Krzysztof Hryniewiecki

Sytuacja 1: Osoba prowadząca jednoosobową działalność i nie zatrudniająca pracowników

Jeśli jesteśmy podatnikiem VAT, rozliczamy się co miesiąc lub co kwartał, w zależności od tego, jaką częstotliwość rozliczeń wybraliśmy. Jeśli rozliczamy podatek VAT w okresach miesięcznych, do 25. dnia następnego miesiąca jesteśmy zobowiązani złożyć w Urzędzie Skarbowym deklarację VAT-7. Jeśli natomiast rozliczamy się z podatku VAT kwartalnie, do 25. dnia kolejnego miesiąca po zakończeniu kwartału jesteśmy zobowiązaniu złożyć w Urzędzie Skarbowym deklarację VAT-7/K. 

Nieco inaczej wygląda sytuacja, gdy nie jesteśmy płatnikiem VAT. Wówczas w odpowiednich okresach (co miesiąc lub co kwartał) odprowadzamy do Urzędu Skarbowego wyliczoną zaliczkę na podatek dochodowy od dochodów z działalności gospodarczej i w ciągu roku podatkowego nie musimy już składać w US żadnych deklaracji czy informacji podatkowych. 

Sytuacja 2: Osoba prowadząca jednoosobową działalność i zatrudniająca pracowników

Zatrudnianie pracowników, czy choćby zleceniobiorców oznacza obowiązek wypłaty wynagrodzeń pomniejszonych o zaliczkę na podatek dochodowy. Pobrane z wynagrodzeń zatrudnianych osób zaliczki musimy odprowadzić na konto Urzędu Skarbowego do 20. dnia następnego miesiąca. 

Przedsiębiorca, który jest pracodawcą, zleceniodawcą lub zlecającym wykonanie dzieła, ma obowiązek obliczania, pobierania i wpłacania do Urzędu Skarbowego zaliczki na podatki i podatki za zatrudniane osoby. Po zakończeniu roku podatkowego, do końca lutego roku kolejnego, przekazuje on na odpowiednim druku do Urzędu Skarbowego informacje o osiągniętych przez pracownika lub zleceniodawcę przychodach, pobranych zaliczkach i składkach. 

W przypadku pracownika, przedsiębiorca wystawia PIT-11 – informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy dla pracownika. Do końca lutego jest zobowiązany przekazać tę deklarację pracownikowi oraz Urzędowi Skarbowemu właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania zatrudnionej osoby. 

Jeśli przed 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym, pracownik złoży PIT-12, w którym oświadczy, że spełnia określone warunki, by pracodawca sporządził za niego rozliczenie roczne, wówczas zamiast informacji PIT-11, pracodawca przygotowuje deklarację PIT-40. PIT-40 trzeba przygotować i złożyć do końca lutego po upływie roku podatkowego i w tym samym terminie przekazać pracownikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik właściwy ze względu na miejsce zamieszkania pracownika. W PIT-40 płatnik rozlicza pracownika z przychodów osiągniętych w poprzednim roku. 

Różnicę między podatkiem wynikającym z rocznego obliczenia, a sumą zaliczek pobranych od stycznia do grudnia, pobiera się z dochodu pracownika za marzec roku następnego. Na wniosek pracownika, pobiera się ją z dochodu za kwiecień roku następnego. W razie gdyby stosunek pracy ustał w styczniu lub w lutym, można ją pobrać ją z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. 

Jeżeli z obliczenia rocznego (PIT-40) wynika nadpłata, płatnik (pracodawca) zalicza ją na poczet zaliczki należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki dalej pozostaje nadpłata, zwraca ją podatnikowi (pracownikowi) w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędom skarbowym, wykazując je w deklaracji rocznej PIT–4R.

Do końca lutego roku następującego po roku podatkowym przedsiębiorca zatrudniający osoby na podstawie umów cywilnoprawnych jest zobowiązany przygotować i przesłać im druki informacji PIT–11. Wyjątkiem od tej zasady jest opodatkowanie ryczałtowe ,,małych” umów cywilnoprawnych. Jeśli umowa o dzieło czy zlecenie przewidywała wynagrodzenie w wysokości do 200,00 zł, płatnik pobierał podatek zryczałtowany w wysokości 18% przychodu i nie wystawia PIT-11 na przychody z małych umów cywilnoprawnych opodatkowanych ryczałtowo.

