Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce staje się coraz bardziej popularne. Pracodawcy powinni jednak pamiętać o ścisłym przestrzeganiu obowiązujących przepisów. Wprowadzone 1 czerwca 2025 r. zmiany mają na celu uporządkowanie procedur i ograniczenie nadużyć. Poniżej omawiamy najważniejsze obowiązki i regulacje, z jakimi powinien zapoznać się każdy pracodawca, który planuje lub już zatrudnia cudzoziemców.

Nowe obowiązki informacyjne dla pracodawców

Pracodawcy zatrudniający cudzoziemców na podstawie oświadczenia mają obowiązek poinformować urząd pracy o określonych faktach związanych z przebiegiem zatrudnienia. Zmiany te mają na celu monitorowanie legalności pracy i ograniczenie fikcyjnych oświadczeń.

Pracodawca, który zatrudnia cudzoziemca na podstawie oświadczenia, ma obowiązek poinformować urząd pracy o:

• rozpoczęciu przez cudzoziemca pracy – w ciągu 7 dni od jej rozpoczęcia,
• niepodjęciu pracy przez cudzoziemca – w ciągu 14 dni od planowanej daty rozpoczęcia pracy,
• tym, że cudzoziemiec definitywnie nie podejmie pracy na oświadczeniu,
• wcześniejszym zakończeniu pracy – jeśli nastąpiło przed terminem wskazanym w oświadczeniu.

Co ważne, zgłoszenie tego, że cudzoziemiec definitywnie nie podejmie pracy lub zgłoszenie zakończenia pracy przed czasem, powoduje automatyczne anulowanie oświadczenia.

Czytaj także: Zmiany w przepisach dotyczących polskiego rynku pracy

Zmiany w zasadach dotyczących oświadczeń

Nowe przepisy wprowadzają elastyczność, ale również dodatkowe wymogi. Istotne zmiany dotyczą m.in. możliwości zmiany warunków pracy oraz obowiązków formalnych przed zatrudnieniem cudzoziemca. Dodatkowo nałożono nowe obowiązki, których spełnienie jest konieczne przed dopuszczeniem do pracy.

Najważniejsze zmiany to:

• Zwiększenie liczby godzin pracy lub wymiaru etatu wskazanego w oświadczeniu jest możliwe bez składania nowego oświadczenia – pod warunkiem, że nie zostanie przekroczony pełny etat, a wynagrodzenie zostanie proporcjonalnie zwiększone.
• Obowiązek przekazania kopii umowy w języku polskim do urzędu pracy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (praca.gov.pl) – przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca.
• Ograniczenia związane z rodzajem wizy – osoby przebywające w Polsce na podstawie wizy wydanej przez inne państwo strefy Schengen nie mogą podejmować pracy na terytorium Polski.

Wpis do ewidencji oświadczeń

Właściwość starosty przy składaniu oświadczenia zależy od siedziby pracodawcy lub miejsca jego stałego pobytu. Jednak nie każde oświadczenie zostanie rozpatrzone. Przepisy przewidują wyraźne przypadki, w których wniosek zostanie automatycznie odrzucony.

Do takich przypadków należą:

• obywatelstwo cudzoziemca wyklucza możliwość złożenia oświadczenia,
• oświadczenie dotyczy pracy sezonowej – wówczas wymagane jest osobne zezwolenie,
• planowany okres pracy przekracza 24 miesiące,
• miejsce wykonywania pracy znajduje się poza granicami Polski,
• wniosek dotyczy funkcji zarządczych lub reprezentacyjnych w spółkach (np. członka zarządu, prokurenta),
• wskazany termin rozpoczęcia pracy przypada później niż 6 miesięcy od daty złożenia wniosku.

Zezwolenie na pracę sezonową

Zezwolenia na pracę sezonową również podlegają określonym zasadom i terminom. Wydaje je starosta właściwy dla siedziby pracodawcy lub miejsca stałego pobytu.

W procesie uzyskiwania zezwolenia należy pamiętać o:

• konieczności zgłoszenia faktu, że cudzoziemiec stawił się do pracy – po wpisaniu wniosku do ewidencji,
• automatycznym umorzeniu postępowania, jeśli pracodawca nie poinformuje urzędu o rozpoczęciu pracy przez cudzoziemca,
• skróceniu terminu na dokonanie zgłoszenia – obecnie wynosi on maksymalnie 90 dni.

Czytaj także: Zezwolenie na pobyt czasowy w celu mobilności długoterminowej posiadacza Niebieskiej Karty UE

Pozostałe obowiązki informacyjne

W przypadku innych zezwoleń na pracę, pracodawca musi zawiadomić właściwy organ o niektórych sytuacjach związanych z zatrudnieniem cudzoziemca. Jest to konieczne, aby utrzymać ważność zezwolenia i uniknąć odpowiedzialności administracyjnej.

Zawiadomienie jest wymagane, gdy:

• cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy od początku ważności zezwolenia,
• cudzoziemiec przerwał pracę na dłużej niż 2 miesiące,
• praca została zakończona wcześniej niż 2 miesiące przed końcem ważności zezwolenia.

Elektronizacja postępowań i zmiany w teście rynku pracy

Wnioski dotyczące zatrudnienia cudzoziemców mogą być składane wyłącznie elektronicznie – za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Dotyczy to zarówno zezwoleń, zezwoleń na pracę sezonową, jak i oświadczeń o powierzeniu pracy.

Zlikwidowano również obowiązek przeprowadzania tzw. testu rynku pracy (uzyskania informacji starosty). W jego miejsce starosta może ustalić listę zawodów, w których możliwa będzie odmowa wydania zezwolenia, jeśli występują trudności na lokalnym rynku pracy.

Nowe regulacje w zakresie zatrudniania cudzoziemców wprowadzają szereg zmian, które mają na celu zwiększenie transparentności i uporządkowanie procedur. Pracodawcy powinni nie tylko znać nowe przepisy, ale również zadbać o ich terminową realizację, aby uniknąć negatywnych konsekwencji – zarówno administracyjnych, jak i prawnych.

Szczegółowych informacji w zakresie zatrudniania cudzoziemców udzielają konsultanci Zielonej Linii pod numerem telefonu 19524.

Katarzyna Tymińska (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

Źródło:

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej