E-mailowy savoir-vivre
Literówki, błędy ortograficzne, zbyt dużo wykrzykników, za duże załączniki… - lista grzechów wszystkich nas - piszących e-maile - jest długa. Jak ich unikać? Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy pisaniu, zwłaszcza służbowych e-maili? Podpowiadamy!
Jeśli przeanalizujemy nasz dzień pracy, zwykle okazuje się, że piszemy ich więcej, niż pierwotnie sądziliśmy. O ile jednak pisownię opowiadania, rozprawki, listu czy recenzji poznaliśmy w szkole – e-maile nauczyliśmy się pisać sami. Pytanie tylko: czy robimy to prawidłowo?
Konstrukcja e-maila
Wstęp, rozwinięcie, zakończenie obowiązuje również i w tym wypadku. Wiele problemów nastręcza już sam początek e-maila. Jak się przywitać? Należy pamiętać, że formuły powitalne powinny być dostosowane do statusu adresata, jego rangi pragmatycznej, wieku i relacji (oficjalna lub nieoficjalna), w jakiej nadawca z nim aktualnie pozostaje.
Bardzo często list elektroniczny jest rozpoczynany od słowa „Witam”. To dość niefortunny wybór, lepiej unikać tego słowa, gdyż podkreśla ono w pewien sposób wyższość nadawcy w stosunku do odbiorcy. Z drugiej jednak strony ten rodzaj powitania w niektórych sytuacjach jest dopuszczalny, np. gdy przełożony będzie wysyłał informację do podwładnych lub też profesor do studentów. Generalnie jednak warto unikać takiego powitania. Co zamiast „Witam”? Powitania w rodzaju „dzień dobry” lub „dobry wieczór” w przypadku korespondencji elektronicznej też nie są wskazane, gdyż nie wiemy, o jakiej porze adresat naszej wiadomości ją odczyta. W tej sytuacji, za każdym razem, powinniśmy powitanie dopasować do odbiorcy. Jeśli jest to korespondencja oficjalna, można zastosować sformułowanie „Szanowny Panie/Pani…” lub, jeśli znamy adresata nieco lepiej, po prostu „Panie/Pani”. Problem ma mniejsze znaczenie, gdy piszemy do bliskich znajomych, wówczas możemy zacząć od zwykłego „Cześć Aniu”.
Po przywitaniu warto dodać neutralny wstęp wiadomości. Będzie to mile widziane przez odbiorcę, zwłaszcza gdy mamy do niego jakąś prośbę. A treść wiadomości? Nie powinna być zbyt rozwlekła. Ważne, aby e-mail był zwięzły, konkretny i napisany poprawnie. W wiadomości e-mailowej trudniej wyrazić emocje, odczucia, znaki literowe w pewien sposób ograniczają nas, dlatego należy uważnie konstruować treść wiadomości, aby nie pozostawiała ona niedomówień czy ewentualnych niejasności.
Przy konstrukcji e-maila należy też zwrócić uwagę na jego zakończenie. Podobnie jak w przypadku formuł powitalnych, tak też przy finalnych należy dostosować je do statusu adresata, jego wieku, relacji, które nas z nim łączą. Najczęściej stosowanymi formułami są: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam”.
Błędy językowe
Niechlujność językowa bardzo często ujawnia się w e-mailach. O ile jednak błędów ortograficznych stosunkowo łatwo da się uniknąć, to już interpunkcja może sprawiać trudności wielu osobom. Wiele osób zadaje tez sobie pytanie: czy po przywitaniu powinien być wykrzyknik, czy też przecinek? Zwolennicy starej szkoły stawiają jeszcze wykrzyknik, ale współcześnie najlepiej jest postawić przecinek po formule przywitania, a w kolejnym wersie, kontynuować wypowiedź, rozpoczynając małą literą. Należy też zadbać o to, aby nie nagromadzić zbyt dużo znaków interpunkcyjnych. Niektórym zdarza się stawiać kilka znaków zapytania, wykrzykników lub wielokropek, który liczy sobie znacznie więcej niż trzy kropki. Pisząc e-maile należy też unikać stosowania wersalików. Sformułowanie: „PROSZĘ PAMIĘTAĆ” zapisane w ten sposób w korespondencji e-mailowej będzie oznaczało krzyk, rozkaz. Takie zachowanie nie będzie mile odebrane, wywrze negatywne wrażenie na odbiorcy. O czym jeszcze należy pamiętać? O dopasowaniu stylu języka do odbiorcy, unikaniu skrótów myślowych i… podpisywaniu e-maili.
Aspekty techniczne
Bardzo ważne jest to, jak szybko odpisujemy na e-mail. Jeśli mamy świadomość, że nie uda nam się tego zrobić w ciągu 24 godzin, warto napisać krótką wiadomość, że odpiszemy później. Co szczególnie ważne - nie zostawiajmy żadnego e-maila bez odpowiedzi. Wystarczy w jednym zdaniu podziękować za wiadomość, aby zyskać przychylność odbiorcy i pozostawić dobre wrażenie. Brak odpowiedzi wprost przeciwnie – nie zrobi miłego wrażenia na odbiorcy, który w dodatku nie będzie pewien, czy wiadomość dotarła.
