Powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest jedną z form umożliwiających zatrudnienie cudzoziemca w Polsce. Od 5 marca 2026 r. dotyczy wszystkich obcokrajowców korzystających w Polsce z ochrony czasowej, którzy zamierzają pracować w RP. Co warto wiedzieć o powiadomieniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi? Odpowiadamy.

Przed 5 marca 2026 r. przepisy dotyczące powiadomienia o powierzeniu pracy znajdowały się w ustawie o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Obecnie (od 5 marca 2026 r.) należy ich szukać w ustawie o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przede wszystkim w art. 5a.

Wcześniej powiadomienie dotyczyło wyłącznie obywateli Ukrainy i ewentualnie nieposiadających obywatelstwa ukraińskiego małżonków obywateli Ukrainy. Teraz, na mocy zmienionych przepisów, powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi dotyczy wszystkich cudzoziemców korzystających w Polsce z ochrony czasowej. Ponadto na podstawie przepisu przejściowego, w okresie 3 lat od 5 marca 2026 r. na powiadomieniu można powierzyć pracę również obywatelom Ukrainy przebywającym legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, którzy nie korzystają w naszym kraju z ochrony czasowej.

Powiadomienie w przepisach

Przepisy ustawy o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw, które kierują powiadomienie do ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zmodyfikowały nieco zasady powierzania pracy na jego podstawie. Nowe zapisy stanowią, że:

• Polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia powiatowy urząd pracy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi korzystającemu z ochrony czasowej w Rzeczypospolitej Polskiej w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca.

Oznacza to, że każdy cudzoziemiec, bez względu na obywatelstwo, który korzysta w RP z ochronny czasowej i chce podjąć pracę, może to zrobić bez zezwolenia na pracę czy oświadczenia o powierzeniu pracy, ale pracodawca ma obowiązek wysłania powiadomienia w ciągu 7 dni od powierzenia pracy.

• Powiadomienia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi dokonuje się za pomocą systemu praca.gov.pl. W przypadku jego nieprawidłowego działania, które powoduje brak możliwości terminowego powiadomienia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, powiadomienia dokonuje się najpóźniej pierwszego dnia roboczego następującego po dniu usunięcia nieprawidłowości.

Na stronie Urzędu Pracy m.st. Warszawy czytamy przydatną informację:

„Złożenie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi nie podlega opłacie. Składane powiadomienia nie podlegają weryfikacji, Urząd Pracy prowadzi jedynie ich ewidencję.”

Zatem po wysłaniu powiadomienia, pracodawca nie otrzyma żadnego potwierdzenia z urzędu pracy o poprawności lub nieprawidłowościach w złożonym powiadomieniu. Nie ma też możliwości wysłania korekty. W przypadku błędu, można wysłać jedynie kolejne (poprawne) powiadomienie.

Czytaj także: Zatrudnianie obywateli Ukrainy po 4 marca 2026 r.

Co zawiera powiadomienie?

Zgodnie z przepisami w powiadomieniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi określa się:

1. informacje dotyczące podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi:
   1. nazwę albo imię (imiona) i nazwisko,
   2. adres siedziby albo miejsca zamieszkania,
   3. numer telefonu lub adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym,
   4. numer identyfikacji podatkowej (NIP) i numer identyfikacyjny REGON – w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą albo numer PESEL – w przypadku osoby fizycznej,
   5. numer wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia – w przypadku podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi prowadzącemu agencję zatrudnienia świadczącą usługi pracy tymczasowej,
   6. symbol PKD oraz opis wykonywanej działalności związanej z pracą cudzoziemca;
2. dane osobowe cudzoziemca:
   1. imię (imiona) i nazwisko,
   2. obywatelstwo,
   3. rodzaj, numer i serię dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość oraz państwo, w którym wydano ten dokument,
   4. numer PESEL albo w przypadku osób nieposiadających tego numeru – datę urodzenia i płeć,
   5. tytuł pobytu;
3. rodzaj umowy między podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi a cudzoziemcem;
4. stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy;
5. miejsce wykonywanej pracy;
6. miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia;
7. wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub w miesiącu;
8. liczbę wszystkich osób wykonujących pracę na podstawie umowy o pracę i na podstawie umów cywilnoprawnych na dzień złożenia powiadomienia.

Kiedy ponowne powiadomienie?

Przepisy przewidują również okoliczności, w których pracodawca powinien wysłać kolejne powiadomienie, w terminie 7 dni od ich wystąpienia. Chodzi o sytuacje, w których:

• zmienił się rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi a obywatelem Ukrainy lub
• zmieniło się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, lub
• zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określoną w powiadomieniu, lub
• obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną w powiadomieniu.

Do którego urzędu pracy wysłać powiadomienie?

W nowych, zmodyfikowanych przepisach czytamy, że właściwość powiatowego urzędu pracy oznacza się według siedziby (dotyczy podmiotów zarejestrowanych w KRS) lub miejsca stałego pobytu (dotyczy osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą zarejestrowanych w CEIDG i osób fizycznych niewykonujących działalności gospodarczej) podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi.

Warto dodać, że w przypadku cudzoziemców – osób fizycznych i osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – właściwość urzędu pracy określa się na podstawie ich prawa do miejsca stałego pobytu w RP. Cudzoziemcy ci powinni więc przebywać w Polsce na dokumencie, który umożliwia im zameldowanie na pobyt stały. Więcej o tym w tym miejscu: Zatrudnianie cudzoziemców a miejsce pobytu stałego.

Przepis przejściowy

Warto wspomnieć o jeszcze jednym przepisie przejściowym, który stanowi, że do powiadomień złożonych przed 5 marca 2026 r. (dniem wejścia w życie nowych przepisów) stosuje się „stare” przepisy, czyli te zawarte w art. 22 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.

Źródło:

• Ustawa z dnia 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw.
• Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
• Ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.