Powrót

Podróże służbowe w wakacje a ochrona danych – o co warto zadbać, aby były bezpieczne

Coraz częściej nasza praca związana jest z częstymi wyjazdami. Co ciekawe, wartość rynku podróży służbowych z roku na rok rośnie (wzrost o 4,1%) - wynika z raportu „Podróże służbowe. Raport 2019”.

Eksperci z ODO 24 przypominają, że podczas takich wyjazdów należy chronić cenne firmowe informacje i posiadane dane osobowe. Tym bardziej w okresie letnim, gdy więcej osób przemieszcza się za pomocą pociągów czy samolotów.

 

Pracownik w podróży

 

Niektórzy unikają ich jak ognia, inni chętnie z nich korzystają, ponieważ pozwalają oderwać się od codziennej rutyny. Podróże służbowe, bo o nich mowa, stanowią idealne okazje dla złodziei. Często w trakcie przemieszczania się z miejsca na miejsca, aby nie tracić czasu, pracujemy w pociągu lub samolocie. Odpisujemy na maile czy analizujemy dokumenty tworząc przy tym idealną przestrzeń do działań dla oszustów. Dokumenty niedbale położone na podkładce czy niezabezpieczone ekrany to wręcz zaproszenie do podejrzenia, co na nich jest.

Zgodnie z RODO każdy podmiot przetwarzający dane musi zapewnić ich odpowiednie zabezpieczenie, w tym przed ich zniszczeniem, nieuprawnioną zmianą i dostępem. Dlatego pracodawcy, oprócz zadbania o przygotowanie pracownika do zrealizowania biznesowego celu wyjazdu czy zapewnienia mu warunków noclegowych, powinni pomyśleć także o ich przeszkolenie w zakresie zabezpieczenia informacji. Każda wyjeżdżająca osoba powinna być świadoma zagrożeń, jakie na nią czekają w miejscach publicznych oraz na co zwracać uwagę w swoim otoczeniu.

W podróży służbowej nie powinno się zostawiać niezablokowanego komputera oraz korzystać z niezabezpieczonych sieci Wi-Fi. Co więcej, każda firma powinna udostępnić wyjeżdżającym pracownikom specjalnie filtry prywatyzujące, które przykleja się na ekran przenośnych urządzeń (smartfon, tablet, laptop). Uniemożliwiają one zapoznanie się z treścią wyświetlaną na ekranie pod kątem. Pracownicy powinni również zwracać uwagę na to, co mówią podczas rozmów telefonicznych. Niewskazane jest omawianie szczegółów dotyczących projektów, jak również informacji odnoszących się do funkcjonowania organizacji, ponieważ nieświadomie mogą zostać przekazane informacje, które ktoś przypadkowy wykorzysta na naszą niekorzyść.

Joanna Ożóg, Specjalista ds. ochrony danych, ODO 24

 

Wyjazdy a pracodawca

 

Według najnowszego badania firmy Hotailors, aż 95 proc. respondentów wyjeżdża w celach biznesowych. Co więcej, większość z nich jest w takiej podróży przynajmniej raz w miesiącu. Jak firma powinna zadbać o dane osobowe pracownika udającego się w taką podróż?

Podróż służbowa w świetle art. 77 § 1 Kodeksu pracy to nic innego jak wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania poza miejscowością, w której znajduje się np. siedziba pracodawcy. Dlatego według unijnego rozporządzenia niepotrzebna jest dodatkowa zgoda osób zatrudnionych na przetwarzanie ich danych, gdyż podstawę w tym zakresie stanowi obowiązek prawny ciążący na pracodawcy na gruncie przepisów prawa pracy. Sprawa ma się nieco inaczej, gdy zlecamy zorganizowanie ich podmiotom zewnętrznym np. biurom podróży. W procesie organizacji wyjazdu na sprecyzowanych przez pracodawcę warunkach, co do zasady to biura podróży będą pełnić rolę podmiotu przetwarzającego. Konieczne jest więc zawarcie umowy powierzenia danych osobowych, w której zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO określony zostanie, m.in. przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych czy kategorie osób, których dane dotyczą.

