Powrót

Podróże służbowe w wakacje a ochrona danych – o co warto zadbać, aby były bezpieczne

Coraz częściej nasza praca związana jest z częstymi wyjazdami. Co ciekawe, wartość rynku podróży służbowych z roku na rok rośnie (wzrost o 4,1%) - wynika z raportu „Podróże służbowe. Raport 2019”.

Eksperci z ODO 24 przypominają, że podczas takich wyjazdów należy chronić cenne firmowe informacje i posiadane dane osobowe. Tym bardziej w okresie letnim, gdy więcej osób przemieszcza się za pomocą pociągów czy samolotów.

 

Pracownik w podróży

 

Niektórzy unikają ich jak ognia, inni chętnie z nich korzystają, ponieważ pozwalają oderwać się od codziennej rutyny. Podróże służbowe, bo o nich mowa, stanowią idealne okazje dla złodziei. Często w trakcie przemieszczania się z miejsca na miejsca, aby nie tracić czasu, pracujemy w pociągu lub samolocie. Odpisujemy na maile czy analizujemy dokumenty tworząc przy tym idealną przestrzeń do działań dla oszustów. Dokumenty niedbale położone na podkładce czy niezabezpieczone ekrany to wręcz zaproszenie do podejrzenia, co na nich jest.

Zgodnie z RODO każdy podmiot przetwarzający dane musi zapewnić ich odpowiednie zabezpieczenie, w tym przed ich zniszczeniem, nieuprawnioną zmianą i dostępem. Dlatego pracodawcy, oprócz zadbania o przygotowanie pracownika do zrealizowania biznesowego celu wyjazdu czy zapewnienia mu warunków noclegowych, powinni pomyśleć także o ich przeszkolenie w zakresie zabezpieczenia informacji. Każda wyjeżdżająca osoba powinna być świadoma zagrożeń, jakie na nią czekają w miejscach publicznych oraz na co zwracać uwagę w swoim otoczeniu.

W podróży służbowej nie powinno się zostawiać niezablokowanego komputera oraz korzystać z niezabezpieczonych sieci Wi-Fi. Co więcej, każda firma powinna udostępnić wyjeżdżającym pracownikom specjalnie filtry prywatyzujące, które przykleja się na ekran przenośnych urządzeń (smartfon, tablet, laptop). Uniemożliwiają one zapoznanie się z treścią wyświetlaną na ekranie pod kątem. Pracownicy powinni również zwracać uwagę na to, co mówią podczas rozmów telefonicznych. Niewskazane jest omawianie szczegółów dotyczących projektów, jak również informacji odnoszących się do funkcjonowania organizacji, ponieważ nieświadomie mogą zostać przekazane informacje, które ktoś przypadkowy wykorzysta na naszą niekorzyść.

Joanna Ożóg, Specjalista ds. ochrony danych, ODO 24

 

Wyjazdy a pracodawca

 

Według najnowszego badania firmy Hotailors, aż 95 proc. respondentów wyjeżdża w celach biznesowych. Co więcej, większość z nich jest w takiej podróży przynajmniej raz w miesiącu. Jak firma powinna zadbać o dane osobowe pracownika udającego się w taką podróż?

Podróż służbowa w świetle art. 77 § 1 Kodeksu pracy to nic innego jak wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania poza miejscowością, w której znajduje się np. siedziba pracodawcy. Dlatego według unijnego rozporządzenia niepotrzebna jest dodatkowa zgoda osób zatrudnionych na przetwarzanie ich danych, gdyż podstawę w tym zakresie stanowi obowiązek prawny ciążący na pracodawcy na gruncie przepisów prawa pracy. Sprawa ma się nieco inaczej, gdy zlecamy zorganizowanie ich podmiotom zewnętrznym np. biurom podróży. W procesie organizacji wyjazdu na sprecyzowanych przez pracodawcę warunkach, co do zasady to biura podróży będą pełnić rolę podmiotu przetwarzającego. Konieczne jest więc zawarcie umowy powierzenia danych osobowych, w której zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO określony zostanie, m.in. przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych czy kategorie osób, których dane dotyczą.

Joanna Ożóg, Specjalista ds. ochrony danych, ODO 24

 

Nierzadko podróże służbowe przedłużane są w związku z okresem wakacyjnym. Jeżeli pracownicy wysyłani są w atrakcyjne miejsce niejednokrotnie korzystają z okazji, przedłużając pobyt w celach odpoczynku. Wówczas pracodawca musi być pewny, że firmowy sprzęt jest odpowiednio zabezpieczony, np. hasłem. Ważne, aby było ona wystarczająco złożone. Co więcej, warto je regularnie zmieniać. Jest to niezbędna czynność, ponieważ tak naprawdę każde, nawet to najsilniejsze hasło posiadając odpowiednią ilość czasu można złamać.

 

www.odo24.pl


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Work-life balance – w poszukiwaniu „złotego środka”
    Czy spotkaliście się już z pojęciem work-life balance (WLB)? Niektórzy stwierdzą, że jest to kolejne modne określenie, którym nie należy się przejmować. Jednak coraz więcej firm wprowadza zmiany, które pozwalają pracownikom na realizację swoich marzeń i korzystanie z życia w pełni.

  • Benefity, które mogą skusić kandydatów do pracy
    Nie wszystkie firmy radzą sobie, aż tak dobrze na rynku, żeby zapewnić pracownikom wysokie wynagrodzenie. Kreatywny pracodawca powinien szukać alternatywy, która skłoni kandydatów do wyboru właśnie jego firmy, a nie zwiększy wydatków.

  • Kopiowanie dowodów osobistych w firmach – co naprawdę zmienia nowe prawo?
    Prawie każdy z nas spotkał się z kserowaniem i skanowaniem dowodów tożsamości oraz innych dokumentów, na których widniały dane osobowe. Praktykowali je zarówno pracodawcy, jak i wypożyczalnie sprzętu sportowego oraz hotele.

  • Polscy inżynierowie liderami zmian w swoich przedsiębiorstwach
    Zdecydowana większość inżynierów jest zdania, że kadra techniczna powinna przyjąć na siebie odpowiedzialność związaną z rolą lidera zmian w przedsiębiorstwach produkcyjnych – wynika z badania Smart Industry Polska 2019 (SIP).

  • Rozmowa kwalifikacyjna przez Skype
    Do tej rekrutacji również należy się przygotować. Podpowiadamy, na co zwrócić szczególną uwagę!

  • Praktyka absolwencka
    Kończysz naukę i chcesz zdobyć doświadczenie zawodowe? Zaproponuj pracodawcy praktykę absolwencką!

  • Co piąta firma z branży transportu i logistyki zwiększy zatrudnienie
    Co piąta firma zajmująca się transportem i logistyką chce w najbliższym kwartale zwiększyć liczbę pracowników, co trzydziesta planuje redukcje etatów.

  • Wśród najlepszych europejskich miejsc pracy dziesięć znajduje się w Polsce
    W Sztokholmie Great Place to Work® ogłosił doroczną listę Najlepszych Miejsc Pracy w Europie. W porównaniu z ubiegłym rokiem Polska umocniła swoją pozycję, zdobywając wyróżnienia dla 10 firm, które wcześniej znalazły się wśród 29 Najlepszych Miejsc Pracy w Polsce.

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.