Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę wiąże się z obowiązkiem wypłaty wynagrodzenia oraz opłacaniem składek ZUS. Sprawdź, jakie koszty ponosi pracodawca!

Koszty związane z zatrudnieniem pracownika to przede wszystkim wynagrodzenie oraz składki na ubezpieczenia społeczne, które pracodawca ma obowiązek opłacać.

Dodatkowe koszty związane z zatrudnieniem to:

• koszty badań lekarskich (wstępnych, okresowych, kontrolnych),
• szkoleń BHP,
• wypłaty wynagrodzenia chorobowego, przez okres pierwszych 33 dni nieobecności z powodu choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną lub 14 dni, w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50 lat,
• koszty ewentualnej pracy w godzinach nadliczbowych,
• koszty prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy (przez okres 10 lat po ustaniu stosunku pracy).

Składniki wynagrodzenia

Wynagrodzenie określa się w umowie o pracę w kwocie brutto.

Wynagrodzenie może się składać z elementów określonych w stałej miesięcznej wysokości (np. stała miesięczna stawka wynagrodzenia zasadniczego, dodatek stażowy, dodatek funkcyjny) lub z elementów zmiennych (np. stawka godzinowa, premia, prowizja).

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników mają obowiązek ustalania warunków wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, chyba że w ich firmie obowiązuje układ zbiorowy pracy, który ustala warunki wynagradzania. Natomiast mniejsi pracodawcy warunki wynagradzania określają w umowach o pracę.

Czytaj także: Planujesz otwarcie działalności gospodarczej? Sprawdź, jakie wysokości składek na ubezpieczenia społeczne obowiązują w 2026 roku!

Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowie o pracę?

Wynagrodzenie za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, nie może być niższe od ustalonej przepisami wysokości minimalnego wynagrodzenia.

Wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę jest corocznie ogłaszana w obwieszczeniu Prezesa Rady Ministrów albo w rozporządzeniu Rady Ministrów.

W związku z tym w 2026 r. minimalne wynagrodzenie ustalono na kwotę 4806 zł brutto.

Ile pracodawca płaci za pracownika?

Łączny koszt zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę jest wyższy niż wypłacane mu wynagrodzenie.

Składniki wynagrodzenia finansowane przez pracodawcę:

• wynagrodzenie zasadnicze – podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: 4806 zł (minimalne wynagrodzenie),
• składka emerytalna: 469,07 zł (9,76% x 4806 zł),
• składka rentowa: 72,09 zł (1,50% x 4806zł),
• składka na ubezpieczenie wypadkowe: 80,26 zł (1,67% x 4806 zł),
• składka na Fundusz Pracy: 117,75zł (2,45% x 4806 zł),
• składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 4,81 zł (0,10% x 4806 zł).

Łączne składki na ubezpieczenia społeczne: 984,28 zł.

Łączne koszty pracodawcy: 5790,28 zł.

Czytaj także: Wynagrodzenie minimalne w 2026 r.

Podstawa wymiaru składek ZUS

Podstawą wymiaru składek jest uzyskany przez pracownika przychód, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Składki wynoszą:

• na ubezpieczenia emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru;
• na ubezpieczenia rentowe – 8% podstawy wymiaru;
• na ubezpieczenia chorobowe – 2,45% podstawy wymiaru;
• na ubezpieczenia wypadkowe – 0,67% do 3,33%, w tym składka na ubezpieczenie wypadkowe dla małej firmy zatrudniającej do 9 osób wynosi 1,67%.

Szczegółowych informacji w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz udziela Zakład Ubezpieczeń Społecznych 22 560 16 00.

Źródło:

www.biznes.gov.pl

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.