Dokumentację pracowniczą można prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja ta powinna być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji pracowniczej lub robi to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy może zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

W stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. stosuje się podział akt osobowych na cztery części, tj. A, B, C, D.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Na dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy składają się:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
• karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Obowiązek informacyjny pracodawcy

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie wskazanym w punkcie 2.

Pracodawca niszczy dokumentację w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Do czasu jej zniszczenia pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.

Okres przechowywania dokumentacji

50 lat:

• w stosunku do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.,
• w stosunku do pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej,
• w stosunku do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r.

10 lat:

• w stosunku do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., za których pracodawca złoży raporty informacyjne do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
• w stosunku do pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r.

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu 10-letniego, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W tym przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Szczegółowych informacji w tym zakresie udziela Państwowa Inspekcja Pracy.

Katarzyna Sędziak (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

Źródło:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

www.pip.gov.pl