O tym, gdzie powinniśmy szukać dokumentacji pracowniczej, jeżeli zakład pracy, w którym pracowaliśmy już nie istnieje, decyduje rodzaj przedsiębiorstwa. A więc to, czy pracowaliśmy w przedsiębiorstwie państwowym, spółdzielni, spółce prawa cywilnego lub handlowego, w trakcie przebywania w Zakładzie Karnym czy wojsku.

Przedsiębiorstwo państwowe

Jeżeli pracowaliśmy w przedsiębiorstwie państwowym, zostało one zlikwidowane, a my nie mamy dokumentów, które potwierdzają naszą pracę w tym miejscu, powinniśmy udać się do archiwum, które jest w każdym województwie i które gromadzi dokumentację ze zlikwidowanych państwowych zakładów pracy. Ich listę można znaleźć na stronie internetowej ZUS, a także w każdej placówce ZUS.

Warto dodać, że dokumentację osobową i płacową pracowników państwowych zakładów pracy mógł przejąć:

• następca prawny – np. przedsiębiorstwo, które powstało w wyniku zmian organizacyjnych lub przekształceń, albo spółka prawa cywilnego lub handlowego, która powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa,
• organ założycielski – najczęściej wojewoda,
• organ nadrzędny – np. ministerstwo.

Spółdzielnie i organizacje spółdzielcze

Jeżeli pracowaliśmy w spółdzielni lub organizacji spółdzielczej, która już nie istnieje, a chcemy uzyskać dokumentację pracowniczą, powinniśmy wejść na stronę internetową Związku Lustracyjnego Spółdzielni Pracy – zakładka Składnice Akt. Tam znajdują się adresy terenowych archiwów przechowujących dokumentację zlikwidowanych spółdzielni.

Dokumentację osobową i płacową ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mogły przejąć: związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, Krajowa Rada Spółdzielcza (00-013 Warszawa, ul. Jasna 1), jeżeli nie ma związku rewizyjnego albo jeśli został zlikwidowany.

Spółki prawa cywilnego i handlowego

W przypadku zlikwidowanych spółek prawa cywilnego lub handlowego, za zabezpieczenie dokumentów pracowniczych odpowiada likwidator albo syndyk masy upadłościowej, którzy wskazują przechowawcę dokumentacji.  

Aby ustalić miejsce przechowywania dokumentów, powinniśmy zgłosić się do:

• właściwego marszałka województwa,
• placówki ZUS albo wejść na stronę internetowej i poszukać byłego pracodawcy,

Informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej możemy też szukać w archiwach państwowych albo w ogólnopolskiej bazie internetowej prowadzonej przez Archiwum Państwowe w Warszawie.

Warto wiedzieć

Informacje o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej byłych pracodawców  gromadzą również:

• wydziały sądów rejestrowych właściwych terytorialnie dla siedziby firmy (zwłaszcza dokumentację zlikwidowanych przed 2002 r. spółek cywilnych i handlowych),
• sądy upadłościowe (sąd rejonowy – sąd gospodarczy) – dane o miejscach przechowywania dokumentów upadłych firm,
• organy prowadzące ewidencję działalności gospodarczej oraz urzędy skarbowe.

Dokumentację z upadających i likwidowanych zakładów pracy, od 1994 r., przejmują również archiwa Stowarzyszenia Archiwistów Polskich i przechowawcy komercyjni. Wydają oni zaświadczenia albo poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów.

Placówka ZUS, właściwa dla miejsca wykonywania pracy (siedziby firmy), ma dokumentację firm, które przed 1999 r. rozliczały składki na ubezpieczenie społeczne w deklaracjach imiennych.

W 2004 r. zostało utworzone Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej (05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1, skr. pocz. 164).

Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej obejmuje obszar całej Polski i przyjmuje dokumentację osobową i płacową od:

• pracodawców, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono,
• przedsiębiorców, którzy prowadzili działalność w zakresie przechowywania dokumentacji i zostali postawieni w stan likwidacji lub ogłoszono ich upadłość albo cofnięto im zezwolenie na prowadzenie takiej działalności lub zakazano jej wykonywania.

Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.

PGR, firmy o profilu ogrodniczym, sadowniczym, nasiennym

Osoby, które chcą odzyskać dokumentację pracowniczą lub potwierdzenie okresów składkowych i były zatrudnione w zlikwidowanych Państwowych Gospodarstwach Rolnych (PGR) lub innych firmach o profilu ogrodniczym, sadowniczym lub nasienniczym, które w okresie PRL uprawiały państwową ziemię, powinny zgłosić się do Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa, które przechowuje dokumentację.

Praca w Zakładzie Karnym

Aby uzyskać dokumenty potwierdzające zatrudnienie w trakcie przebywania w Zakładzie Karnym, należy zwrócić się bezpośrednio do Zakładu Karnego, w którym odbywało się karę pozbawienia wolności.

Służba wojskowa

Książeczka wojskowa jest dokumentem, który potwierdza (wpisem w książeczce) okres pełnienia czynnej służby wojskowej lub zastępczej służby wojskowej. Gdy jednak brakuje takiego wpisu należy wystąpić o potwierdzenie okresu służby wojskowej do właściwej terytorialnie placówki Wojskowego Centrum Rekrutacji (dawniej Wojskowej Komendy Uzupełnień).

Można również skorzystać ze strony „Uzyskaj zaświadczenie o przebiegu służby wojskowej”.

Warto również wspomnieć o Centralnym Archiwum Wojskowym Wojskowego Biura Historycznego (00-910 Warszawa, ul. Pontonierów 2A), które wydaje zaświadczenia potwierdzające okres zatrudnienia i uzyskiwane dochody dla osób pełniących służbę bądź pracujących w jednostkach wojskowych i instytucjach podległych Ministerstwu Obrony Narodowej.

Wojciech Napora (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)

Źródło:

Zakład Ubezpieczeń Społecznych.