E-mailowy savoir-vivre
Literówki, błędy ortograficzne, zbyt dużo wykrzykników, za duże załączniki… - lista grzechów wszystkich nas - piszących e-maile - jest długa. Jak ich unikać? Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy pisaniu, zwłaszcza służbowych e-maili? Podpowiadamy!
Jeśli przeanalizujemy nasz dzień pracy, zwykle okazuje się, że piszemy ich więcej, niż pierwotnie sądziliśmy. O ile jednak pisownię opowiadania, rozprawki, listu czy recenzji poznaliśmy w szkole – e-maile nauczyliśmy się pisać sami. Pytanie tylko: czy robimy to prawidłowo?
Konstrukcja e-maila
Wstęp, rozwinięcie, zakończenie obowiązuje również i w tym wypadku. Wiele problemów nastręcza już sam początek e-maila. Jak się przywitać? Należy pamiętać, że formuły powitalne powinny być dostosowane do statusu adresata, jego rangi pragmatycznej, wieku i relacji (oficjalna lub nieoficjalna), w jakiej nadawca z nim aktualnie pozostaje.
Bardzo często list elektroniczny jest rozpoczynany od słowa „Witam”. To dość niefortunny wybór, lepiej unikać tego słowa, gdyż podkreśla ono w pewien sposób wyższość nadawcy w stosunku do odbiorcy. Z drugiej jednak strony ten rodzaj powitania w niektórych sytuacjach jest dopuszczalny, np. gdy przełożony będzie wysyłał informację do podwładnych lub też profesor do studentów. Generalnie jednak warto unikać takiego powitania. Co zamiast „Witam”? Powitania w rodzaju „dzień dobry” lub „dobry wieczór” w przypadku korespondencji elektronicznej też nie są wskazane, gdyż nie wiemy, o jakiej porze adresat naszej wiadomości ją odczyta. W tej sytuacji, za każdym razem, powinniśmy powitanie dopasować do odbiorcy. Jeśli jest to korespondencja oficjalna, można zastosować sformułowanie „Szanowny Panie/Pani…” lub, jeśli znamy adresata nieco lepiej, po prostu „Panie/Pani”. Problem ma mniejsze znaczenie, gdy piszemy do bliskich znajomych, wówczas możemy zacząć od zwykłego „Cześć Aniu”.
Po przywitaniu warto dodać neutralny wstęp wiadomości. Będzie to mile widziane przez odbiorcę, zwłaszcza gdy mamy do niego jakąś prośbę. A treść wiadomości? Nie powinna być zbyt rozwlekła. Ważne, aby e-mail był zwięzły, konkretny i napisany poprawnie. W wiadomości e-mailowej trudniej wyrazić emocje, odczucia, znaki literowe w pewien sposób ograniczają nas, dlatego należy uważnie konstruować treść wiadomości, aby nie pozostawiała ona niedomówień czy ewentualnych niejasności.
Przy konstrukcji e-maila należy też zwrócić uwagę na jego zakończenie. Podobnie jak w przypadku formuł powitalnych, tak też przy finalnych należy dostosować je do statusu adresata, jego wieku, relacji, które nas z nim łączą. Najczęściej stosowanymi formułami są: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam”.
Błędy językowe
Niechlujność językowa bardzo często ujawnia się w e-mailach. O ile jednak błędów ortograficznych stosunkowo łatwo da się uniknąć, to już interpunkcja może sprawiać trudności wielu osobom. Wiele osób zadaje tez sobie pytanie: czy po przywitaniu powinien być wykrzyknik, czy też przecinek? Zwolennicy starej szkoły stawiają jeszcze wykrzyknik, ale współcześnie najlepiej jest postawić przecinek po formule przywitania, a w kolejnym wersie, kontynuować wypowiedź, rozpoczynając małą literą. Należy też zadbać o to, aby nie nagromadzić zbyt dużo znaków interpunkcyjnych. Niektórym zdarza się stawiać kilka znaków zapytania, wykrzykników lub wielokropek, który liczy sobie znacznie więcej niż trzy kropki. Pisząc e-maile należy też unikać stosowania wersalików. Sformułowanie: „PROSZĘ PAMIĘTAĆ” zapisane w ten sposób w korespondencji e-mailowej będzie oznaczało krzyk, rozkaz. Takie zachowanie nie będzie mile odebrane, wywrze negatywne wrażenie na odbiorcy. O czym jeszcze należy pamiętać? O dopasowaniu stylu języka do odbiorcy, unikaniu skrótów myślowych i… podpisywaniu e-maili.
Aspekty techniczne
Bardzo ważne jest to, jak szybko odpisujemy na e-mail. Jeśli mamy świadomość, że nie uda nam się tego zrobić w ciągu 24 godzin, warto napisać krótką wiadomość, że odpiszemy później. Co szczególnie ważne - nie zostawiajmy żadnego e-maila bez odpowiedzi. Wystarczy w jednym zdaniu podziękować za wiadomość, aby zyskać przychylność odbiorcy i pozostawić dobre wrażenie. Brak odpowiedzi wprost przeciwnie – nie zrobi miłego wrażenia na odbiorcy, który w dodatku nie będzie pewien, czy wiadomość dotarła.
