Pracownik biurowy - sekretarka

Twój zakres obowiązków

• Praca w sekretariacie biura w pełnym wymiarze i zakresie z opcjonalną funkcją asystenta/ asystentki dyrektora generalnego.
• Współprowadzenie sekretariatu i biura – obsługa administracyjna, odbieranie telefonów, maili i korespondencji papierowej, nadawanie przesyłek, czuwanie nad sprawnym funkcjonowaniem biura.
• Obsługa spotkań i komunikacja wewnętrzna – organizacja zebrań, tworzenie protokołów, przekazywanie informacji między działami i do pracowników terenowych.
• Monitorowanie zasobów materiałowych i ludzkich – zarządzanie logistyką, akomodacją i alokacją pracowników, współpraca z działem wykonawczym.
• Koordynacja wdrożeń systemowych – wsparcie przy implementacji i nadzór nad działaniem aplikacji firmowej (app/portal) wspierającej pracę zespołów na terenie całej Polski.
• Ewidencja dokumentów i obiegu informacji – przyjmowanie, rejestracja, archiwizacja i dystrybucja dokumentów przychodzących i wychodzących.
• Przygotowanie dokumentacji dla biura rachunkowego – raporty kasowe, rozliczenia akordowe, tabele z danymi, faktury oraz zestawienia.
• Monitorowanie umów i zobowiązań – pilnowanie terminów rozpoczęcia i zakończenia kontraktów, nadzór nad płatnościami, ubezpieczeniami, gwarancjami, serwisami.
• Wystawianie faktur – zgodnie z obowiązującymi procedurami, na podstawie zleceń i wykonanych prac.
• Przygotowywanie dokumentacji wykonawczej – protokoły odbioru, dokumenty do gwarancji należytego wykonania oraz usunięcia ewentualnych usterek.
• Współpraca z urzędami i instytucjami – zgłoszenia formalne, pisma urzędowe, korespondencja zewnętrzna (w tym np. zwroty kaucji).
• Koordynacja działań międzyfirmowych – współpraca z podmiotami wchodzącymi w skład grupy kapitałowej oraz z kontrahentami B2B.
• Aktywny nadzór nad aktywnością zespołów terenowych – lokalizacja pracowników, przypisanie do konkretnych budów i projektów, kontrola bieżących zadań.
• Zarządzanie zaopatrzeniem biura – zamawianie materiałów, monitorowanie stanu wyposażenia, dbałość o porządek i efektywność przestrzeni pracy.
• Asystowanie dyrektorowi generalnemu – wsparcie organizacyjne, umawianie spotkań, przygotowywanie materiałów i dokumentów, czuwanie nad realizacją bieżących zadań kierownictwa.
• Wysoka kultura organizacyjna – reprezentowanie firmy na najwyższym poziomie, dbanie o pozytywną atmosferę i wysoki standard obsługi.
• Inicjatywa i rozwój – czynny udział w budowaniu nowoczesnych standardów pracy, proponowanie usprawnień, zaangażowanie w życie firmy.
• Uczciwość i odpowiedzialność – bezkompromisowe podejście do rzetelności, terminowości oraz jakości wykonywanych zadań

