Pilotaż skróconego czasu pracy w Polsce - Zielona Linia

Podstawą do zorganizowania pilotażu są prace, które od dłuższego czasu trwały w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Jak opisaliśmy w naszym artykule, czterodniowy tydzień pracy już kilka lat temu testowano m.in. w Wielkiej Brytanii. Efekty były niezwykle zadowalające – tak dla pracowników, jak i pracodawców. Nie tylko zwiększyła się efektywność pracy, ale i zmniejszyło się ryzyko wypalenia zawodowego. Okazało się też, że pracownicy, którzy dobrze godzą pracę zawodową z życiem prywatnym są mniej skłonni do zmiany pracodawcy.

Nic dziwnego, że – jak podaje Ministerstwo – wielu pracodawców w Polsce skraca wymiar czasu pracy na własną rękę. Są to zarówno podmioty prywatne (Herbapol), jak i publiczne (urzędy miasta we Włocławku, Ostrzeszowie, Świebodzicach, Szczecinku czy Lesznie, a także podległe im spółki).

Specyfika branż i organizacji sprawia, że skrócenie czasu pracy nie może być narzucone odgórnie. Pilotaż projektu pozwoli na praktyczne przetestowanie różnych modeli skróconego czasu pracy (np. cztery dni pracy w tygodniu, mniejsza ilość godzin dnia pracy czy dodatkowe dni wolne – także w formie urlopu wypoczynkowego) i elastyczne ich dostosowanie do potrzeb pracowników i przedsiębiorstw. Dopuszczalne są także inne modele dopasowane do specyfiki danego pracodawcy.

Kto może wziąć udział?

Wniosek o udział w projekcie mogą złożyć pracodawcy – zarówno podmioty prywatne, jak i publiczne – jednostki samorządu terytorialnego czy urzędy.

Należy jednak pamiętać, że organizacja ubiegająca się o udział w pilotażu musi spełnić określone warunki:

• prowadzić działalność przez co najmniej 12 miesięcy przed dniem złożenia wniosku (nie wlicza się w to okresów zawieszenia działalności gospodarczej);
• zatrudniać co najmniej 75% pracowników na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę;
• objąć projektem minimum 50% pracowników;
• utrzymać zatrudnienie na poziomie nie niższym niż 90% stanu początkowego, określonego we wniosku;
• utrzymać wynagrodzenie pracowników biorących udział w pilotażu na poziomie nie niższym niż obowiązującym w dniu rozpoczęcia realizacji projektu – przez cały okres jego trwania;
• utrzymywać warunki pracy i płacy pracowników objętych pilotażem na nie gorszym poziomie niż dotychczas.

Maksymalna wartość wsparcia na jeden projekt pilotażowy to 1 milion złotych. Koszt projektu w przeliczeniu na jednego pracownika objętego pilotażem nie może przekroczyć 20 tysięcy złotych.

W ramach programu finansowane mogą być:

• koszty obsługi, np. działania informacyjno-promocyjne, a także te związane z koordynowaniem, rekrutacją uczestników, monitorowaniem, oceną i rozliczaniem. Koszty obsługi nie mogą przekroczyć 10% wartości założonego projektu;
• koszty merytoryczne, np. badania, analizy czy ekspertyzy dotyczące sposobu wdrożenia skróconego czasu pracy. Kategoria ta obejmuje także szkolenia dla pracowników (ale nie mogą być prowadzone przez np. przełożonego) związane ze skróceniem czasu pracy, finansowanie optymalizacji i automatyzacji procesów czy dofinansowanie wynagrodzeń pracowników objętych pilotażem.

Co powinien zawierać wniosek?

Realizator może złożyć tylko jeden wniosek. Powinien to zrobić poprzez udostępniony generator. Wśród wymaganych dokumentów, które należy złożyć, znajdują się m.in.:

• wniosek o przyznanie środków rezerwy Funduszu Pracy na finansowanie projektu pilotażowego;
• projekt pilotażowy, zawierający opis, cel, uzasadnienie, założenia, w tym rezultaty i mierniki;
• wymagane oświadczenia, w tym:
• o systematycznym i terminowym wypełnianiu ankiet,
• o niezaleganiu z wypłatami dla pracowników,
• o braku zaległości podatkowych i w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne,
• o niezaleganiu z opłacaniem innych danin publicznych,
• o braku nieuregulowanych w terminie zobowiązań cywilnoprawnych,
• deklarację współpracy z urzędem pracy.