W sytuacji, gdy wiadomość wysyłamy do kilku adresatów, warto jest ukryć ich adresy, aby były niewidoczne dla siebie nawzajem. Choć jest to dobry zwyczaj, nadal wielu autorów e-maili nie korzysta z okna „UDW” – czyli ukryte do wiadomości. Niejednokrotnie w wiadomości elektronicznej przesyłamy sobie różnego rodzaju pliki w formie załączników do e-maila. Warto pamiętać o tym, aby duże załączniki dzielić na kilka mniejszych i wysyłać w kolejnych e-mailach. Tym sposobem możemy uniknąć chociażby zablokowania poczty odbiorcy na czas pobierania olbrzymiego załącznika. Należy też zwrócić uwagę na format załącznika – warto korzystać z takich plików, w przypadku których adresat wiadomości nie będzie miał problemu z ich otwarciem. Niemal każdego irytuje załącznik, którego nie da się otworzyć – pamiętajmy o tym!
Pisanie e-maili jest swoistą sztuką konwersacji. Warto więc konstruować swoją wypowiedź na zasadzie dialogu. Dostosowujmy treść wiadomości do osoby, do której piszemy, zwracajmy uwagę zarówno na stronę merytoryczną, jak też graficzną i techniczną naszej wypowiedzi. Umiejętność pisania e-maili jest nie do przecenienia w dzisiejszych czasach. Często bowiem zdarza się, że to one są pierwszym krokiem do nawiązania współpracy i tylko od naszych umiejętności zależy, czy zaplanowana współpraca będzie miała w ogóle miejsce.
Joanna Niemyjska (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)
Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu zielonalinia.gov.pl,opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.
Zobacz podobne artykuły:
Zgłaszanie oferty pracy do urzędu pracy Pracodawca, który poszukuje kandydatów do pracy może skorzystać z jednej z usług powiatowych urzędów pracy, jaką jest pośrednictwo pracy. Jak zgłosić ofertę pracy do urzędu? Pobierz nasz poradnik i dowiedz się więcej.
Negocjacje, czyli dojście do porozumienia Według słownika języka polskiego negocjacje można rozumieć jako rozmowy prowadzone przez upoważnionych przedstawicieli stron konfliktu bądź jako targowanie się ze sprzedającym o niższą cenę lub korzystniejsze warunki zakupu. Takie definicje są jednak mało szczegółowe i pozostawiają pole do interpretacji. To z kolei sprawia, że duża część z nas nie do końca rozumie na czym dokładnie polegają negocjacje i uważa, że ich sednem jest przekonanie drugiej strony do określonego punktu widzenia.
Czterodniowy tydzień pracy – czy to realne? Wraz z nastaniem nowego roku wielu z nas sięga po kalendarz i wertuje karty w poszukiwaniu potencjalnych długich weekendów. A co jeśli już niedługo będzie nam przysługiwać prawo do trzech dni wolnych w tygodniu?
Priorytety zawodowe młodych pracowników Każdy pracownik ma swoją listę priorytetów zawodowych. Dla jednych najlepszym środkiem motywującym są pieniądze. Dla innych jest to rozwój zawodowy, a jeszcze inni wskażą np. równowagę między pracą a życiem osobistym. Jak na priorytety zawodowe zapatrują się młodzi pracownicy? Czy dla osób z pokolenia Z najważniejsze jest wynagrodzenie, czy może coś innego, np. możliwość pracy zdalnej? Czy zetki są idealistami, czy twardo stąpają po ziemi? Odpowiedzi na te pytania przynosi badanie „Work War Z”. Oto najważniejsze wnioski.
Praca a benefity. Jak pracodawcy przyciągają pracowników? Niedobór kandydatów na rynku i rywalizacja o specjalistów sprawiają, że pracodawcy na różne sposoby pragną przyciągnąć wykwalifikowanych pracowników do siebie. W ogłoszeniach o pracy często napotyka się na wzmianki o różnego rodzaju dodatkowych korzyściach, niekoniecznie materialnych. Jakie benefity stają się powszechne, a jakich poszukują pracownicy w miejscu pracy?
Kuchnia fusion, czyli nowe smaki w polskich restauracjach dzięki cudzoziemcom Kuchnia fusion to jeden z najciekawszych trendów kulinarnych ostatnich lat, który zdobył serca smakoszy na całym świecie, w tym również w Polsce. Polega ona na łączeniu tradycji kulinarnych różnych kultur, tworzeniu nowych smaków i eksperymentowaniu z nieoczywistymi połączeniami. Trend ten zyskał popularność w naszym kraju przede wszystkim dzięki cudzoziemcom, którzy przybyli do Polski z różnych zakątków świata. Wnosząc swoje kulinarne dziedzictwo, zaczęli nadawać polskiej gastronomii świeży, międzynarodowy wymiar.
Szkolenia przyszłości Szkolenie się, czyli rozwijanie wiedzy i umiejętności, to niezwykle istotny aspekt kariery zawodowej. Zwłaszcza w tak dynamicznie zmieniających się czasach nowości technologicznych, ze sztuczną inteligencją (AI) na czele. Jak powinny wyglądać innowacyjne szkolenia i czy firmy z sektora usług rozwojowych będą w stanie nadążyć za zmianami?
Work-life balance, czyli jak pogodzić pracę z życiem prywatnym? Rosnące tempo życia, natężenie obowiązków zawodowych i rosnąca frustracja wśród pracowników sprawiły, że w ostatnich latach w dyskusji na temat rynku pracy coraz częściej słyszymy o zasadzie work-life balance. Jakie są jej założenia i jak można ją wdrożyć?
