Jak poprowadzić rozmowę, by zakończyła się sukcesem? - Zielona Linia

Większość rozmów w pracy determinują tematy służbowe. Codziennie z naszych ust wypływają tysiące słów. Prowadzimy rozmowy z innymi ludźmi, dyskutujemy, czasem prosimy lub kłócimy się. Generalnie jednak, zwłaszcza w pracy, nasze komunikaty mają określony cel. Czasami są to ważne cele, dotyczące dalszego rozwoju zawodowego, naszych oczekiwań, takie, które mają realny wpływ na dalsze życie. Większość osób ma problem z takimi rozmowami. Nie wiemy, jak przygotować się do rozmowy o podwyżkę, mamy problem z uzasadnieniem swojej prośby o udział w wybranym szkoleniu. Aby tego uniknąć, warto trzymać się kilku zasad.

Przygotowanie merytoryczne

Jest bardzo istotne, choć specjaliści twierdzą, że ma mniejsze znaczenie niż to, jak wyglądamy, jaką postawę ciała przyjmiemy lub jakim tonem głosu mówimy. Niezależnie jednak od tych rad, warto odpowiednio przygotować się merytorycznie do rozmowy. Przede wszystkim trzeba przygotować argumenty, których użyjemy w dyskusji. Warto odnieść się do przykładów oraz pomyśleć o ewentualnych słabościach naszego pomysłu. Dobrze jest też przygotować się na bronienie swojej tezy oraz umiejętnie dobrać język wypowiedzi.

Wstęp i zakończenie

Na przestrzeni całej wypowiedzi to one mają największe znaczenie. To, co wypowiadamy na początku i na końcu spotkania trafia do uczestnika dyskusji niejako z podwójną siłą – najbardziej oddziałuje emocjonalnie i jest najlepiej zapamiętane. Wpływa też na odbiór całości wypowiedzi. Warto też zastosować klamrę kompozycyjną, która umiejętnie zepnie w całość argumenty potwierdzające przesłanie naszej wypowiedzi. Przykładowo, rozmowę z szefem możemy zacząć od zdania: „Jestem wartościowym pracownikiem, a  moja praca przekłada się na konkretny zysk firmy (dane liczbowe), dlatego uważam, że zasługuję na…” . Analogicznie, na końcu wypowiedzi warto dodać, że „w przypadku pozytywnej decyzji, będę mógł zwiększyć efektywność pracy o x%, co przełoży się na zysk firmy w postaci… ”, co podkreśli wartość pracownika, jaka została wspomniana na początku.

Styl wypowiedzi

To od niego zależy, jak będziemy postrzegani. Język, którym posługujemy się na co dzień wiele bowiem mówi o nas samych. Warto dbać o staranność językową. Umiejętność poprawnego wysławiana się zawsze się przydaje, jest elementem, który pozytywnie o nas świadczy. Już w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej, odpowiedni dobór słów, unikanie powtórzeń, staranna wymowa, brak przerywników typu: yyy… przyczynia się do lepszego odbioru kandydata. Umiejętność formułowania argumentów i doboru języka jest natomiast nie do przecenienia w sytuacji ważnych rozmów, pertraktacji, spotkań dyplomatycznych. Tego typu umiejętności językowe są też niezwykle przydatne w przypadku wystąpień publicznych, szkoleń czy prezentacji. W takich sytuacjach jak te ostatnie warto unikać stylu „napuszonego”, przenoszenia stylu pisanego na język mówiony. Z drugiej strony warto natomiast zwrócić uwagę na poprawne używanie skrótów, poprawną odmianę wyrazów, stosowanie zróżnicowanego słownictwa, zdań złożonych współrzędnie.

Czasami, nawet najlepiej przygotowanym językowo mówcom, zdarzają się wpadki, przejęzyczenia. To naturalne, nie warto przywiązywać do nich przesadnej wagi. Jeśli są drobne, czasem warto je subtelnie zignorować. W sytuacji, gdy jest to wyraźna wpadka, wskazane jest odnieść się do niej, najlepiej w lekkim i humorystycznym, ale zarazem wyważonym tonie.

Umiejętność poprawnego formułowania i przedstawiania argumentów to cecha pożądania wśród wielu pracowników, różnego szczebla. Warto jednak dodać, że ta umiejętność bywa też pomocna w życiu codziennym, nawet przy formułowaniu pism urzędowych, czy przy rozwiazywaniu, załatwianiu prywatnych spraw. Warto więc zadbać o to, by rozwijać umiejętności językowe. Zwycięstwo w dyskusji, jak wiadomo, niesie wymierne efekty. Sprawność językowa jest gwarancją sukcesu na wielu polach, nie tylko w życiu zawodowym, ale też osobistym.

Joanna Niemyjska (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)