Powrót

Kopiowanie dowodów osobistych w firmach – co naprawdę zmienia nowe prawo?

Prawie każdy z nas spotkał się z kserowaniem i skanowaniem dowodów tożsamości oraz innych dokumentów, na których widniały dane osobowe. Praktykowali je zarówno pracodawcy, jak i wypożyczalnie sprzętu sportowego oraz hotele.

12 lipca zaczęły  obowiązywać zmiany w ustawie o dokumentach publicznych. Kopiowanie dokumentów nie jest już dopuszczalne. Czy jednak wcześniej było ono dozwolone? Jak właściwie nowe przepisy wpłyną na praktyki firm? Wątpliwości rozwiewa ekspert ODO 24.

Znowelizowana ustawa z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych wprowadza odpowiedzialność karną do 2 lat pozbawienia wolności za wytwarzanie, oferowanie, zbywanie lub przechowywanie w celu zbycia repliki dokumentu publicznego. Wyjątek stanowią jedynie przypadki jednoznacznie wskazane w innych przepisach prawa, np. związane z postępowaniami przed urzędami państwowymi. Za replikę dokumentu publicznego uznaje się kopię lub odwzorowanie, jeśli jej wielkość mieści się w przedziale od 75% do 120% oryginału. Dozwolone są wydruki komputerowe i dokonywanie kserokopii do celów urzędowych oraz służbowych i zawodowych, a także na użytek osoby, dla której dany dokument zostały wydany.

 

To, czy firma będzie mogła nadal kopiować zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej dokumenty publiczne zależy od regulacji, którym podlega branża, w jakiej funkcjonuje. Warto jednak podkreślić, że kserowanie dowodów osobistych od dawna było ograniczone do konkretnych przepisów, np. prawa bankowego czy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy. Przepisy karne także obowiązywały już wcześniej – w ustawie o ochronie danych osobowych. Jeśli firma do tej pory nie przetwarzała zbyt szerokiego zakresu danych osobowych, nie powinna obawiać się nowych przepisów.

dr Paweł Mielniczek, ODO 24

 

Zmiany w ustawie o dokumentach publicznych mają przede wszystkim „uderzyć” w tzw. dowody kolekcjonerskie oraz przyczynić się do ograniczenia kradzieży tożsamości i podszywania się pod inne osoby. Często słyszymy doniesienia o wyłudzaniu kredytów i pożyczek czy spłacaniu rat za sprzęt RTV i AGD przez osoby, które nawet nie planowały go kupić. Teraz skala tych przestępstw ma się zmniejszyć.

 

Pracodawcy powinni zadbać o to, aby wszystkie zatrudnione osoby mające styczność z plikami na których widnieją dane osobowe, były odpowiednio przeszkolone. Wielu pracowników nie zdaje sobie sprawy, że dokumenty publiczne to nie tylko dowód osobisty, paszport i prawo jazdy. Zalicza się do nich także m.in. akt ślubu, Kartę Polaka oraz patent żeglarza. Wiedza w tym zakresie jest istotna.

dr Paweł Mielniczek, ODO 24

 

Alternatywą dla kopiowania dokumentów tożsamości oraz innych zawierających dane osobowe jest spisywanie z nich niezbędnych informacji, po okazaniu przez właściciela. To one w rzeczywistości są potrzebne do ubiegania się o rekompensatę, w tym również finansową, za choćby zniszczenie lub zgubienie wypożyczonych akcesoriów sportowych lub dewastację pokoju hotelowego.

 

odo24.pl


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • 6 rzeczy, jakie możesz zrobić, aby zmniejszyć poczucie izolacji pracowników
    Samotność nie wpływa pozytywnie na zdrowie człowieka. Jej szkodliwy wpływ naukowcy porównują z wypalaniem dziennie 15 papierosów . To nie jest dobra wiadomość dla milionów ludzi, którzy obecnie za sprawą pandemii żyją i pracują w przedłużającej się izolacji. Dla ich przełożonych też nie. Wydawać by się mogło, że zarówno pracodawcy, jak i ich pracownicy największe wyzwania związane z nagłą koniecznością przejścia na zdalny model pracy mają już za sobą. Tych wyzwań było wiele: poczynając od szybkiej nauki posługiwania się systemami wideokonferencyjnymi po umiejętność znajdowania równowagi pomiędzy pracą w domu a zobowiązaniami rodzinnymi. Jednak na dłuższą metę tym, co pracownikom może najbardziej dokuczać jest praca w izolacji od zespołu, powodująca uczucie samotności.

  • Sprzątanie, gotowanie, zakupy – co tak naprawdę robimy podczas pracy zdalnej?
    Praca zdalna to dla większości z nas duża oszczędność czasu oraz elastyczność godzinowa. Nie musimy wstawać tak wcześnie, nie stoimy w korkach, dojeżdżając do biura, mamy zdecydowanie więcej swobody. Ale czy podczas wykonywania obowiązków w domu zajmujemy się tylko pracą? Aż 82 proc. ankietowanych przyznaje, że zdarzyło im się wykonywać w domu inne czynności w czasie, który powinien być przeznaczony na pracę zawodową.

  • Zleceniobiorca czy pracownik
    Zlecenie od stosunku pracy odróżnia przede wszystkim podstawa prawna. Przepisy regulujące stosunek pracy zawarte są w Kodeksie pracy oraz dodatkowych aktach prawnych z zakresu prawa pracy. Jaka zatem ustawa reguluje umowę zlecenia?

  • Wady i zalety pracy tymczasowej
    Praca tymczasowa nazywana jest leasingiem pracowniczym z uwagi na swój specyficzny charakter. Umowa zawierana jest bowiem pomiędzy trzema podmiotami – pracownikiem, agencją pracy tymczasowej oraz pracodawcą użytkownikiem. To właśnie agencja pracy tymczasowej jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.

  • Aneks do umowy o pracę – kiedy można go zastosować?
    Zawarcie umowy o pracę nie oznacza, że warunki zatrudnienia nie mogą ulec zmianie. Pracodawca ma prawo zmodyfikować postanowienia umowy o pracę, jednak pracownik nie musi się z nimi zgodzić. Podpowiadamy, w jakich przypadkach pracodawca może zastosować aneks do umowy o pracę bez konieczności zawierania nowej umowy.

  • Umowa na czas określony a ciąża
    Kobiety zatrudnione na podstawie umowy o pracę, będące w ciąży, często zastanawiają się, czy umowa zawarta na czas określony zostanie przedłużona, gdy urodzi się dziecko. Podpowiadamy kiedy taka umowa może być przedłużona oraz czy kobieta nabędzie prawo do zasiłku macierzyńskiego.

  • Obniżenie wymiaru czasu pracy w związku z rodzicielstwem
    Dla rodzica, który chce pozostać aktywny zawodowo, obniżenie wymiary etatu jest sporym udogodnieniem. Podpowiadamy, kto z takiego przywileju może skorzystać.

  • Dni wolne w 2021 roku w Polsce
    Kto z nas nie lubi dodatkowych dni wolnych? Wiele osób czeka na nie z utęsknieniem i planuje wyjazdy z dużym wyprzedzeniem. Jak się okazuje, Polska na tle innych krajów, ma całkiem sporo dni ustawowo wolnych. Jak pod tym względem będzie prezentował się rok 2021?

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.