Prowadzenie akt osobowych pracownika jest obowiązkiem pracodawcy. Dotyczy to każdego zatrudnionego pracownika. Co znajduje się w aktach osobowych? Z ilu części składa się taka dokumentacja? Odpowiadamy. 

Akta osobowe pracownika dzielą się na pięć części. W części A znajdują się dokumenty związane z ubieganiem się o pracę, natomiast część B obejmuje dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia. Z kolei w części C umieszcza się dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy. Część D zawiera dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej, natomiast część E obejmuje dokumenty związane z kontrolą trzeźwości oraz obecności środków działających podobnie do alkoholu.

Część A

Jako że część A dotyczy procesu rekrutacji, znajdują się tu:

• kwestionariusz osobowy,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy,
• inne dokumenty wymagane w procesie rekrutacji.

Część B

Ta część jest poświęcona zatrudnieniu, a więc nawiązaniu i przebiegowi stosunku pracy. Znajdziemy w niej:

• umowy o pracę i ewentualne zmiany,
• zakres obowiązków (jeśli jest),
• szkolenia BHP,
• zaświadczenia lekarskie,
• dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia (np. urlopy, czas pracy).

Część C

Jako że część ta dotyczy zakończenia stosunku pracy, znajdują się w niej:

• wypowiedzenie umowy,
• rozwiązanie umowy (również za porozumieniem stron),
• świadectwo pracy,
• inne dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Część D

Ta część dokumentuje odpowiedzialność porządkową pracownika. Znajdują się w niej:

• zawiadomienie o ukaraniu,
• sprzeciw pracownika,
• decyzja pracodawcy.

Dokumenty przechowuje się do czasu zatarcia kary.

Czytaj także: Czy pracodawca może zwolnić pracownika e-mailem?

Część E

Ta część zawiera dokumenty związane z przeprowadzanymi kontrolami trzeźwości. Znajdują się w niej:

• dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika,
• dokumenty dotyczące kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu,
• informacje o przeprowadzanych badaniach i ich wynikach (gdy podlegają dokumentowaniu).

Każda kontrola jest przeprowadzana odrębnie (np. E1, E2 itd.).

Czytaj także: Jak zatrudnić małżonka w firmie?

WAŻNE!

Dostęp do akt osobowych pracownika mają tylko osoby uprawnione. Dokumentacja zawiera dane osobowe, dlatego podlega ochronie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO).

Szczegółowych informacji w tym zakresie udzielają pracownicy Państwowej Inspekcji Pracy.

Źródło:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Państwowa Inspekcja Pracy, Okręgowy Inspektorat Pracy w Łodzi.