Powrót

Kopiowanie dowodów osobistych w firmach – co naprawdę zmienia nowe prawo?

Prawie każdy z nas spotkał się z kserowaniem i skanowaniem dowodów tożsamości oraz innych dokumentów, na których widniały dane osobowe. Praktykowali je zarówno pracodawcy, jak i wypożyczalnie sprzętu sportowego oraz hotele.

12 lipca zaczęły  obowiązywać zmiany w ustawie o dokumentach publicznych. Kopiowanie dokumentów nie jest już dopuszczalne. Czy jednak wcześniej było ono dozwolone? Jak właściwie nowe przepisy wpłyną na praktyki firm? Wątpliwości rozwiewa ekspert ODO 24.

Znowelizowana ustawa z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych wprowadza odpowiedzialność karną do 2 lat pozbawienia wolności za wytwarzanie, oferowanie, zbywanie lub przechowywanie w celu zbycia repliki dokumentu publicznego. Wyjątek stanowią jedynie przypadki jednoznacznie wskazane w innych przepisach prawa, np. związane z postępowaniami przed urzędami państwowymi. Za replikę dokumentu publicznego uznaje się kopię lub odwzorowanie, jeśli jej wielkość mieści się w przedziale od 75% do 120% oryginału. Dozwolone są wydruki komputerowe i dokonywanie kserokopii do celów urzędowych oraz służbowych i zawodowych, a także na użytek osoby, dla której dany dokument zostały wydany.

 

To, czy firma będzie mogła nadal kopiować zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej dokumenty publiczne zależy od regulacji, którym podlega branża, w jakiej funkcjonuje. Warto jednak podkreślić, że kserowanie dowodów osobistych od dawna było ograniczone do konkretnych przepisów, np. prawa bankowego czy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy. Przepisy karne także obowiązywały już wcześniej – w ustawie o ochronie danych osobowych. Jeśli firma do tej pory nie przetwarzała zbyt szerokiego zakresu danych osobowych, nie powinna obawiać się nowych przepisów.

dr Paweł Mielniczek, ODO 24

 

Zmiany w ustawie o dokumentach publicznych mają przede wszystkim „uderzyć” w tzw. dowody kolekcjonerskie oraz przyczynić się do ograniczenia kradzieży tożsamości i podszywania się pod inne osoby. Często słyszymy doniesienia o wyłudzaniu kredytów i pożyczek czy spłacaniu rat za sprzęt RTV i AGD przez osoby, które nawet nie planowały go kupić. Teraz skala tych przestępstw ma się zmniejszyć.

 

Pracodawcy powinni zadbać o to, aby wszystkie zatrudnione osoby mające styczność z plikami na których widnieją dane osobowe, były odpowiednio przeszkolone. Wielu pracowników nie zdaje sobie sprawy, że dokumenty publiczne to nie tylko dowód osobisty, paszport i prawo jazdy. Zalicza się do nich także m.in. akt ślubu, Kartę Polaka oraz patent żeglarza. Wiedza w tym zakresie jest istotna.

dr Paweł Mielniczek, ODO 24

 

Alternatywą dla kopiowania dokumentów tożsamości oraz innych zawierających dane osobowe jest spisywanie z nich niezbędnych informacji, po okazaniu przez właściciela. To one w rzeczywistości są potrzebne do ubiegania się o rekompensatę, w tym również finansową, za choćby zniszczenie lub zgubienie wypożyczonych akcesoriów sportowych lub dewastację pokoju hotelowego.

 

odo24.pl


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Uzależnienie od pracy
    Czerpanie przyjemności z pracy, spędzanie w firmie o wiele więcej godzin niż wymaga czas pracy, niechęć do urlopu – czy to już pracoholizm?

  • Dzień Nauczyciela
    14 października jest od 1982 roku oficjalnie Dniem Edukacji Narodowej, potocznie nazywanym Dniem Nauczyciela. Święto nie tylko nauczycieli, ale wszystkich pracowników oświaty, uważane jest przez wielu za dzień wolny od pracy. Czy na pewno tak jest?

  • Great Place to Work® ogłosił listę 25 Najlepszych Miejsc Pracy na świecie
    Tegoroczną listę 25 World’s Best Workplaces, ogłoszoną przez Great Place to Work® 2 października 2019 r., otwiera technologiczna firma Cisco. To wielka satysfakcja także dla Polski, bo w globalnym sukcesie firmy ma swój udział polski oddział Cisco. Cisco Poland jest też liderem listy Najlepszych Miejsc Pracy Polska 2019, ogłoszonej w kwietniu b.r. (w kategorii firm dużych, zatrudniających powyżej 500 pracowników). Na światowej liście mamy jeszcze 4 inne firmy o zasięgu światowym, które również w Polsce z powodzeniem tworzą wyjątkowe miejsca pracy i są doceniane przez swoich pracowników. Są to: EY, SAS, The Adecco Group oraz American Express.

  • Obecność zwierząt w pracy - z korzyścią dla wszystkich
    Zwierzęta w pracy to zagadnienie, które w ostatnim czasie zyskuje na swojej popularności. Wielu pracowników spędza w pracy oraz w drodze do niej kilka, a nawet kilkanaście godzin dziennie. Dla właścicieli zwierzaków, które zostają wtedy w domach, to nie lada problem. Istnieją jednak pracodawcy, którzy wychodzą z inicjatywą i proponują swoim pracownikom możliwość przychodzenia do pracy ze swoim czworonogiem. Bez wątpienia, jest to jeden z ciekawszych benefitów pracowniczych, który pomaga wyróżnić firmę na tle konkurencji.

  • Stygnie zapał rekrutacyjny polskich firm
    Choć nadal sporo, bo 13% polskich przedsiębiorstw chce powiększać swoje zespoły, to optymizm pracodawców jest słabszy niż przed rokiem – potwierdza opublikowany dziś raport Barometr ManpowerGroup Perspektyw Zatrudnienia, przedstawiający plany rekrutacyjne firm na ostatni kwartał 2019 roku.

  • Najłatwiej o nową pracę w Polsce południowo-zachodniej, trudniej w północnej i centralnej
    Ostatni kwartał 2019 roku to więcej ofert pracy w Polsce południowo-zachodniej i południowej – w tych regionach firmy będą poszukiwać najwięcej nowych pracowników i tam czeka na nie największa rywalizacja o kadry. Duże chęci do powiększania swoich zespołów zgłaszają też przedsiębiorstwa ze wschodniej i północno-zachodniej części kraju.

  • Twój organizm reaguje alergicznie na pracę? To może być Syndrom Chorego Budynku
    Podczas pracy zauważasz u siebie dolegliwości, takie jak szczypanie oczu, częste bóle głowy, powracające infekcje górnych dróg oddechowych, senność i ciągłe rozdrażnienie? Mogą one być pierwszymi objawami przeziębienia, jednak ich przyczyna może być zupełnie inna.

  • Więcej Polaków otwartych na elastyczne formy pracy
    Co trzeci kandydat w Polsce chciałby pracować w oparciu o elastyczny model pracy, dwa lata temu był to co piąty poszukujący pracy.

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.