27 kwietnia 2026 r. to ważna data dla cudzoziemców, którzy ubiegają się w Polsce o pobyt czasowy, stały lub rezydenta długoterminowego UE. Tego dnia został uruchomiony Moduł Obsługi Spraw, który zmienił zasady składania niektórych wniosków do wojewody. Przedstawiamy najważniejsze zagadnienia z nim związane. 

Zgodnie z informacją Urzędu do Spraw Cudzoziemców, MOS – Moduł Obsługi Spraw – to portal teleinformatyczny służący do wypełniania wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt w Polsce. 27 kwietnia 2026 r. uruchomiono jego nową wersję, która umożliwia całkowicie elektroniczne składanie wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały i pobyt rezydenta długoterminowego w Polsce.

Konto w MOS

Aby móc skorzystać z MOS, czyli wysłać wniosek do urzędu wojewódzkiego, należy zacząć od założenia konta. Od 27 kwietnia 2026 r. może to zrobić:

• pełnoletni cudzoziemiec;
• rodzic małoletniego cudzoziemca – dla tego małoletniego cudzoziemca;
• opiekun cudzoziemca – dla tego cudzoziemca;
• kurator małoletniego cudzoziemca bez opieki – dla tego małoletniego cudzoziemca bez opieki.

Osoby te muszą posiadać profil zaufany.

Czytaj także: Wizy a praca w Polsce

Warto dodać, że dotychczasowy portal MOS został wyłączony 17 kwietnia 2026 r., a konta użytkowników usunięte. Koniecznie jest więc założenie nowego konta użytkownika.

Jakie wnioski można złożyć?

Za pośrednictwem portalu MOS możliwe jest złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na:

• pobyt czasowy (poza wymienionymi niżej),
• pobyt stały,
• pobyt rezydenta długoterminowego UE.

Warto dodać, że od 27 kwietnia 2026 r. wnioski o udzielenie ww. zezwolenia można składać wyłącznie elektronicznie.

Przez portal MOS nie można złożyć wniosków udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy:

• w celu wykonywania pracy w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa;
• w celu mobilności długoterminowej pracownika kadry kierowniczej, specjalisty lub pracownika odbywającego staż, w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa;
• w celu połączenia się z rodziną, gdy cudzoziemiec, którego wniosek dotyczy przebywa poza granicami Polski;
• dla członka rodziny obywatela RP, obywatela państwa członkowskiego UE lub obywatela Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, o którym mowa w art. 10 ust. 1 lit. b i d Umowy Wystąpienia, gdy cudzoziemiec, którego wniosek dotyczy przebywa poza granicami Polski;
• cudzoziemcowi prowadzącemu życie rodzinne w rozumieniu Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności z obywatelem RP, obywatelem państwa członkowskiego UE lub obywatelem Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, o którym mowa w art. 10 ust. 1 lit. b i d Umowy Wystąpienia, gdy cudzoziemiec którego wniosek dotyczy przebywa poza terytorium RP.

Wnioski te składa się w wersji papierowej, na dotychczasowych zasadach.

Bez drukowania

Wniosek złożony elektronicznie będzie wystarczający do wszczęcia postępowania. Nie trzeba będzie go drukować i dodatkowo wysyłać do wojewody. Nawet jeśli zostanie wysłany w formie papierowej, pozostawi się go bez rozpoznania.

Nie cała procedura online

Istotna informacja dla cudzoziemców jest taka, że całkowicie online odbywa się tylko złożenie wniosku. Nadal osobistego stawiennictwa będą wymagały, po wezwaniu wojewody:

• złożenie odcisków palców,
• złożenie wzoru podpisu,
• okazanie oryginału paszportu oraz dokumentów,
• uzupełnienie braków formalnych.

Wypełnienie wniosku

Wniosek można wypełnić (należy to zrobić po polsku) z dowolnego urządzenia, korzystając z przeglądarki internetowej. W przypadku problemów z dostępem do odpowiedniego sprzętu, pomocy udzieli pracownik urzędu wojewódzkiego, do którego składany będzie wniosek.