W sytuacji, gdy wiadomość wysyłamy do kilku adresatów, warto jest ukryć ich adresy, aby były niewidoczne dla siebie nawzajem. Choć jest to dobry zwyczaj, nadal wielu autorów e-maili nie korzysta z okna „UDW” – czyli ukryte do wiadomości. Niejednokrotnie w wiadomości elektronicznej przesyłamy sobie różnego rodzaju pliki w formie załączników do e-maila. Warto pamiętać o tym, aby duże załączniki dzielić na kilka mniejszych i wysyłać w kolejnych e-mailach. Tym sposobem możemy uniknąć chociażby zablokowania poczty odbiorcy na czas pobierania olbrzymiego załącznika. Należy też zwrócić uwagę na format załącznika – warto korzystać z takich plików, w przypadku których adresat wiadomości nie będzie miał problemu z ich otwarciem. Niemal każdego irytuje załącznik, którego nie da się otworzyć – pamiętajmy o tym!
Pisanie e-maili jest swoistą sztuką konwersacji. Warto więc konstruować swoją wypowiedź na zasadzie dialogu. Dostosowujmy treść wiadomości do osoby, do której piszemy, zwracajmy uwagę zarówno na stronę merytoryczną, jak też graficzną i techniczną naszej wypowiedzi. Umiejętność pisania e-maili jest nie do przecenienia w dzisiejszych czasach. Często bowiem zdarza się, że to one są pierwszym krokiem do nawiązania współpracy i tylko od naszych umiejętności zależy, czy zaplanowana współpraca będzie miała w ogóle miejsce.
Joanna Niemyjska (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)
Zobacz podobne artykuły:
Rozmowa o wsparciu z ZUS dla przedsiębiorców [WYWIAD] „Składki objęte zwolnieniem zostaną sfinansowane z budżetu państwa i będą wliczać się do przyszłej emerytury czy renty, zatem nie będzie to stanowić uszczerbku w budowaniu kapitału w kontekście okresu składkowego czy wysokości przyszłej emerytury. Budżet państwa uzupełni przedsiębiorcy składki w kwocie obliczonej na podstawie obowiązującej płatnika w danym momencie najniższej podstawy wymiaru” – mówi o wakacjach składkowych Sebastian Szczurek, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa opolskiego. W naszej rozmowie poruszyliśmy też temat pomocy z ZUS dla przedsiębiorców poszkodowanych w powodzi. Zapytaliśmy również o inne formy wsparcia z ZUS, na które mogą liczyć osoby prowadzące działalność gospodarczą. Zapraszamy do lektury.
Czym jest stosunek pracy? Stosunek pracy jest jedną z form zatrudnienia. Czym się charakteryzuje? Jak najczęściej nawiązuje się stosunek pracy? Co warto o nim wiedzieć? Odpowiadamy.
Stawki składek na ubezpieczenia społeczne w 2025 r. Wraz z nadejściem 2025 roku zmieniła się wysokość składek na ubezpieczenia społeczne, które przedsiębiorcy zapłacą do ZUS. Jako że od 1 stycznia br. wzrosło minimalne wynagrodzenie za pracę i zgodnie z prognozami zwiększy się też przeciętne miesięczne wynagrodzenie, płatnicy zapłacą wyższe składki. W jakiej wysokości? Odpowiadamy.
Tymczasowe zaświadczenie tożsamości cudzoziemca a praca w RP Cudzoziemcom, którzy ubiegają się w Polsce o udzielenie im ochrony międzynarodowej wydaje się tymczasowe zaświadczenie tożsamości. Co warto wiedzieć o tym dokumencie? Czy mając takie zaświadczenie, cudzoziemiec może podjąć w Polsce pracę? Odpowiadamy.
Dlaczego cudzoziemcy wybierają Polskę na miejsce do życia i pracy? Polska, jako kraj o dynamicznie rozwijającej się gospodarce, staje się coraz bardziej atrakcyjnym miejscem dla cudzoziemców poszukujących nowych możliwości życiowych i zawodowych. Na decyzję o osiedleniu się w RP wpływa wiele czynników, takich jak sytuacja gospodarcza, atrakcyjny rynek pracy, jakość życia oraz rosnąca otwartość społeczeństwa na osoby z zagranicy.
Rozmowa kwalifikacyjna - co robić, a czego unikać [INFOGRAFIKA] Rozmowa kwalifikacyjna to kluczowy etap w procesie rekrutacji, który może zadecydować o Twojej przyszłości zawodowej. Aby zwiększyć swoje szanse na sukces, warto znać zasady, których należy przestrzegać, oraz te, których należy unikać.
Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. Czy można cofnąć zgodę? Porozumienie stron jest jedną z form rozwiązania umowy o pracę. Jak wskazuje nazwa, to najmniej konfliktowy sposób zakończenia stosunku pracy. Wymaga jednak aprobaty obu stron umowy, a więc pracodawcy i pracownika. Czy wyrażoną zgodę na rozwiązanie umowy za porozumieniem stron można cofnąć? Odpowiadamy.
Sztuczna inteligencja a rynek pracy Żyjemy w czasach, w których wykorzystanie sztucznej inteligencji nie należy już wyłącznie do sfery fantastyki. Można wręcz stwierdzić, że świat trzeciej dekady XXI wieku stanął u progu kolejnej rewolucji technologicznej. Jak może ona wpłynąć na rynek pracy?