W razie zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed końcem lutego roku następującego po roku podatkowym, przekazuje on informacje PIT–11 w terminie do dnia zaprzestania działalności.

Płatnicy, którzy dokonują wypłaty należności lub świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1 PDOF (przychody z innych źródeł), z wyjątkiem dochodów zwolnionych z podatku dochodowego, są obowiązani sporządzić informację PIT–8C. Płatnik sporządza ją do końca lutego po upływie roku podatkowego. W tym samym terminie przekazuje PIT- 8C podatnikowi oraz Urzędowi Skarbowemu, którym kieruje Naczelnik właściwy według miejsca zamieszkania podatnika (art. 42a PDOF). Przykładem sytuacji, w której płatnik wystawia PIT-8C jest zasiłek chorobowy wypłacany zleceniobiorcy. Płatnik nie powinien pobierać od niego zaliczki na podatek dochodowy, tylko wystawić PIT-8C.

Deklaracje roczne składane przez płatnika - przedsiębiorcę

Zatrudnianie osób skutkuje nie tylko obowiązkiem wysyłania deklaracji i informacji podatkowych zatrudnianym osobom. Należy również poinformować fiskusa o pobieranych w ciągu roku zaliczkach i podatkach. W tym celu przedsiębiorca składa do końca stycznia w Urzędzie Skarbowym  PIT-4R i PIT-8AR.

Do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym pracodawcy i zleceniodawcy są zobowiązani przesłać do Urzędu Skarbowego roczne deklaracje PIT–4R o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. W razie zaprzestania prowadzenia działalności przed końcem stycznia roku następującego po roku podatkowym, deklarację należy przekazać w terminie do dnia zaprzestania tej działalności.

Przedsiębiorcy, którzy pobierają zryczałtowany podatek dochodowy (np. z tytułu umów zlecenia czy dzieło, gdy kwota należności nie przekracza 200,00 zł), są obowiązani przesłać do Urzędu Skarbowego do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, roczne deklaracje - PIT–8AR. (art. 42 PDOF). 

Rozliczenia roczne – PIT-28, PIT-36 lub PIT-36L

Jeśli przedsiębiorca jest opodatkowany podatkiem ryczałtowym, do końca stycznia składa zeznanie PIT-28 - roczne rozliczenie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Jeśli jednak nie wybrał tej formy rozliczeń z fiskusem, do końca kwietnia musi rozliczyć się z przychodów osiągniętych w poprzednim roku kalendarzowym. W tym celu sporządza odpowiednie zeznania roczne, których rodzaj zależy od rodzaju przychodów i wybranej formy opodatkowania. Nawet jeśli jego przychód podlegający opodatkowaniu według skali podatkowej nie przekroczył kwoty powodującej powstanie zobowiązania podatkowego – 3091,00 zł w 2013 r. – nie zwalnia to przedsiębiorcy z obowiązku złożenia zeznania podatkowego. Zeznanie można złożyć w formie papierowej w Urzędzie Skarbowym, wysłać listem poleconym lub przez Internet (www.e-deklaracje.gov.pl).

Korekty

W przypadku błędów w deklaracjach czy informacjach podatkowych przedsiębiorca (płatnik) jest zobowiązany do niezwłocznego złożenia w Urzędzie Skarbowym korekty deklaracji. Warto pamiętać o instytucji czynnego żalu, która umożliwia uniknięcie sankcji karno-skarbowych, jeśli zostanie złożona wraz z korektą deklaracji

 Poziom skomplikowania rozliczeń z Urzędem Skarbowym rośnie w momencie zatrudnienia pracowników lub zleceniobiorców. Rozwijając swoją działalność musimy się jednak prędzej czy później liczyć z koniecznością powierzenia części obowiązków współpracownikom. Oznacza to jednak nie tylko dodatkowe obowiązki, ale zwykle także wzrost przychodów. Zawsze też możemy powierzyć rozliczenia z Urzędem Skarbowym zewnętrznej firmie.