Czy umowę o pracę można podpisać elektronicznie? Co na ten temat stanowią przepisy prawa pracy? Odpowiadamy.

Na wstępie warto przytoczyć przepisy z dwóch ustaw: Kodeksu pracy oraz Kodeksu cywilnego. W pierwszej z nich czytamy:

„Art. 29 § 2. Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.”

„Art. 300. W sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy.”

W Kodeksie cywilnym czytamy:

„Art. 78. § 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.”

„Art. 78¹. § 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.”

Czytaj także: Masz wątpliwości co do formy zatrudnienia? PIP wyda interpretację

Z powyższych przepisów wynika, że elektroniczne podpisanie umowy o pracę jest możliwe. Należy jednak zwrócić uwagę na pewne aspekty popularnych podpisów elektronicznych.

Czy każdy elektroniczny podpis jest właściwy?

Istnieje kilka możliwości elektronicznego podpisywania dokumentów. Do najpopularniejszych należą profil zaufany (tzw. podpis ePUAP), aplikacja mObywatel oraz kwalifikowany podpis elektroniczny. Zacznijmy od aplikacji mObywatel.

Na stronie internetowej Państwowej Inspekcji Pracy czytamy:

„Jedną z usług udostępnianych w aplikacji mObywatel jest możliwość opatrywania dokumentów elektronicznych podpisem zaufanym, podpisem osobistym oraz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a także weryfikacja tych podpisów (art. 3 ust. 1 pkt 10 ustawy o aplikacji mObywatel).

Należy jednak zwrócić uwagę, że zgodnie z § 1 załącznika nr 45 do Regulaminu korzystania z aplikacji mObywatel 2.0, bezpłatna usługa składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest przeznaczona do składania oświadczeń woli w sprawach prywatnych. Regulamin wskazuje, że nie jest ona przeznaczona do zawierania umów związanych z wykonywanym zawodem, prowadzoną działalnością gospodarczą ani działalnością osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej.”

Z powyższego wynika, że chociaż spełnione są przesłanki przepisów Kodeksu cywilnego (oświadczenie woli opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne oświadczeniu złożonemu w formie pisemnej), to bezpłatny podpis kwalifikowany z aplikacji mObywatel, ze względu na regulaminowe ograniczenia, nie spełnia wszystkich kryteriów, przez co nie zachowuje wymogu formy podpisania umowy bez zastrzeżeń.

Jeżeli chodzi o podpisanie umowy o pracę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który nie podlega ograniczeniom regulaminowym aplikacji mObywatel, np. z wykorzystaniem komercyjnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jest dopuszczalne i spełnia wymóg zachowania formy pisemnej wynikający z przepisów Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego.

Czytaj także: Czy można pracować na dwóch stanowiskach w ramach jednej umowy o pracę?

Podobnie jak w przypadku aplikacji mObywatel wygląda możliwość podpisania umowy przez profil zaufany (ePUAP).

Na stronie Państwowej Inspekcji Pracy czytamy:

„Profil zaufany jest bezpłatnym i ogólnodostępnym narzędziem, a do jego założenia wystarczy jedynie posiadanie konta w banku. Podpis ePUAP możemy wykorzystać jednak tylko do załatwienia spraw urzędowych online. Profil zaufany nie jest tym samym co kwalifikowany podpis elektroniczny w rozumieniu Kodeksu cywilnego, a to oznacza, że nie spełnia wymogu formy pisemnej.”

Elektroniczny podpis jednej ze stron umowy

Warto dodać, że ten sam egzemplarz umowy o pracę można podpisać w dwóch formach, elektronicznej i pisemnej (tradycyjnej). Przepisy nie zabraniają sytuacji, w której np. pracodawca podpisuje umowę elektronicznie – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który nie podlega ograniczeniom – a pracownik ręcznie.

Szczegółowych informacji w tym zakresie udzielają pracownicy Państwowej Inspekcji Pracy.

Źródło:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.
• Państwowa Inspekcja Pracy.