E-mailowy savoir-vivre
Literówki, błędy ortograficzne, zbyt dużo wykrzykników, za duże załączniki… - lista grzechów wszystkich nas - piszących e-maile - jest długa. Jak ich unikać? Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy pisaniu, zwłaszcza służbowych e-maili? Podpowiadamy!
Jeśli przeanalizujemy nasz dzień pracy, zwykle okazuje się, że piszemy ich więcej, niż pierwotnie sądziliśmy. O ile jednak pisownię opowiadania, rozprawki, listu czy recenzji poznaliśmy w szkole – e-maile nauczyliśmy się pisać sami. Pytanie tylko: czy robimy to prawidłowo?
Konstrukcja e-maila
Wstęp, rozwinięcie, zakończenie obowiązuje również i w tym wypadku. Wiele problemów nastręcza już sam początek e-maila. Jak się przywitać? Należy pamiętać, że formuły powitalne powinny być dostosowane do statusu adresata, jego rangi pragmatycznej, wieku i relacji (oficjalna lub nieoficjalna), w jakiej nadawca z nim aktualnie pozostaje.
Bardzo często list elektroniczny jest rozpoczynany od słowa „Witam”. To dość niefortunny wybór, lepiej unikać tego słowa, gdyż podkreśla ono w pewien sposób wyższość nadawcy w stosunku do odbiorcy. Z drugiej jednak strony ten rodzaj powitania w niektórych sytuacjach jest dopuszczalny, np. gdy przełożony będzie wysyłał informację do podwładnych lub też profesor do studentów. Generalnie jednak warto unikać takiego powitania. Co zamiast „Witam”? Powitania w rodzaju „dzień dobry” lub „dobry wieczór” w przypadku korespondencji elektronicznej też nie są wskazane, gdyż nie wiemy, o jakiej porze adresat naszej wiadomości ją odczyta. W tej sytuacji, za każdym razem, powinniśmy powitanie dopasować do odbiorcy. Jeśli jest to korespondencja oficjalna, można zastosować sformułowanie „Szanowny Panie/Pani…” lub, jeśli znamy adresata nieco lepiej, po prostu „Panie/Pani”. Problem ma mniejsze znaczenie, gdy piszemy do bliskich znajomych, wówczas możemy zacząć od zwykłego „Cześć Aniu”.
Po przywitaniu warto dodać neutralny wstęp wiadomości. Będzie to mile widziane przez odbiorcę, zwłaszcza gdy mamy do niego jakąś prośbę. A treść wiadomości? Nie powinna być zbyt rozwlekła. Ważne, aby e-mail był zwięzły, konkretny i napisany poprawnie. W wiadomości e-mailowej trudniej wyrazić emocje, odczucia, znaki literowe w pewien sposób ograniczają nas, dlatego należy uważnie konstruować treść wiadomości, aby nie pozostawiała ona niedomówień czy ewentualnych niejasności.
Przy konstrukcji e-maila należy też zwrócić uwagę na jego zakończenie. Podobnie jak w przypadku formuł powitalnych, tak też przy finalnych należy dostosować je do statusu adresata, jego wieku, relacji, które nas z nim łączą. Najczęściej stosowanymi formułami są: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam”.
Błędy językowe
Niechlujność językowa bardzo często ujawnia się w e-mailach. O ile jednak błędów ortograficznych stosunkowo łatwo da się uniknąć, to już interpunkcja może sprawiać trudności wielu osobom. Wiele osób zadaje tez sobie pytanie: czy po przywitaniu powinien być wykrzyknik, czy też przecinek? Zwolennicy starej szkoły stawiają jeszcze wykrzyknik, ale współcześnie najlepiej jest postawić przecinek po formule przywitania, a w kolejnym wersie, kontynuować wypowiedź, rozpoczynając małą literą. Należy też zadbać o to, aby nie nagromadzić zbyt dużo znaków interpunkcyjnych. Niektórym zdarza się stawiać kilka znaków zapytania, wykrzykników lub wielokropek, który liczy sobie znacznie więcej niż trzy kropki. Pisząc e-maile należy też unikać stosowania wersalików. Sformułowanie: „PROSZĘ PAMIĘTAĆ” zapisane w ten sposób w korespondencji e-mailowej będzie oznaczało krzyk, rozkaz. Takie zachowanie nie będzie mile odebrane, wywrze negatywne wrażenie na odbiorcy. O czym jeszcze należy pamiętać? O dopasowaniu stylu języka do odbiorcy, unikaniu skrótów myślowych i… podpisywaniu e-maili.
Aspekty techniczne
Bardzo ważne jest to, jak szybko odpisujemy na e-mail. Jeśli mamy świadomość, że nie uda nam się tego zrobić w ciągu 24 godzin, warto napisać krótką wiadomość, że odpiszemy później. Co szczególnie ważne - nie zostawiajmy żadnego e-maila bez odpowiedzi. Wystarczy w jednym zdaniu podziękować za wiadomość, aby zyskać przychylność odbiorcy i pozostawić dobre wrażenie. Brak odpowiedzi wprost przeciwnie – nie zrobi miłego wrażenia na odbiorcy, który w dodatku nie będzie pewien, czy wiadomość dotarła.
