Powrót

Kopiowanie dowodów osobistych w firmach – co naprawdę zmienia nowe prawo?

Prawie każdy z nas spotkał się z kserowaniem i skanowaniem dowodów tożsamości oraz innych dokumentów, na których widniały dane osobowe. Praktykowali je zarówno pracodawcy, jak i wypożyczalnie sprzętu sportowego oraz hotele.

12 lipca zaczęły  obowiązywać zmiany w ustawie o dokumentach publicznych. Kopiowanie dokumentów nie jest już dopuszczalne. Czy jednak wcześniej było ono dozwolone? Jak właściwie nowe przepisy wpłyną na praktyki firm? Wątpliwości rozwiewa ekspert ODO 24.

Znowelizowana ustawa z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych wprowadza odpowiedzialność karną do 2 lat pozbawienia wolności za wytwarzanie, oferowanie, zbywanie lub przechowywanie w celu zbycia repliki dokumentu publicznego. Wyjątek stanowią jedynie przypadki jednoznacznie wskazane w innych przepisach prawa, np. związane z postępowaniami przed urzędami państwowymi. Za replikę dokumentu publicznego uznaje się kopię lub odwzorowanie, jeśli jej wielkość mieści się w przedziale od 75% do 120% oryginału. Dozwolone są wydruki komputerowe i dokonywanie kserokopii do celów urzędowych oraz służbowych i zawodowych, a także na użytek osoby, dla której dany dokument zostały wydany.

 

To, czy firma będzie mogła nadal kopiować zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej dokumenty publiczne zależy od regulacji, którym podlega branża, w jakiej funkcjonuje. Warto jednak podkreślić, że kserowanie dowodów osobistych od dawna było ograniczone do konkretnych przepisów, np. prawa bankowego czy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy. Przepisy karne także obowiązywały już wcześniej – w ustawie o ochronie danych osobowych. Jeśli firma do tej pory nie przetwarzała zbyt szerokiego zakresu danych osobowych, nie powinna obawiać się nowych przepisów.

dr Paweł Mielniczek, ODO 24

 

Zmiany w ustawie o dokumentach publicznych mają przede wszystkim „uderzyć” w tzw. dowody kolekcjonerskie oraz przyczynić się do ograniczenia kradzieży tożsamości i podszywania się pod inne osoby. Często słyszymy doniesienia o wyłudzaniu kredytów i pożyczek czy spłacaniu rat za sprzęt RTV i AGD przez osoby, które nawet nie planowały go kupić. Teraz skala tych przestępstw ma się zmniejszyć.

 

Pracodawcy powinni zadbać o to, aby wszystkie zatrudnione osoby mające styczność z plikami na których widnieją dane osobowe, były odpowiednio przeszkolone. Wielu pracowników nie zdaje sobie sprawy, że dokumenty publiczne to nie tylko dowód osobisty, paszport i prawo jazdy. Zalicza się do nich także m.in. akt ślubu, Kartę Polaka oraz patent żeglarza. Wiedza w tym zakresie jest istotna.

dr Paweł Mielniczek, ODO 24

 

Alternatywą dla kopiowania dokumentów tożsamości oraz innych zawierających dane osobowe jest spisywanie z nich niezbędnych informacji, po okazaniu przez właściciela. To one w rzeczywistości są potrzebne do ubiegania się o rekompensatę, w tym również finansową, za choćby zniszczenie lub zgubienie wypożyczonych akcesoriów sportowych lub dewastację pokoju hotelowego.

 

odo24.pl


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Work-life balance – w poszukiwaniu „złotego środka”
    Czy spotkaliście się już z pojęciem work-life balance (WLB)? Niektórzy stwierdzą, że jest to kolejne modne określenie, którym nie należy się przejmować. Jednak coraz więcej firm wprowadza zmiany, które pozwalają pracownikom na realizację swoich marzeń i korzystanie z życia w pełni.

  • Uprawnienia po urlopie macierzyńskim
    Wracasz do pracy po urlopie macierzyńskim? Sprawdź swoje prawa!

  • Podróże służbowe w wakacje a ochrona danych – o co warto zadbać, aby były bezpieczne
    Coraz częściej nasza praca związana jest z częstymi wyjazdami. Co ciekawe, wartość rynku podróży służbowych z roku na rok rośnie (wzrost o 4,1%) - wynika z raportu „Podróże służbowe. Raport 2019”.

  • Benefity, które mogą skusić kandydatów do pracy
    Nie wszystkie firmy radzą sobie, aż tak dobrze na rynku, żeby zapewnić pracownikom wysokie wynagrodzenie. Kreatywny pracodawca powinien szukać alternatywy, która skłoni kandydatów do wyboru właśnie jego firmy, a nie zwiększy wydatków.

  • Polscy inżynierowie liderami zmian w swoich przedsiębiorstwach
    Zdecydowana większość inżynierów jest zdania, że kadra techniczna powinna przyjąć na siebie odpowiedzialność związaną z rolą lidera zmian w przedsiębiorstwach produkcyjnych – wynika z badania Smart Industry Polska 2019 (SIP).

  • Rozmowa kwalifikacyjna przez Skype
    Do tej rekrutacji również należy się przygotować. Podpowiadamy, na co zwrócić szczególną uwagę!

  • Praktyka absolwencka
    Kończysz naukę i chcesz zdobyć doświadczenie zawodowe? Zaproponuj pracodawcy praktykę absolwencką!

  • Co piąta firma z branży transportu i logistyki zwiększy zatrudnienie
    Co piąta firma zajmująca się transportem i logistyką chce w najbliższym kwartale zwiększyć liczbę pracowników, co trzydziesta planuje redukcje etatów.

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.