Czytaj także: Zatrudnianie cudzoziemców a miejsce pobytu stałego

Warto wiedzieć, że przy wypełnianiu wniosku można zrobić przerwę (zapisać dane) i powrócić do zapisanej kopii roboczej w ciągu 45 dni od dokonania ostatnich zmian we wniosku.

Załączniki. Co warto wiedzieć?

Ważnym elementem wniosków o pobyt czasowy / stały / rezydenta długoterminowego UE są załączniki. Ich maksymalna wielkość – w przypadku MOS – to:

• fotografia – 2,5 MB,
• inne załączniki – 10 MB.

Do systemu można dodać załączniki o łącznej wielkości do 50 MB.

Załączniki są cyfrowym odwzorowaniem wymaganych dokumentów. Chodzi o skany lub zdjęcia będące wierną kopią treści, umożliwiające zapoznanie się z nią bez dostępu do oryginału.

W przypadku paszportu cudzoziemca wymagane jest dołączenie skanów lub zdjęć wszystkich stron paszportu.

Istotne informacje, jeśli formularz nie zawiera odpowiedniego pola, należy dołączyć do wniosku w ostatnim kroku.

Wniosek i załączniki, które wymagają podpisu np. pracodawcy, muszą być podpisane elektronicznie i wysłane za pośrednictwem MOS. Inne dokumenty dołączone do wniosku mogą być podpisane odręcznie, zeskanowane i załączone do wniosku w MOS.

Uzupełnienie braków formalnych

Za moment złożenia wniosku uznaje się jego wysłanie do urzędu wojewódzkiego przez MOS. Warto jednak pamiętać, że wniosek może zawierać braki formalne. Jeśli, mimo wezwania przez wojewodę prowadzącego sprawę, cudzoziemiec ich nie uzupełni we wskazanym terminie, wniosek będzie pozostawiony bez rozpoznania (tak jakby nie był w ogóle złożony).

O konieczności osobistego stawiennictwa, okazania oryginałów dokumentów i uzupełnienia braków wnioskodawcę informuje pracownik urzędu wojewódzkiego, który wyznacza konkretny termin wizyty w urzędzie. Nie odbywa się to za pośrednictwem MOS.

Po weryfikacji i zatwierdzeniu wniosku przez pracownika urzędu wojewódzkiego cudzoziemiec będzie mógł pobrać z systemu i wydrukować zaświadczenie o złożeniu wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt w Polsce, które zastępuje dotychczasowy stempel w paszporcie. Służby odpowiedzialne za kontrolę legalności pobytu będą miały informację o złożonym przez cudzoziemca wniosku.

Decyzja

Wojewoda prowadzący sprawę wysyła decyzję (nie przez MOS) na adres wskazany do doręczeń (cudzoziemca lub pełnomocnika).

Odwołanie od decyzji cudzoziemiec będzie musiał również wysłać poza portalem MOS, czyli pismem w formie papierowej albo w formie elektronicznej na adres e-doręczeń wojewody.

Karta pobytu

Wniosek o wydanie karty pobytu nadal składa się w wersji papierowej.

Kto składa, kto nie składa przez MOS?

Zgodnie z informacją Urzędu do Spraw Cudzoziemców, zmiana sposobu składania wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, zezwolenia na pobyt stały oraz zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE poprzez zastąpienie obowiązku złożenia ww. wniosków w formie papierowej podczas osobistego stawiennictwa w urzędzie wojewódzkim obowiązkiem złożenia ww. wniosków w postaci elektronicznej z wykorzystaniem usługi online za pośrednictwem Modułu Obsługi Spraw – MOS, dotyczy tylko wniosków składanych przez obywateli państw trzecich na podstawie ustawy o cudzoziemcach.

Zmiana sposobu składania wniosków nie obejmuje wniosków składanych przez obywateli UE, EOG i Szwajcarii oraz członków ich rodzin na podstawie przepisów ustawy o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin. Obywatele UE, EOG i Szwajcarii oraz członkowie ich rodzin składają wnioski na dotychczasowych zasadach.

Źródło:

Urząd do Spraw Cudzoziemców.