W sytuacji, gdy wiadomość wysyłamy do kilku adresatów, warto jest ukryć ich adresy, aby były niewidoczne dla siebie nawzajem. Choć jest to dobry zwyczaj, nadal wielu autorów e-maili nie korzysta z okna „UDW” – czyli ukryte do wiadomości. Niejednokrotnie w wiadomości elektronicznej przesyłamy sobie różnego rodzaju pliki w formie załączników do e-maila. Warto pamiętać o tym, aby duże załączniki dzielić na kilka mniejszych i wysyłać w kolejnych e-mailach. Tym sposobem możemy uniknąć chociażby zablokowania poczty odbiorcy na czas pobierania olbrzymiego załącznika. Należy też zwrócić uwagę na format załącznika – warto korzystać z takich plików, w przypadku których adresat wiadomości nie będzie miał problemu z ich otwarciem. Niemal każdego irytuje załącznik, którego nie da się otworzyć – pamiętajmy o tym!
Pisanie e-maili jest swoistą sztuką konwersacji. Warto więc konstruować swoją wypowiedź na zasadzie dialogu. Dostosowujmy treść wiadomości do osoby, do której piszemy, zwracajmy uwagę zarówno na stronę merytoryczną, jak też graficzną i techniczną naszej wypowiedzi. Umiejętność pisania e-maili jest nie do przecenienia w dzisiejszych czasach. Często bowiem zdarza się, że to one są pierwszym krokiem do nawiązania współpracy i tylko od naszych umiejętności zależy, czy zaplanowana współpraca będzie miała w ogóle miejsce.
Joanna Niemyjska (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)
Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu zielonalinia.gov.pl,opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.
Zobacz podobne artykuły:
Motywacja, mikro-zmiany i rozwój zespołu W świecie krótkich deadline’ów, rosnących oczekiwań i nieustannych zmian, motywacja pracowników staje się jednym z kluczowych czynników sukcesu każdej organizacji. Ale czy da się ją zbudować w sposób trwały, bez ciągłego sięgania po zewnętrzne motywatory, jak premie, benefity czy akcje integracyjne? Coraz więcej badań i doświadczeń z obszaru HR pokazuje, że skuteczna motywacja to nie wielkie hasła, ale mikro-zmiany, codzienna uważność lidera i psychologia, która działa w rytmie pracy zespołu.
Co napędza rekrutację, a co powoduje redukcję etatów? Dlaczego firmy chcą zatrudniać pracowników? Co skłania przedsiębiorstwa do redukcji etatów? Jakie są przyczyny braku zmian w zatrudnieniu? Na te pytania stara się odpowiedzieć opublikowana niedawno analiza przygotowana przez ManpowerGroup.
Już jutro (1 lipca) będzie wprowadzona możliwość przesyłania do urzędów pracy kopii umów zawartych z cudzoziemcami Nowe przepisy, które weszły w życie 1 czerwca, nakładają na pracodawców zatrudniających cudzoziemców na podstawie oświadczeń o powierzeniu pracy oraz zezwoleń na pracę obowiązek przesyłania kopii umów zawartych z cudzoziemcami. Od 1 lipca podmioty powierzające pracę cudzoziemcom na podstawie oświadczeń lub zezwoleń na pracę sezonową będą miały możliwość, za pośrednictwem praca.gov.pl, wypełnić ten obowiązek.
Uczenie się celowe – klucz do rozwoju zawodowego Współczesny rynek pracy zmienia się niezwykle dynamicznie. Automatyzacja, rozwój nowych technologii, zanik tradycyjnych zawodów oraz rosnące znaczenie kompetencji miękkich sprawiają, że ciągłe uczenie się staje się nie tyle opcją, co koniecznością. W tym kontekście coraz większe znaczenie ma uczenie się celowe – świadomy, zaplanowany proces zdobywania wiedzy i umiejętności, który służy konkretnym celom zawodowym.
Co wpływa na zaangażowanie w pracę pracowników z pokolenia Z Czego od pracodawcy oczekują młodzi pracownicy? Co wpływa na ich zaangażowanie i satysfakcję z pracy? Oto ciekawe wnioski płynące z badania „Work War Z”. Zachęcamy do lektury.
Ochrona sygnalistów w Polsce W naszym niedawnym artykule poruszyliśmy zjawisko whistleblowingu, czyli tzw. demaskatorstwa. Pora przenieść temat w polskie realia. Jakie formy ochrony sygnalistów przewiduje nasze prawo?
Przygotowanie do rozmowy rekrutacyjnej – klucz do sukcesu zawodowego Rozmowa kwalifikacyjna to jeden z najważniejszych etapów procesu rekrutacyjnego. Właściwe przygotowanie może znacząco zwiększyć szanse na pozytywny rezultat i uzyskanie pracy. Proces ten warto potraktować strategicznie, dzieląc go na kilka etapów.
O perspektywach zatrudnienia w firmach w Polsce Rynek pracy to dynamicznie zmieniający się obszar gospodarki. Jak przedstawiają się perspektywy zatrudnienia w najbliższym czasie w Polsce? Jakie firmy planują rekrutować najwięcej, a jakie najmniej? W którym regionie Polski osoby, które chcą znaleźć pracę lub zmienić pracodawcę mają na to największe szanse? Odpowiedź przynosi niedawno opublikowany raport, który przedstawia perspektywy zatrudnienia w Polsce.
