Powrót

Konto firmowe na praca.gov.pl

Artykuł zgodny ze stanem prawnym na dzień: 2020-08-31

Konto organizacji (konto firmowe, konto firmy) to jedna z funkcji (kontekst) dostępnych na module praca.gov.pl. Jest ona ułatwieniem, umożliwiającym wgląd w wysłane wnioski reprezentantom danej organizacji (firmy).

Praca.gov.pl jest portalem umożliwiającym kontakt z urzędem pracy. Za jego pośrednictwem możemy np. zarejestrować się jako bezrobotni czy poszukujący pracy, możemy wysłać wniosek do urzędu, zarejestrować oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi czy złożyć wniosek w związku ze wsparciem z Tarczy Antykryzysowej. Dla osób, które posiadają firmę lub są pracownikami firmy przewidziana jest możliwość wyboru kontekstu, w którym użytkownik, po zalogowaniu, chce pracować: konto osobiste lub wybranej organizacji (firmy), jeśli jest jej reprezentantem. Pole kontekstu znajduje się pod informacją: Jesteś zalogowany jako: Imię Nazwisko.

Pracując w wybranym kontekście użytkownik ma dostęp do dokumentów osobistych lub wybranej organizacji. W przypadku, gdy użytkownik pracuje w kontekście organizacji, dostępne są dwie zakładki: Usługi elektroniczne oraz Sprawy, a lista dostępnych dokumentów jest zawężona tylko do tych, które mogą zostać wysłane w imieniu organizacji (czyli, np. nie zarejestrujemy się jako bezrobotni z kontekstu: konto organizacji).

 

Zakładanie konta organizacji

Nie zakładamy konta organizacji. Jest ono tworzone przy wysyłaniu pierwszego dokumentu posiadającego numer NIP, numer REGON lub identyfikator organizacji zagranicznej. Jeżeli tak wysłany dokument nie został podpisany podpisem kwalifikowanym lub poprzez podpis zaufany ePUAP, konto zostaje założone w sposób niejawny. Oznacza to, że nie jest widoczne po stronie portalu (dla użytkownika), ponieważ nie posiada reprezentanta.

Jeżeli dokument zostanie podpisany (podpisem kwalifikowanym lub poprzez podpis zaufany ePUAP), osoba wysyłająca dokument zostanie reprezentantem organizacji i będzie miała dostęp do konta danej organizacji, po zalogowaniu się na swoje konto. Jednak tylko wtedy, jeżeli organizacja nie posiada jeszcze reprezentanta (nikt wcześniej nie wysyłał podpisanego dokumentu z jej danymi) oraz jeżeli na koncie organizacji nie znajduje się jeszcze żaden dokument lub wszystkie (niepodpisane podpisem kwalifikowanym lub poprzez podpis zaufany) dokumenty znajdujące się na koncie organizacji należą do osoby wysyłającej dokument.

Po wysłaniu wniosku, na etapie „Podsumowanie”, potwierdzającym wysłanie dokumentu, zostanie wyświetlona informacja o nabyciu kompetencji reprezentanta: „Złożyłeś dokument w imieniu organizacji i zostałeś jej reprezentantem”.

Jeżeli konto organizacji istnieje, niezależnie czy posiada reprezentanta czy nie, kolejno wysyłane dokumenty są dodawane do skrzynki danej organizacji.

 

Reprezentant organizacji

Użytkownik, który chce mieć dostęp do konta danej organizacji, musi zostać jej reprezentantem. Jest to rola przypisana do indywidualnego, osobowego konta użytkownika praca.gov.pl.

Aby zostać reprezentantem organizacji należy wykonać jedną z trzech czynności:

  1. Wysłać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP wniosek w imieniu organizacji (Użytkownik staje się reprezentantem tylko wtedy, jeżeli organizacja nie posiada jeszcze konta z żadnym reprezentantem),
  2. Wysłać prośbę o przypisanie do organizacji. Jest to możliwe tylko wtedy, jeżeli organizacja posiada już konto z co najmniej jednym reprezentantem,
  3. Udać się do najbliższego urzędu pracy i otrzymać uprawnienie reprezentanta.

 

Jeżeli osoba niebędąca reprezentantem organizacji, wyśle wniosek w imieniu organizacji, a organizacja posiada już jakiegoś reprezentanta, to po wysłaniu takiego wniosku, na oknie potwierdzającym wysłanie dokumentu, zostanie wyświetlona informacja:

„Złożyłeś dokument w imieniu organizacji. Aby zostać jej reprezentantem zaloguj się na swoje konto i wyślij prośbę”. Chodzi o prośbę o przypisanie.

 

Prośba o przypisanie

Z okna „Prośba o przypisanie” (dostępnego w oknie Dane konta), użytkownik ma możliwość wysłania prośby o nadanie roli reprezentanta organizacji. Opcja ta jest dostępna, jeżeli osoba pracuje w kontekście osobistym.

Aby wysłać prośbę o przypisanie do organizacji, należy podać numer REGON, numer NIP lub identyfikator organizacji zagranicznej, a następnie wybrać przycisk „Wyślij”. Pojawi się komunikat: „Zostanie wysłana prośba o przypisanie do organizacji. Czy kontynuować?” Po wybraniu przycisku „Wyślij”, pojawi się informacja potwierdzająca wysyłkę prośby.

 

Po wysłaniu prośby o przypisanie do organizacji, wiadomość ta trafi na skrzynki mailowe wszystkich reprezentantów organizacji.

W treści wysłanej wiadomości zostaną zawarte:

  • dane osoby, która chce zostać reprezentantem organizacji,
  • link do usługi, która nada użytkownikowi takie uprawnienie,
  • token (kod) uwierzytelniający osobę.

