W dobie cyfrowej komunikacji coraz częściej pojawia się pytanie, czy pracodawca może rozwiązać umowę o pracę przez e-mail? Czy taka forma jest ważna i skuteczna? Sprawdź, jakie wymogi powinno spełniać wypowiedzenie wysłane mailem.

Pracodawca może zwolnić pracownika mailem pod pewnymi warunkami. Przede wszystkim wypowiedzenie wysłane w taki sposób musi spełniać wymóg formy pisemnej. W innym przypadku będzie nieskuteczne.

Po pierwsze – pisemna forma wypowiedzenia

Zgodnie z prawem pracy, wypowiedzenie umowy o pracę (zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę) musi mieć formę pisemną. Przepis ten wynika z art. 30 § 1 Kodeksu pracy, w którym czytamy „umowa o pracę może być rozwiązana m.in. przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia, a takie oświadczenie musi mieć formę pisemną”.

W praktyce oznacza to, że dokument wypowiedzenia musi być podpisany i dostarczony w sposób umożliwiający drugiej stronie zapoznanie się z jego treścią.

Czytaj także: System do elektronicznego zawierania niektórych umów dotyczących pracy

Czy e-mail jest formą pisemną?

Sam e-mail, w postaci zwykłej wiadomości tekstowej, nie spełnia formalnego wymogu formy pisemnej dla wypowiedzenia umowy o pracę. Podstawową przeszkodą jest to, że zwykła wiadomość mailowa nie posiada podpisu odpowiadającego podpisowi odręcznemu, który jest wymagany przy oświadczeniach woli o rozwiązaniu umowy o pracę.

Wyjątek – kwalifikowany podpis elektroniczny

Art. 78¹ Kodeksu cywilnego określa dopuszczalność formy elektronicznej z podpisem kwalifikowanym jako równoważnej z formą pisemną.

E-mail, który zawiera wypowiedzenie może spełnić wymóg formy pisemnej, jeżeli dokument opatrzymy kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest to tzw. bezpieczny podpis elektroniczny zgodny z ustawą o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Taki podpis jest równoważny podpisowi odręcznemu i pozwala na skuteczne złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej, w tym wypowiedzenia umowy o pracę.

Jeśli wypowiedzenie wysłano mailem bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego, to jest wadliwe formalnie. Oznacza to, że pracownik może zaskarżyć je do sądu pracy jako naruszające przepisy dotyczące formy wypowiedzenia.

Czytaj także: Nowelizacja Kodeksu pracy – jawność wynagrodzeń i równość szans

Konsekwencje takiego naruszenia mogą obejmować:

• uznanie wypowiedzenia za nieważne,
• przywrócenie pracownika do pracy i/lub odszkodowanie, jeśli sąd uzna naruszenie formy za istotne.

Zgodnie z art. 264 Kodeksu pracy, pracownik ma 21 dni od doręczenia wypowiedzenia na wniesienie odwołania do sądu pracy.

Źródło:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

biznes.gov.pl.