Podróże służbowe w wakacje a ochrona danych – o co warto zadbać, aby były bezpieczne
Coraz częściej nasza praca związana jest z częstymi wyjazdami. Co ciekawe, wartość rynku podróży służbowych z roku na rok rośnie (wzrost o 4,1%) - wynika z raportu „Podróże służbowe. Raport 2019”.
Eksperci z ODO 24 przypominają, że podczas takich wyjazdów należy chronić cenne firmowe informacje i posiadane dane osobowe. Tym bardziej w okresie letnim, gdy więcej osób przemieszcza się za pomocą pociągów czy samolotów.
Pracownik w podróży
Niektórzy unikają ich jak ognia, inni chętnie z nich korzystają, ponieważ pozwalają oderwać się od codziennej rutyny. Podróże służbowe, bo o nich mowa, stanowią idealne okazje dla złodziei. Często w trakcie przemieszczania się z miejsca na miejsca, aby nie tracić czasu, pracujemy w pociągu lub samolocie. Odpisujemy na maile czy analizujemy dokumenty tworząc przy tym idealną przestrzeń do działań dla oszustów. Dokumenty niedbale położone na podkładce czy niezabezpieczone ekrany to wręcz zaproszenie do podejrzenia, co na nich jest.
Zgodnie z RODO każdy podmiot przetwarzający dane musi zapewnić ich odpowiednie zabezpieczenie, w tym przed ich zniszczeniem, nieuprawnioną zmianą i dostępem. Dlatego pracodawcy, oprócz zadbania o przygotowanie pracownika do zrealizowania biznesowego celu wyjazdu czy zapewnienia mu warunków noclegowych, powinni pomyśleć także o ich przeszkolenie w zakresie zabezpieczenia informacji. Każda wyjeżdżająca osoba powinna być świadoma zagrożeń, jakie na nią czekają w miejscach publicznych oraz na co zwracać uwagę w swoim otoczeniu.
W podróży służbowej nie powinno się zostawiać niezablokowanego komputera oraz korzystać z niezabezpieczonych sieci Wi-Fi. Co więcej, każda firma powinna udostępnić wyjeżdżającym pracownikom specjalnie filtry prywatyzujące, które przykleja się na ekran przenośnych urządzeń (smartfon, tablet, laptop). Uniemożliwiają one zapoznanie się z treścią wyświetlaną na ekranie pod kątem. Pracownicy powinni również zwracać uwagę na to, co mówią podczas rozmów telefonicznych. Niewskazane jest omawianie szczegółów dotyczących projektów, jak również informacji odnoszących się do funkcjonowania organizacji, ponieważ nieświadomie mogą zostać przekazane informacje, które ktoś przypadkowy wykorzysta na naszą niekorzyść.
Joanna Ożóg, Specjalista ds. ochrony danych, ODO 24
Wyjazdy a pracodawca
Według najnowszego badania firmy Hotailors, aż 95 proc. respondentów wyjeżdża w celach biznesowych. Co więcej, większość z nich jest w takiej podróży przynajmniej raz w miesiącu. Jak firma powinna zadbać o dane osobowe pracownika udającego się w taką podróż?
Podróż służbowa w świetle art. 77 § 1 Kodeksu pracy to nic innego jak wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania poza miejscowością, w której znajduje się np. siedziba pracodawcy. Dlatego według unijnego rozporządzenia niepotrzebna jest dodatkowa zgoda osób zatrudnionych na przetwarzanie ich danych, gdyż podstawę w tym zakresie stanowi obowiązek prawny ciążący na pracodawcy na gruncie przepisów prawa pracy. Sprawa ma się nieco inaczej, gdy zlecamy zorganizowanie ich podmiotom zewnętrznym np. biurom podróży. W procesie organizacji wyjazdu na sprecyzowanych przez pracodawcę warunkach, co do zasady to biura podróży będą pełnić rolę podmiotu przetwarzającego. Konieczne jest więc zawarcie umowy powierzenia danych osobowych, w której zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO określony zostanie, m.in. przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych czy kategorie osób, których dane dotyczą.