Po kliknięciu w link przez jednego z reprezentantów, prośba osoby zostanie zaakceptowana i zostanie jej nadana rola reprezentanta.

Brak akceptacji może wynikać z faktu, że inny reprezentant zaakceptował już wcześniej prośbę o przypisanie lub token uwierzytelniający stracił ważności.

 

W przypadku, gdy dla danej organizacji nie istnieje skrzynka dokumentów lub organizacja nie posiada jeszcze reprezentanta, pojawi się następująca informacja:

„Dla wybranej organizacji nie istnieje skrzynka dokumentów lub organizacja nie posiada reprezentanta. Aby stać się reprezentantem należy wysłać dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP bądź należy udać się do najbliższego urzędu pracy w celu otrzymania uprawnień reprezentanta”.

 

Osoba będącą reprezentantem organizacji ma również możliwość:

  • pracy w kontekście jednej organizacji,
  • przeglądania dokumentów złożonych oraz odebranych przez innych użytkowników w ramach organizacji,
  • przygotowywania dokumentów do wysłania przez innych użytkowników, w przypadku gdy nie posiada podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP.

 

Dane organizacji

Okno Dane organizacji przedstawia szczegółowe dane konkretnej organizacji. Okno jest dostępne, jeżeli osoba pracuje w kontekście danej organizacji.

Po wybraniu przycisku "Edytuj", istnieje możliwość edycji danych organizacji oraz zarzadzania listą reprezentantów organizacji.

Pola: REGON, NIP oraz Identyfikator organizacji zagranicznej, nie są możliwe do edycji przez osobę reprezentującą organizację. Modyfikacji w tych polach może dokonać jedynie pracownik urzędu.

Z poziomu danych organizacji, istnieje możliwość usuwania reprezentantów organizacji. Jest możliwe usuniecie samego siebie z reprezentantów organizacji nawet, gdy jest się ostatnim reprezentantem tej organizacji.

 

Numery identyfikacyjne

Dla każdej indywidualnej kombinacji numerów identyfikacyjnych organizacji, jest zakładane konto organizacji. W przypadku, podania różnej ilości identyfikatorów, jeżeli uda się jednoznacznie określić konta organizacji (np. zostało założone konto z numerem NIP oraz REGON, a wysyłany dokument ma podany tylko numer REGON), dokument taki zostanie przypisany do tego konta.

Jeżeli nie uda się takiego konta jednoznacznie wyznaczyć (np. utworzono konto z numerami NIP oraz REGON, a wysyłany dokument zawiera obydwa te numery, ale tylko jeden z pary się zgadza z istniejącym kontem), zostanie założone nowe konto organizacji.

 

Wojciech Napora (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia).

 

Uwaga! Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.zielonalinia.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.

Zobacz podobne artykuły:

  • Wymiar czasu pracy na oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi
    Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy określa zasady, na których pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy cudzoziemcowi na podstawie oświadczenia, zarejestrowanego w powiatowym urzędzie pracy. Jedną z nich jest deklarowany wymiar czasu pracy. Jak rozumieć ten zapis ustawy?

  • O zmianie pracy słów kilka [Infografika]

  • Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – obowiązki pracodawcy
    Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi jest bardzo popularnym, uproszczonym trybem zatrudniania w Polsce cudzoziemców z 6 państw: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy. Warto pamiętać, że pracodawca, który zarejestruje w powiatowym urzędzie pracy taki dokument ma pewne obowiązki. Jakie?

  • Zatrudnienie cudzoziemca na podstawie oświadczenia z art. 88za
    Pracodawcy, którzy zatrudniają cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy i chcą, aby cudzoziemiec pracował u nich dłużej niż okres wskazany w oświadczeniu, mogą skorzystać z art. 88za ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepis w nim zawarty jest ułatwieniem kontynuacji zatrudnienia w okresie oczekiwania na wydanie decyzji w sprawie zezwolenia na pracę. Jakie warunki trzeba spełnić, aby z niego skorzystać?

  • Cudzoziemcy w Polsce - czym jest karta pobytu?
    Cudzoziemcy, którzy chcą przedłużyć swój pobyt w Polsce najczęściej wnioskują o zezwolenie na pobyt czasowy. Wśród wniosków dominują te, składane w związku z pracą. Po uzyskaniu zezwolenia na pobyt czasowy cudzoziemiec otrzymuje kartę pobytu. Czym jest ten dokument? Jaki jest jego termin ważności? Kiedy należy go wymienić?

  • Cudzoziemcy – absolwenci polskich uczelni a zezwolenie na pracę [Zatrudnianie cudzoziemców]
    Kto jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, a kto musi takie zezwolenie posiadać? To pytanie często pojawia się w kontekście absolwentów polskich uczelni. Co na ten temat mówią przepisy?

  • System interaktywnych formularzy
    Chcesz złożyć wniosek o legalizację swojego pobytu w Polsce? Szukasz właściwych formularzy? Podpowiadamy, gdzie je znaleźć!

  • Cudzoziemiec nie podjął pracy mimo aktualnego zezwolenia? Pamiętaj o powiadomieniu urzędu [Zatrudnianie cudzoziemców]
    Aby cudzoziemiec mógł pracować w Polsce, powinien posiadać zezwolenie na pracę wydane przez właściwego wojewodę. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy cudzoziemiec z jakichś powodów nie podejmuje zatrudnienia u pracodawcy, na którego zostało wydane zezwolenie. Co w tej sytuacji?

  • Potrzebujesz dostępu do starszych informacji? Skorzystaj z naszego Archiwum wiadomości.