Nasze wymagania

• Doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu biura lub sekretariatu – oczekujemy praktycznej znajomości organizacji pracy administracyjnej oraz wysokiego poziomu odpowiedzialności.
• Wysoka kultura osobista oraz profesjonalizm – zarówno w kontaktach z przełożonym, zarządem i zespołem, jak i w relacjach zewnętrznych (goście, kontrahenci)
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office – w szczególności Excel i Word, a także sprawna obsługa poczty elektronicznej oraz urządzeń biurowych.
• Doświadczenie w obsłudze programów fakturowych oraz systemów biurowych – umożliwiające samodzielne wystawianie dokumentów i tworzenie zestawień.
• Umiejętność analitycznego i logicznego myślenia – niezbędna do efektywnego przetwarzania informacji i rozwiązywania problemów operacyjnych.
• Zdolność do samodzielnego podejmowania decyzji i kreatywnego działania – przy zachowaniu spójności ze standardami i interesem firmy.
• Znajomość przynajmniej jednego języka obcego – preferowany język angielski i/lub niemiecki, w mowie i piśmie, na poziomie umożliwiającym codzienną komunikację.
• Doskonała organizacja pracy własnej – samodzielność, umiejętność wyznaczania priorytetów i skuteczna realizacja obowiązków w określonych ramach czasowych.
• Wysoka etyka zawodowa, sumienność i terminowość – oczekujemy precyzji, punktualności oraz rzetelnego podejścia do każdej sprawy.
• Dyspozycyjność i gotowość do zaangażowania – w tym współpraca z dyrektorem generalnym w ramach powierzonych projektów i bieżących działań.
• Bezwzględna poufność i lojalność – szczególne znaczenie ma umiejętność zachowania tajemnicy służbowej i wewnętrznej równowagi w sytuacjach wymagających zaufania.
• Wykształcenie minimum średnie ogólnokształcące lub techniczne – mile widziane kierunki administracyjne, ekonomiczne lub pokrewne.
• Prawo jazdy kat. B – umożliwiające samodzielne załatwianie spraw służbowych w terenie.
• Znajomość specyfiki pracy B2B w środowisku mediów społecznościowych – będzie dodatkowym atutem, podobnie jak umiejętność podstawowej obsługi platform promocyjnych.

To oferujemy

• Stabilne i długofalowe zatrudnienie w renomowanej firmie z ponad 25-letnim doświadczeniem na rynku
• Atrakcyjne warunki pracy, uwzględniające poziom kompetencji oraz zakres odpowiedzialności
• Interesującą, zróżnicowaną i pełną wyzwań pracę, umożliwiającą realny wpływ na funkcjonowanie i rozwój firmy
• Ambitne oraz nieszablonowe zadania, pozwalające na wykazanie się samodzielnością, kreatywnością i inicjatywą
• Możliwość zdobycia wiedzy i rozwoju zawodowego, w tym kontakt z nowoczesnymi narzędziami zarządzania oraz innowacyjnymi rozwiązaniami stosowanymi w firmie
• Bezpośrednią współpracę z kadrą zarządzającą, w tym z dyrektorem generalnym i jego zespołem – w zakresie organizacji pracy, projektów oraz procesów administracyjnych
• Kartę sportową Multisport
• Dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne i grupowe (w tym NNW)
• Udział w spotkaniach i wydarzeniach integracyjnych
• Przyjazną atmosferę pracy w zgranym, doświadczonym i wzajemnie wspierającym się zespole
• Pracę w organizacji, która ceni lojalność, uczciwość, odpowiedzialność i kulturę osobistą, traktując te wartości jako fundament współpracy

Benefity

• dofinansowanie zajęć sportowych
• spotkania integracyjne
• kawa / herbata
• parking dla pracowników
• paczki świąteczne
• możliwość uzyskania uprawnień

O nas

Od ponad 25 lat działamy z sukcesem w wymagającej branży technicznej i budowlanej, rozwijając się zarówno na rynku krajowym, jak i europejskim. Zrealizowaliśmy setki projektów, zdobywając silną pozycję i zaufanie naszych partnerów.

Naszą siłą są ludzie – wielu członków zespołu pracuje z nami od kilkunastu, a nawet ponad 25 lat. Budujemy długoterminowe relacje, opierając współpracę na wzajemnym szacunku, zaufaniu i wspólnych celach.

Cenimy zaangażowanie, odpowiedzialność i dobrą atmosferę. Wierzymy, że wysoka jakość pracy idzie w parze z kulturą osobistą i zdrową komunikacją. Dlatego tworzymy środowisko, w którym można czuć się potrzebnym, rozwijać się i mieć realny wpływ.

Zachęcamy do przesłania aplikacji wyłącznie osoby, które uważnie zapoznały się z treścią ogłoszenia, rozumieją zakres obowiązków i odpowiedzialności, oraz rzeczywiście widzą siebie w tej roli w perspektywie długoterminowej.

Poszukujemy osoby dla której praca biurowa to nie tylko zawód, ale również przestrzeń osobistego zaangażowania, rozwoju i współtworzenia wspólnego celu. Jeśli przedstawiony profil odpowiada oczekiwaniom i aspiracjom – będzie nam niezmiernie miło nawiązać kontakt.