Złożenie dokumentów nie jest równoznaczne z przyznaniem środków. Po rozstrzygnięciu naboru i publikacji listy zakwalifikowanych pracodawców nastąpi etap podpisywania umów.

Jakie terminy?

Składanie wniosków będzie możliwe od 14 sierpnia do 15 września 2025 r. Lista projektów rekomendowanych do realizacji zostanie opublikowana do 15 października 2025 r.

Czym jest „deklaracja współpracy z urzędem pracy”?

Regulamin programu stanowi, że nabór kierowany jest do pracodawców, którzy zaliczają się do podmiotów publicznych lub współpracującymi z urzędami pracy. Za te drugie uważa się podmioty, które zadeklarują, że „współpracował, współpracuje lub podejmie taką współpracę”.

Jako deklarowaną współpracę z urzędami pracy rozumie się przekazywanie do właściwego terytorialnie powiatowego urzędu pracy informacji o wyniku pilotażu.

Z kolei dotychczasowa współpraca z urzędem pracy to np. zgłaszanie ofert pracy do bazy ofert pracy (ePraca), realizacja usług, instrumentów rynku pracy, form pomocy realizowanych przez PUP, współpraca w zakresie Krajowego Funduszu Szkoleniowego lub w zakresie realizacji projektów EFS/EFS+. 

Co jeśli pracownik się zwolni?

Regulamin wymaga utrzymania zatrudnienia osób objętych pilotażem na poziomie nie niższym niż 90% określonego we wniosku stanu początkowego. Jeśli w trakcie pilotażu część objętych ich pracowników odejdzie z pracy (emerytura, zwolnienie, dłuższe chorobowe), to pracodawca może uzupełnić te miejsca i objąć pilotażem innych pracowników. Może też pozostać przy zmniejszonej liczbie pracowników testujących skrócony czas pracy, ale ich liczba nie może być mniejsza niż 90% wszystkich objętych pilotażem.

Realizacja

Wykonywanie projektu pilotażowego rozpoczyna się od dnia zawarcia umowy i dzieli się na trzy etapy:

1. Przygotowanie do wdrożenia skróconego czasu pracy – od podpisania umowy do 31 grudnia 2025 r.
2. Testowanie wprowadzonego skróconego czasu pracy – od 1 stycznia do 31 grudnia 2026 r.
3. Podsumowanie realizacji projektu – najpóźniej 15 maja 2027 r.

Do tej ostatniej daty realizator projektu zobowiązany jest przekazać sprawozdanie końcowe oraz ankiety kwartalne pracodawcy i pracowników.

W przypadku istotnych okoliczności, które mogą mieć wpływ na realizację projektu, pracodawca zobowiązany jest informować o nich w ciągu 7 dni roboczych od daty ich powzięcia. Dotyczy to także propozycji przeciwdziałania potencjalnym zagrożeniom w jego realizacji. W sytuacji wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności istnieje możliwość podpisania aneksu umowy. 

Sprawozdawczość

Podmiot, w którym realizowany będzie pilotaż, zobowiązany jest do:

• wypełniania ankiet (przez pracodawcę i pracowników) przed rozpoczęciem pilotażu, a następnie co kwartał w trakcie jego trwania;
• złożenia częściowego sprawozdania z wykorzystania środków z Funduszu Pracy w danym roku budżetowym;
• złożenia – po zakończeniu projektu – sprawozdania końcowego. Ma ono zawierać informacje o zrealizowanych działaniach, wypracowanych rozwiązaniach, informację finansową z wykazem faktur oraz ewaluację projektu.

Pracodawca może również zostać wezwany do udzielenia dodatkowych informacji, wyjaśnień lub dowodów do sprawozdania.

Więcej informacji

Na lata 2025-2027 na realizację wspomnianych projektów przeznaczonych jest 50 milionów złotych, w tym nie więcej niż 10 milionów na rok 2025. Minister ma możliwość zwiększenia kwoty przeznaczonej na realizację pilotaży w ramach naboru.

Wsparcie finansowe w ramach programu udzielane jest w formie pomocy de minimis.

Adam Utko (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

Źródło: 

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.