Powrót

Kopiowanie dowodów osobistych w firmach – co naprawdę zmienia nowe prawo?

Prawie każdy z nas spotkał się z kserowaniem i skanowaniem dowodów tożsamości oraz innych dokumentów, na których widniały dane osobowe. Praktykowali je zarówno pracodawcy, jak i wypożyczalnie sprzętu sportowego oraz hotele.

12 lipca zaczęły  obowiązywać zmiany w ustawie o dokumentach publicznych. Kopiowanie dokumentów nie jest już dopuszczalne. Czy jednak wcześniej było ono dozwolone? Jak właściwie nowe przepisy wpłyną na praktyki firm? Wątpliwości rozwiewa ekspert ODO 24.

Znowelizowana ustawa z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych wprowadza odpowiedzialność karną do 2 lat pozbawienia wolności za wytwarzanie, oferowanie, zbywanie lub przechowywanie w celu zbycia repliki dokumentu publicznego. Wyjątek stanowią jedynie przypadki jednoznacznie wskazane w innych przepisach prawa, np. związane z postępowaniami przed urzędami państwowymi. Za replikę dokumentu publicznego uznaje się kopię lub odwzorowanie, jeśli jej wielkość mieści się w przedziale od 75% do 120% oryginału. Dozwolone są wydruki komputerowe i dokonywanie kserokopii do celów urzędowych oraz służbowych i zawodowych, a także na użytek osoby, dla której dany dokument zostały wydany.

 

To, czy firma będzie mogła nadal kopiować zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej dokumenty publiczne zależy od regulacji, którym podlega branża, w jakiej funkcjonuje. Warto jednak podkreślić, że kserowanie dowodów osobistych od dawna było ograniczone do konkretnych przepisów, np. prawa bankowego czy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy. Przepisy karne także obowiązywały już wcześniej – w ustawie o ochronie danych osobowych. Jeśli firma do tej pory nie przetwarzała zbyt szerokiego zakresu danych osobowych, nie powinna obawiać się nowych przepisów.

dr Paweł Mielniczek, ODO 24

 

Zmiany w ustawie o dokumentach publicznych mają przede wszystkim „uderzyć” w tzw. dowody kolekcjonerskie oraz przyczynić się do ograniczenia kradzieży tożsamości i podszywania się pod inne osoby. Często słyszymy doniesienia o wyłudzaniu kredytów i pożyczek czy spłacaniu rat za sprzęt RTV i AGD przez osoby, które nawet nie planowały go kupić. Teraz skala tych przestępstw ma się zmniejszyć.

 

Pracodawcy powinni zadbać o to, aby wszystkie zatrudnione osoby mające styczność z plikami na których widnieją dane osobowe, były odpowiednio przeszkolone. Wielu pracowników nie zdaje sobie sprawy, że dokumenty publiczne to nie tylko dowód osobisty, paszport i prawo jazdy. Zalicza się do nich także m.in. akt ślubu, Kartę Polaka oraz patent żeglarza. Wiedza w tym zakresie jest istotna.

dr Paweł Mielniczek, ODO 24

 

Alternatywą dla kopiowania dokumentów tożsamości oraz innych zawierających dane osobowe jest spisywanie z nich niezbędnych informacji, po okazaniu przez właściciela. To one w rzeczywistości są potrzebne do ubiegania się o rekompensatę, w tym również finansową, za choćby zniszczenie lub zgubienie wypożyczonych akcesoriów sportowych lub dewastację pokoju hotelowego.

 

odo24.pl


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Podnoszenie kwalifikacji zawodowych
    Kodeks pracy definiuje podnoszenie kwalifikacji zawodowych jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Jakie obowiązki ma pracodawca w związku z dokształcaniem swoich pracowników?

  • Nagroda jubileuszowa dla pracownika
    Nagroda jubileuszowa jest premią pieniężną dla pracownika z wieloletnim stażem. Jaki staż pracy uprawnia do otrzymania takiej nagrody i komu ona przysługuje?

  • Pracownicy a znajomość ochrony danych osobowych
    Istotnym warunkiem prawidłowego przetwarzania danych osobowych jest odpowiedni poziom wiedzy i świadomości osób, które tego dokonują. Administrator danych osobowych nie tylko decyduje o tym, kto będzie przetwarzał, gromadzone przez niego, dane, ale również ma obowiązek zapewnienia, że osoby te zapoznają się z przepisami.

  • Zawody ze świetlaną przyszłością
    Kim chcesz zostać, gdy dorośniesz? To pytanie znane od niepamiętnych czasów. Zadawano je naszym rodzicom, nam, a teraz naszym dzieciom. Pytanie pozostaje takie same, zmieniają się natomiast odpowiedzi. Jakie zawody są przyszłościowe? Kim będą kiedyś najmłodsi dziś Polacy?

  • Przywileje zatrudnionej osoby niepełnosprawnej
    Pracownicy niepełnosprawni korzystają z szerszych gwarancji ochronnych niż pozostali zatrudnieni. Dotyczy to przede wszystkim wymiaru czasu pracy, który może się różnić ze względu na udokumentowany stopień niepełnosprawności. Podział ten jest bardzo ważny, albowiem od orzeczenia stopnia niepełnosprawności mogą zależeć konkretne uprawnienia.

  • Prawo do błędu przedsiębiorcy
    Z dniem 1 stycznia 2020 roku weszła w życie zmiana ustawy Prawo Przedsiębiorców, która daje przedsiębiorcom prawo do popełnienia błędu. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorcy (osobie fizycznej) za naruszenie przepisów nie dostanie kary, a jedynie pouczenie oraz nakaz usunięcia tego naruszenia w wyznaczonym terminie.

  • 10 zupełnie nowych zawodów, które szturmem przejmują rynek pracy
    W ciągu ostatniej dekady rynek pracy zmienił się diametralnie. Pojawiły się nowe kierunki rozwoju, a co za tym idzie, zwiększyło się zapotrzebowanie na stanowiska, których przed kilkoma laty jeszcze nie było. Przedstawiamy Wam zestawienie 10 zupełnie nowych profesji, na które jest obecnie popyt na rynku pracy.

  • Jak znaleźć kilkuset odpowiednich pracowników w kilka miesięcy? Pomogą media społecznościowe. Oto, jak się za to zabrać
    Skuteczna rekrutacja to wyzwanie, przed którym staje każdy przedsiębiorca. Jak zatem efektywnie szukać kandydatów do pracy i jak powinna wyglądać rekrutacja? Z pomocą przychodzą media społecznościowe.

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.