Powrót

Kopiowanie dowodów osobistych w firmach – co naprawdę zmienia nowe prawo?

Prawie każdy z nas spotkał się z kserowaniem i skanowaniem dowodów tożsamości oraz innych dokumentów, na których widniały dane osobowe. Praktykowali je zarówno pracodawcy, jak i wypożyczalnie sprzętu sportowego oraz hotele.

12 lipca zaczęły  obowiązywać zmiany w ustawie o dokumentach publicznych. Kopiowanie dokumentów nie jest już dopuszczalne. Czy jednak wcześniej było ono dozwolone? Jak właściwie nowe przepisy wpłyną na praktyki firm? Wątpliwości rozwiewa ekspert ODO 24.

Znowelizowana ustawa z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych wprowadza odpowiedzialność karną do 2 lat pozbawienia wolności za wytwarzanie, oferowanie, zbywanie lub przechowywanie w celu zbycia repliki dokumentu publicznego. Wyjątek stanowią jedynie przypadki jednoznacznie wskazane w innych przepisach prawa, np. związane z postępowaniami przed urzędami państwowymi. Za replikę dokumentu publicznego uznaje się kopię lub odwzorowanie, jeśli jej wielkość mieści się w przedziale od 75% do 120% oryginału. Dozwolone są wydruki komputerowe i dokonywanie kserokopii do celów urzędowych oraz służbowych i zawodowych, a także na użytek osoby, dla której dany dokument zostały wydany.

 

To, czy firma będzie mogła nadal kopiować zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej dokumenty publiczne zależy od regulacji, którym podlega branża, w jakiej funkcjonuje. Warto jednak podkreślić, że kserowanie dowodów osobistych od dawna było ograniczone do konkretnych przepisów, np. prawa bankowego czy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy. Przepisy karne także obowiązywały już wcześniej – w ustawie o ochronie danych osobowych. Jeśli firma do tej pory nie przetwarzała zbyt szerokiego zakresu danych osobowych, nie powinna obawiać się nowych przepisów.

dr Paweł Mielniczek, ODO 24

 

Zmiany w ustawie o dokumentach publicznych mają przede wszystkim „uderzyć” w tzw. dowody kolekcjonerskie oraz przyczynić się do ograniczenia kradzieży tożsamości i podszywania się pod inne osoby. Często słyszymy doniesienia o wyłudzaniu kredytów i pożyczek czy spłacaniu rat za sprzęt RTV i AGD przez osoby, które nawet nie planowały go kupić. Teraz skala tych przestępstw ma się zmniejszyć.

 

Pracodawcy powinni zadbać o to, aby wszystkie zatrudnione osoby mające styczność z plikami na których widnieją dane osobowe, były odpowiednio przeszkolone. Wielu pracowników nie zdaje sobie sprawy, że dokumenty publiczne to nie tylko dowód osobisty, paszport i prawo jazdy. Zalicza się do nich także m.in. akt ślubu, Kartę Polaka oraz patent żeglarza. Wiedza w tym zakresie jest istotna.

dr Paweł Mielniczek, ODO 24

 

Alternatywą dla kopiowania dokumentów tożsamości oraz innych zawierających dane osobowe jest spisywanie z nich niezbędnych informacji, po okazaniu przez właściciela. To one w rzeczywistości są potrzebne do ubiegania się o rekompensatę, w tym również finansową, za choćby zniszczenie lub zgubienie wypożyczonych akcesoriów sportowych lub dewastację pokoju hotelowego.

 

odo24.pl


Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • 10 zupełnie nowych zawodów, które szturmem przejmują rynek pracy
    W ciągu ostatniej dekady rynek pracy zmienił się diametralnie. Pojawiły się nowe kierunki rozwoju, a co za tym idzie, zwiększyło się zapotrzebowanie na stanowiska, których przed kilkoma laty jeszcze nie było. Przedstawiamy Wam zestawienie 10 zupełnie nowych profesji, na które jest obecnie popyt na rynku pracy.

  • Jak znaleźć kilkuset odpowiednich pracowników w kilka miesięcy? Pomogą media społecznościowe. Oto, jak się za to zabrać
    Skuteczna rekrutacja to wyzwanie, przed którym staje każdy przedsiębiorca. Jak zatem efektywnie szukać kandydatów do pracy i jak powinna wyglądać rekrutacja? Z pomocą przychodzą media społecznościowe.

  • Agroturystyka jako forma biznesu
    A może by tak rzucić wszystko i wyjechać w Bieszczady – kto z nas choć raz o tym nie pomyślał? Planując tę formę biznesu, warto zwrócić uwagę na trendy i reklamę!

  • Najlepsze sposoby rekrutacji w polskich firmach w 2019 r. [Raport]
    Pracodawcy podejmują różne kroki, aby znaleźć odpowiedniego kandydata na wolne stanowisko. Oprócz podstawowych metod rekrutacji, jak rozmowa kwalifikacyjna, testy kompetencji, umiejętności oraz predyspozycji zawodowych, rekruterzy coraz chętniej sięgają po nietypowe techniki, czyli dyskusje, symulacje czy grywalizacje.

  • Pierwszy pełny rok z przepisami RODO - podsumowanie 2019 roku
    Ciągła edukacja oraz samodoskonalenie – to stwierdzenie, które najlepiej obrazuje rok 2019 z perspektywy ochrony danych osobowych.

  • Krawat nie pomoże, jeśli podczas rekrutacji będziesz zbyt pewny siebie i nieprzygotowany
    Tylko około 6% rekruterów zwraca uwagę na to, jak kandydat jest ubrany w czasie rozmowy kwalifikacyjnej. Dla 34% rekruterów nieformalny strój kandydata nie ma żadnego znaczenia. Za to aż 45% rekruterów zniechęca zbyt duża pewność siebie osoby starającej się o pracę oraz CV niedopasowane do oferty (deklaruje to 67% badanych). Jak wyglądają procesy rekrutacyjne w Polsce oczami zatrudniających?

  • Wypadki przy pracy
    O 4,4 proc. mniej wypadków przy pracy w porównaniu z ubiegłym rokiem.

  • Polacy najbardziej zestresowanymi pracownikami w Europie
    Ponad 25 proc. Polaków codziennie odczuwa stres w pracy, co daje nam niechlubną, ostatnią pozycję w Europie. Pod względem reprezentowanych zawodów, do codziennego stresu przyznaje się najwięcej finansistów i pracowników sektora ochrony zdrowia.

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.