Podróże służbowe w wakacje a ochrona danych – o co warto zadbać, aby były bezpieczne
Coraz częściej nasza praca związana jest z częstymi wyjazdami. Co ciekawe, wartość rynku podróży służbowych z roku na rok rośnie (wzrost o 4,1%) - wynika z raportu „Podróże służbowe. Raport 2019”.
Eksperci z ODO 24 przypominają, że podczas takich wyjazdów należy chronić cenne firmowe informacje i posiadane dane osobowe. Tym bardziej w okresie letnim, gdy więcej osób przemieszcza się za pomocą pociągów czy samolotów.
Pracownik w podróży
Niektórzy unikają ich jak ognia, inni chętnie z nich korzystają, ponieważ pozwalają oderwać się od codziennej rutyny. Podróże służbowe, bo o nich mowa, stanowią idealne okazje dla złodziei. Często w trakcie przemieszczania się z miejsca na miejsca, aby nie tracić czasu, pracujemy w pociągu lub samolocie. Odpisujemy na maile czy analizujemy dokumenty tworząc przy tym idealną przestrzeń do działań dla oszustów. Dokumenty niedbale położone na podkładce czy niezabezpieczone ekrany to wręcz zaproszenie do podejrzenia, co na nich jest.
Zgodnie z RODO każdy podmiot przetwarzający dane musi zapewnić ich odpowiednie zabezpieczenie, w tym przed ich zniszczeniem, nieuprawnioną zmianą i dostępem. Dlatego pracodawcy, oprócz zadbania o przygotowanie pracownika do zrealizowania biznesowego celu wyjazdu czy zapewnienia mu warunków noclegowych, powinni pomyśleć także o ich przeszkolenie w zakresie zabezpieczenia informacji. Każda wyjeżdżająca osoba powinna być świadoma zagrożeń, jakie na nią czekają w miejscach publicznych oraz na co zwracać uwagę w swoim otoczeniu.
W podróży służbowej nie powinno się zostawiać niezablokowanego komputera oraz korzystać z niezabezpieczonych sieci Wi-Fi. Co więcej, każda firma powinna udostępnić wyjeżdżającym pracownikom specjalnie filtry prywatyzujące, które przykleja się na ekran przenośnych urządzeń (smartfon, tablet, laptop). Uniemożliwiają one zapoznanie się z treścią wyświetlaną na ekranie pod kątem. Pracownicy powinni również zwracać uwagę na to, co mówią podczas rozmów telefonicznych. Niewskazane jest omawianie szczegółów dotyczących projektów, jak również informacji odnoszących się do funkcjonowania organizacji, ponieważ nieświadomie mogą zostać przekazane informacje, które ktoś przypadkowy wykorzysta na naszą niekorzyść.
Joanna Ożóg, Specjalista ds. ochrony danych, ODO 24
Wyjazdy a pracodawca
Według najnowszego badania firmy Hotailors, aż 95 proc. respondentów wyjeżdża w celach biznesowych. Co więcej, większość z nich jest w takiej podróży przynajmniej raz w miesiącu. Jak firma powinna zadbać o dane osobowe pracownika udającego się w taką podróż?
Podróż służbowa w świetle art. 77 § 1 Kodeksu pracy to nic innego jak wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania poza miejscowością, w której znajduje się np. siedziba pracodawcy. Dlatego według unijnego rozporządzenia niepotrzebna jest dodatkowa zgoda osób zatrudnionych na przetwarzanie ich danych, gdyż podstawę w tym zakresie stanowi obowiązek prawny ciążący na pracodawcy na gruncie przepisów prawa pracy. Sprawa ma się nieco inaczej, gdy zlecamy zorganizowanie ich podmiotom zewnętrznym np. biurom podróży. W procesie organizacji wyjazdu na sprecyzowanych przez pracodawcę warunkach, co do zasady to biura podróży będą pełnić rolę podmiotu przetwarzającego. Konieczne jest więc zawarcie umowy powierzenia danych osobowych, w której zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO określony zostanie, m.in. przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych czy kategorie osób, których dane dotyczą.
