Asystent/ka działu

Miejsce pracy: Łódź

Twój zakres obowiązków

1. Wsparcie administracyjne i organizacyjne:

• Obsługa bieżącej korespondencji mailowej.

• Organizowanie spotkań, sporządzanie notatek i protokołów ze spotkań.

• Przygotowywanie i archiwizacja dokumentów, raportów oraz prezentacji.

• Zarządzanie obiegiem dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych.

• Wsparcie w przygotowywaniu zestawień, raportów i analiz dla przełożonych.

2. Wsparcie zespołu w realizacji zadań operacyjnych:

• Wsparcie bieżących zadań i terminów projektowych oraz wsparcie w logistycznych działaniach działu – zarządzanie próbkami, wysyłka/odbiór próbek, współpraca z magazynem.

• Współpraca z innymi działami w zakresie wymiany informacji i dokumentacji.

• Pomoc w przygotowywaniu materiałów i danych do projektów działu.

• Udział w procesach wdrożeniowych, testowych lub projektowych

• Współpraca z działami jakości i regulacji przy przygotowywaniu kart technicznych oraz wdrożeń produktów

• Archiwizacja próbek referencyjnych i zachowywanie porządku w dokumentacji projektowej (projekty nowych kolorów, nowych linii).

• Obsługa zamówień i przyjęcie surowców lub akcesoriów potrzebnych w działach R&D (np. nowe pigmenty, dodatki, materiały testowe).

3. Komunikacja i kontakt z dostawcami:

• Utrzymywanie kontaktu z dostawcami.

• Przygotowywanie zapytań ofertowych, zamówień i nadzorowanie ich realizacji.

• Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi w firmie.

4. Dbałość o sprawne funkcjonowanie działu:

• Monitorowanie i uzupełnianie zapasów biurowych lub materiałów potrzebnych do pracy działu.

• Nadzór nad terminowością realizacji zadań i raportowanie postępów przełożonemu.

5. Dodatkowe obowiązki:

• Wprowadzanie danych do systemów wewnętrznych (Jira, arkusze Excel, bazy danych).

• Pomoc w opracowywaniu procedur, instrukcji i standardów pracy działu.

• Przekazywanie kierownictwu R&D informacji o postępach prac, problemach technicznych, wynikach testów.

• Udział w spotkaniach projektowych – notowanie ustaleń, przygotowywanie materiałów pomocniczych.

• Wspieranie inicjatyw mających na celu optymalizację procesu R&D – m.in. ułatwienie procesu testów, poprawa dokumentacji.

• Realizacja innych zadań powierzonych przez przełożonego w ramach bieżących potrzeb.

Nasze wymagania

• Język angielski w stopniu komunikatywnym
• Umiejętność pracy pod presją czasu
• Umiejętności prowadzenia swobodnej komunikacji
• Umiejętność pracy zespołowej oraz organizacji własnej pracy
• Znajomość MS Office

Mile widziane

• znajomość Jira

To oferujemy

• pracę w dynamicznie rozwijającej się firmie o ugruntowanej pozycji
• stabilne warunki zatrudnienia - umowa o pracę
• indywidualne wsparcie menedżera na każdym etapie współpracy
• zniżki na produkty firmowe
• pakiet ubezpieczeń grupowych

Benefity

• prywatna opieka medyczna
• ubezpieczenie na życie
• elastyczny czas pracy
• zniżki na firmowe produkty i usługi
• spotkania integracyjne
• brak dress code’u
• kawa / herbata
• parking dla pracowników

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez Indigo Nails Sp. z o.o. z siedzibą w: Senatorska 14/16, 93-192 Łódź (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania.
Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji.
Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych.
Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 1 roku, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach.
W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: karolina.bogdanska@indigo-nails.com.

Nie