podreferendarz w Departamencie Dyplomacji Kulturalnej i Promocji Polski (obsługa sekretariatu)

Twój zakres obowiązków

OSOBA NA TYM STANOWISKU:

1. Przyjmuje korespondencję kierowaną do komórki organizacyjnej (w tym również bieżąca obsługa poczty elektronicznej), rejestruje w systemie obiegu dokumentów oraz nadzoruje obieg korespondencji poza sekretariatem.

2. Przygotowuje pismo przeznaczone do podpisu kierującego komórką organizacyjną, w tym w szczególności sprawdza, czy pismo jest parafowane i zawiera odpowiednie załączniki, a po podpisaniu przekazuje do kancelarii/osoby, która prowadzi sprawę/osoby, która sporządziła projekt pisma i jest odpowiedzialna za daną sprawę.

3. Prowadzi kalendarz spotkań kierującego komórką organizacyjną, organizuje spotkania, narady i wyjazdy służbowe kierującego oraz przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne.

4. Prowadzi wykaz spraw szczególnie ważnych i terminowych w celu monitorowania stanu spraw oraz informowania kierującego komórką organizacyjną o postępach bądź okolicznościach mogących mieć wpływ na termin ostatecznego załatwienia sprawy.

5. Przygotowuje projekty standardowych pism oraz notatki i informacje.

6. Wykonuje inne prace pomocnicze i organizacyjne, w tym m.in. monitoruje nieobecności pracowników, prowadzi kalendarz praktyk i staży w komórce organizacyjnej.

7. Ewidencjonuje i przechowuje dokumenty niejawne stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów. Kieruje interesantów, zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie, do właściwych pracowników.

Nasze wymagania

• Wykształcenie: średnie.
• Doświadczenie zawodowe powyżej 1 roku w obszarze administracyjno-biurowym.
• Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ,,tajne’’ lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2
• Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej
• Znajomość zasad protokołu dyplomatycznego, w tym korespondencji dyplomatycznej
• Znajomość ustaw: o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych
• Podstawowa wiedza dot. zakresu działania komórki organizacyjnej
• Umiejętność: współpracy, komunikacji (w tym asertywności), zorientowania na osiąganie celów, orientacji na klienta
• Samodzielność i inicjatywa
• Odporność na stres
• Dyspozycyjność
• Wysoka kultura osobista
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Mile widziane

• Wykształcenie: wyższe.
• Doświadczenie zawodowe: powyżej 1 roku na stanowisku sekretarki/asystentki.
• Biegła znajomość programu Microsoft Outlook
• Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla asystentki-sekretarki)

To oferujemy

• Praca w służbie cywilnej.
• Do proponowanego wynagrodzenia zasadniczego przysługuje dodatek za wysługę lat zgodnie z art. 90 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej.

Benefity

• dofinansowanie zajęć sportowych
• dofinansowanie nauki języków
• elastyczny czas pracy
• opieka stomatologiczna
• firmowa drużyna sportowa
• dyżury lekarza w biurze
• firmowa biblioteka
• parking dla pracowników
• bony towarowe
• dofinansowanie biletów do kina, teatru
• dofinansowanie wypoczynku
• dofinansowanie wakacji dzieci

Wymagane dokumenty i oświadczenia

NIEZBĘDNE:

1. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia.

2. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia.

3. Kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 632, 1222).

4. CV.

5. Kwestionariusz on-line pod adresem https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=fd413558f2774647be345f7745c967a7 (preferowany) lub kwestionariusz aplikacyjny znajdujący się na stronie MSZ (gov.pl/dyplomacja) w zakładce Praca i Kariera – Nabór do MSZ – Nabory: użyteczne informacje i pliki do pobrania: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/nabory-uzyteczne-informacje-i-pliki-do-pobrania.

6. Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego.

7. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru.

8. Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych.

9. Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

10. Oświadczenie o przebiegu kształcenia w zagranicznych podmiotach systemu szkolnictwa wyższego i nauki.

11. Oświadczenie o niewspółpracowaniu z organami bezpieczeństwa państwa w latach 1944-1990 (nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później).

dodatkowe:

1. Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność – w przypadku osób, które zamierzają skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu, jeżeli znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów.

2. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia.

3. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego.

4. Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie przeszkolenia.

Informacje uzupełniające

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

1. nietypowe godziny pracy (w tym dyżury),

2. permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

W związku z wyjazdami służbowymi otoczenie i warunki pracy mogą być różne.

Metoda dostarczenia dokumentów

Kwestionariusz aplikacyjny on-line (preferowany) na stronie:

https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=fd413558f2774647be345f7745c967a7

lub