Na wstępie warto przywołać przepisy z ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, które dotyczą przesyłania kopii umów, do organów, które wydały zezwolenie na pracę lub wpisały do ewidencji oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Kluczowe są tu dwa artykuły.

Pierwszy, dotyczący zezwoleń na pracę, to art. 17, w którym czytamy, że podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, któremu wydano zezwolenie na pracę przekazuje organowi, który wydał zezwolenie na pracę, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego, przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, a w przypadku, kiedy cudzoziemcowi powierzono pracę na podstawie umowy o pomocy przy zbiorach – w terminie 7 dni od dnia powierzenia pracy.

Czytaj także: Najważniejsze zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców – nowe obowiązki dla pracodawców od 1 czerwca

Drugi, dotyczący oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy, to art. 68, w którym czytamy, że polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, którego oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń przekazuje organowi, który wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego, przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi.

Od kiedy można realizować obowiązek?

Odpowiadając na pytanie, kiedy można będzie przesyłać kopie umów, należy przywołać fragment komunikatu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających udostępnienie komponentów systemu teleinformatycznego przeznaczonego do przekazywania kopii umowy z cudzoziemcem organowi, który wydał zezwolenie na pracę lub wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń.

Czytamy w nim, że termin wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających udostępnienie komponentów systemu teleinformatycznego przeznaczonych do:

– przekazania organowi, który wydał zezwolenie na pracę, kopii umowy z cudzoziemcem w języku polskim, określa się na dzień:

a) 1 sierpnia 2025 r. dla przypadków, w których zezwolenie na pracę jest wydane przez wojewodę,

b) 1 lipca 2025 r. dla przypadków, w których zezwolenie na pracę sezonową jest wydane przez starostę.

– przekazania organowi, który wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń (staroście), kopii umowy z cudzoziemcem w języku polskim przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi określa się na dzień 1 lipca 2025 r.

Czytaj także: Wizy a praca cudzoziemców po zmianie przepisów

Oznacza to, że pracodawcy, którzy zatrudniają cudzoziemców na podstawie zezwolenia na pracę sezonową lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, będą mogli od 1 lipca przesyłać kopie umów do urzędu pracy za pomocą specjalnej zakładki w systemie praca.gov.pl (Przekazanie kopii Umowy z Cudzoziemcem (PGP-UZC)).

W przypadku pracodawców, którzy zatrudniają cudzoziemców na podstawie zezwolenia na pracę, termin uruchomienia możliwości przesłania kopii umowy do urzędu wojewódzkiego wyznaczono na 1 sierpnia.

Umowa. Co jeszcze warto wiedzieć?

Powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy, z wyjątkiem „zezwolenia typu B”.

Jeżeli umowa, o której wyżej, będzie sporządzona w języku polskim, a cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy przedstawia cudzoziemcowi treść tej umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej.

Jeżeli umowa, o której wyżej, jest sporządzona w języku obcym, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przechowuje jej tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości.

Wojciech Napora (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

Źródło:

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Komunikat Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 2025 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających udostępnienie komponentów systemu teleinformatycznego przeznaczonego do przekazywania kopii umowy z cudzoziemcem organowi, który wydał zezwolenie na pracę lub wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń.