8 lipca 2026 r. weszła w życie istotna zmiana w przepisach dotyczących oświadczeń o powierzeniu pracy i zezwoleń na pracę. Na czym polega i o czym powinni pamiętać pracodawcy?

• Od 8 lipca 2026 r. można zmienić umowę cywilnoprawną na umowę o pracę bez uzyskiwania nowego zezwolenia lub oświadczenia.
• Dotyczy to wyłącznie sytuacji, gdy nie zmieniają się pozostałe warunki zatrudnienia.
• Wymiar etatu powinien odpowiadać liczbie godzin wskazanej w zezwoleniu lub oświadczeniu.
• Zmiana nie obejmuje przypadków delegowania przez zagranicznego pracodawcę.

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP dotychczas nie przewidywała możliwości przejścia z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę bez uzyskania nowego oświadczenia o powierzeniu pracy/zezwolenia na pracę.

Pracodawca zatrudniający cudzoziemca na podstawie umowy zlecenia, musiał złożyć stosowny wniosek, wnieść opłatę i oczekiwać na wydanie zezwolenia lub oświadczenia. Dopiero po uzyskaniu takiego dokumentu mógł zawrzeć z cudzoziemcem umowę o pracę.

Procedura ta była czasochłonna i generowała dodatkowe koszty po stronie pracodawcy.

Czytaj także: Masz wątpliwości co do formy zatrudnienia? PIP wyda interpretację

Zmiany od 8 lipca 2026

Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw przyniosła w tym temacie zmiany.

Od 8 lipca 2026 r. wprowadziła ona nowe przepisy w ustawie o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP.  Są to art. 33 ust. 2 pkt 3 oraz art. 69 pkt 5, które stanowią odpowiednio:

• art. 33 ust. 2 pkt 3:

„Poza przypadkami, o których mowa w art. 18 ust. 1, zmiana lub wydanie nowego zezwolenia na pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi nie są wymagane, jeżeli: (…) polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi i cudzoziemiec zawarli umowę o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej albo w decyzji, o której mowa w art. 11 ust. 1 pkt 7a ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz. U. z 2024 r. poz. 1712, z późn. zm.), stwierdzono istnienie stosunku pracy”.

• art. 69 pkt 5:

„Wpis nowego oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń nie jest wymagany, jeżeli: (…) polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi i cudzoziemiec zawarli umowę o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej albo w decyzji, o której mowa w art. 11 ust. 1 pkt 7a ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, stwierdzono istnienie stosunku pracy.”

Oznacza to, że pracodawca nie musi ponownie przechodzić całej procedury administracyjnej wyłącznie z powodu zmiany rodzaju umowy.

Co oznaczają nowe przepisy dla pracodawcy?

Pracodawca, który po 8 lipca 2026 r. chce zmienić z cudzoziemcem formę umowy z cywilnoprawnej na umowę o pracę, może tego dokonać bez konieczności ubiegania się o nowe zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy (o ile oczywiście nie zmieniają się inne warunki zatrudnienia).

Pracodawca powinien powierzyć cudzoziemcowi wymiar etatu proporcjonalny do liczby godzin wskazanych w dotychczasowym zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu.

Trzeba też pamiętać, że przytoczone artykuły stanowią o „polskim podmiocie powierzającym pracę”. Nie znajdują więc one zastosowania w przypadku zezwolenia na pracę uzyskiwanego w związku z delegowaniem cudzoziemca przez podmiot zagraniczny do pracy na terytorium RP.

Czytaj także: Cudzoziemcy studenci a zezwolenie na pracę

Kiedy nie jest wymagane uzyskanie lub zmiana nowego zezwolenia na pracę?

Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP, zmiana lub wydanie nowego zezwolenia na pracę nie są wymagane, jeżeli:

• nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca pobytu stałego, nazwy lub formy prawnej:
  • podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi,
  • podmiotu, do którego pracownik jest delegowany przez podmiot zagraniczny,
  • pracodawcy użytkownika;
• nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
• nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca.

Dodatkowo poza okolicznością wskazaną w artykule, zgodnie z art. 33 ust. 2 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP, zmiana lub wydanie nowego zezwolenia na pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi nie są też wymagane, jeśli:

• nastąpiła zmiana warunków pracy cudzoziemca na zasadach określonych przepisami art. 91 lub art. 231a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277) lub art. 4 ustawy z dnia 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 5 i 620);
• zwiększono wymiar czasu pracy określony w zezwoleniu na pracę nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy, przy jednoczesnym proporcjonalnym zwiększeniu wynagrodzenia.

FAQ

1. Czy pracodawca może zatrudnić cudzoziemca na umowie o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej w ramach posiadanego oświadczenia/zezwolenia na pracę?

Tak, jest to możliwe od 8 lipca 2026 r.. Nie mogą się jednak zmienić inne warunki zatrudnienia. Pracodawca powinien też zadbać o proporcjonalne przeliczenie wymiaru etatu.

2. Czym jest decyzja, o której mowa w art. 11 ust. 1 pkt 7a ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy?

To nowe uprawnienie Inspekcji Pracy. W ramach decyzji wydanej na podstawie przytoczonego artykułu może ona stwierdzić istnienie stosunku pracy i nakazać przekształcenie umowy cywilnoprawnej w etat (umowę o pracę).

3. W jakich jeszcze przypadkach nie jest wymagane uzyskanie nowego oświadczenia o powierzeniu pracy?

Poza wspomnianą w artykule okolicznością, zgodnie z art. 69 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP, uzyskanie nowego oświadczenia nie jest wymagane, jeśli:

• nastąpiła zmiana siedziby, miejsca stałego pobytu, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nazwy lub formy prawnej polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi lub pracodawcy użytkownika;
• nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
• zwiększono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy;
• nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca;

Źródło:

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw