Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej określa przepisy dotyczące konieczności powiadomienia urzędu pracy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi korzystającemu z ochrony czasowej.

Polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia powiatowy urząd pracy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi korzystającemu z ochrony czasowej w Rzeczypospolitej Polskiej w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca.

Powiadomienia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi dokonuje się za pomocą systemu teleinformatycznego praca.gov.pl.

Co zamieszcza się w powiadomieniu?

W powiadomieniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi określa się:

1. informacje dotyczące podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi:
   1. nazwę albo imię (imiona) i nazwisko,
   2. adres siedziby albo miejsca zamieszkania,
   3. numer telefonu lub adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym,
   4. numer identyfikacji podatkowej (NIP) i numer identyfikacyjny REGON – w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą albo numer PESEL – w przypadku osoby fizycznej,
   5. numer wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia – w przypadku podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi prowadzącemu agencję zatrudnienia świadczącą usługi pracy tymczasowej,
   6. symbol PKD oraz opis wykonywanej działalności związanej z pracą cudzoziemca;
2. dane osobowe cudzoziemca:
   1. imię (imiona) i nazwisko,
   2. obywatelstwo,
   3. rodzaj, numer i serię dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość oraz państwo, w którym wydano ten dokument,
   4. numer PESEL albo w przypadku osób nieposiadających tego numeru – datę urodzenia i płeć,
   5. tytuł pobytu, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 12;
3. rodzaj umowy między podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi a cudzoziemcem;
4. stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy;
5. miejsce wykonywanej pracy;
6. miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia;
7. wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub w miesiącu;
8. liczbę wszystkich osób wykonujących pracę na podstawie umowy o pracę i na podstawie umów cywilnoprawnych na dzień złożenia powiadomienia.

Minister właściwy do spraw pracy oraz właściwy powiatowy urząd pracy przetwarzają powyższe dane w celu realizacji zadań ustawowych.

Opłata

Powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest bezpłatne.

Ponowne powiadomienie

Polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia ponownie powiatowy urząd pracy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w terminie 7 dni od wystąpienia następujących okoliczności:

1. zmienił się rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi a obywatelem Ukrainy lub
2. zmieniło się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, lub
3. zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określoną w powiadomieniu, lub
4. obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną w powiadomieniu.

Gdzie wysłać powiadomienie?

Właściwość powiatowego urzędu pracy oznacza się według siedziby lub miejsca stałego pobytu podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi.

O tym, jak właściwie określić właściwość urzędu, dowiesz się w TUTAJ.

Udostępnianie danych z powiadomienia

Minister właściwy do spraw pracy zapewnia udostępnienie danych zawartych w powiadomieniu w drodze teletransmisji danych:

1. Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
2. Państwowej Inspekcji Pracy,
3. Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej,
4. Straży Granicznej,
5. Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych,
6. Głównemu Urzędowi Statystycznemu

– w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań ustawowych.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnia dane o objęciu ubezpieczeniami społecznymi cudzoziemca, którego dotyczy powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, lub o zgłoszeniu umowy o dzieło, o której mowa w art. 36 ust. 17 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych zawartej z tym cudzoziemcem, w drodze teletransmisji danych:

1. ministrowi właściwemu do spraw pracy,
2. Państwowej Inspekcji Pracy,
3. Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej,
4. Straży Granicznej,
5. Głównemu Urzędowi Statystycznemu

– w celu realizacji ich zadań ustawowych.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych i wymienione wyżej podmioty zawierają dwustronne porozumienie, określając sposób wymiany danych i termin jego wdrożenia.

Przepisy te stosuje się odpowiednio do Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

Przepisy przejściowe dla obywateli Ukrainy

Jeżeli podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi złożył powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy przed dniem wejścia w życie ustawy wygaszającej (przed 5 marca 2026 r.), zgodnie z przepisami art. 22 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy, stosuje się przepisy art. 22 ust. 1 tej ustawy.

W okresie 3 lat od dnia wejścia w życie ustawy wygaszającej do obywateli Ukrainy przebywających legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, którzy nie korzystają z ochrony czasowej w Rzeczypospolitej Polskiej, stosuje się odpowiednio przepisy art. 3 ust. 1 pkt 12 i art. 5a ustawy o dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom.

Źródło:

• Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (art. 5a)
• Ustawa z dnia 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (art. 19, 40-41)