Назад

Dokumentacja pracownicza – jak długo należy ją przechowywać?

Artykuł zgodny ze stanem prawnym na dzień: 2022-01-26

Przechowywanie dokumentacji dotyczącej stosunku pracy oraz akt osobowych pracowników jest jednym z obowiązków pracodawcy. Podpowiadamy, jakie dokumenty i przez jaki okres powinny być archiwizowane u pracodawcy.

Dokumentację pracowniczą można prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja ta powinna być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji pracowniczej lub robi to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy może zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł.

 

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

W stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. stosuje się podział akt osobowych na cztery części, tj. A, B, C, D.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Na dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy składają się:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  • karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

 

Obowiązek informacyjny pracodawcy

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie wskazanym w punkcie 2.

Pracodawca niszczy dokumentację w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Do czasu jej zniszczenia pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.

 

Okres przechowywania dokumentacji

50 lat:

  • w stosunku do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.,
  • w stosunku do pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej,
  • w stosunku do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r.

 

10 lat:

  • w stosunku do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., za których pracodawca złoży raporty informacyjne do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
  • w stosunku do pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r.

 

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu 10-letniego, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W tym przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

 

Szczegółowych informacji w tym zakresie udziela Państwowa Inspekcja Pracy.

 

Katarzyna Sędziak (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

Źródło:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

www.pip.gov.pl


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Uprawnienia pracownika-rodzica dziecka niepełnosprawnego
    Pracownik opiekujący się dzieckiem niepełnosprawnym może wnioskować o elastyczne formy zatrudnienia, jeśli nie naruszają one organizacji pracy. Podpowiadamy, z jakich ułatwień mogą skorzystać rodzice dzieci niepełnosprawnych oraz jakich formalności należy dopełnić.

  • Potrącenia z wynagrodzenia za pracę
    Wynagrodzenie za pracę podlega ochronie. Pracodawca nie może więc bez zgody pracownika dokonywać jakichkolwiek potrąceń z wypłaty. Wyjątek stanowią sytuacje przewidziane w przepisach, np. świadczenia alimentacyjne. Pozostałe, bezpodstawne potrącenia są wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym karą grzywny do 30 tys. zł.

  • Kiedy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie postojowe?
    Kiedy zakład produkcyjny z jakichś powodów zaczyna stopniowo ograniczać produkcję, może to doprowadzić do przestoju w firmie. Niektórzy pracodawcy w takich sytuacjach decydują się na redukcję zatrudnienia, inni natomiast wolą zachować pracowników. Podpowiadamy, w jakich sytuacjach pracodawca może obniżyć wynagrodzenie pracowników na czas przestoju, a kiedy powinien im wypłacać pełne wynagrodzenie postojowe.

  • Urlop dla poratowania zdrowia
    Urlop dla poratowania zdrowia jest szczególnym rodzajem płatnego urlopu. Przysługuje on określonym grupom pracowników w ściśle określonych przypadkach. Podpowiadamy, kto i w jakich okolicznościach może z niego skorzystać.

  • Powrót do pracy po urlopie macierzyńskim
    Przepisy polskiego prawa pracy zapewniają kobietom nie tylko ochronę zatrudnienia w okresie ciąży, ale również gwarantują możliwość powrotu do pracy po zakończeniu urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego. Jakie warunki muszą być spełnione oraz na co mogą liczyć mamy wracające do pracy? Odpowiadamy.

  • Plan urlopów a gwarancja dotrzymania terminu
    Dobrze przygotowany plan urlopów to dla firmy gwarancja niezachwianego działania, szczególnie w sezonie wakacyjnym. I choć nie każdy pracodawca jest zobowiązany do jego tworzenia, warto go przygotować. Czy zatwierdzony przez pracodawcę plan urlopów jest dla pracownika gwarancją jego otrzymania? Sprawdziliśmy to.

  • Praca w trakcie urlopów związanych z rodzicielstwem
    Celem urlopów związanych z rodzicielstwem jest pogłębienie więzi między rodzicami a dziećmi. Zdarzają się jednak sytuacje, w których świeżo upieczeni rodzice chcą podjąć pracę w okresie korzystania z tych świadczeń. Czy jest to dopuszczalne? Na co zwrócić uwagę? Odpowiadamy.

  • Praca w niedziele i święta
    Zgodnie z przepisami dniami wolnymi od pracy są niedziele i święta określone w ustawie o dniach wolnych. Co do zasady, w tych dniach nie można pracować. Kodeks pracy przewiduje jednak przypadki, kiedy praca może być wykonywana w niedziele bądź święto. Co to za przypadki? Odpowiadamy.

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.

    Pokaż/ukryj panel komentarzy