Joanna Ożóg, Specjalista ds. ochrony danych, ODO 24
Nierzadko podróże służbowe przedłużane są w związku z okresem wakacyjnym. Jeżeli pracownicy wysyłani są w atrakcyjne miejsce niejednokrotnie korzystają z okazji, przedłużając pobyt w celach odpoczynku. Wówczas pracodawca musi być pewny, że firmowy sprzęt jest odpowiednio zabezpieczony, np. hasłem. Ważne, aby było ona wystarczająco złożone. Co więcej, warto je regularnie zmieniać. Jest to niezbędna czynność, ponieważ tak naprawdę każde, nawet to najsilniejsze hasło posiadając odpowiednią ilość czasu można złamać.
Zobacz podobne artykuły:
Kompetencje przyszłości. Poznaj klucz do sukcesu w dynamicznym świecie zawodowym W szybko zmieniającym się środowisku zawodowym, zdolność do adaptacji i rozwijania nowych umiejętności staje się kluczowym elementem sukcesu zawodowego. Kompetencje przyszłości to zestaw umiejętności, które pozwalają nie tylko przetrwać, ale również odnosić sukcesy w erze cyfrowej i globalnej. Sprawdź, jakie kompetencje mogą okazać się kluczowe w kontekście przyszłego rynku pracy.
Podróż po nieznanych ścieżkach zawodowych, czyli nietypowe zawody na świecie Świat zawodów to barwna mozaika, a niektóre z nich wyróżniają się swoją niezwykłością. Oto kilka najbardziej nietypowych zawodów, które z pewnością przyciągają uwagę ze względu na swoją unikalność.
5 skutecznych sposobów na znalezienie motywacji do pracy [INFOGRAFIKA] Umiejętności i motywacja to kluczowe elementy efektywnej pracy. Motywacja zwiększa produktywność, satysfakcję z wykonywanych zadań i poczucie zawodowego spełnienia. Jednak często czujemy jej spadek. Szukamy wówczas sposobów na wskrzeszenie motywacji. Oto kilka podpowiedzi, jak ją odnaleźć.
Jak zatrudnić obywatela Ukrainy? Instrukcja krok po kroku Pracodawca, który planuje zatrudnienie obywatela Ukrainy powinien wiedzieć, że do podpisania umowy nie wystarczy jedynie potwierdzenie obywatelstwa ukraińskiego. Przede wszystkim należy upewnić się, że cudzoziemiec ma tytuł do legalnego pobytu w Polsce. Od czego zacząć? Jak legalnie powierzyć pracę obywatelowi Ukrainy? Wyjaśniamy.
Praca marzeń z aplikacją "Moja Praca" „Moja Praca” to nowoczesne narzędzie, które ułatwia osobom szukającym pracy znalezienie odpowiedniego zatrudnienia. Sercem aplikacji są symulatory rozmów kwalifikacyjnych, które dają możliwość odpowiedzi na najpopularniejsze pytania rekruterów i sprawdzenie wyników. „Moja Praca” umożliwia także rozwiązywanie testów osobowości i predyspozycji, dzięki którym osoba zainteresowana dowie się, jaka praca najlepiej do niej pasuje. W aplikacji dostępne są również, codziennie aktualizowane, oferty pracy. Dodatkowo, „Moja Praca” umożliwia zapisanie w telefonie w schowku CV, które szybko można dołączyć do odpowiedzi na interesujące ogłoszenie. W aplikacji znajduje się także porcja przydatnych i inspirujących informacji i tekstów. Dlaczego warto ją zainstalować? Odpowiadamy.
10 "bezpiecznych" zawodów [INFOGRAFIKA] Gwałtowny rozwój sztucznej inteligencji sprawił, iż pojawiły się obawy co do utrzymania się niektórych stanowisk na rynku pracy. Pomimo swoich wyjątkowych umiejętności ChatGPT nie jest jednak w stanie zastąpić zawodów, w których liczy się empatia i zrozumienie ludzkich emocji. Jakie to zawody? Sprawdźcie.
Język korporacji – skróty i pojęcia, które mogą Ci się przydać Planujesz pracę w korporacji? Nie daj się zaskoczyć i sprawdź, co oznaczają najpopularniejsze zwroty „korpomowy”.
Blisko połowa pracowników gotowa zmienić firmę z powodu szefa Atrakcyjne wynagrodzenie nie jest w stanie zatrzymać w firmie pracownika, któremu przeszkadza postawa przełożonego i niełatwe z nim relacje. Mimo że w trudnych ekonomicznie czasach to finanse są głównym motywatorem, ogromny wpływ na zaangażowanie zatrudnionych mają także liderzy. Tymczasem firmy, zatrudniając niewłaściwych, tracą miliony i przegrywają z konkurencją w walce o talenty.
