Jak zatrudnić małżonka w firmie?
Zatrudnienie małżonka w firmie jest w Polsce dość popularnym rozwiązaniem. Jednak przepisy regulujące taką współpracę różnią się od standardowego zatrudnienia pracownika. Warto więc wiedzieć, jakie są dostępne możliwości oraz jakie konsekwencje podatkowe i składkowe się z nimi wiążą.
Zatrudnienie małżonka w firmie jest w pełni legalne, jednak wymaga prawidłowego wyboru formy współpracy. W praktyce najczęściej małżonek przedsiębiorcy jest uznawany za osobę współpracującą, co wiąże się z innymi zasadami opłacania składek ZUS niż w przypadku „zwykłego” pracownika.
Podstawa zatrudnienia małżonka w firmie
Przedsiębiorca może korzystać z pomocy współmałżonka w firmie zarówno w sposób formalny, jak i nieformalny. Kluczowe znaczenie ma jednak to, czy małżonkowie prowadzą wspólne gospodarstwo domowe oraz w jaki sposób wykonują pracę.
W zależności od sytuacji, małżonek zatrudniony w firmie jest:
- osobą współpracującą,
- pracownikiem zatrudnionym na umowę o pracę,
- zleceniobiorcą (umowa zlecenia),
- wykonawcą umowy o dzieło.
Każda z tych form wiąże się z innymi zasadami opłacania składek i rozliczeń podatkowych.
Czytaj także: Mały ZUS plus – kogo dotyczy i jakie warunki należy spełnić?
Osoba współpracująca – najczęstszy model współpracy
Najczęściej małżonek przedsiębiorcy jest traktowany przez przepisy jako osoba współpracująca. Dotyczy to sytuacji, gdy:
- pozostaje z przedsiębiorcą w związku małżeńskim,
- mieszka z nim w jednym gospodarstwie domowym,
- pomaga w prowadzeniu działalności gospodarczej.
W takiej sytuacji nawet podpisanie umowy o pracę nie zawsze zmienia status współmałżonka. Dla celów ubezpieczeniowych nadal może on zostać uznany za osobę współpracującą.
Co się wiąże z takim rozwiązaniem?
- Składki ZUS są liczone jak dla przedsiębiorcy, a nie od faktycznego wynagrodzenia.
- Nie można korzystać z preferencyjnych składek ZUS ani ulg, takich jak „ulga na start”.
- Wynagrodzenie wypłacane małżonkowi nie zawsze może być zaliczone do kosztów podatkowych firmy.
Z punktu widzenia ZUS jest to więc rozwiązanie podobne do prowadzenia działalności przez drugą osobę w firmie.
Zatrudnienie małżonka na podstawie umowy o pracę
Drugą możliwością jest zawarcie umowy o pracę. W praktyce jednak, w jednoosobowej działalności gospodarczej ZUS często nadal traktuje współmałżonka jako osobę współpracującą, jeśli spełnione są warunki wspólnego gospodarstwa domowego i faktycznej pomocy w firmie.
To oznacza, że:
- składki ZUS mogą być naliczane według zasad dla osoby współpracującej,
- wysokość wynagrodzenia nie zawsze wpływa na wysokość składek.
Inaczej wygląda sytuacja w spółkach kapitałowych (np. spółce z o.o.), gdzie małżonek wspólnika może być traktowany jak „zwykły” pracownik i składki są naliczane od faktycznego wynagrodzenia.
Umowa zlecenia lub umowa o dzieło
W niektórych przypadkach przedsiębiorcy decydują się na umowę cywilnoprawną, tj.: umowę zlecenia lub umowę o dzieło.
Takie rozwiązanie może być korzystne, jeśli małżonek wykonuje konkretne zadania projektowe lub sporadyczne usługi. W przypadku umowy zlecenia składki ZUS są naliczane od wynagrodzenia określonego w umowie, podobnie jak przy zatrudnieniu osób niespokrewnionych.
Trzeba jednak pamiętać, że forma umowy powinna odpowiadać rzeczywistemu charakterowi pracy, aby nie została zakwestionowana przez urząd skarbowy lub ZUS.
Najważniejsze obowiązki formalne
Jeżeli przedsiębiorca decyduje się na formalne zatrudnienie małżonka, powinien pamiętać o kilku podstawowych obowiązkach:
- zgłoszenie małżonka do ZUS (jako osoby współpracującej lub pracownika),
- prowadzenie dokumentacji kadrowej,
- odprowadzanie składek i podatków,
- rozliczanie wynagrodzenia w księgowości firmy.
W przypadku osoby współpracującej zgłoszenia dokonuje się na specjalnym kodzie ubezpieczenia przeznaczonym właśnie dla tej kategorii.
Źródło:
Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.