Joanna Ożóg, Specjalista ds. ochrony danych, ODO 24
Nierzadko podróże służbowe przedłużane są w związku z okresem wakacyjnym. Jeżeli pracownicy wysyłani są w atrakcyjne miejsce niejednokrotnie korzystają z okazji, przedłużając pobyt w celach odpoczynku. Wówczas pracodawca musi być pewny, że firmowy sprzęt jest odpowiednio zabezpieczony, np. hasłem. Ważne, aby było ona wystarczająco złożone. Co więcej, warto je regularnie zmieniać. Jest to niezbędna czynność, ponieważ tak naprawdę każde, nawet to najsilniejsze hasło posiadając odpowiednią ilość czasu można złamać.
Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu zielonalinia.gov.pl,opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.
Zobacz podobne artykuły:
System ATS – jak zwiększyć widoczność aplikacji w procesie rekrutacyjnym? Wysyłanie wielu CV bez otrzymywania odpowiedzi może wynikać z faktu, że dokumenty nie dotarły do osoby odpowiedzialnej za rekrutację. Coraz częściej procesy rekrutacyjne wspierane są przez systemy ATS (Applicant Tracking System), które automatyzują wstępną selekcję kandydatów. Choć znacząco usprawniają pracę działów HR (Human Resources), jednocześnie mogą stanowić wyzwanie dla osób ubiegających się o zatrudnienie. Znajomość zasad działania takich systemów jest kluczowa przy tworzeniu skutecznego CV, a co za tym idzie otrzymania zaproszenia na rozmowę.
Praca a stres. Jak to wygląda w Polsce? Rywalizacja, ambicja, pieniądze, awans, pochwały, nagany, presja, kontrola, wymagania, balans między życiem prywatnym a zawodowym sprawiają, że praca jest miejscem szczególnie narażonym na stres. Jak widzą to Polacy? Odpowiedź przynoszą wyniki badania „Globalny Barometr Talentów 2025”.
Praca studenta a składki do ZUS Studenci to szczególna grupa pracowników na polskim rynku pracy. W zależności od tego, jaką umowę podpiszą, pracodawca lub inny podmiot powierzający pracę mają obowiązek lub są z niego zwolnieni odprowadzania składek do ZUS. Jak wyglądają poszczególne zależności? Odpowiadamy.
Rynek pracy - czego nie zastąpi AI Zmiany, które wywołuje na rynku pracy sztuczna inteligencja (AI) budzą zarówno nadzieje, jak i obawy. Które umiejętności pracowników wydają się obecnie nie do zastąpienia przez nowoczesne rozwiązania? Czy powinniśmy bać się sztucznej inteligencji, że „zabierze” nam pracę? Jak pozostać konkurencyjnym na rynku pracy? Oto co twierdzą polscy przedsiębiorcy i ekspert zajmujący się problematyką AI.
Oczekiwania młodych pracowników w różnych regionach Polski Nie od dziś wiadomo, że polski rynek pracy różni się pod względem regionów kraju. W niektórych zarabia się więcej, w innych mniej. Różne są koszty życia i stopa bezrobocia. Jak pod względem regionów Polski kształtują się oczekiwania młodych pracowników, z pokolenia Z? Odpowiedź przynosi badanie Work War Z.
Motywacja, mikro-zmiany i rozwój zespołu W świecie krótkich deadline’ów, rosnących oczekiwań i nieustannych zmian, motywacja pracowników staje się jednym z kluczowych czynników sukcesu każdej organizacji. Ale czy da się ją zbudować w sposób trwały, bez ciągłego sięgania po zewnętrzne motywatory, jak premie, benefity czy akcje integracyjne? Coraz więcej badań i doświadczeń z obszaru HR pokazuje, że skuteczna motywacja to nie wielkie hasła, ale mikro-zmiany, codzienna uważność lidera i psychologia, która działa w rytmie pracy zespołu.
Co napędza rekrutację, a co powoduje redukcję etatów? Dlaczego firmy chcą zatrudniać pracowników? Co skłania przedsiębiorstwa do redukcji etatów? Jakie są przyczyny braku zmian w zatrudnieniu? Na te pytania stara się odpowiedzieć opublikowana niedawno analiza przygotowana przez ManpowerGroup.
Co wpływa na zaangażowanie w pracę pracowników z pokolenia Z Czego od pracodawcy oczekują młodzi pracownicy? Co wpływa na ich zaangażowanie i satysfakcję z pracy? Oto ciekawe wnioski płynące z badania „Work War Z”. Zachęcamy do lektury.
