorowania dokumentów dołączane w systemie teleinformatycznym (praca.gov.pl) są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Przepis art. 64 § 2 (Jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.) Kodeksu postępowania administracyjnego stosuje się odpowiednio.

Czytaj także: Najważniejsze zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców – nowe obowiązki dla pracodawców od 1 czerwca

Aby podpisać dokument za pomocą profilu zaufanego, można skorzystać z darmowego narzędzia na stronie gov.pl.

Różne podpisy

W przytoczonym wyżej przepisie czytamy, że dołączane dokumenty są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. O czym mowa? Na stronie biznes.gov.pl czytamy:

„Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację składającej podpis osoby. Tylko ta osoba, do której podpis i certyfikat są przyporządkowane, może go używać.”

Warto dodać, że jest to płatne narzędzie.

Kolejną opcją wymienioną w ustawie, jest podpis zaufany (profil zaufany / ePUAP), darmowe narzędzie, o którym na stronie biznes.gov.pl czytamy:

„Profil zaufany można porównać do takiego dokumentu, który pozwala cię zidentyfikować, kiedy załatwiasz sprawę urzędową online. Dane przypisane do twojego profilu zaufanego to imię (imiona), nazwisko, data urodzenia oraz numer PESEL. To oznacza, że jeden obywatel może mieć tylko jeden, unikalny profil zaufany. Uwierzytelnienie (logowanie) profilem zaufanym polega na podaniu nazwy użytkownika i hasła oraz na potwierdzeniu tych danych kodem autoryzacyjnym, który dostaniesz SMS-em. W ten sposób dostajesz elektroniczny dostęp do urzędu.”

Ostatnią opcją wymienioną w ustawie jest podpis osobisty. I nie chodzi tu o tradycyjny podpis (własnoręczny na dokumencie), a o zaawansowany podpis elektroniczny, w którym prawdziwość danych posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego, zawierający imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL.

Szczegółowych informacji w zakresie zatrudniania cudzoziemców udzielają konsultanci Zielonej Linii pod numerem telefonu 19 524.

Wojciech Napora (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

Źródło:

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.

Biznes.gov.pl.

Gov.pl.