Joanna Ożóg, Specjalista ds. ochrony danych, ODO 24

 

Nierzadko podróże służbowe przedłużane są w związku z okresem wakacyjnym. Jeżeli pracownicy wysyłani są w atrakcyjne miejsce niejednokrotnie korzystają z okazji, przedłużając pobyt w celach odpoczynku. Wówczas pracodawca musi być pewny, że firmowy sprzęt jest odpowiednio zabezpieczony, np. hasłem. Ważne, aby było ona wystarczająco złożone. Co więcej, warto je regularnie zmieniać. Jest to niezbędna czynność, ponieważ tak naprawdę każde, nawet to najsilniejsze hasło posiadając odpowiednią ilość czasu można złamać.

 

www.odo24.pl


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Uzależnienie od pracy
    Czerpanie przyjemności z pracy, spędzanie w firmie o wiele więcej godzin niż wymaga czas pracy, niechęć do urlopu – czy to już pracoholizm?

  • Dzień Nauczyciela
    14 października jest od 1982 roku oficjalnie Dniem Edukacji Narodowej, potocznie nazywanym Dniem Nauczyciela. Święto nie tylko nauczycieli, ale wszystkich pracowników oświaty, uważane jest przez wielu za dzień wolny od pracy. Czy na pewno tak jest?

  • Great Place to Work® ogłosił listę 25 Najlepszych Miejsc Pracy na świecie
    Tegoroczną listę 25 World’s Best Workplaces, ogłoszoną przez Great Place to Work® 2 października 2019 r., otwiera technologiczna firma Cisco. To wielka satysfakcja także dla Polski, bo w globalnym sukcesie firmy ma swój udział polski oddział Cisco. Cisco Poland jest też liderem listy Najlepszych Miejsc Pracy Polska 2019, ogłoszonej w kwietniu b.r. (w kategorii firm dużych, zatrudniających powyżej 500 pracowników). Na światowej liście mamy jeszcze 4 inne firmy o zasięgu światowym, które również w Polsce z powodzeniem tworzą wyjątkowe miejsca pracy i są doceniane przez swoich pracowników. Są to: EY, SAS, The Adecco Group oraz American Express.

  • Obecność zwierząt w pracy - z korzyścią dla wszystkich
    Zwierzęta w pracy to zagadnienie, które w ostatnim czasie zyskuje na swojej popularności. Wielu pracowników spędza w pracy oraz w drodze do niej kilka, a nawet kilkanaście godzin dziennie. Dla właścicieli zwierzaków, które zostają wtedy w domach, to nie lada problem. Istnieją jednak pracodawcy, którzy wychodzą z inicjatywą i proponują swoim pracownikom możliwość przychodzenia do pracy ze swoim czworonogiem. Bez wątpienia, jest to jeden z ciekawszych benefitów pracowniczych, który pomaga wyróżnić firmę na tle konkurencji.

  • Stygnie zapał rekrutacyjny polskich firm
    Choć nadal sporo, bo 13% polskich przedsiębiorstw chce powiększać swoje zespoły, to optymizm pracodawców jest słabszy niż przed rokiem – potwierdza opublikowany dziś raport Barometr ManpowerGroup Perspektyw Zatrudnienia, przedstawiający plany rekrutacyjne firm na ostatni kwartał 2019 roku.

  • Najłatwiej o nową pracę w Polsce południowo-zachodniej, trudniej w północnej i centralnej
    Ostatni kwartał 2019 roku to więcej ofert pracy w Polsce południowo-zachodniej i południowej – w tych regionach firmy będą poszukiwać najwięcej nowych pracowników i tam czeka na nie największa rywalizacja o kadry. Duże chęci do powiększania swoich zespołów zgłaszają też przedsiębiorstwa ze wschodniej i północno-zachodniej części kraju.

  • Twój organizm reaguje alergicznie na pracę? To może być Syndrom Chorego Budynku
    Podczas pracy zauważasz u siebie dolegliwości, takie jak szczypanie oczu, częste bóle głowy, powracające infekcje górnych dróg oddechowych, senność i ciągłe rozdrażnienie? Mogą one być pierwszymi objawami przeziębienia, jednak ich przyczyna może być zupełnie inna.

  • Więcej Polaków otwartych na elastyczne formy pracy
    Co trzeci kandydat w Polsce chciałby pracować w oparciu o elastyczny model pracy, dwa lata temu był to co piąty poszukujący pracy.

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.