Realizując zapisy zawarte w ustawie o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało system teleinformatyczny, który umożliwia wybranym pracodawcom zawieranie umów z pracownikami w formie elektronicznej. Kto może skorzystać z tego rozwiązania? Jak działa System teleinformatyczny do obsługi niektórych umów? Odpowiadamy.

W ustawie o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów czytamy m.in.:

„Minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw gospodarki udostępni System w okresie 3 lat od dnia wejścia w życie ustawy.”

W związku z tym zapisem, 7 stycznia 2026 r. zaczął funkcjonować moduł, który umożliwia zawieranie niektórych umów związanych z pracą w formie elektronicznej, czyli „System teleinformatyczny do obsługi niektórych umów”

Kto może skorzystać z Systemu?

Z Systemu mogą korzystać wybrani pracodawcy, a więc:

• rodzice,
• osoby fizyczne,
• rolnicy,
• mikroprzedsiębiorcy (zatrudniający średniorocznie mniej niż 10 pracowników),

którzy chcą zawrzeć umowę z osobą fizyczną.

Pierwszy krok

Aby skorzystać z Systemu, należy wejść na stronę praca.gov.pl i z lewej strony (na stronie głównej) kliknąć „Umowy elektroniczne”. Po przejściu na stronę główną Systemu, wybiera się rolę, czyli zakładkę „Dla zatrudniającego” – opcja dla pracodawcy, który zatrudnia lub chce zatrudnić pracownika na wybranej umowie (np. umowie o pracę, umowie zlecenia lub umowie uaktywniającej) lub zakładkę „Dla zatrudnianego” – opcja dla osoby fizycznej, która ma zawrzeć umowę z pracodawcą.

System umożliwia tworzenie dwóch kontekstów (dwóch rodzajów kont) – osoby fizycznej (jako pracodawcy i pracownika) oraz organizacji (firmy, JDG).

Czytaj także: Jak weryfikować oferty pracy, aby nie paść ofiarą oszustwa?

Instrukcja wykonawcy

Aby założyć konto osoby fizycznej należy w prawym górnym rogu wybrać przycisk „Zaloguj”, a następnie wybrać jedną z metod logowania:

• logowanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Po podpisaniu oświadczenia użytkownik zostanie przekierowany do formularza zakładania konta, na którym należy wypełnić wszystkie wymagane pola, a następnie go zatwierdzić;
• logowanie przez login.gov.pl. Po uwierzytelnieniu się użytkownik zostanie przekierowany do portalu praca.gov.pl/umowy/, gdzie będzie kontynuował zakładanie konta osoby fizycznej poprzez wypełnienie wymaganych pól na formularzu zakładania konta, a następnie jego zatwierdzenie.

Konto organizacji

Użytkownik po zalogowaniu się na konto w Systemie (praca.gov.pl/umowy/), ma możliwość założenia kontekstu organizacji. W tym celu należy zalogować się na swoje konto (osoby fizycznej). Następnie w prawym górnym rogu ekranu nacisnąć pole z imieniem i nazwiskiem oraz wybrać opcję „Utwórz kontekst organizacji”. W sekcji „Pobieranie danych organizacji” należy wprowadzić numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz kliknąć przycisk „Pobierz dane z CEiDG”. W przypadku pozytywnej weryfikacji użytkownika i statusu organizacji w CEiDG wyświetlone zostaną dane pobrane z CEiDG oraz możliwość dodania nowych danych kontaktowych lub zmiany danych kontaktowych pobranych z CEiDG, a także wybór formy powiadomień opcjonalnych oraz obowiązkowe oświadczenie mikroprzedsiębiorcy. Po wprowadzeniu wymaganych danych i zatwierdzeniu ich przyciskiem „Załóż kontekst organizacji”, kontekst organizacji zostanie utworzony.

Wybór kontekstu (wybór konta)

Aby wybrać kontekst organizacji należy zalogować się na swoje konto (osoby fizycznej). Następnie przez naciśnięcie przycisku z imieniem i nazwiskiem znajdującego się w górnej części ekranu rozwinąć listę ustawień użytkownika i wybrać opcję „Zmiana kontekstu”. Z listy kontekstów należy wybrać właściwą organizację.

Wybór kontekstu jest uzależniony od tego, kto jest / ma być stroną umowy: osoba fizyczna czy organizacja.

Osoby uprawnione

System umożliwia wyznaczania osób upoważnionych do korzystania z wybranych czynności dotyczących obsługi umów.

W sekcji „Zarządzanie kontekstem” w zakładce „Lista osób uprawnionych” znajduje się przycisk „Dodaj upoważnienie” wywołujący okno, w którym należy wprowadzić podstawowe dane identyfikacyjne osoby upoważnionej (imię i nazwisko oraz PESEL), a także parametry upoważnienia (daty obowiązywania upoważnienia lub wybór opcji „bezterminowo”).

W zakres uprawnień osoby upoważnionej wchodzą jedynie niektóre czynności związane z obsługą umów w Systemie. Wśród nich nie znajdują się czynności formalno-prawne, takie jak podpisanie dokumentu, odebranie pisma, podejmowanie decyzji o przyjęciu wypowiedzenia zmieniającego, czyli te, które wpływają na przebieg umowy. Upoważniony może wykonywać czynności związane z przeglądaniem wszystkich dokumentów oraz przygotowywaniem nowych treści dokumentów. Nie może jednak akceptować dokumentów, podpisywać, odbierać pism czy podejmować decyzji.

Obsługiwane rodzaje umów

System umożliwia zawieranie kilku popularnych rodzajów umów dotyczących pracy. Są to:

• umowa o pracę (łącznie z późniejszym przygotowaniem świadectwa pracy),
• umowa zlecenia,
• umowa uaktywniająca,
• umowa o świadczenie usług.

Czytaj także: Ilu cudzoziemców prowadzi działalność gospodarczą w Polsce?

Dodatkowymi zaletami Systemu są:

• możliwość złożenia wypowiedzenia, podpisania aneksu czy zawarcia porozumienia,
• wsparcie w rozliczeniu z ZUS oraz możliwość przygotowania dokumentów PIT-11 (System jest zintegrowany z Ceidg.gov.pl (pobieranie danych JDG), ZUS (przekazywanie danych do deklaracji zgłoszeniowych) i e-Deklaracje (generowanie informacji PIT-11)),
• możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz dokumentacji umowy.

System zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych, chroniąc przed nieuprawnionym dostępem, oraz ułatwia dostęp do akt na wypadek kontroli lub weryfikacji.

Techniczne bezpieczeństwo gwarantuje silne uwierzytelnianie użytkowników – podpis osobisty, profil zaufany, podpis kwalifikowany oferują jednoznaczną identyfikację osoby.

Źródło:

Ustawa z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.